檔案工作如何在信息化社會下發(fā)展

楊曉光

當前我國正在步入或已經(jīng)步入信息化社會，作為一種公共文化資源的檔案事業(yè)，在社會呈現(xiàn)信息化的洪流中，面臨著前所未有的新機遇和新挑戰(zhàn)，為了更好發(fā)揮檔案信息作用，檔案工作必須從中調(diào)整發(fā)展思路，適應和跟上信息時代的前進步伐。

一、信息化社會的特征

信息化社會就是以知識和信息為基礎的社會，它以現(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展為技術(shù)特征，以信息經(jīng)濟的發(fā)展為社會進步的基礎，以社會信息化的發(fā)展為標志，多樣化、綜合化、非同時化、分類化、優(yōu)化、分權(quán)化等是信息化社會的主要特征，主要表現(xiàn)為：

1、信息、知識、智力日益成為社會發(fā)展的決定性力量。面對浩如煙海的信息，信息資源的開發(fā)、整理和利用，便成為一項不可缺少的工作，也直接關系到個人、企業(yè)和國家的發(fā)展。而知識是信息的積累，智力是知識的激活。人是社會發(fā)展中最主要的因素，知識的激活需要人。為此，我們更應重視信息資源的開發(fā)管理和利用。

2、信息技術(shù)、信息產(chǎn)業(yè)、信息經(jīng)濟日益成為科技、經(jīng)濟、社會發(fā)展的主導因素，信息技術(shù)是歷史發(fā)展進程中的主要因素，人類史上無不是技術(shù)革命推動了社會變革和社會發(fā)展，信息技術(shù)通過促進產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和就業(yè)結(jié)構(gòu)的變更，推動著各國信息經(jīng)濟的發(fā)展。

（1）、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，積極為現(xiàn)代化社會服務。首先，要破除“重管理設施購置、輕服務研究”等做法，樹立開放意識和創(chuàng)新意識，使得檔案工作有利于檔案信息的利用，服務于經(jīng)濟建設，服務于社會發(fā)展。其次，要變被動服務為“面向社會，多方聯(lián)系”的主動服務，拓寬服務渠道，改善服務功能，并用前瞻的眼光來研究利用者潛在的需求，積極主動地為利用者提供方便、快捷的超時空限制的信息服務。同時，還要加強館際交流，宣傳和推銷自己的館藏。另外，還需加強檔案信息的開發(fā)利用。檔案是信息、是資源，沒有檔案就沒有信息，沒有信息就沒有服務的資源。因此，檔案部門還應樹立起深層次的加工開發(fā)檔案信息資源、為信息時代提供優(yōu)質(zhì)高效的服務思想。

（2）、塑造良好的鮮明的檔案館形象。檔案館形象是社會公眾對檔案館的總體評價和認定，是檔案館文化的綜合體現(xiàn)和外在反映。一般來講，檔案館應具有：一是能夠為社會公眾提供檔案信息支持和良好的社會形象，這是社會信息化過程中檔案館應具備的形象；二是敬業(yè)愛崗、熱情待人、滿意服務、美化閱檔環(huán)境，營造高效、舒適、健康、優(yōu)美的閱檔氛圍，接受監(jiān)督、改進工作的良好的服務形象；三是以知識管理為手段，合理地組織與開展經(jīng)營活動的管理形象；四是塑造共同的檔案價值觀的良好群體形象。

（3）、開展有償服務，增強“造血”功能，20世紀70年代以來，隨著信息技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，信息的價值得到了社會的肯定，人們對信息服務提出了更高的要求。為了克服檔案事業(yè)經(jīng)費的不足，提高檔案利用水平，使檔案信息資源這種潛在的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，作為一個檔案信息服務機構(gòu)的檔案館，可以適當開展有償服務這一手段輔佐檔案館固有的無償服務形式，從而有利于引進優(yōu)秀人才，改善職工的福利，調(diào)動人員的積極性，并通過信息反饋，借有償服務窗口了解社會需求，以增強檔案館的“造血”功能。

