中小企業(yè)庫存現(xiàn)金管理問題探討

張麗恒

（大慶市肇源縣審計(jì)局，黑龍江 肇源 166500）

庫存現(xiàn)金是企業(yè)中流動(dòng)性最強(qiáng)的一種貨幣性資產(chǎn)，同銀行存款、其他貨幣資金合并為貨幣資金科目，被列在資產(chǎn)負(fù)債表的第一位，可見其重要性。做好庫存現(xiàn)金的管理，可以有助于企業(yè)更好的發(fā)展，現(xiàn)金運(yùn)用得當(dāng)，企業(yè)的經(jīng)營也會(huì)事半功倍。近年來，隨著企業(yè)改革的不斷深化和企業(yè)間的資產(chǎn)重組力度進(jìn)一步加大，中小企業(yè)猶如雨后春筍一般大量涌現(xiàn)。但隨之而來的卻是企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)金管理的低效和運(yùn)轉(zhuǎn)不靈,嚴(yán)重影響了企業(yè)的生存和發(fā)展。從企業(yè)現(xiàn)金管理現(xiàn)狀可以看出，我國中小企業(yè)傳統(tǒng)的企業(yè)現(xiàn)金管理理念、模式、手段已不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的管理要求，加強(qiáng)和提高企業(yè)現(xiàn)金管理水平迫在眉睫。以某一中小企業(yè)為例，分析中小企業(yè)庫存現(xiàn)金管理中存在的問題及原因，來研究加強(qiáng)中小企業(yè)庫存現(xiàn)金管理的對策和建議。

一、存在的問題

以某中小企業(yè)為例，分析研究其庫存現(xiàn)金管理中存在的問題。某中小企業(yè)庫存現(xiàn)金使用流程，見圖1。

由圖1可以看出，該企業(yè)的庫存現(xiàn)金管理并不完善。在調(diào)研過程中得知，該企業(yè)規(guī)模較小，不夠規(guī)范，又是家族式企業(yè)，單位的主要工作人員大多數(shù)是廠長的親戚或朋友，所以在現(xiàn)金管理過程中出現(xiàn)了很多問題。

圖1 某中小企業(yè)庫存現(xiàn)金使用流程

（一）無庫存現(xiàn)金限額

按照規(guī)定，企業(yè)的庫存現(xiàn)金都要由開戶銀行來核定使用最高額度。原則上以開戶單位3～5天日常零星開支所需為最高額度，既要保證日常零星開支的現(xiàn)金支付合理需要，又要盡量減少庫存現(xiàn)金的使用。[1]要求盡可能多的使用銀行轉(zhuǎn)賬，便于銀行和國家的監(jiān)管。該企業(yè)的日平均現(xiàn)金使用量在600元左右，那么庫存現(xiàn)金限額應(yīng)在1800～3000元，但其庫存現(xiàn)金經(jīng)常超過10000元，甚至更多。庫存現(xiàn)金超過限額少則幾倍，多則幾十倍，就會(huì)使得現(xiàn)金在銀行體外循環(huán)，給國家的監(jiān)管造成障礙。

（二）企業(yè)存在大額支現(xiàn)現(xiàn)象

根據(jù)《現(xiàn)金管理暫行條例》規(guī)定，除職工工資和各種工資性津貼等可以使用現(xiàn)金結(jié)算外，凡是不屬于現(xiàn)金結(jié)算范圍的，應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬形式進(jìn)行結(jié)算，開戶單位之間的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來，必須通過開戶銀行進(jìn)行轉(zhuǎn)賬結(jié)算。但該企業(yè)使用現(xiàn)金結(jié)算極為隨意，也有攜帶巨額現(xiàn)金外出結(jié)算的現(xiàn)象。

（三）企業(yè)白條抵庫、坐支和小金庫現(xiàn)象普遍

該企業(yè)存在用白條抵庫現(xiàn)象。這些白條既有廠長所用，也有內(nèi)部職工和推銷員等用。不僅借款時(shí)間長，而且有些款項(xiàng)額高，筆數(shù)也很多?！靶〗饚臁笔琴~外公款的俗稱，在該企業(yè)的儲(chǔ)蓄存款中，企業(yè)公款私存約占40萬元。這些私存的公款，多用在了廠長的應(yīng)酬費(fèi)用中。

