檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展

翁均俐

【摘 要】隨著信息化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)的廣泛利用和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作也面臨著新的考驗(yàn)，探索檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展成為檔案人員一個(gè)時(shí)期的主要工作。本文就工作中的實(shí)踐對(duì)檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展進(jìn)行了闡述。

【關(guān)鍵詞】信息化 檔案管理

【中圖分類號(hào)】G270.7【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1672-5158（2013）02-0322-02

傳統(tǒng)的檔案管理工作是建立在紙質(zhì)文件的基礎(chǔ)上，一般的檔案管理系統(tǒng)也僅僅是條目式的管理，主要用于數(shù)據(jù)的檢索。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的日益普及，對(duì)傳統(tǒng)的檔案和檔案工作帶來(lái)了巨大沖擊。特別是隨著信息技術(shù)在工程實(shí)踐上的廣泛應(yīng)用，設(shè)計(jì)手段和管理方式已經(jīng)發(fā)生了巨大變化，電子文件已經(jīng)以其無(wú)可爭(zhēng)議的生命力成為記錄信息、傳遞信息、留存信息的重要工具，并將在可預(yù)見的未來(lái)成為最主要的工具。因此檔案管理的信息化建設(shè)作為適應(yīng)信息化發(fā)展和科研生產(chǎn)的需要，就尤為重要。

一、檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

目前“檔案管理系統(tǒng)”，已經(jīng)在檔案部門廣泛使用，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)可以做到數(shù)據(jù)的條目式管理。同時(shí)，設(shè)計(jì)系統(tǒng)也在單位的科研活動(dòng)中得到廣泛運(yùn)用，設(shè)計(jì)產(chǎn)生的文檔已經(jīng)全部在系統(tǒng)上運(yùn)行，并受控管理。

目前的狀況是檔案管理是以紙質(zhì)文件為主，電子文件僅在系統(tǒng)中進(jìn)行保存。這就帶來(lái)了以下問(wèn)題。

檔案人員對(duì)文件的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)無(wú)法保證，歸檔文件的有效性和完整性很難控制。紙質(zhì)文件的管理，主要保存在檔案室。在研制過(guò)程中需要大量查閱、使用各種文件資料，電子文件只有轉(zhuǎn)換成紙紙文件才能利用，這不僅對(duì)設(shè)計(jì)人員的工作開展不利，也加重了管理人員的負(fù)擔(dān)。

文件的產(chǎn)生過(guò)程即是文件質(zhì)量保證的重要環(huán)節(jié)，也是文件后續(xù)能否妥善管理的重要環(huán)節(jié)。目前檔案部門不能介入到文件的產(chǎn)生環(huán)節(jié)，只能被動(dòng)地接收產(chǎn)生的文件，無(wú)法及時(shí)做到過(guò)程控制。為保證文件的使用，必須保存大量的紙質(zhì)文件，隨著文件的增多，只進(jìn)不出的現(xiàn)狀給檔案庫(kù)房帶來(lái)了巨大壓力。紙質(zhì)文件管理環(huán)節(jié)多、手續(xù)繁。給檔案管理帶來(lái)了大量繁雜的工作。

目前電子文件僅僅做到了在系統(tǒng)進(jìn)行保存，基本可以解決數(shù)據(jù)文件的查找和數(shù)據(jù)安全。但隨著數(shù)據(jù)信息的增多，垃圾文件的增多，對(duì)已有數(shù)據(jù)文件的管理，以及如何提高數(shù)據(jù)信息的共享性、可重用性，將是今后的重要工作內(nèi)容。

傳統(tǒng)的檔案管理是通過(guò)對(duì)紙質(zhì)載體的管理和載體產(chǎn)生環(huán)節(jié)的控制達(dá)到對(duì)載體所帶信息的間接管理。雖不直接針對(duì)載體所帶信息進(jìn)行管理，但實(shí)質(zhì)內(nèi)容仍是對(duì)信息進(jìn)行管理。電子文件應(yīng)用后，數(shù)據(jù)信息與載體分離，對(duì)載體的管理進(jìn)一步弱化，針對(duì)數(shù)據(jù)信息的管理也就成為檔案管理的主要業(yè)務(wù)。

