醫(yī)院人事檔案信息化管理的幾點思考

吳荔香

【摘 要】隨著社會的不斷發(fā)展與進步我國的信息化進程也在不斷加大。傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求，因此，推進辦公自動化、實現(xiàn)信息資源網(wǎng)絡(luò)共享和知識管理已經(jīng)成為醫(yī)院發(fā)展的趨勢。本文主要從醫(yī)院人事檔案信息管理的現(xiàn)狀及價值進行分析，并提出幾點有效的措施來確保醫(yī)院的持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案 信息化 管理 現(xiàn)狀 價值 措施

【中圖分類號】R197.32【文獻標(biāo)識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）02-0325-01

醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院人事工作的關(guān)鍵因素，隨著社會的發(fā)展醫(yī)院人事制度和醫(yī)療體制也在不斷變革，由原始的管理制度向科學(xué)、規(guī)范化轉(zhuǎn)變。因此，需要相關(guān)人員重視和加強醫(yī)院人事檔案管理工作，對人事檔案資源進行合理配置，只有這樣才能實現(xiàn)醫(yī)院人事制度改革的目標(biāo)，促進醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)蓬勃發(fā)展。

一、 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

眼下，一大批醫(yī)院人事檔案管理還在使用陳舊的管理模式，這類管理主要側(cè)重于靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過去時的記錄，缺乏公共性和共享性、更不能很好的體現(xiàn)出醫(yī)院工作人員的個人信息。在信息技術(shù)高度發(fā)達的今天，仍存在很多問題有待解決。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1. 檔案資料管理困難，利用率低下目前的檔案管理，因為還沒有完全實行信息化管理，大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，缺乏對檔案出、入庫記錄和檔案變更的管理。 遇到檔案的查找、編輯、分析等工作時，證。 由于直接對原始資料查閱，為防止查詢?nèi)藛T對原件的毀壞、涂改，要派專人負(fù)責(zé)陪同。 即使發(fā)生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔(dān)不必要的損失。

2.檔案管理人員自身素質(zhì)較低。人員配備不齊，在有些領(lǐng)導(dǎo)眼里，認(rèn)為檔案管理工作是照顧老弱病殘的地方，什么人都能干，文化水平高低都可以，只是收藏一些資料， 據(jù)了解我省從事醫(yī)院檔案管理工作的專職管理人員有 70 多人，但沒有一人是專業(yè)研究生畢業(yè)的，本科生專業(yè)畢業(yè)的也僅有幾人，大部分都是半路出家，知識結(jié)構(gòu)及其不合理，兼職人員多，變動頻繁等現(xiàn)象在各單位普遍存在，這樣勢必影響檔案管理工作的質(zhì)量和利用。

3.檔案安全性難。以保證。 由于直接對原始資料查閱，為防止查詢?nèi)藛T對原件的毀壞、涂改，要派專人負(fù)責(zé)陪同。 即使發(fā)生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔(dān)不必要的損失。

二、 檔案信息化管理的價值

1.提高檔案管理工作的效率。 由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)，使用計算機管理醫(yī)院的人事檔案，在查詢、統(tǒng)計時既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可減輕人事管理人員的勞動量，節(jié)省時間，提高工作效率，數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。

2.提高檔案信息的利用率。 醫(yī)院是人才密集型產(chǎn)業(yè)，其人事檔案在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者知人、認(rèn)人、用人過程中有著重要作用。 使用信息化管理醫(yī)院的人事檔案，其速度、精確度、通用性等等都比手寫方便快捷，而且可以及時給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確、全面的人事信息，為醫(yī)院的人員編制、人員調(diào)整、人才的中長期規(guī)劃等諸多方面提供可靠、詳細(xì)的資料，極大地提高人事檔案的利用效率。

3.延長檔案原始材料的壽命。 人事檔案材料實現(xiàn)信息化管理后，檔案信息的查詢，以計算機查詢?yōu)橹鳎瑴p少了因重復(fù)調(diào)檔、閱檔、 摘抄等工作所造成原件磨損， 有利于原始材料的完整保存，有效地延長了人事檔案的壽命。

三、 加強醫(yī)院人事檔案管理的措施

醫(yī)院人事檔案管理要適應(yīng)新形勢下醫(yī)院發(fā)展的要求，加強人事檔案管理，充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案的資源優(yōu)勢，為更好地為醫(yī)院選拔和使用優(yōu)秀衛(wèi)生事業(yè)人才提供真實可靠的依據(jù)。

1.提高對醫(yī)院人事檔案管理的認(rèn)識，增強管理意識醫(yī)院人事檔案管理要立足于服務(wù)人事管理的基礎(chǔ)之上，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的重要作用。提高檔案管理全員的管理意識， 不但需要領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識到人事檔案是一個重要的信息資源，必須予以重視和加強，而且要檔案管理人員認(rèn)識到醫(yī)院人事檔案資料對醫(yī)院的人事管理和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有重要意義，并應(yīng)該盡職盡責(zé)。 同時，醫(yī)院普通職工也應(yīng)該積極參與和支持人事檔案的工作，主動為檔案管理人員提供線索和材料，使得檔案管理得以有序進行。

2.重點加強干部人事檔案管理，合理有效利用人才資源干部人事檔案作為醫(yī)院人事檔案管理的重要組成部分，對其實現(xiàn)良好的管理具有重大意義。干部人事檔案中真實地記錄了一個人的從業(yè)經(jīng)歷、職業(yè)能力和品德，因此，它對各類人員的合理分配和人力資源的合理利用、 優(yōu)化醫(yī)院部門結(jié)構(gòu)調(diào)配等方面都有著重要的作用。 可以說，干部人事檔案不但可以維護干部本人的合法權(quán)益， 而且也可以為醫(yī)院開發(fā)人力資源提供寶貴的信息依據(jù)。 加強干部人事檔案管理，是實現(xiàn)有效利用醫(yī)療人才資源的強有力手段。

3.充分利用現(xiàn)代化技術(shù)進行醫(yī)院人事檔案的管理要不斷完善醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理工作， 就要積極采用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，應(yīng)用計算機管理軟件，建立科學(xué)有效的人事檔案存儲和檢索工具， 更有效地實現(xiàn)人事檔案資源的科學(xué)配置和利用。 這樣，既能保證醫(yī)院在進行人才培養(yǎng)、干部聘任、晉升職稱等方面實現(xiàn)科學(xué)化、公平化管理，做到人盡其才，而且能夠為醫(yī)院進行人事資源整體調(diào)配、 充分發(fā)揮人事資源優(yōu)勢為醫(yī)院快速發(fā)展提供堅實的人力資源支持。

四、結(jié)束語

總之，在社會不斷發(fā)展的今天，醫(yī)院人事檔案管理工作也需要不斷進行變革。應(yīng)該充分運用信息化管理體系對人事檔案進行動態(tài)化管理及維護，逐步完善醫(yī)院檔案管理制度，提高工作人員的自身素質(zhì)，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理資源的有效利用，對醫(yī)院工作人員的個人信息進行科學(xué)的統(tǒng)計與分析，以此來提高醫(yī)院的醫(yī)療水平。

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