（4）、檔案保密和檔案安全解決方法的探討。檔案工作的服務性決定了檔案館要盡可能多地、盡快地開發(fā)檔案信息，以達到檔案信息利用功能的最大化，實現(xiàn)檔案信息資源共享。然而，共享和安全是一對難以調(diào)和的矛盾。為此，檔案管理人員必須注意保密意識，認真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。同時，檔案工作的政治性更加強調(diào)檔案保密與安全，因此，在現(xiàn)代信息社會中我們應樹立高度的安全意識，注意防護黑客等網(wǎng)絡攻擊，注意防毒殺毒，確保計算機安全，以維護檔案的管理。另外還要重視培養(yǎng)電腦技術(shù)開發(fā)人才，解決技術(shù)手段不足的問題。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，目前，信息產(chǎn)業(yè)在不斷地發(fā)展壯大，且愈來愈重要。

3、社會更需要高素質(zhì)的綜合人才，科技帶動了工業(yè)的發(fā)展，推動著社會進步，進而使知識成為生產(chǎn)活動中的最重要因素。當前，知識經(jīng)濟不斷興起，信息社會越來越需要高素質(zhì)的綜合人才，信息人員、技術(shù)人員、知識分子的作用日益增大。

4、社會經(jīng)濟生活分散化、多樣化、小規(guī)?；?、非群體化、節(jié)奏加速的趨勢日益加強。電子計算機及其通信網(wǎng)絡的發(fā)展加速了信息流動，從而使生產(chǎn)與生活和分散化、多樣化、小規(guī)模化、非群體化成為了可能，并且使人們的生活節(jié)奏速度大大加快，這正如“時間就是生命”一樣寶貴。

二、信息化過程中檔案工作面臨的問題

1、傳統(tǒng)的檔案工作觀念落后，開放意識與創(chuàng)新意識淡薄。目前，檔案部門仍然存在著“為保管而保管、重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”，“安于現(xiàn)狀”，不講求社會效益和經(jīng)濟效益等舊觀念，還存在著“閉架借閱”，“你查我調(diào)”等做法。現(xiàn)代信息社會日新月異，新技術(shù)及相關學科理論的不斷滲透，使得來源于社會而服務于社會的檔案工作領域不斷出現(xiàn)一些新情況、新問題。這些情況和問題，特別是思想觀念落后、思想認識跟不上時代步伐，已成為制約檔案工作發(fā)展的重要因素。

2、新時期檔案工作面臨的經(jīng)費問題。眾所周知，檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，管理服務的現(xiàn)代化，是當前以及今后檔案事業(yè)發(fā)展的方向。檔案工作要趕上時代的步伐，就必須不斷更新設備和技術(shù)等問題。為此，檔案館需要花費大量的人力、物力、財力去解決這些問題。但由于技術(shù)不斷更新?lián)Q代，檔案館不可能單憑政府撥款就可解決事業(yè)經(jīng)費不足的問題。特別是在現(xiàn)在，政府撥款顯得極其有限，經(jīng)費問題成為制約檔案工作發(fā)展的又一個因素。

3、檔案保密和檔案安全受到挑戰(zhàn)。隨著信息網(wǎng)絡不斷深入社會各個領域，檔案保密和檔案安全必將受到影響，其主要因素有：一是人為因素，檔案人員安全意識和保密意識不強，往往在自己的檔案網(wǎng)頁上隨意發(fā)布信息，對發(fā)布的信息缺少嚴格的審查和管理；二是技術(shù)問題，當前電腦病毒“瘟疫”橫行，又加上黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，這些務必引起我們的高度重視，并加以研究解決。

三、信息化社會中檔案工作的啟發(fā)及對策

努力培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理人才，提高檔案人員素質(zhì)，積極更新改善設備和管理手段是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件，但現(xiàn)代化設備要求管理人員素質(zhì)必須現(xiàn)代化。為此，要注意提高檔案管理人員的素質(zhì)：一要努力培養(yǎng)與網(wǎng)絡服務需要的系統(tǒng)分析和設計人才、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才、網(wǎng)絡設計與管理人才。他們既掌握信息理論與信息知識，又能熟練地運用數(shù)字化技術(shù)、信息儲存技術(shù)、網(wǎng)絡通訊技術(shù)及多媒體技術(shù)；二是積極讓檔案管理人員參加現(xiàn)代化培訓和業(yè)務培訓；三要抓好檔案管理人員在職人員培訓、進修，提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平；四要加強理論研討。

總之，在當前信息化環(huán)境下，我們要做好檔案管理工作，實現(xiàn)檔案信息資源利用的最大化，就要從檔案的職能和檔案工作的性質(zhì)入手，研究當前形勢和信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，通過各種檔案信息服務手段，對檔案進行加工和整理，并提供利用，滿足社會公眾的需求，使檔案信息真正地服務于公眾，服務于社會。