將檔案管理系統(tǒng)與設(shè)計(jì)系統(tǒng)集成工作。實(shí)現(xiàn)文件屬性信息的傳遞，減少了錄入差錯(cuò)，提高了效率。另外檔案部門也積極參與了設(shè)計(jì)系統(tǒng)的建設(shè)，發(fā)揮了文件資料管理職能的作用。

通過(guò)電子文件歸檔的嘗試。將紙質(zhì)文件、設(shè)計(jì)系統(tǒng)中的電子現(xiàn)行文件以及離線歸檔的光盤數(shù)據(jù)文件有機(jī)地結(jié)合，初步做到了歸檔要求統(tǒng)一，歸檔內(nèi)容一致，歸檔文件格式按需的模式。

二、 檔案信息化的建立

工作要轉(zhuǎn)變觀念，從管理載體向管理數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變；要轉(zhuǎn)變思想，從一個(gè)單位內(nèi)管理集團(tuán)單位進(jìn)行統(tǒng)一集成的管理轉(zhuǎn)變；要轉(zhuǎn)變方式，從后期管理向前期介入、過(guò)程控制轉(zhuǎn)變。具體來(lái)說(shuō)，就是“以數(shù)據(jù)管理為重點(diǎn)，以過(guò)程控制為手段，以數(shù)據(jù)應(yīng)用為目標(biāo)”。

如果說(shuō)前期檔案部門參與信息化工作更多的是“搭臺(tái)”，那么后續(xù)工作就該檔案部門“唱戲”。檔案部門要適時(shí)開展檔案信息化工作。

在完善設(shè)計(jì)系統(tǒng)，確保全文數(shù)據(jù)受控的基礎(chǔ)上。實(shí)現(xiàn)全文數(shù)據(jù)在系統(tǒng)

中受控是對(duì)電子文件進(jìn)行管理的前題，對(duì)電子文件工作環(huán)節(jié)的設(shè)定，確保數(shù)據(jù)利用的及時(shí)性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件制作和傳遞流程環(huán)節(jié)長(zhǎng)、效率低，不僅使文件的制作傳遞經(jīng)常成為工作的短板，大量的人力資源投入也制約了檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展。通過(guò)電子文件管理環(huán)節(jié)的實(shí)現(xiàn)提高文件傳遞效率，減少不增值的環(huán)節(jié)，在目前人力資源有限的情況下，是確保后續(xù)工作能有效開展的有力方法。逐步完善管理系統(tǒng)與設(shè)計(jì)系統(tǒng)的集成。將設(shè)計(jì)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件全文與檔案管理系統(tǒng)所管理的紙質(zhì)文件條目，以及檔案庫(kù)中的紙質(zhì)文件實(shí)體做到統(tǒng)一管理。在集成的系統(tǒng)中，文件從發(fā)起編寫到紙質(zhì)文件制作、入庫(kù)的全部環(huán)節(jié)受控、可查；文件的屬性信息共享，減少重復(fù)錄入，同時(shí)方便文件的查詢利用。

探索電子文件歸檔的方式是檔案信息化的一項(xiàng)重要工作。電子文件如何歸檔是當(dāng)前檔案界研究的熱點(diǎn)，但國(guó)家還沒有一個(gè)統(tǒng)一的要求，過(guò)去特殊載體較少，該問(wèn)題影響不大，各單位也有過(guò)一些教訓(xùn)。電子文件大量產(chǎn)生后，此問(wèn)題也變得非常重要。如果僅簡(jiǎn)單將設(shè)計(jì)系統(tǒng)中的文件拷貝刻錄，不能從根本解決問(wèn)題。在電子現(xiàn)行文件已受控的前提下，電子文件歸檔已經(jīng)刻不容。

