淺談項(xiàng)目中的理論滲透

于慧

【摘 要】本文以我公司基于SAP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘項(xiàng)目為實(shí)例，探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的整體管理，指出項(xiàng)目整體管理在信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施中具有重要地位和關(guān)鍵作用。并根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況和特點(diǎn)，分別論述了分析和理解項(xiàng)目目標(biāo)、制定項(xiàng)目計(jì)劃，以及項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施這三個(gè)項(xiàng)目整體管理過程。本人在該項(xiàng)目中擔(dān)任軟件開發(fā)一職，參與了項(xiàng)目整體規(guī)劃、組織實(shí)施和管理控制。項(xiàng)目組科學(xué)地運(yùn)用了信息系統(tǒng)項(xiàng)目整體管理的一般理論知識(shí)及其指導(dǎo)方法，有效地保障了項(xiàng)目的順利實(shí)施，并滿足了各個(gè)利益相關(guān)者的需求和預(yù)期期望。

【關(guān)鍵詞】數(shù)據(jù)挖掘項(xiàng)目；項(xiàng)目整體管理；項(xiàng)目目標(biāo)；項(xiàng)目計(jì)劃；項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施。

【中圖分類號(hào)】TP311.13【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1672-5158（2013）02-0354-01

項(xiàng)目整體管理是項(xiàng)目取得全面成功的一個(gè)至關(guān)重要的前提和基礎(chǔ)。通過項(xiàng)目管理，可以確保項(xiàng)目所有的組成要素在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間有機(jī)的結(jié)合在一起，以順利、成功地完成項(xiàng)目，這在本人參與的公司基于SAP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘項(xiàng)目中充分體現(xiàn)了這一點(diǎn)。

公司根據(jù)戰(zhàn)略發(fā)展需要，在十一五期間就制定了切實(shí)可行的IT規(guī)劃，當(dāng)前信息化在公司各個(gè)事業(yè)部全面開展。以SAP/ERP為系統(tǒng)核心的業(yè)務(wù)運(yùn)作平臺(tái)，信息系統(tǒng)貫穿了新產(chǎn)品的開發(fā)、采購管理、產(chǎn)品制造、物流管理、營銷管理、客戶服務(wù)等整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程。

該項(xiàng)目就是依據(jù)本公司整體信息化規(guī)劃，以已經(jīng)實(shí)施的ERP系統(tǒng)為基礎(chǔ)，借助SAP的BI平臺(tái)，與顧問公司聯(lián)手合作，采取統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施的方針，逐步打造滿足決策支持的分析體系。

下面分別從分析和理解項(xiàng)目目標(biāo)、制定項(xiàng)目計(jì)劃，以及項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施等方面對(duì)項(xiàng)目的整體管理過程加以簡要論述。

一、分析和理解項(xiàng)目目標(biāo)

任何一個(gè)項(xiàng)目，不論IT項(xiàng)目、個(gè)人或團(tuán)體的一次性的大小項(xiàng)目或活動(dòng)，為了保障項(xiàng)目的成功實(shí)施，項(xiàng)目實(shí)施開始前，項(xiàng)目經(jīng)理最重要的任務(wù)是必須準(zhǔn)確地確認(rèn)總目標(biāo)。根據(jù)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的溝通、討論與指示，將項(xiàng)目總目標(biāo)制定為“建立適應(yīng)企業(yè)戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展需要的分析系統(tǒng)，為企業(yè)提供統(tǒng)一、集成、高效的分析平臺(tái)和管理平臺(tái)，并能夠優(yōu)化整合企業(yè)內(nèi)外部資源，加強(qiáng)各類數(shù)據(jù)共享，規(guī)范內(nèi)部管理流程，提升信息利用價(jià)值”。

