建立高校人物檔案的實(shí)踐與思考

楊洪勛

【摘 要】人物檔案作為一個(gè)新興的門類檔案，建設(shè)起來(lái)是一個(gè)相對(duì)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。我們要從人物檔案的制度建設(shè)、組織管理，實(shí)體管理等不同角度和不同層面統(tǒng)籌考慮，完成人物作為歷史文化遺產(chǎn)的科學(xué)保管與傳承，在學(xué)校的文化建設(shè)中發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。

【關(guān)鍵詞】人物檔案；歸檔；海洋大學(xué)；管理；利用

高等學(xué)校人物檔案是指高校人員在其從事教學(xué)、科研和管理等職務(wù)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的資料，包括能夠反映其履歷和業(yè)績(jī)的論著、日記、書信、任職文書、傳記、回憶錄、生平事跡、照片、錄像、錄音、家譜等。根據(jù)原國(guó)家教委《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，目前高校普遍建立起黨群、行政、教學(xué)、科研等十大門類檔案。但是在很多高校，人物檔案作為一個(gè)獨(dú)立的門類，還沒(méi)有建立起來(lái)，有關(guān)人物檔案的內(nèi)容，被分散保管在教學(xué)、科研等類別檔案中，難以集中統(tǒng)一保管。

人物檔案是高校檔案資源的重要組成部分。人物檔案建設(shè)是理清學(xué)校事業(yè)發(fā)展脈絡(luò)，追溯歷史淵源，修補(bǔ)史實(shí)資料，提煉文化精神和研究校史文化的重要基礎(chǔ)性工作。因此，在高校建立人物檔案具有重要的意義。本文就如何在高等學(xué)校建立人物檔案進(jìn)行探索。

一、歸檔對(duì)象的確定

人物亦即歸檔對(duì)象，是指曾經(jīng)在學(xué)校工作過(guò)，對(duì)學(xué)校事業(yè)發(fā)展做出了重要貢獻(xiàn)，并且已經(jīng)獲得相應(yīng)等級(jí)資格認(rèn)證的人員。建立人物檔案，首先要對(duì)歸檔對(duì)象進(jìn)行界定。人物檔案的“人物”界定，需要一個(gè)尺度，但不意味著有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在不同的高校歷史發(fā)展過(guò)程中，積累的人才不同，需要根據(jù)本校的實(shí)際情況，實(shí)事求是地分析，制訂符合本校情況的實(shí)際“人物”標(biāo)準(zhǔn)?！叭宋铩睒?biāo)準(zhǔn)地制訂，因?qū)W校的辦學(xué)規(guī)模、層次、地位和歷史長(zhǎng)短而有所區(qū)別。對(duì)于歷史悠久的著名高等學(xué)校，“人物”主要包括院士和著名教授；對(duì)于一般的高校，則主要包括教授或副教授。除此，還應(yīng)包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)知名人士。“人物”范圍的確定要適度，范圍既不能過(guò)寬，也不能過(guò)窄。范圍過(guò)寬，則失去了建立人物檔案的意義；范圍過(guò)窄，則體現(xiàn)不出建立人物檔案的價(jià)值。

中國(guó)海洋大學(xué)是一所以海洋、水產(chǎn)學(xué)科為顯著特色的綜合性研究型大學(xué)，是211工程和985工程重點(diǎn)建設(shè)高校。我們于

2012年開始建立人物檔案。我們將人物檔案的對(duì)象確定為：歷屆校級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)；中國(guó)科學(xué)院院士、工程院院士；學(xué)校二、三級(jí)教授；教育部“長(zhǎng)江學(xué)者獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃”特聘教授、國(guó)家“百千萬(wàn)人才工程”第一、二層次專家、“國(guó)家杰出青年基金”獲得者；獲省部級(jí)二等獎(jiǎng)以上科研、教學(xué)成果獎(jiǎng)或相當(dāng)于同等級(jí)成果獎(jiǎng)勵(lì)的首位人員；其他對(duì)學(xué)校事業(yè)發(fā)展做出了重要貢獻(xiàn)，并且在國(guó)內(nèi)外有重要影響的知名人士。

二、人物檔案的特點(diǎn)

（一）重要性

由于高校人物檔案的建檔對(duì)象大多是本校知名的校友，既包括成果豐碩、學(xué)識(shí)淵博的老一輩學(xué)者、專家、教授、校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和成績(jī)卓著、風(fēng)華正茂的中青年學(xué)者，也包括一些著名的，具有代表性的校友和社會(huì)知名人士。人物檔案真實(shí)記錄他們?cè)诟鱾€(gè)領(lǐng)域的活動(dòng)和取得的成果，折射出學(xué)校的精神和物質(zhì)文化財(cái)富。因此，把人物檔案建成一個(gè)獨(dú)立的門類，不僅是高校檔案全宗的重要組成部分，而且還是重要的可開發(fā)利用的教育資源。對(duì)于研究人物的學(xué)術(shù)思想、治學(xué)傳統(tǒng)，對(duì)于廣大師生進(jìn)行愛(ài)國(guó)榮校教育具有重要的意義。

