淺談職工檔案系統(tǒng)管理

徐榮安

【摘 要】如今，信息技術的發(fā)展訊飛猛進，成熟的信息及電子技術已普及到各行各業(yè)。我國近年來大大加快了各項工作的信息化進程，而新時期人事檔案工作更應該走在前面。用現(xiàn)代化、科學化的手段做好新時期的檔案管理工作，更好地為以經(jīng)濟建設為中心的社會主義現(xiàn)代化建設服務，這既是新時期管理工作的迫切需要，也是國家信息化工作的必然要求。

【關鍵詞】信息網(wǎng)絡；必要性

1.建立職工檔案多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的必要性

干部信息規(guī)范化的需要。在日常的職工檔案管理工作中，形成了大量的職工信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可能避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內容不規(guī)范，信息流程不科學，因而難以滿足職工的微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理職工信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。

合理使用先進的現(xiàn)代化辦公設備的需要。隨著科技的發(fā)展，各級部門都購進了相當?shù)挠嬎銠C和其他先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息化工作也取得了一些進展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發(fā)不及時，應用水平較低，現(xiàn)有的設備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應用水平和工作效率，從而不斷促進職工工作的科學化和現(xiàn)代化。

2.職工檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的作用

為領導和有關部門提供全方位的職工信息。職工信息數(shù)據(jù)庫及多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)建立以后，我們不但可以快速準確地獲取職工的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢職工諸如日常工作、學習、生活等方面的資料，了解職工全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內為領導和部門提供全方位的職工信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態(tài)了解職工的傳統(tǒng)方式。

使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質量。職工檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)提供了干部管理過程中所需要的全方位的職工信息。通過網(wǎng)絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。而且在職工管理工作中，隨時可能產生一些新的信息，各部門可以通過網(wǎng)絡隨時更新本部門業(yè)務范圍內的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側面，全方位了解每名職工，走出在本部門業(yè)務范圍內，從一個側面了解職工的局限性，在信息共享的基礎上提高對職工認識的深度和廣度。使用這套系統(tǒng)，還可以從根本上改善以前手工管理職工的情況，周期性較長的工作利用這套系統(tǒng)，短時間內就可以高質量地完成，職工的任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現(xiàn)部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質量。

可以使職工任免更加科學化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統(tǒng)方式，使用這套系統(tǒng)可以采集職工的工作、學習、深入生產一線的情況，結合干部考核中形成的文字材料，通過網(wǎng)絡和各種多媒體設備把動態(tài)情況、資料和相應的文字融為一體，并通過情況顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現(xiàn)實表現(xiàn)方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質和口頭表達能力等，使領導對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應社會主義市場經(jīng)濟條件下用人的需要，選拔出各種類型的領導干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。

建立和使用職工檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)應注意的幾個問題：

要采用規(guī)范的應用軟件。為了達到信息共享，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和使用標準規(guī)范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發(fā)了全國干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結構體系》，它是為實現(xiàn)干部信息的標準化及大范圍內的信息共享，按照人員管理及機構管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結構體系》基礎上的系統(tǒng)軟件，否則會造成數(shù)據(jù)結構混亂，使上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統(tǒng)所涉及到的其他應用項目也應當建立在相關的標準之上。用先進的電子信息技術來構建整個信息系統(tǒng)。建立多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)要涉及到很多先進的技術，主要包括數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、網(wǎng)絡技術等。

要使職工多媒體信息系統(tǒng)達到最佳的應用效果，使用先進的多媒體技術以及高性能的設備是必要的。從數(shù)據(jù)源的采集到后期制作都應該保證較高的質量。

網(wǎng)絡是實現(xiàn)信息共享的前提條件和物質基礎。只有建立一個優(yōu)質、高效的網(wǎng)絡系統(tǒng)，才能實現(xiàn)系統(tǒng)建設的高投入與高產出，為各級領導提供優(yōu)質、高效和全方位的信息服務?，F(xiàn)階段比較先進的組網(wǎng)技術有ATM和千兆位以太網(wǎng)，在小型局域網(wǎng)中，十兆以太網(wǎng)以較低的價格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價格比，是一個比較合適的選擇。有計劃、分步驟、分階段建設多媒體信息系統(tǒng)。第一，先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入、應用軟件的選用與開發(fā)、高速網(wǎng)絡系統(tǒng)的建立等。三個環(huán)節(jié)可以同時進行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎，職工信息的采集與報送工作應當規(guī)范化、制度化，把其當成職工管理工作中的一項經(jīng)常性的工作來抓。第二，進一步完善、改進和提高整個系統(tǒng)，并將成熟的經(jīng)驗推廣、普及，不斷提高整體應用水平。第三，進一步加大投入，使整個系統(tǒng)趨于完善，最終滿足在職工工作的全面需要。

要全員參與，以應用為主線，提高整體使用水平。職工信息系統(tǒng)的應用，涉及到很多工作領域，也涉及到職工管理的多個部門。信息系統(tǒng)的建設工作包括班子建設、職工管理、干部任免、干部檔案、干部教育等。

準確、完整、規(guī)范的信息資源是整個系統(tǒng)的生命，在系統(tǒng)的建設和應用過程當中，要重視信息資源的采集、開發(fā)與利用，不能只購置先進的硬件設備而忽略信息資源及系統(tǒng)的應用。要以應用為主線，開發(fā)選用一些實用的應用程序，充分利用現(xiàn)有信息資源。拓寬應用范圍，提供更深層次的信息服務，使信息系統(tǒng)真正成為職工工作中必不可少的重要組成部分。

隨著辦公自動化和信息系統(tǒng)的逐步推廣與完善，對各級職工的計算機應用水平也提出了較高的要求。要有計劃地對使用者進行強制培訓，使其成為辦公自動化和職工信息系統(tǒng)的積極參與者與受益者，從而不斷提高整體的業(yè)務水平和管理能力。 [科]