交通辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用分析

陳昌宏

【摘 要】辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)將多種功能集于一體的的綜合性應(yīng)用系統(tǒng)，在當(dāng)今電子信息高速發(fā)展的年代，辦公自動(dòng)化能夠更好的增強(qiáng)企業(yè)部門的決策、監(jiān)管以及較大的提高工作人員的辦公效率?，F(xiàn)就交通辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用等方面進(jìn)行了分析研究。

【關(guān)鍵詞】交通；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；應(yīng)用

【中圖分類號(hào)】TP317.1【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1672-5158（2013）02-0085-01

一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及應(yīng)用范圍要點(diǎn)分析

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)將多種功能集于一體的的綜合性應(yīng)用系統(tǒng)，其交通系統(tǒng)辦公自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是由交通運(yùn)輸廳、各市州交通局的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)現(xiàn)狀決定的。主要情況分為：廳直單位有光纖線路和有關(guān)廳機(jī)關(guān)相連接，例如運(yùn)管局、港航局以及公路局和交通運(yùn)輸廳能夠進(jìn)行電子公文交換；廳機(jī)關(guān)和廳直單位利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)作為系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；一般情況下，重點(diǎn)工程的指揮部要使用終端連接方式與交通廳相連接；而高速公路管理公司需要依靠公路通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與廳機(jī)關(guān)的辦公網(wǎng)進(jìn)行互聯(lián)交換。通常在互聯(lián)互通前，需要利用VPN軟件的終端作為解決方案。交通系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化主要運(yùn)用于交通廳日常辦公的公文管理，實(shí)現(xiàn)其它日常辦公工作等。例如：交通運(yùn)輸廳的行政文件、黨組文件發(fā)文；政務(wù)信息、領(lǐng)導(dǎo)日程、用印管理、通知公告以及電話記錄等；系統(tǒng)也應(yīng)用與各個(gè)處室、廳機(jī)關(guān)辦公廳直單位等的公文管理，一般廳機(jī)關(guān)的單位都有自己的自動(dòng)化系統(tǒng)與交通廳進(jìn)行互聯(lián)互通；另外，運(yùn)管局及公路局等二級(jí)單位同樣有自己的自動(dòng)化系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)和交通廳的公文管理相連接。高速公路的相關(guān)單位也可以利用通信網(wǎng)絡(luò)開發(fā)專用的辦公系統(tǒng)，真正的實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。在交通運(yùn)輸廳各個(gè)廳直單位的系統(tǒng)中，存在著許多和交通運(yùn)輸廳收文、發(fā)文相通的流程。

二、交通辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

（一）辦公自動(dòng)化功能

交通辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能主要體現(xiàn)在各模塊的功能上，包括：公文管理、個(gè)人辦公及綜合辦公。公文管理是指所有與交通運(yùn)輸廳有關(guān)的公文處理或公文流轉(zhuǎn)的全部功能。包括簽報(bào)管理；收文、發(fā)文管理；公文傳輸、電話記錄等。簽報(bào)管理是指運(yùn)輸廳內(nèi)部相廳領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事項(xiàng)的管理模塊；收文管理包括所有來文的擬辦、登記、審核、辦理以及簽發(fā)、歸檔等涉及運(yùn)輸廳所收到的需要批閱的公文處理模塊；與之相對(duì)應(yīng)的發(fā)文管理主要包括對(duì)發(fā)文的審核、簽發(fā)、文印及歸檔打印等涉及以運(yùn)輸廳名義發(fā)出的通告、報(bào)告等文件的處理工作；公文的傳輸是指廳機(jī)關(guān)和下屬單位間加密電子公文的交換模塊；電話記錄是指工作人員接到報(bào)告事項(xiàng)電話后的內(nèi)部處理模塊。綜合辦公包括通知公告、領(lǐng)導(dǎo)日程、參閱文件、政務(wù)信息以及公眾訴求等； 個(gè)人辦公主要是指交通部門提供服務(wù)、處理事務(wù)的系統(tǒng)，也是用戶日常辦公的平臺(tái)。包括短信管理、郵件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)和個(gè)人通信錄等。

