讓檔案走近百姓——靖江市檔案館推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用工作紀(jì)實

馬蓮娜（靖江市史志檔案辦公室，江蘇靖江，214500）

如何推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用，更好地服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)、民生發(fā)展？靖江市檔案館給出了這樣的答案：實現(xiàn)檔案基礎(chǔ)建設(shè)現(xiàn)代化、編研體系化、宣傳教育社會化、服務(wù)方式多樣化，讓檔案離百姓更近。

加強基礎(chǔ)建設(shè) 讓檔案更利民

博觀而約取，厚積而薄發(fā)。靖江市檔案館始終堅持一手抓硬件設(shè)施建設(shè)，一手抓基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，以最大程度地便民、利民為出發(fā)點，傾力打造檔案館軟、硬環(huán)境，不斷適應(yīng)百姓需求。

2006年5月，靖江市檔案館新館作為靖江市行政中心五大主體建筑之一，與市行政中心同時開工建設(shè)，2010年1月正式啟用。新館建筑面積7353 平方米，新大樓的設(shè)計與建設(shè)不僅造型獨特、別具匠心，而且設(shè)施優(yōu)越、功能齊全。新館大小庫房7 個，配有閱檔室、檢索室、陳列室、現(xiàn)行文件和開放檔案保管利用中心、消毒室、過渡室、接待大廳等業(yè)務(wù)和技術(shù)用房。特別是一樓查檔接待大廳有450 平方米，配備了現(xiàn)代化的查詢設(shè)備。坐在寬敞明亮的接待大廳，翻閱散發(fā)著歷史氣息的檔案，查檔者好不愜意！

設(shè)施完善了，館內(nèi)各項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)也在扎實推進(jìn)。近年來，靖江市檔案館不斷拓寬檔案接收渠道，接收范圍從機關(guān)事業(yè)單位擴大到各有關(guān)企業(yè)，接收門類由單一的文書檔案拓展到專門檔案、照片檔案、實物檔案等。截止到2012年6月，該市106 家應(yīng)進(jìn)館單位的到期文書檔案已全部接收進(jìn)館；同時，還有重點地接收了婚姻、司法公證、工商注銷、工業(yè)普查、農(nóng)業(yè)普查、人口普查、紀(jì)檢案件、科技等專門檔案進(jìn)館，其中婚姻檔案已接收至2011年；市檔案館還積極參與該市重大活動及突發(fā)事件文件材料的收集整理工作，并及時將其接收進(jìn)館，已接收省級文明城市創(chuàng)建工作檔案、保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動檔案、清房工作檔案等共計六千三百余卷（件）；積極穩(wěn)妥處置破產(chǎn)（改制）企業(yè)檔案，已接收19 家企業(yè)的25000 卷檔案進(jìn)館。檔案征集工作也頗有成效。從2008年起，該辦在全市范圍內(nèi)全方位開展檔案史料的征集活動，至2012年底，共征集到有地方特色的檔案資料一萬兩千余卷（件、張），其中包括：著名實業(yè)家劉國鈞故居珍貴字畫，江澤民、遲浩田等黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人視察靖江的珍貴照片，各種宗譜、家譜、族譜，中國著名歷史學(xué)家夏東元捐贈的珍貴資料、靖江籍兩院院士劉守仁、盧錫城、盛金章等個人檔案。

在加強檔案資源建設(shè)的同時，該館還進(jìn)一步強化了館藏檔案資料的科學(xué)管理與保管保護(hù)。制定并完善了檔案的收集、保管、整理編目、保密、利用、統(tǒng)計、鑒定、安全保衛(wèi)等各項規(guī)章制度和檔案館災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案。定期對館藏所有檔案、資料進(jìn)行全面清查。2011～2012年，共計對館藏檔案五千六百余卷、五千余件，獎牌、證書等一百余件，館藏資料29236 卷（冊）重新進(jìn)行了整理，對破損、褪變的檔案、資料4570 張、照片271 張進(jìn)行了搶救和修復(fù)，對館藏106 件珍貴字畫重新進(jìn)行了修裱。另外，對館內(nèi)清理出的零散文件2210 卷、1168 件進(jìn)行了鑒定、整理。館藏所有全宗均建立了全宗卷，全宗卷內(nèi)材料齊全。為了方便查閱利用，提高服務(wù)質(zhì)量，靖江市檔案館建立了較為齊全、系統(tǒng)的檢索體系，編制了包括《靖江市檔案館指南》、案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄等9 種檢索工具，建立了館藏檔案案卷級手檢式目錄449 冊，文件級手檢式目錄1028 冊，館藏資料手檢式目錄14冊。同時，更換了所有的檢索工具裝具，共計六千余盒。編制了館藏檔案數(shù)量狀況統(tǒng)計表、各種門類和載體檔案數(shù)量統(tǒng)計表等11 種統(tǒng)計臺賬。

