新時期檔案管理思路研究

于夢

【摘 要】 檔案管理不僅是組織規(guī)范化管理的需要，也是現(xiàn)代人力資源管理體系的基礎(chǔ)，能夠?qū)T工進(jìn)行全方位的綜合分析，使組織有調(diào)理化。新時期的檔案管理屬于檔案管理體系中的一個創(chuàng)新，詳細(xì)體現(xiàn)了各企業(yè)所貢獻(xiàn)的勞動價值。對員工的工作分析、績效考核、職業(yè)測評和未來的職業(yè)生涯規(guī)劃都有很好的管理。

【關(guān)鍵詞】檔案的分類；改革制度；創(chuàng)新與完善

檔案是每一個從業(yè)人員的各種綜合能力和人品的體現(xiàn)，在一個人的職業(yè)生涯中占有很重要的位置。而新時期的檔案管理，能夠分析職位價值，劃定職位邊界，分析職位如何為組織創(chuàng)造價值，實現(xiàn)整體目標(biāo)。明確其在現(xiàn)階段是組織哪部分的構(gòu)成單元，進(jìn)行綜合評定確定組織的戰(zhàn)略、目標(biāo)和計劃。

1.新時期檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

從管理學(xué)上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實體管理和信息管理的有序化。將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復(fù)雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類。對檔案總體進(jìn)行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實施分別管理。在檔案信息管理的范疇內(nèi)，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內(nèi)不同類別的檔案就要采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會計檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財務(wù)部門單獨(dú)保管的管理方式。

但邏輯分類法在新時期檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容管理中有著非常普遍的應(yīng)用。我們知道，檔案的實體整理必須按照其形成時的本來面貌去管理，但檔案內(nèi)容信息是極為豐富多彩的，人們對這些內(nèi)容的需求也是多樣化的，但和現(xiàn)實世界中檔案實體的排序只能有一種一樣，在數(shù)據(jù)庫中我們一般通過有限的基本表來反映檔案實體的記錄信息。

2.撇棄傳統(tǒng)的檔案管理方法

長期以來，檔案人員一直從事著以紙質(zhì)為存儲介質(zhì)的檔案管理工作，習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方法和管理模式，面對現(xiàn)代化技術(shù)而形成的新型載體檔案，應(yīng)有充分的思想準(zhǔn)備，更新傳統(tǒng)的管理觀念，對于計算機(jī)知識已不局限于計算機(jī)基礎(chǔ)知識的掌握，更應(yīng)該了解計算機(jī)信息管理和開發(fā)利用知識，并要熟悉掌握計算機(jī)在檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用。隨著科學(xué)技術(shù)日新月異地發(fā)展，信息技術(shù)在檔案工作中不斷地更新與發(fā)展，檔案專業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)也應(yīng)及時地改進(jìn)與提高，還應(yīng)加強(qiáng)檔案專業(yè)人員科學(xué)研究工作，提高其創(chuàng)新能力，樹立高素質(zhì)檔案專業(yè)人員新形象。

3.建立新型檔案管理制度

新型檔案載體的應(yīng)用與計算機(jī)的智能化管理，必然要求其所處理的信息規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)新型載體檔案出現(xiàn)時，整個檔案界顯得有些措手不及。創(chuàng)立適合于新型載體檔案的管理制度、法規(guī)已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)；由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實性和其法律地位，也需要建立相應(yīng)的法規(guī)來維護(hù)與確定。

4.完整與安全的保管檔案

無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都是以一定的物質(zhì)形態(tài)存在的，需要具備相應(yīng)的保管條件和設(shè)施維護(hù)其完整與安全。紙質(zhì)檔案是以案卷作為最小的保管單位，構(gòu)成其基本保管條件有卷皮、卷盒、檔案裝具、庫房，以及檔案保管的技術(shù)設(shè)備，由于紙質(zhì)檔案存儲信息量小，形成的案卷較多，隨著時間的推移，紙質(zhì)檔案會日益增多，這無疑會給庫房增添壓力，在目前檔案庫房緊張的情況下，這無疑是無法克服的矛盾。