（四）庫存現(xiàn)金內(nèi)部控制制度缺失

該企業(yè)的財(cái)務(wù)人員工作守則中，有關(guān)于庫存現(xiàn)金內(nèi)部控制管理制度，其中包括：

1.錢賬分管制度。財(cái)務(wù)部門必須有專職的出納人員。出納人員的工作內(nèi)容包括辦理現(xiàn)金的支付與現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬的登記。

2.庫存現(xiàn)金的開支審批制度。財(cái)務(wù)人員應(yīng)明確庫存現(xiàn)金的審批權(quán)限，明確企業(yè)庫存現(xiàn)金的支出范圍，明確各種報(bào)銷憑證，各種庫存現(xiàn)金支付業(yè)務(wù)的報(bào)銷手續(xù)和辦法。

3.庫存現(xiàn)金的日清月結(jié)制度。日清是指出納人員對每日發(fā)生的各項(xiàng)現(xiàn)金支付業(yè)務(wù)全部記入現(xiàn)金日記賬，結(jié)出賬面余額，并查點(diǎn)是否與庫存現(xiàn)金相符。月結(jié)是指出納人員必須對庫存現(xiàn)金按月結(jié)賬，并定期進(jìn)行庫存現(xiàn)金清查。

4.庫存現(xiàn)金的保管制度。超過限額的庫存現(xiàn)金必須當(dāng)日存入銀行；單位的庫存現(xiàn)金不得以個(gè)人名義存入銀行；紙幣、鑄幣要分類保管；限額內(nèi)的庫存現(xiàn)金當(dāng)日核對清楚后一定要放入保險(xiǎn)柜，不得在辦公桌內(nèi)過夜。

但事實(shí)上并不完全執(zhí)行制度。該企業(yè)雖然配備有出納和會(huì)計(jì)人員，其責(zé)任分工并不明確，平時(shí)兩人都在崗時(shí)，似乎還各司其職，起到一點(diǎn)牽制作用。但當(dāng)會(huì)計(jì)或出納其中有一個(gè)人不在崗時(shí)，另一個(gè)人會(huì)從事兩個(gè)人的工作，蓋章提現(xiàn)、填寫支票等都由一人完成。內(nèi)部控制基本形同虛設(shè)，沒有發(fā)揮作用。廠長一套賬，公司一套賬，會(huì)計(jì)做賬也是按廠長的要求完成。

（五）企業(yè)之間高息拆借現(xiàn)金

近年來，由于一些中小企業(yè)賒欠貨款情況嚴(yán)重，同時(shí)得不到及時(shí)和足夠的貸款支持，因此企業(yè)之間高息拆借現(xiàn)金的行為頻繁，逃避銀行對現(xiàn)金管理的監(jiān)督。在該企業(yè)也有同樣的情況，有向企業(yè)借款和向企業(yè)放款的現(xiàn)象。而其中的利息收入則作為廠長的個(gè)人收入，利用企業(yè)的錢周轉(zhuǎn)，達(dá)到為自己贏得利益的目的。這些地下交易有時(shí)甚至公開進(jìn)行，形成了一定的市場，致使銀行對現(xiàn)金的監(jiān)管被架空。

二、主要原因分析

（一）不規(guī)范使用現(xiàn)金交易

該私營中小企業(yè)的基地在農(nóng)村，所以在購進(jìn)商品或原材料時(shí)需要使用現(xiàn)金。而以現(xiàn)金結(jié)算的價(jià)格比通過銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算的價(jià)格更便宜，客觀上迫使其使用現(xiàn)金交易。同時(shí)，許多規(guī)模較小的私營鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)沒有固定的銀行賬戶，所以在認(rèn)購他們的商品時(shí)也不得不使用現(xiàn)金。

（二）銀行對企業(yè)庫存現(xiàn)金監(jiān)管乏力

現(xiàn)階段我國銀行結(jié)算制度落后，企業(yè)為了加速資金周轉(zhuǎn)和提高經(jīng)濟(jì)效益，縮短資金結(jié)算在途時(shí)間，往往更愿意使用現(xiàn)金結(jié)算。各金融機(jī)構(gòu)為了能多拉客戶，采取不正當(dāng)?shù)母偁幨侄巍Ｈ缭撈髽I(yè)的開戶銀行就曾對企業(yè)許諾：如果來我行開戶，便給予使用現(xiàn)金的方便，并保證充足供應(yīng)。對企業(yè)來說，用現(xiàn)金做生意比轉(zhuǎn)賬結(jié)算要方便得多。企業(yè)需用現(xiàn)金做生意，銀行要拉企業(yè)成為客戶以爭業(yè)務(wù)，雙方之間互有需求，便造成了企業(yè)用現(xiàn)金交易的現(xiàn)狀。