（二）辦公自動(dòng)化作用及優(yōu)點(diǎn)

辦公自動(dòng)化中的OA系統(tǒng)是信息管理和業(yè)務(wù)處理的系統(tǒng)，為管理人員的決策提供了參考依據(jù)。OA系統(tǒng)能夠提高干部與職工的協(xié)同工作能力；實(shí)現(xiàn)資源共享，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控力度，使公文的審核、流轉(zhuǎn)及簽批等工作能夠進(jìn)行自動(dòng)的處理，有力的促進(jìn)了部門管理的規(guī)范化、電子化。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要優(yōu)點(diǎn)包括：建立內(nèi)部通信平臺(tái)、建立信息的發(fā)布平臺(tái)、實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化工作流程、輔助辦公以及遠(yuǎn)程辦公等。建立內(nèi)部通信平臺(tái)是指建立單位內(nèi)部短信、郵件系統(tǒng)，保證單位與外界通信交流的準(zhǔn)確通暢；建立信息發(fā)布平臺(tái)是建立公告及通知等信息的發(fā)布、交流平臺(tái)，在干部和職工間能夠的廣泛傳播單位內(nèi)部的規(guī)章制度、公告事項(xiàng)以及技術(shù)交流等。自動(dòng)化辦公流程是指改變了單位的傳統(tǒng)辦公模式（公文辦公），單位內(nèi)外部所有的文件管理、收發(fā)文、會(huì)議管理以及檔案管理等都使用電子傳閱、簽發(fā)、起草及歸檔的電子化辦公模式，能夠充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)快速、廉價(jià)的優(yōu)點(diǎn)，大大的提高辦公效率，使復(fù)雜工作簡(jiǎn)單化。輔助辦公的自動(dòng)化是指會(huì)議、車輛管理；領(lǐng)導(dǎo)日程以及辦公用品管理等日常事務(wù)性的工作相互結(jié)合的輔助辦公；遠(yuǎn)程辦公有效的擴(kuò)大辦公區(qū)域。在任何有網(wǎng)絡(luò)的地方，就能隨時(shí)使用VPN系統(tǒng)進(jìn)行登陸辦公，對(duì)職工出差的辦公及信息交流提供了很大的方便。同時(shí)，自動(dòng)化辦公免除了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的收發(fā)，最大限度的減少了辦公過程中用于傳真、電話、打印及辦公用紙上的費(fèi)用和文件尋找、整理所需要的工作時(shí)間，既降低了辦公費(fèi)用，有提高了辦公的效率，真正的實(shí)現(xiàn)了辦公管理的現(xiàn)代化。

三、辦公自動(dòng)化管理及系統(tǒng)維護(hù)

（一）提高辦公人員素質(zhì)

交通辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理工作與辦公人員的素質(zhì)有直接的聯(lián)系。在信息建設(shè)過程中，信息技術(shù)的主體是辦公人員，辦公人員的熱情及參與程度是自動(dòng)化辦公工作推進(jìn)的關(guān)鍵。在信息化工作推進(jìn)中，如何提高辦公人員的積極性，把信息技術(shù)和員工進(jìn)行有效的結(jié)合是網(wǎng)絡(luò)管理者需要考慮的重點(diǎn)。自動(dòng)化辦公水平的提高必須需要所有辦公人員的付出。近年來，雖然員工的辦公理念及工作方式有了較大的提高，但仍然無法跟上自動(dòng)化辦公的變化進(jìn)度。例如，許多罷工人員都配備的有計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)及打印機(jī)等，但在應(yīng)用上仍處于初級(jí)水平。所以，如何使這些設(shè)備的效能進(jìn)行充分的發(fā)揮，是管理人員需要認(rèn)真考慮、分析的問題。因此，經(jīng)常性的開展一些業(yè)務(wù)培訓(xùn)和知識(shí)講座，能夠有效提高職員的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)自動(dòng)化辦公設(shè)備的應(yīng)用，更好的服務(wù)于辦公自動(dòng)化的發(fā)展建設(shè)。