（二）復(fù)雜性

高校人物檔案建設(shè)是一項(xiàng)涉及歷史久遠(yuǎn)、人物眾多，具有較大難度的系統(tǒng)工作。它需要學(xué)校有關(guān)部門，“人物”本人及家屬的高度重視和密切配合。從人物檔案的來(lái)源來(lái)看，根據(jù)目前的歸檔辦法，有一部分內(nèi)容已經(jīng)通過(guò)歸檔單位向檔案部門歸檔，被分散保管在教學(xué)、科研等類別檔案中；有相當(dāng)一部分檔案存放在“人物”的個(gè)人手中，如傳記性材料，參與學(xué)術(shù)或社會(huì)活動(dòng)的照片、錄音、錄像等音像資料等。因此人物檔案具有檔案資料來(lái)源上的分散性，缺少完整性。除此，為了彌補(bǔ)人物檔案歸檔資料的不全，必要時(shí)，可以對(duì)其中的著名學(xué)者向社會(huì)征集他們的相關(guān)資料，或者對(duì)他們進(jìn)行訪談，建立口述檔案。

（三）記錄方式和載體形式的多樣性

從記錄方式和載體形式上看，人物檔案不像黨群、行政等類別檔案那樣單純。記錄方式多種多樣，有手寫（如自傳手稿）、印刷、曬刷（如科學(xué)研究的各種制圖）和拍攝和錄像等；表達(dá)方式上有文字、圖像等；載體形式上有照片、錄像、軟盤、光盤等。

三、人物檔案建設(shè)的組織與管理

（一）制訂管理辦法，制度保障

為了做好人物檔案的建檔工作，要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，制訂出符合本校實(shí)際情況的人物檔案管理辦法，這是做好人物檔案的依據(jù)性文件。高校人物檔案管理辦法的主要內(nèi)容，應(yīng)該包括：人物檔案的建檔對(duì)象，歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求；管理與利用等。人物檔案的建檔對(duì)象的確定要適度，一定要把對(duì)學(xué)校做出了突出貢獻(xiàn)的校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、專家學(xué)者和社會(huì)知名人士包括其中，不能有遺漏。歸檔范圍要盡可能地把反映“人物”一生的重要貢獻(xiàn)的內(nèi)容涵蓋其中；管理與利用要科學(xué)規(guī)范，體現(xiàn)出既要方便學(xué)校利用，又要方便“人物”利用的原則，同時(shí)做好保密工作。

（二）宣傳發(fā)動(dòng)，組織保障

人物檔案建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜細(xì)致的系統(tǒng)工程，涉及到“人物”及家屬和所在的單位。為了做好這項(xiàng)工作，高校檔案部門要有具體的舉措。一是要把檔案部門制訂的人物檔案管理辦法發(fā)到“人物”和全校各單位，做到“家喻戶曉”；二是與有關(guān)院系或離退休工作處密切配合，召開人物檔案建設(shè)座談會(huì)，宣講建立人物檔案的意義和具體措施；三是通過(guò)學(xué)校的網(wǎng)站、校報(bào)、廣播等媒體進(jìn)行宣傳。通過(guò)以上舉措，既可以把人物檔案建設(shè)落到了實(shí)處，同時(shí)也提升了檔案館在學(xué)校的地位。我們是于2012年5月制訂了《中國(guó)海洋大學(xué)人物檔案建設(shè)與管理辦法》，同時(shí)公布了首批建檔人員名單，共計(jì)62人。10月份，我們與學(xué)校離退休工作處聯(lián)合召開了兩次人物檔案建設(shè)座談會(huì)，在會(huì)上宣講建立人物檔案的意義和建檔流程要求等。

（三）目標(biāo)分解，分批推進(jìn)

對(duì)于一所著名的高等學(xué)校來(lái)說(shuō)，需要建檔的“人物”眾多，一般有幾百人。為如此多的“人物”建立人物檔案，不是一年、兩年的時(shí)間所能完成的，并且人物檔案的內(nèi)容還在不斷的形成中，所以建立人物檔案是一項(xiàng)浩繁的工作。建立人物檔案不能全面鋪開，要分層次、分批的進(jìn)行。一般的規(guī)律是，首先需要建立的人物檔案的人物是學(xué)校的院士等杰出的學(xué)者和已經(jīng)離退休的高齡學(xué)者。前者考慮的是層次，后者考慮的是年齡。中國(guó)海洋大學(xué)把人物檔案建設(shè)的周期確定為四年，分批次推進(jìn)建設(shè)，優(yōu)先啟動(dòng)了兩院院士和離退休校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和專家學(xué)者的建檔工作。同時(shí)，我們向?qū)W校申請(qǐng)了人物檔案建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，有了經(jīng)濟(jì)保障。