5.對檔案管理體系要進(jìn)行創(chuàng)新

要想建立一個完善的檔案管理體系，我們就要進(jìn)行創(chuàng)新，同時這就與電子化、信息化、科學(xué)化分不開。目前在我國，電子文件管理已經(jīng)成為目前檔案信息化進(jìn)程中不可回避的課題。電子文件是信息化環(huán)境中業(yè)務(wù)過程和業(yè)務(wù)成果的真實記錄，因此保證電子文件的真實、完整、可用具有非常重要的意義。電子文件生命周期理論認(rèn)為，電子文件從形成到銷毀或保管是一個完整的運(yùn)動過程，對電子文件生命全程的管理和監(jiān)控措施應(yīng)當(dāng)前置到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計之中，包括對其運(yùn)動全程的狀態(tài)記錄。新時期的檔案數(shù)據(jù)庫在電子文件管理環(huán)境中能夠更好地發(fā)揮作用，這與電子文件管理理論是分不開的。

由于電子檔案形成與存儲介質(zhì)的特殊性，其管理方法和具體的管理環(huán)節(jié)上也相應(yīng)有所改變。電子的檔案保管，與紙質(zhì)檔案相同的是都以檔案信息的存儲介質(zhì)為對象進(jìn)行保護(hù)管理，只不過是存儲介質(zhì)不同而已。由于兩者存儲介質(zhì)不同，檔案保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)、條件也不相同，所提供的保護(hù)設(shè)備、防護(hù)設(shè)施也有差別。

6.新時期檔案管理中的人事檔案管理

國家人力資源和社會保障部體系中，人事檔案管理是重要的一項環(huán)節(jié)，無論國家還是地方，各地大小企業(yè)中都需要人事部門進(jìn)行檔案管理，對整個組織的管理系統(tǒng)進(jìn)行整理。人事檔案管理屬于新時期檔案管理體系中的分支，人事檔案管理不僅隨時跟蹤人事信息的擴(kuò)增，也隨時跟進(jìn)人事執(zhí)行和調(diào)動或被裁員。體現(xiàn)個體或群體的工作表現(xiàn)、直接成果和最終效益。測量出組織的多樣性和動態(tài)性。這種定期化和制度化的原則全面考評個人的素質(zhì)與能力，這種連續(xù)的管理過程為各個組織或企業(yè)提供了非常方便的有效信息。不僅對企業(yè)有幫助，對個人的職業(yè)發(fā)展也提供了便利，現(xiàn)今很多獵頭公司專門通過人事檔案的調(diào)查進(jìn)行選拔人才，使適當(dāng)?shù)娜瞬艦槠髽I(yè)謀利。通過人事檔案管理，可以了解到員工的工作任務(wù)、職責(zé)、職權(quán)和職務(wù)。說明人事檔案管理對組織個人以及社會都起到極為重要的作用。提高人事管理檔案的方法能夠有效地改善管理方面的不足，在檔案管理方面進(jìn)行更革新式的創(chuàng)造是非常必要的，人事檔案管理每時每刻都在有大量數(shù)據(jù)更新，如果有很好的檔案管理體系能夠隨時跟上組織制度，這對企業(yè)無疑是有非常大的益處的。人力資源部門也會根據(jù)崗位在組織內(nèi)的相對價值對員工支付薪酬，在量化其考核時，需要標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案信息，通過績效目標(biāo)來導(dǎo)向員工行為，降低管理成本和提高產(chǎn)出，使員工和企業(yè)利益均沾，共擔(dān)風(fēng)險。

7.檔案管理理論的更新與完善

新信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用與發(fā)展，給檔案工作帶來新的生機(jī)和活力，同時也給檔案管理提出新的思考。我們可以形成這樣的共識：現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，新型載體檔案必然取代傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案，這是未來檔案管理工作發(fā)展的基本趨向，但電子檔案還沒有完全克服其自身缺陷，當(dāng)紙質(zhì)檔案還沒有條件完全適應(yīng)現(xiàn)代化管理方式時，要經(jīng)歷一段并存發(fā)展的過程。在這個時期里，如何處理，協(xié)調(diào)好電子檔案與紙質(zhì)檔案互相依存，共同發(fā)展的關(guān)系，深入研究和探討并存時期檔案管理的新策略、新方法，這是時代賦予檔案工作者的歷史職責(zé)。

8.結(jié)語

在企業(yè)當(dāng)中，我們?yōu)榱四軌蚯宄目吹剿暙I(xiàn)的價值，就不得不進(jìn)行檔案管理。在本文中，對于新時期的檔案管理，我們進(jìn)行了系統(tǒng)的分析，比如檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案管理的新制度、檔案管理設(shè)施的改進(jìn)與完善等，通過對新時期檔案管理的創(chuàng)新與改進(jìn)，使我們能夠更加明確組織的目標(biāo)，更好更快的發(fā)展下去。

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