淺談會計電算化條件下的內部控制

牛麗君

【摘 要】會計電算化對于會計工作來說是一場重大的革命，將會計人員從手工核算轉變?yōu)殡娝愫怂?，并且在管理和應用上也采用電算化，讓會計工作效率得到了提升?/p>

【關鍵詞】會計電算化；內部控制；弊端

當前的會計電算化在會計內部控制工作的應用有著更多的要求，需要保證會計電算化系統(tǒng)的完整性以及和內部控制的聯(lián)系性，這也是對企業(yè)管理提出了更高的要求。

1.手工核算的弊端

過去的傳統(tǒng)手工核算方式主要是手工開票、核算、記賬，這種會計方式對于企業(yè)來說制約了其發(fā)展，主要的問題如下：

1.1工作效率低

手工的進行會計工作的各項流程顯然不是所有人都能很快的完成的，而且在數據完整性和準確性的保證上并沒有什么優(yōu)勢，容易出現錯誤；手工核算需要花費大量的時間進行會計基礎計算工作，這樣會計人員不僅累，工作效率還不高，使得會計人員無暇顧及企業(yè)的監(jiān)督和管理工作。

1.2工作質量難以保證

會計手工工作量大，項目和流程繁雜，出現錯誤的情況經常發(fā)生，會計信息質量不高。

1.3手工核算難以適應公司管理化進程

上面所說的兩個方面都是制約了企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)的工作效率低下，無法獲得高質量的會計信息，那么企業(yè)的發(fā)展就會滯后，阻礙了企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Α?/p>

2.實施電算化的優(yōu)點

2.1減輕財會人員勞動強度，提高財會工作效率

借助計算機的便利性來處理會計流程中的一些復雜過程，像是記賬、結賬、報賬等工作，由計算機來處理速度非常的迅速，工作人員的工作強度大大減少，并且計算機的精確性比起手工來說要高非常多，誤差小了，會計信息質量就提升了。

2.2促進會計職能的轉變

過去會計人員的全部工作就是進行會計信息核算，而采用點算化之后，核算工作將不再是會計工作的全部，會計工作人員從繁重的手工核算中解放出來，有更多的時間來處理其他會計事物，參與到企業(yè)的管理和決策中來，更好的為企業(yè)管理提供服務。

2.3準確、及時地提供會計信息

會計信息是經過大量的計算、統(tǒng)計和整理之后獲得的，這些過程由手工來完成顯然效率低下，還不能保證準確性，電算化之后交由軟件來進行數據處理，只需輸入源數據就能獲得結果，這樣的快速方式是手工無法比擬的，而且準確率非常高。

2.4提高人員素質，促進會計工作規(guī)范化

相比手工會計時代，會計電算化對于會計人員的素質要求更高了，除了需要掌握會計知識還需要能夠使用現代化設備，利用現代化設備來進行工作和管理，這也使得會計行業(yè)的整體水平得到了提升，對于會計事業(yè)的發(fā)展來說是一件有益的事情。

2.5實現企業(yè)管理現代化，提高企業(yè)經濟效益

企業(yè)實行會計電算化是企業(yè)管理工作現代化的一種體現，借助現代化設備和技術來提升企業(yè)的管理水平和綜合實力是現代企業(yè)的一種發(fā)展模式，也是壯大的途徑，這些新技術的使用對于企業(yè)來說無疑是解決了企業(yè)的很多現實問題。

3.會計電算化的內控設計

3.1會計電算化給內部控制提出了新的要求

（1）確保原始數據操作的準確度，是會計電算化對內部控制提出的新要求之一。會計電算化雖然能夠解放會計人員的雙手，但是只限于一些復雜的處理過程，而源數據的輸入仍然需要會計人員操作，那么如果源數據有什么問題就會直接影響最終結果，計算機無法對源數據進行錯誤檢查，只能根據系統(tǒng)軟件預設進行計算獲得最終結果，所以內部控制有了一些新的要求：所有的數據處理過程和方法都應該要規(guī)范化，確保其穩(wěn)定性和準確性，只有做到這兩點才能保證最終的會計信息不失真。

（2）控制操作人員的職能，是會計電算化對內部控制提出的新要求之二。授權、批準控制是一種常見的、基礎的內部控制。因為業(yè)務處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，因而電算化功能和知識的高度集中導致了職責的集中，特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉移。因此，如果不加強內部控制，就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數據庫進行修改，操縱處理結果，從而加大了出現錯誤和舞弊的風險。

（3）避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險，是會計電算化對內部控制提出的新要求之三。在手工方式下，信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙質上，增、刪、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。但實行了電算化會計后，有形記錄較傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)大為減少，有些業(yè)務或處理結果可能不被打印出來，只有依靠電子計算機才能閱讀這些數據。如果缺乏適當的內控，那么未經批準擅自改動數據的可能性就明顯增大，而且數據改動后能不留下任何痕跡。不僅要保存紙介質會計核算資料，而且要保存、保管好以磁性介質方式存儲的各種會計數據和計算機程序，以及系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。

3.2加強會計電算化條件下的內控制度

嚴格的內控制度是會計電算化信息真實可靠的保證。內部控制制度要求處理同一筆經濟業(yè)務的人員既要相互聯(lián)系，又要相互制約。此外，嚴格的內控制度有助于防止違法行為的發(fā)生。實踐表明，計算機本身處理出錯一旦出現舞弊，損失巨大。因此，制定嚴格的內控制度是非常有必要的。加強會計電算化內部控制的做法可如下述：

（1）加強程序操作控制。為了保證信息處理質量，減少產生差錯和事故的概率，應制定上機守則與操作規(guī)程的辦法，這是操作控制制度化的具體體現。

（2）加強人員職能控制。由于會計電算化知識與功能的相對集中，我們必須制定相應的組織和管理控制，明確職責分工，加強組織控制。其目的在于通過設立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。

會計電算化中，為了控制操作人員職能，還可根據系統(tǒng)支持的不同軟件進行職能分工，從而起到各個部門權利相互制約、相互平衡的作用。如進貨環(huán)節(jié)則由業(yè)務部進行輸入登記，然后由財務部審核人賬；銷貨則采用單晶管理，通過收銀POS機的輸入，電腦月終匯總，產生各類報表供財務部入賬使用。從而體現了各部門間相互牽制和相互監(jiān)督的作用。

（3）加強系統(tǒng)安全控制。系統(tǒng)是電算化的核心，如果系統(tǒng)出現問題，會計信息就會出現問題，因此需要保證計算機系統(tǒng)的運行安全性，避免外界因素的干擾導致的系統(tǒng)運行安全隱患。它主要包括：接觸控制和環(huán)境保護、安全控制。接觸控制是防止未經授權的人擅自動用系統(tǒng)的各種資源，以保證各項資源的正確性。

（4）加強內部審計。內部審計必須包括以下幾個方面：1）對會計資料定期進行審計，電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合公司內控制度，憑證附件是否規(guī)范完整；2）審查機內數據與書面資料的一致性，如查看賬冊內容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整；3）監(jiān)督數據保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數據的現象；4）對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。

4.總結

電子技術在各行各業(yè)的應用發(fā)展的非常迅速，而且這種應用對于每一個行業(yè)來說都帶了非常大的便利，也促使了這些行業(yè)的發(fā)展和改革。會計電算化解放了會計人員的雙手，從繁重的會計信息處理過程中跳脫出來，能夠將更多的精力放到管理上，這樣為企業(yè)和社會提供更多高質量的服務。