四、人物檔案的實(shí)體管理

現(xiàn)階段，人物檔案的建設(shè)主要是實(shí)體建設(shè)，包括收集、整理、保管和利用幾個(gè)主要方面。

（一）人物檔案的收集

人物檔案的收集和教學(xué)、科研等類別檔案的收集有著明顯的差別。教學(xué)、科研等類別檔案的收集，是根據(jù)歸檔制度，通過(guò)立卷單位向?qū)W校檔案部門歸檔的。而人物檔案的歸檔代那位就是歸檔“人物”本人。為此，我們要?dú)w檔“人物”保持密切聯(lián)系，由他們（或家屬）根據(jù)人物檔案的歸檔范圍和要求，把自己形成的材料收集和進(jìn)行整理，也可以由所在單位的兼職檔案員協(xié)助歸檔。由于人物檔案歸檔內(nèi)容的復(fù)雜性和特殊性，在收集方式上，除了正常的歸檔外，對(duì)有的檔案還可以采取捐贈(zèng)和寄存的方式。

（二）人物檔案的分類整理

人物檔案是以“人”為單位進(jìn)行整理的。一個(gè)完整的人物檔案必須要進(jìn)行分類，才能做到科學(xué)管理。一般情況下，我們可以將人物分成這樣幾個(gè)類別：生平傳記類；重要手跡類；社會(huì)活動(dòng)類；獎(jiǎng)狀、證章等實(shí)物類；聲像類和其他類。分類的標(biāo)準(zhǔn)是以問(wèn)題結(jié)合載體形式來(lái)進(jìn)行的。人物檔案是一個(gè)高校全宗的重要組成部分，是與教學(xué)、科研等類別檔案同一層次的類別。為了便于組織館藏，確定人物檔案整個(gè)館藏的存址，要確定人物檔案的檔號(hào)模式。由于各個(gè)高校的分類模式不一，人物檔案的檔號(hào)由各個(gè)學(xué)校根據(jù)自己的實(shí)際情況自行確定。總的原則是要做到分類科學(xué)，便于檢索和利用。在建立人物檔案之前，人物檔案被分散保管在教學(xué)、科研等類別檔案中，這樣就存在著人物檔案與教學(xué)、科研等類別檔案內(nèi)容上的交叉問(wèn)題。既要保證人物檔案的完整性和獨(dú)立性，又要維持目前館藏分類和保管的現(xiàn)狀，這是一個(gè)兩難的問(wèn)題。解決這個(gè)問(wèn)題的最好辦法，就是建立人物檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，匯編人物檔案專題目錄，采用互見(jiàn)法，體現(xiàn)出分散在教學(xué)、科研等類別中人物檔案的檔號(hào)和存址。

（三）人物檔案的保管

對(duì)于人物檔案，其保管期限為“永久”，為此我們要建立專門的人物檔案庫(kù)，做到集中統(tǒng)一保管。這既是檔案部門的職責(zé)，也是高校檔案部門保管歷史文化遺產(chǎn)的一個(gè)重要方面。對(duì)于檔案庫(kù)房的通常標(biāo)準(zhǔn)是要做到“六防”。由于人物檔案中有很多手跡和照片、錄音、錄像等音像資料，應(yīng)該予以重點(diǎn)保管。我們認(rèn)為，人物檔案庫(kù)房的保管條件應(yīng)該高于一般庫(kù)房，建議參照音像檔案庫(kù)房的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行配置，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，對(duì)人物檔案進(jìn)行科學(xué)管理，最大限度地延長(zhǎng)人物檔案的壽命。

（四）人物檔案的利用

人物檔案中涉及科研機(jī)密和個(gè)人隱私的內(nèi)容，屬于限制性利用。我們要根據(jù)檔案法規(guī)和保密法的相關(guān)規(guī)定，確定可以公開的內(nèi)容和不宜公開的內(nèi)容范圍，同時(shí)要和歸檔“人物”協(xié)商，取得一致意見(jiàn)，做到既要保證人物檔案的合法利用，又要保護(hù)“人物”的合法權(quán)益。為了做好人物檔案利用工作，要建立數(shù)據(jù)庫(kù)，編制各種檢索目錄，使人物檔案在學(xué)術(shù)傳承和校園文化建設(shè)中，發(fā)揮出其應(yīng)有的作用?？傊宋餀n案作為一個(gè)新興的門類檔案，建設(shè)起來(lái)是一個(gè)相對(duì)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。我們要從人物檔案的制度建設(shè)、組織管理，實(shí)體管理等不同角度和不同層面統(tǒng)籌考慮，完成人物作為歷史文化遺產(chǎn)的科學(xué)保管與傳承，在學(xué)校的文化建設(shè)中發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]賈穎華.試論高等學(xué)校建設(shè)人物檔案網(wǎng)站的意義[J].云南檔案.2011（5）：51～53

[2]劉超.高校名人檔案建設(shè)初探[J].蘭臺(tái)世界.2011（2）：20～21