重點(diǎn)進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。擴(kuò)展檔案管理職能，充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)，將目前檔案人員對(duì)紙質(zhì)文件的管理擴(kuò)展到對(duì)電子文件數(shù)據(jù)的管理，同時(shí)將各種數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)和目前檔案管理中的的管理相結(jié)合，統(tǒng)一管理。轉(zhuǎn)變管理方式，將文件事后管理，轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑翱刂啤Ｍㄟ^(guò)對(duì)電子文件的前期介入、過(guò)程控制，達(dá)到對(duì)檔案信息管理的目的。

適時(shí)開展電子數(shù)據(jù)信息的編研利用?，F(xiàn)有系統(tǒng)可以解決電子數(shù)據(jù)的保管問(wèn)題，但還沒有解決數(shù)據(jù)的共享和利用。使用人在應(yīng)用文件時(shí)必須通過(guò)檢索、匯總等方式。檔案部門可以通過(guò)編研，梳理不同文件數(shù)據(jù)的用途，建立數(shù)據(jù)字典、提出數(shù)據(jù)共享的解決辦法，達(dá)到數(shù)據(jù)高效利用，最終做到知識(shí)管理。

三、 推進(jìn)檔案信息化工作的發(fā)展

要明確檔案人員和信息化人員的職責(zé)分工，明確檔案人員對(duì)數(shù)據(jù)信息的全過(guò)程控制，并承擔(dān)相應(yīng)的管理職責(zé)。同時(shí)，隨著工作方式的轉(zhuǎn)變對(duì)檔案人員要求也提高了。檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力，以及人力資源配備都是制約今后發(fā)展的一個(gè)瓶頸。要盡早配置相應(yīng)的人力資源，添置相應(yīng)的設(shè)備，未雨綢繆、做好各項(xiàng)儲(chǔ)備。

隨著工作的牽引，新技術(shù)的不斷應(yīng)用，必須保證電子現(xiàn)行文件受控，但已經(jīng)保存多年的紙質(zhì)檔案如果不能及時(shí)進(jìn)行電子轉(zhuǎn)換和確認(rèn)，將影響后續(xù)使用。同時(shí)，如果沒有完整的電子文件數(shù)據(jù)，電子文件的管理也就成了空談。

檔案人員應(yīng)參與到信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中。研制流程再造、設(shè)計(jì)手段提高、研發(fā)平臺(tái)的建設(shè)固然是以設(shè)計(jì)人員、信息化人員為主，但任何一個(gè)工作過(guò)程都將產(chǎn)生文件。對(duì)文件進(jìn)行管理和控制是檔案人員的職責(zé)和使命，也只有檔案人員對(duì)文件的控制和管理才最了解。因此在信息化建設(shè)過(guò)程中檔案人員的及早介入，可以避免信息化建設(shè)有缺項(xiàng)，將有力地支持信息化的發(fā)展。

電子文件的管理取決于信息化的發(fā)展，隨著信息化應(yīng)用水平的提高，應(yīng)用系統(tǒng)的改變，管理模式也必將變化。因此電子文件的管理、數(shù)字檔案的建立不能完全脫離開信息化的發(fā)展模式和應(yīng)用水平，必須結(jié)合實(shí)際情況。檔案工作的信息化既要自上向下推進(jìn)，又要自下向上推動(dòng)。對(duì)具體的工作模式研究，檔案人員應(yīng)結(jié)合各單位實(shí)際情況和信息化發(fā)展水平綜合考慮，盡早地提出自己的設(shè)想，發(fā)揮作用。對(duì)具體工作，應(yīng)結(jié)合現(xiàn)有條件，進(jìn)行前瞻性思考，并有效的利用現(xiàn)有手段和工具，積極推動(dòng)信息化工作的開展。在進(jìn)行頂層策劃的同時(shí)，還要積極爭(zhēng)取上級(jí)支持，統(tǒng)籌考慮。

電子文件管理作為檔案管理工作的重要組成部分任重而道遠(yuǎn)，將隨著信息化應(yīng)用水平的提高和信息化手段的改變，不斷增添新的內(nèi)容。檔案部門也將不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力和水平，適應(yīng)新的需要，為提升能力、建設(shè)行業(yè)內(nèi)領(lǐng)先做出貢獻(xiàn)。