淺談會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制

牛麗君

【摘 要】會(huì)計(jì)電算化對(duì)于會(huì)計(jì)工作來(lái)說(shuō)是一場(chǎng)重大的革命，將會(huì)計(jì)人員從手工核算轉(zhuǎn)變?yōu)殡娝愫怂悖⑶以诠芾砗蛻?yīng)用上也采用電算化，讓會(huì)計(jì)工作效率得到了提升。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化；內(nèi)部控制；弊端

當(dāng)前的會(huì)計(jì)電算化在會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作的應(yīng)用有著更多的要求，需要保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的完整性以及和內(nèi)部控制的聯(lián)系性，這也是對(duì)企業(yè)管理提出了更高的要求。

1.手工核算的弊端

過(guò)去的傳統(tǒng)手工核算方式主要是手工開(kāi)票、核算、記賬，這種會(huì)計(jì)方式對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)制約了其發(fā)展，主要的問(wèn)題如下：

1.1工作效率低

手工的進(jìn)行會(huì)計(jì)工作的各項(xiàng)流程顯然不是所有人都能很快的完成的，而且在數(shù)據(jù)完整性和準(zhǔn)確性的保證上并沒(méi)有什么優(yōu)勢(shì)，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤；手工核算需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行會(huì)計(jì)基礎(chǔ)計(jì)算工作，這樣會(huì)計(jì)人員不僅累，工作效率還不高，使得會(huì)計(jì)人員無(wú)暇顧及企業(yè)的監(jiān)督和管理工作。

1.2工作質(zhì)量難以保證

會(huì)計(jì)手工工作量大，項(xiàng)目和流程繁雜，出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況經(jīng)常發(fā)生，會(huì)計(jì)信息質(zhì)量不高。

1.3手工核算難以適應(yīng)公司管理化進(jìn)程

上面所說(shuō)的兩個(gè)方面都是制約了企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)的工作效率低下，無(wú)法獲得高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息，那么企業(yè)的發(fā)展就會(huì)滯后，阻礙了企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Α?/p>

2.實(shí)施電算化的優(yōu)點(diǎn)

2.1減輕財(cái)會(huì)人員勞動(dòng)強(qiáng)度，提高財(cái)會(huì)工作效率

借助計(jì)算機(jī)的便利性來(lái)處理會(huì)計(jì)流程中的一些復(fù)雜過(guò)程，像是記賬、結(jié)賬、報(bào)賬等工作，由計(jì)算機(jī)來(lái)處理速度非常的迅速，工作人員的工作強(qiáng)度大大減少，并且計(jì)算機(jī)的精確性比起手工來(lái)說(shuō)要高非常多，誤差小了，會(huì)計(jì)信息質(zhì)量就提升了。

2.2促進(jìn)會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變

過(guò)去會(huì)計(jì)人員的全部工作就是進(jìn)行會(huì)計(jì)信息核算，而采用點(diǎn)算化之后，核算工作將不再是會(huì)計(jì)工作的全部，會(huì)計(jì)工作人員從繁重的手工核算中解放出來(lái)，有更多的時(shí)間來(lái)處理其他會(huì)計(jì)事物，參與到企業(yè)的管理和決策中來(lái)，更好的為企業(yè)管理提供服務(wù)。

2.3準(zhǔn)確、及時(shí)地提供會(huì)計(jì)信息

會(huì)計(jì)信息是經(jīng)過(guò)大量的計(jì)算、統(tǒng)計(jì)和整理之后獲得的，這些過(guò)程由手工來(lái)完成顯然效率低下，還不能保證準(zhǔn)確性，電算化之后交由軟件來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，只需輸入源數(shù)據(jù)就能獲得結(jié)果，這樣的快速方式是手工無(wú)法比擬的，而且準(zhǔn)確率非常高。

2.4提高人員素質(zhì)，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化

相比手工會(huì)計(jì)時(shí)代，會(huì)計(jì)電算化對(duì)于會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)要求更高了，除了需要掌握會(huì)計(jì)知識(shí)還需要能夠使用現(xiàn)代化設(shè)備，利用現(xiàn)代化設(shè)備來(lái)進(jìn)行工作和管理，這也使得會(huì)計(jì)行業(yè)的整體水平得到了提升，對(duì)于會(huì)計(jì)事業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)是一件有益的事情。

2.5實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益

企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化是企業(yè)管理工作現(xiàn)代化的一種體現(xiàn)，借助現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)來(lái)提升企業(yè)的管理水平和綜合實(shí)力是現(xiàn)代企業(yè)的一種發(fā)展模式，也是壯大的途徑，這些新技術(shù)的使用對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)無(wú)疑是解決了企業(yè)的很多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

3.會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)控設(shè)計(jì)