拓寬編研范圍 讓檔案更惠民

靖江市檔案館清醒地認(rèn)識到，檔案工作只有積極順應(yīng)時勢，轉(zhuǎn)變觀念，將重心從過去對檔案實體的管理轉(zhuǎn)向?qū)n案內(nèi)容及知識的管理，加強檔案編研工作，努力拓寬編研范圍，注重對檔案資源進(jìn)行深度開發(fā)，才能變被動為主動，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，滿足百姓需求，讓百姓真正得到實惠。

近年來，靖江城鎮(zhèn)化步伐加快，拆遷安置成了城鄉(xiāng)居民討論最多的話題，不少人對有關(guān)政策不甚了解。了解到這一情況后，靖江市檔案館立即著手，根據(jù)檔案資料編制了《靖江市集體土地房屋拆遷政策文件選編》《靖江市住房保障政策文件匯編》等，并向社會公布。有需要的市民可到市檔案館接待大廳翻閱查看。

《靖江年鑒》從首鑒編纂、出版、發(fā)行，至今走過了十余個年頭，已成為該館一個編研品牌。作為展示每一年靖江經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展新成果、匯輯市情信息的資料性文獻(xiàn)，《靖江年鑒》在機關(guān)企事業(yè)單位和廣大市民百姓中很受歡迎。從2010年起，為充分發(fā)揮年鑒的資政、存史、育人功能，該館開始向機關(guān)企事業(yè)單位及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)家書屋免費贈送《靖江年鑒》。

像這樣惠民的例子還有很多。從2008年至2012年，該館按照社會和公眾需求，圍繞市委市政府的工作中心，結(jié)合社會熱點問題，利用館藏檔案資料共編制了二十余種約500 萬字的專題資料和文件匯編，其中包括：《歷史的腳步——靖江社會主義時期黨史專題資料選》《竹林槍聲集》《烙痕集》《奮斗的足跡——靖江市省級以上勞模先進(jìn)事跡材料匯編》《靖江“文化大革命”史綱》《我是靖江人》等，市民在市檔案館一樓查檔大廳休閑區(qū)可自行翻閱學(xué)習(xí)。這些檔案匯編資料為領(lǐng)導(dǎo)決策和全市中心工作的開展發(fā)揮了積極作用，得到了靖江市領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還在編研資料上作了親筆批示。

放大宣傳效應(yīng) 讓檔案更親民

在人們的傳統(tǒng)印象中，檔案館是一個嚴(yán)肅而又神秘的場所，缺乏親和力。為了打破這種隔閡和偏見，近年來，靖江市檔案館充分放大宣傳教育功能，利用自身優(yōu)勢精心打造宣傳教育基地，通過舉辦各類檔案展覽教育活動，拓展與社會的溝通與交流，逐步揭開檔案的神秘面紗，讓現(xiàn)代靖江人跨越銹跡斑駁的歷史時空，與歷史進(jìn)行近距離對話，感受靖江的百年巨變，消除與檔案之間的距離感，進(jìn)而不斷增強檔案意識，讓百姓體會到檔案就在你我身邊，與每個人的工作、生活息息相關(guān)，使檔案與百姓更親近。