（二）完善信息資源及決策數(shù)據(jù)庫(kù)

在技術(shù)環(huán)境改變以前，自動(dòng)化辦公的設(shè)備缺乏且功能單一，只有在為數(shù)不多的重要崗位才有辦公設(shè)備，相應(yīng)的設(shè)備管理、決策工作就較簡(jiǎn)單。管理人員多使用小作坊的形式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的登記、分析和統(tǒng)計(jì)。而且管理人員的管理水平只在表層管理上得以實(shí)現(xiàn)，很少使用投放、產(chǎn)出的效益指標(biāo)來對(duì)管理人員的管理水平、組織機(jī)構(gòu)以及決策能力進(jìn)行衡量。技術(shù)環(huán)境得以改變后，自動(dòng)化辦公的內(nèi)容更加廣泛，影響因素也更加復(fù)雜，例如辦公數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、資源分析及設(shè)備的分配等，使管理人員產(chǎn)生了很多需要思考、解決的問題。隨著時(shí)代的發(fā)展，各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及通訊技術(shù)對(duì)自動(dòng)化辦公的內(nèi)涵、理念帶來了變化，自動(dòng)化辦公設(shè)備成了信息網(wǎng)絡(luò)的重要部分。針對(duì)這種趨勢(shì)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、網(wǎng)絡(luò)管理者就要善于在決策過程中把握環(huán)境的因素，客觀現(xiàn)實(shí)的對(duì)自動(dòng)化辦公中各種設(shè)備的數(shù)量、用途以及作用等進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)價(jià)及決策，盡量取得最佳的效果。并根據(jù)要求提出完善數(shù)據(jù)、儲(chǔ)存安全信息管理等系統(tǒng)的建立，依據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)為管理人員提供決策服務(wù)分析，真正的實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公。

（三）制定業(yè)務(wù)規(guī)范

依據(jù)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、制度及規(guī)程對(duì)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化進(jìn)行管理，是在新形勢(shì)下做好自動(dòng)化辦公管理的重要部分。需要網(wǎng)絡(luò)的管理人員對(duì)新問題、新情況進(jìn)行研究分許，并制定相應(yīng)的新制度。比如各種設(shè)備的采購(gòu)使用、維護(hù)維修及報(bào)廢階段的資料登記工作，包括設(shè)備使用年限、人員配備等情況都要記錄在案。需要制定設(shè)備采購(gòu)、保修、日常維修、定期維護(hù)及報(bào)廢等制度，并由相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范、應(yīng)用規(guī)范來強(qiáng)化設(shè)備的管理工作。所以，制定完善的業(yè)務(wù)規(guī)范對(duì)信息化的建設(shè)起關(guān)鍵的作用。

（四）系統(tǒng)的維護(hù)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的維護(hù)工作包括以下幾點(diǎn)重要問題：一些工作人員在辦公中由于誤操作導(dǎo)致文件的終結(jié)，這時(shí)需要維護(hù)人員通過后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)終結(jié)的文件進(jìn)行重新的打開辦理；在自動(dòng)化辦公中，需要通過數(shù)據(jù)庫(kù)來辦理已批閱文件的改動(dòng)和刪除；若沒有安裝控件，導(dǎo)致收文的查看異常，可以通過控件的安裝重啟進(jìn)行有效的解決。當(dāng)工作人員無法找到公章的定位圖片，導(dǎo)致文件無法蓋章時(shí)，辦公維護(hù)人員可以通過辦公工具欄，進(jìn)行公章圖片的鉤選，找出定位圖片。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，交通辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了科學(xué)合理的管理、決策，提高了辦公的質(zhì)量、效率；實(shí)現(xiàn)了辦公成本的降低；規(guī)范了辦公的流程；優(yōu)化了辦公的管理模式，對(duì)自動(dòng)化信息技術(shù)的發(fā)展起到有效的促進(jìn)作用。