3.1會(huì)計(jì)電算化給內(nèi)部控制提出了新的要求

（1）確保原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確度，是會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制提出的新要求之一。會(huì)計(jì)電算化雖然能夠解放會(huì)計(jì)人員的雙手，但是只限于一些復(fù)雜的處理過(guò)程，而源數(shù)據(jù)的輸入仍然需要會(huì)計(jì)人員操作，那么如果源數(shù)據(jù)有什么問(wèn)題就會(huì)直接影響最終結(jié)果，計(jì)算機(jī)無(wú)法對(duì)源數(shù)據(jù)進(jìn)行錯(cuò)誤檢查，只能根據(jù)系統(tǒng)軟件預(yù)設(shè)進(jìn)行計(jì)算獲得最終結(jié)果，所以內(nèi)部控制有了一些新的要求：所有的數(shù)據(jù)處理過(guò)程和方法都應(yīng)該要規(guī)范化，確保其穩(wěn)定性和準(zhǔn)確性，只有做到這兩點(diǎn)才能保證最終的會(huì)計(jì)信息不失真。

（2）控制操作人員的職能，是會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制提出的新要求之二。授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見(jiàn)的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。因?yàn)闃I(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，因而電算化功能和知識(shí)的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，特別是會(huì)計(jì)人員的職能開(kāi)始從核算型向管理型轉(zhuǎn)移。因此，如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制，就會(huì)使某些計(jì)算機(jī)操作人員直接對(duì)使用中的程序和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行修改，操縱處理結(jié)果，從而加大了出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。

（3）避免會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化和電腦操作無(wú)形化帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，是會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制提出的新要求之三。在手工方式下，信息以賬、證、表等形式存儲(chǔ)在不同的紙質(zhì)上，增、刪、修改了的會(huì)計(jì)憑證或會(huì)計(jì)賬冊(cè)都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任。但實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)后，有形記錄較傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)大為減少，有些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果可能不被打印出來(lái)，只有依靠電子計(jì)算機(jī)才能閱讀這些數(shù)據(jù)。如果缺乏適當(dāng)?shù)膬?nèi)控，那么未經(jīng)批準(zhǔn)擅自改動(dòng)數(shù)據(jù)的可能性就明顯增大，而且數(shù)據(jù)改動(dòng)后能不留下任何痕跡。不僅要保存紙介質(zhì)會(huì)計(jì)核算資料，而且要保存、保管好以磁性介質(zhì)方式存儲(chǔ)的各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序，以及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔和其他會(huì)計(jì)資料。

3.2加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)控制度

嚴(yán)格的內(nèi)控制度是會(huì)計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證。內(nèi)部控制制度要求處理同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的人員既要相互聯(lián)系，又要相互制約。此外，嚴(yán)格的內(nèi)控制度有助于防止違法行為的發(fā)生。實(shí)踐表明，計(jì)算機(jī)本身處理出錯(cuò)一旦出現(xiàn)舞弊，損失巨大。因此，制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度是非常有必要的。加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的做法可如下述：

（1）加強(qiáng)程序操作控制。為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯(cuò)和事故的概率，應(yīng)制定上機(jī)守則與操作規(guī)程的辦法，這是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。

（2）加強(qiáng)人員職能控制。由于會(huì)計(jì)電算化知識(shí)與功能的相對(duì)集中，我們必須制定相應(yīng)的組織和管理控制，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。其目的在于通過(guò)設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來(lái)保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、可靠，減少發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊的可能性。

會(huì)計(jì)電算化中，為了控制操作人員職能，還可根據(jù)系統(tǒng)支持的不同軟件進(jìn)行職能分工，從而起到各個(gè)部門(mén)權(quán)利相互制約、相互平衡的作用。如進(jìn)貨環(huán)節(jié)則由業(yè)務(wù)部進(jìn)行輸入登記，然后由財(cái)務(wù)部審核人賬；銷(xiāo)貨則采用單晶管理，通過(guò)收銀POS機(jī)的輸入，電腦月終匯總，產(chǎn)生各類(lèi)報(bào)表供財(cái)務(wù)部入賬使用。從而體現(xiàn)了各部門(mén)間相互牽制和相互監(jiān)督的作用。

（3）加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制。系統(tǒng)是電算化的核心，如果系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)計(jì)信息就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，因此需要保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行安全性，避免外界因素的干擾導(dǎo)致的系統(tǒng)運(yùn)行安全隱患。它主要包括：接觸控制和環(huán)境保護(hù)、安全控制。接觸控制是防止未經(jīng)授權(quán)的人擅自動(dòng)用系統(tǒng)的各種資源，以保證各項(xiàng)資源的正確性。

（4）加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾個(gè)方面：1）對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)，電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會(huì)計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費(fèi)用簽字是否符合公司內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整；2）審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書(shū)面資料的一致性，如查看賬冊(cè)內(nèi)容，做到賬表相符，對(duì)不妥或錯(cuò)誤的賬表處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整；3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；4）對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。

4.總結(jié)

電子技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用發(fā)展的非常迅速，而且這種應(yīng)用對(duì)于每一個(gè)行業(yè)來(lái)說(shuō)都帶了非常大的便利，也促使了這些行業(yè)的發(fā)展和改革。會(huì)計(jì)電算化解放了會(huì)計(jì)人員的雙手，從繁重的會(huì)計(jì)信息處理過(guò)程中跳脫出來(lái)，能夠?qū)⒏嗟木Ψ诺焦芾砩?，這樣為企業(yè)和社會(huì)提供更多高質(zhì)量的服務(wù)。