在靖江市檔案館內(nèi)，建有展出面積200 平方米的靖江檔案史料陳列館。這里是靖江市民，特別是中小學(xué)生經(jīng)常來光顧的地方。該陳列館緊扣“知我靖江、愛我靖江、興我靖江”這一愛鄉(xiāng)愛國教育主題，突出“窗口”與“名片”這一功能，整個展覽主體內(nèi)容分為滄桑掠影、紅色記憶、親切關(guān)懷、人杰地靈和發(fā)展新篇5 個部分，全面介紹了靖江自開埠以來至1978年的發(fā)展歷程。

由靖江市史志檔案辦承辦的“改革開放，科學(xué)發(fā)展——靖江市經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展成就展覽館”已于近日開展。該展覽館主要展示靖江市1978年至2012年在政治、經(jīng)濟(jì)、社會、文化等方面取得的突出成就，展示面積約1000 平方米。該展館充分利用聲、光、電等現(xiàn)代技術(shù)，將單調(diào)古板的檔案資料生動形象地展示在人們面前。它將與靖江市檔案館已建成的“靖江檔案史料陳列館”共同構(gòu)成靖江重要的愛國主義教育陣地和對外宣傳推介靖江的嶄新窗口。

除固定的陳列館外，在靖江市檔案館一樓、二樓還設(shè)有開放式活動展廳，作為舉辦各種專題展覽、開展宣傳教育的場所，面積約800 平方米。2008年，靖江市史志檔案辦利用豐富的館藏資源，精心編排，與市委宣傳部等部門聯(lián)合舉辦了建國60 周年輝煌成就圖片展，受到社會各界好評。2011年，靖江市史志檔案辦又與市委宣傳部、市文廣新局、市文聯(lián)等單位聯(lián)合舉辦了建黨90 周年大型書畫展，同樣好評如潮，參觀人數(shù)眾多。2008～2012年，該辦先后與有關(guān)單位聯(lián)合舉辦了8 次專題展覽，參觀人數(shù)達(dá)3 萬余人次。該辦還積極參與泰州市與靖江市組織的各類宣傳活動，如：配合泰州電視臺一臺《輝煌足跡》革命歷史事件系列片、二臺《直播生活》欄目、泰州晚報《打過長江去》專欄等完成十余篇專門報道；與靖江市人民廣播電臺、電視臺聯(lián)合制作《馬洲檔案》《蘭臺新姿》《馬洲英烈》等專題節(jié)目；制作宣傳專題片《柳溥慶》；在《靖江日報》開辟《靖江英烈》《紅色記憶》系列專欄，提供專題報道二十余篇等等。2012年上半年，在泰州市委宣傳部、市民政局等六部門舉辦的“憶光榮歷史，講革命故事”征文比賽中，該辦利用檔案資料撰寫宣傳文章4 篇，其中有2 篇分獲二、三等獎。2012年5月，靖江市檔案館被泰州市委宣傳部命名為“泰州市愛國主義教育基地”。

轉(zhuǎn)變服務(wù)方式 讓檔案更便民

走進(jìn)靖江市檔案館查檔接待大廳，迎面而來的是工作人員的一張張笑臉，報出想要查閱的勞動人事檔案后，工作人員輕點鼠標(biāo)，不到一分鐘就找到了查檔者所需的數(shù)字化版本的檔案。查檔者驚喜：“現(xiàn)在查閱檔案變得如此快捷，真是太方便了?！?/p>

近年來，靖江市檔案館本著以人為本的服務(wù)理念，不斷創(chuàng)新服務(wù)思路，加快轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，使老百姓享受到更加方便、快捷、高效的檔案服務(wù)。

2009年8月，靖江市在泰州地區(qū)率先啟動數(shù)字檔案館建設(shè)項目，該項目被列入當(dāng)年市政府為民辦實事工程，并被作為推動檔案信息化建設(shè)的核心工程，以及“數(shù)字靖江”建設(shè)和靖江信息化工作的重要組成部分，列入市財政預(yù)算逐年投入。目前，市檔案館已完成館藏利用率高，涉及民生的勞動、人事、婚姻等檔案約500 萬頁的數(shù)字化加工；館藏民國檔案、革命歷史檔案、縣志檔案等珍貴重要檔案已建立了全文數(shù)據(jù)庫；館藏照片檔案全部實現(xiàn)了數(shù)字化，同時對館藏部分音視頻檔案進(jìn)行了數(shù)字化加工；已建立一百九十余萬條的館藏文書檔案、資料的案卷級目錄數(shù)據(jù)庫和文件級目錄數(shù)據(jù)庫；針對社會各界對檔案資源的不同需求，建立了民國檔案、第二次人口普查檔案、勞動人事檔案等18 個專題數(shù)據(jù)庫；檔案查詢實現(xiàn)了電子登陸、身份證識別、原文打印等全文數(shù)字化查檔。