這個(gè)總目標(biāo)是多目標(biāo)性的，俗話說“一口吃不成胖子”，信息系統(tǒng)尤為如此，項(xiàng)目組需要確認(rèn)各個(gè)目標(biāo)的關(guān)系，哪些是階段性目標(biāo)，不同目標(biāo)之間有哪些必然、直接或間接的聯(lián)系。我們認(rèn)識(shí)到建立決策支持的分析體系應(yīng)是一項(xiàng)長期的、有計(jì)劃、有步驟的工作。因此，將項(xiàng)目劃分為若干個(gè)階段，明確各階段項(xiàng)目目標(biāo)，并逐階段實(shí)現(xiàn)。第一個(gè)階段，也就是項(xiàng)目一期，我們主要搭建用于解決財(cái)務(wù)日常報(bào)表管理便利性、SAP系統(tǒng)已有財(cái)務(wù)綜合性分析報(bào)表與財(cái)務(wù)指標(biāo)的展現(xiàn)數(shù)據(jù)分析平臺(tái)。

二、制定項(xiàng)目計(jì)劃

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。只有站在統(tǒng)領(lǐng)全局、整體規(guī)劃的高度，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)、合理、全面、周詳?shù)挠?jì)劃，預(yù)先制訂一個(gè)用來協(xié)調(diào)所有其他計(jì)劃、以指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施和控制的文件，才能使項(xiàng)目得以順利實(shí)施并最終取得成功。項(xiàng)目計(jì)劃確定了關(guān)鍵管理審查的內(nèi)容、范圍和時(shí)間，為進(jìn)度評(píng)測(cè)和項(xiàng)目控制提供基線。

在該項(xiàng)目中，根據(jù)信息系統(tǒng)管理的特點(diǎn)，項(xiàng)目組將一期項(xiàng)目分為六個(gè)階段，包括：1.項(xiàng)目準(zhǔn)備：包括項(xiàng)目啟動(dòng)前期培訓(xùn)；2、需求分析：對(duì)報(bào)表需求和財(cái)務(wù)分析需求進(jìn)行梳理分析；3.系統(tǒng)設(shè)計(jì)：根據(jù)報(bào)表需求進(jìn)行設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)取數(shù)方案，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)模型及展示等；4.系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)：搭建模型，進(jìn)行展示，并完成開發(fā)和增強(qiáng)；5.測(cè)試培訓(xùn)：進(jìn)行相應(yīng)的測(cè)試和培訓(xùn)，整理文檔及數(shù)據(jù)處理安排；6.上線支持：系統(tǒng)上線并進(jìn)行支持。

項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵與干系人對(duì)項(xiàng)目的理解和支持是分不開的，而需求的獲取是需要高度合作的活動(dòng)。在項(xiàng)目前期需求分析階段，我們非常重視和干系人面對(duì)面的討論與分析，透過客戶所提出的表面需求理解他們的真正需求。多次召開需求評(píng)審會(huì)議，根據(jù)項(xiàng)目干系人提出的需求，項(xiàng)目組以業(yè)務(wù)咨詢的角色對(duì)客戶的業(yè)務(wù)模式提出建議。按照最終確定的需求，按使用領(lǐng)域?qū)⑺行枨髣澐譃榘舜笾黝}，并依據(jù)此類項(xiàng)目的特點(diǎn)，采取分析一個(gè)、設(shè)計(jì)一個(gè)、測(cè)試一個(gè)、上線一個(gè)的方針，逐步實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目本階段的各個(gè)目標(biāo)。

為了確保合同工期和主要里程碑時(shí)間，對(duì)項(xiàng)目的各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行時(shí)間和邏輯上的合理安排，以達(dá)到合理利用資源、降低費(fèi)用支出和減少干擾的目的。我們按照項(xiàng)目不同階段的先后順序，詳細(xì)的制訂了每一個(gè)階段的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，且在這個(gè)過程中考慮、預(yù)留了應(yīng)急響應(yīng)時(shí)間。為了便于計(jì)劃落實(shí)和偏差、趨勢(shì)分析，我們利用微軟的項(xiàng)目管理軟件繪制了MPP格式的計(jì)劃甘特圖。

