談檔案管理現(xiàn)代化標準

蔡敏霞

檔案管理是我國各項事業(yè)管理工作的重要組成部分，是做好各項管理工作的基礎和關鍵。隨著信息化的迫切要求和快速發(fā)展，對檔案管理工作提出了更高的要求及一些亟待解決的問題。因此，我們要對檔案管理工作高度重視，強化檔案管理，從而達到檔案管理現(xiàn)代化標準。

一、加強對檔案管理整改

檔案是開展業(yè)務活動的原始記錄，目前，在一些企、事業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問題，如案卷缺少卷內目錄、案卷標題及檔號不規(guī)范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環(huán)節(jié)，我們首先做到加強工作力度，認真梳理管理存在的問題，認真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數(shù)量上還是內容上都得到了不斷充實；其次，制定達標方案，落實責任人，我們要在對照檢查的基礎上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準，移交手續(xù)、借閱、記錄、統(tǒng)計等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關科室及時完成達標方案布置的工作。

二、加快數(shù)據準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

首先，要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業(yè)、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應用價值。同時，綜合性檔案館在推行計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機的進程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數(shù)據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)在花的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機程序將人名.地址.時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。

三、高標準強化檔案管理工作

首先，檔案管理是我國各項事業(yè)管理工作的重要組成部分，是做好各項管理工作的基礎和關鍵。同時，隨著信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些可待解決的問題。因此，我們要對檔案管理工作給予高度重視，必須強化檔案管理標準化。其次，隨著我國高新技術的發(fā)展文件檔案的計算機管理提上了議事日程，文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)，工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發(fā)揮了檔案作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法。第三，當今世界已經進入信息時代，辦公自動化已經成為不可爭議的現(xiàn)實。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)檔案計算機輔助管理勢在必行。另外，各種新型載體檔案的儲備技術已經應用到檔案管理領域，數(shù)字化檔案館也已開始啟動。為了適應時代發(fā)展需要，使我國檔案管理工作與各項工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網絡化、數(shù)字化目標，并制定了詳細的工作方案，為最終實現(xiàn)檔案自動查詢和檔案資源共享做好充分的準備。

四、提高案卷質量是推進檔案工作標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作標準化質量的操作性因素。同時，為了確保歸檔技術文件材料的系統(tǒng)性和完整性，檔案人員應當采取前端界入、過程控制的方法。因此，在推進檔案工作標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。