2006年11月，靖江市現(xiàn)行文件利用中心在靖江市檔案館設(shè)立。作為靖江市政務(wù)信息公開場所，目前，該中心面積達(dá)200 平方米，配備了計算機、復(fù)印機、書柜等查詢設(shè)施設(shè)備。全市相關(guān)單位都能及時將應(yīng)主動公開的信息報送至市檔案館。市檔案館按照要求及時將各部門上報的政府公開信息的電子文件和紙質(zhì)文件進(jìn)行整理、編目，并上傳至現(xiàn)行文件查詢利用系統(tǒng)，便于群眾及時查閱。開放式的現(xiàn)行文件利用中心為市民百姓及時了解政務(wù)信息提供了一個便利的場所。

2009年8月，靖江史志檔案信息網(wǎng)正式開通。2012年7月，在廣泛征求意見的基礎(chǔ)上，靖江史志檔案信息網(wǎng)進(jìn)行了改版重建，改建后的網(wǎng)站包含12 個一級類目、25 個二級類目，具有網(wǎng)上檔案資料查閱、咨詢、預(yù)約、投訴、互動等辦事功能，條理更清晰,功能更強大,界面更友好。靖江史志檔案信息網(wǎng)已成為為社會公眾提供更方便、更快捷的檔案服務(wù)的又一個新平臺。

為方便市民查閱，靖江市檔案館及時對館藏檔案、資料進(jìn)行解密劃控和開放鑒定，并將應(yīng)開放的檔案資料及時向社會開放。部分開放檔案目錄、已公開信息目錄、開放資料目錄還可實現(xiàn)網(wǎng)上查詢。目前，館內(nèi)自形成之日起滿30年的檔案劃控工作已全部完成，對社會開放檔案共計99 個全宗18143 卷、資料22889 冊。

為保障服務(wù)質(zhì)量，市檔案館建立健全了各項服務(wù)制度，規(guī)范服務(wù)行為，努力變被動服務(wù)為主動服務(wù)，變要我服務(wù)為我要服務(wù)。在日常接待工作中，要求工作人員具備熟練的服務(wù)技能、文明的禮儀舉止、良好的職業(yè)形象，做到一腔熱情迎客、一片誠心服務(wù)、一聲再見相送，同時還開通了電話、傳真、信函、預(yù)約查檔等服務(wù)，讓百姓查檔更舒心。

優(yōu)美的環(huán)境，豐富的館藏，精細(xì)的管理，人性化的服務(wù)，為市民百姓查閱利用檔案提供了極大的便利。市檔案館一改過去“門前冷落車馬稀”的景象，查檔者絡(luò)繹不絕。據(jù)不完全統(tǒng)計，靖江市檔案館自2010年元月搬遷至新館后，接待查檔人數(shù)和利用檔案數(shù)量逐年攀升。2010年到2012年，共接待查閱利用者一萬兩千余人次，提供利用檔案資料五萬余卷次，復(fù)制檔案資料兩萬余張。大多數(shù)查檔者都能滿懷期待而來，滿意而歸。

靖江市檔案館以推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用為抓手，帶動了檔案館綜合發(fā)展水平和公共服務(wù)能力的全面提升。市檔案館繼2011年11月7日通過國家二級綜合檔案館測評后，2012年11月14日又以高分成功晉升成為蘇中、蘇北地區(qū)首家市（縣）級國家一級綜合檔案館，靖江市史志檔案辦也在2012年度靖江市市級機關(guān)綜合考評中首次獲評先進(jìn)單位。