（三）庫存現(xiàn)金內(nèi)部控制不規(guī)范

出納人員不應(yīng)既登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬，又登記往來明細(xì)賬和總賬。出納人員與會(huì)計(jì)人員的工作應(yīng)分工明確。該企業(yè)未能有效地控制票據(jù)的數(shù)量和編號，廠長對收款監(jiān)督不力，未能堅(jiān)持辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)不得由一人負(fù)責(zé)全過程的原則，薪金支付單等未經(jīng)單位人事部門編制和審核，填制收付款原始憑證與收付款職責(zé)未分離。這是由單位內(nèi)部控制制度失效造成的。會(huì)計(jì)牽制不力，會(huì)計(jì)稽核人員未履行職責(zé)。內(nèi)部控制制度的制定，是以監(jiān)督和牽制財(cái)務(wù)人員為前提，無人執(zhí)行的內(nèi)部控制形同虛設(shè)，不能給企業(yè)帶來應(yīng)有的益處。

三、對策和建議

加強(qiáng)企業(yè)現(xiàn)金管理、提高現(xiàn)金的使用效率，應(yīng)考慮多種因素。

（一）加強(qiáng)庫存現(xiàn)金限額的核定管理

為了保證庫存現(xiàn)金的安全，規(guī)范庫存現(xiàn)金的管理，同時(shí)又能保證開戶單位的日常零星開支的現(xiàn)金正常支付，按照《現(xiàn)金管理暫行條例》及實(shí)施細(xì)則的規(guī)定，企業(yè)必須嚴(yán)格按規(guī)定的限額控制現(xiàn)金結(jié)余量，超過限額的部分，必須及時(shí)送存銀行，庫存現(xiàn)金低于限額時(shí)，可以簽發(fā)現(xiàn)金支票從銀行提取現(xiàn)金，以補(bǔ)足限額。庫存現(xiàn)金限額需每年核定一次，經(jīng)核定的庫存現(xiàn)金限額，開戶單位必須嚴(yán)格遵守。其核定具體程序：

1.開戶單位與開戶銀行協(xié)商核定庫存現(xiàn)金限額。計(jì)算公式：

庫存現(xiàn)金限額=每日零星支出額×核定天數(shù)

每日零星支出額=月（或季）平均現(xiàn)金支出額/月（或季）平均天數(shù)（不包括定期性的大額現(xiàn)金支出和不定期的大額現(xiàn)金支出）

2.開戶單位填制“庫存現(xiàn)金限額申請批準(zhǔn)書”。

3.開戶單位將庫存現(xiàn)金限額申請批準(zhǔn)書報(bào)送單位財(cái)務(wù)主管部門，經(jīng)財(cái)務(wù)主管部門簽署意見后，再報(bào)開戶銀行審查批準(zhǔn)，開戶銀行審查批準(zhǔn)后，開戶單位方可憑開戶銀行批準(zhǔn)的限額數(shù)作為庫存現(xiàn)金限額。[2]

（二）加強(qiáng)對坐支現(xiàn)金和隨意使用現(xiàn)金的管理

該企業(yè)應(yīng)實(shí)行收支兩條線，現(xiàn)金收入應(yīng)于當(dāng)日送存開戶銀行，不準(zhǔn)“坐支”現(xiàn)金。如開戶單位當(dāng)日確實(shí)不能送存現(xiàn)金的，由開戶銀行確定送存時(shí)間。如遇特殊情況需要“坐支”現(xiàn)金，應(yīng)該在現(xiàn)金日記賬上如實(shí)反映“坐支”情況，并同時(shí)報(bào)告開戶銀行“坐支”現(xiàn)金的金額與用途，便于銀行對“坐支”現(xiàn)金金額進(jìn)行監(jiān)督和管理。