三、項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施

定義并計(jì)劃一個(gè)項(xiàng)目只是成功管理一個(gè)項(xiàng)目的第一步。在制訂工作計(jì)劃后，就要按照這個(gè)計(jì)劃工作。必須保證工作要在規(guī)定的時(shí)間和預(yù)算范圍內(nèi)完成。一旦項(xiàng)目開始進(jìn)行，用戶可能會(huì)不斷要求項(xiàng)目組完成超出原來范圍的工作，或者和原來范圍不同的工作。

為了能夠及時(shí)確定項(xiàng)目當(dāng)前狀態(tài)，并保證對(duì)造成計(jì)劃的變化是朝著有利的方向發(fā)展，項(xiàng)目組每周一下午定期召開項(xiàng)目例會(huì)，回顧已完成的工作，記錄實(shí)施過程中產(chǎn)生的問題，確定解決問題的方法，落實(shí)一周的工作計(jì)劃，分析并強(qiáng)調(diào)與項(xiàng)目計(jì)劃不一致的地方。該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，還會(huì)把每周的例會(huì)結(jié)果匯報(bào)給更高層的領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)了解項(xiàng)目情況，幫助解決分析一些棘手的問題。

由于該期項(xiàng)目的實(shí)施范圍為財(cái)務(wù)管理方面，為了方便和關(guān)鍵用戶溝通，我們把項(xiàng)目組的辦公地點(diǎn)直接設(shè)在公司財(cái)務(wù)辦公室，在實(shí)施過程中可就系統(tǒng)設(shè)計(jì)中疑問處和用戶及時(shí)溝通。

為了能夠保證系統(tǒng)最終用戶在項(xiàng)目上線后就能使用到完整、正確、高效的系統(tǒng)功能，測(cè)試工作尤為重要。因?yàn)榭赡苡捎谙到y(tǒng)設(shè)計(jì)師在理解需求時(shí)有誤，或用戶自身沒有很好的表達(dá)出業(yè)務(wù)需求，導(dǎo)致開發(fā)出來的系統(tǒng)功能與實(shí)際情況有所偏差。為了避免這個(gè)情況，除了項(xiàng)目組成員對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行反復(fù)測(cè)試外，我們還希望系統(tǒng)用戶也能加入到我們的測(cè)試工作中，這也是讓用戶直觀地了解軟件質(zhì)量和熟悉軟件操作的有效途徑。但由于用戶本身工作繁雜等原因，參與測(cè)試的積極度不高。為此，我們采取了兩種方法：第一，組織培訓(xùn)并考試，要求用戶利用系統(tǒng)填報(bào)工作所需報(bào)表，在這一過程中，用戶可能會(huì)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的功能缺陷或數(shù)據(jù)缺陷；第二，給各主題分配負(fù)責(zé)人，要求負(fù)責(zé)人測(cè)試并填寫系統(tǒng)測(cè)試確認(rèn)書，并將該測(cè)試確認(rèn)書作為最終項(xiàng)目結(jié)題的材料和依據(jù)。除此之外，還需重視需求變化的客觀性，強(qiáng)化測(cè)試，保證軟件功能完整、正確、高效。

項(xiàng)目在歷時(shí)8個(gè)月后，較為成功的實(shí)現(xiàn)了當(dāng)初制定的目標(biāo)，解決日常報(bào)表管理便利性問題，用戶反應(yīng)良好。能取得這樣的成績，很大程度上得益于良好的項(xiàng)目整理管理工作，領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和與關(guān)鍵用戶的積極互動(dòng)。通過項(xiàng)目整體管理，使項(xiàng)目所有的組成要素在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間充分、合理地整合在一起，大大地提高了項(xiàng)目的實(shí)施效率。

參考文獻(xiàn)

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[3] 張海藩.書名[軟件工程導(dǎo)論（第5版）].北京：清華大學(xué)出版社，2008.