企業(yè)從開戶銀行提取現(xiàn)金時(shí)，必須在取款憑證上注明支取的具體用途，并由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章后，交開戶銀行審核后方可支取。因采購地點(diǎn)不固定、交通不便、生產(chǎn)或者市場急需、搶險(xiǎn)救災(zāi)以及其他情況必須使用現(xiàn)金的，應(yīng)當(dāng)提出申請，經(jīng)開戶銀行審核批準(zhǔn)后，方可支付現(xiàn)金。其他情況均應(yīng)以銀行轉(zhuǎn)賬的方式進(jìn)行交易，不得隨意使用現(xiàn)金，同時(shí)開戶銀行也應(yīng)對其加強(qiáng)管理，定期或不定期的到企業(yè)去檢查庫存現(xiàn)金持有量和使用情況。

（三）加強(qiáng)企業(yè)大額支現(xiàn)與小金庫的管理

企業(yè)的開戶銀行或其他相關(guān)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對該企業(yè)大額支現(xiàn)的監(jiān)管審查，嚴(yán)格按照《大額現(xiàn)金支付登記備案規(guī)定》執(zhí)行，堵住大額支現(xiàn)漏洞。對于除工資、農(nóng)副產(chǎn)品采購使用現(xiàn)金支付外，可以采用適當(dāng)收費(fèi)征稅的辦法迫使其自動(dòng)放棄使用現(xiàn)金，主動(dòng)采取轉(zhuǎn)賬結(jié)算方式。同時(shí)認(rèn)真抓好“小金庫”清理工作，狠抓現(xiàn)金管理，杜絕大額支現(xiàn)和“小金庫”現(xiàn)象的發(fā)生。

（四）加強(qiáng)庫存現(xiàn)金收支控制流程

庫存現(xiàn)金收支控制的要點(diǎn)主要有：審批、審核、收付、復(fù)核、記賬、核對、清點(diǎn)、清查。在現(xiàn)金收支控制系統(tǒng)各控制點(diǎn)中，“審批”、“核對”和“清查”最為重要。先由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行原始憑證的審批，這樣可以保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性和合法性；再由財(cái)會(huì)部門進(jìn)行賬賬核對，可以保證現(xiàn)金收付和會(huì)計(jì)核算的正確性，是及時(shí)發(fā)現(xiàn)庫存現(xiàn)金收付和現(xiàn)金賬務(wù)記錄錯(cuò)誤的主要環(huán)節(jié)，對于保證會(huì)計(jì)人員及出納人員工作質(zhì)量具有相當(dāng)重要的作用；由清查小組進(jìn)行庫存現(xiàn)金的清查，可以保護(hù)庫存現(xiàn)金的安全完整，是保護(hù)庫存現(xiàn)金實(shí)物安全完整的最后一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

（五）提高出納人員素質(zhì)

企業(yè)應(yīng)想辦法提高出納人員的素質(zhì)，這樣才可以有助于企業(yè)的未來發(fā)展，可以聘請高學(xué)歷的出納人員，招聘財(cái)會(huì)專業(yè)的大學(xué)生或?qū)？粕＿@樣不僅可以為企業(yè)注入新鮮血液，增加活力，還可以使企業(yè)在工作方法上與改革接軌。同時(shí)年齡大的出納人員也會(huì)無形中感到壓力，使他們自覺自愿的自我充電，使工作人員更努力的工作。由于該企業(yè)是家族式企業(yè)，出納人員為廠長的親戚，那么外人的加入，無形中也可以幫助企業(yè)的內(nèi)部控制監(jiān)督更有效的進(jìn)行。企業(yè)以持續(xù)經(jīng)營為前提，任何工作都需要儲(chǔ)備接替人員，以備不時(shí)之需?，F(xiàn)在招聘大學(xué)生正好可以讓其有時(shí)間將所學(xué)知識與實(shí)際工作相結(jié)合，熟悉企業(yè)的工作，更好地融入企業(yè)，將來更好地為企業(yè)效力?；蛘呖梢宰屧诼毜呢?cái)務(wù)人員帶薪進(jìn)修，使其素質(zhì)與工作能力有所提高，對企業(yè)非常有益。

[1]劉科.試論中小企業(yè)現(xiàn)金的管理與控制[J].企業(yè)論壇，2007，（5）:65-67.

[2]趙慧英.出納工作芻議[J].財(cái)會(huì)通訊，2008，（4）:11-12.