淺議現(xiàn)代科技檔案的保管條件及保管方法

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代科技檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用越來越重要，成為了檔案管理部門服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的關(guān)鍵切入點，因此對科技檔案的管理提出了新的要求。本文主要分析科技檔案的保管條件與保管方法，并重點分析在保管過程中的保密工作，以確保科技檔案的完整與安全。

關(guān)鍵詞：科技檔案；保管條件；保管方法；保密工作

科技檔案工作的目的就是以不同的方式推進(jìn)科技檔案的充分利用，以使科技檔案在社會主義建設(shè)中能實現(xiàn)良好的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益。因此，如何將科技檔案的作用充分地發(fā)揮出來，充分體現(xiàn)其價值，滿足社會主義建設(shè)的需求，就成為了現(xiàn)代科技檔案保管的重點。作為企業(yè)的核心機(jī)密，科技檔案也是企業(yè)核心價值及其競爭力的體現(xiàn)，同時也是企業(yè)在激烈的市場競爭中利于不敗之地的基礎(chǔ)。企業(yè)在科技檔案保管的過程中，一旦出現(xiàn)檔案外泄，就會對企業(yè)在發(fā)展中造成極大的影響。因此，企業(yè)在科技檔案的保管過程中，不僅要重視保管的條件與方法，還要重視保管的保密工作，以保證科技檔案的完整與安全。

1 科技檔案的保管條件及防護(hù)

1.1 科技檔案的保管條件

在科技檔案的保管條件中，主要包括以下幾點：（1） 庫房。庫房是科技檔案存放的重要場所，也是科技檔案保管的關(guān)鍵條件。而科技檔案的保管庫房必須要具備以下要求：堅固安全、防污染、防高溫、防潮濕及防蟲鼠等。因此庫房的選擇應(yīng)在干燥的樓層，不可選擇頂層、平房及地下室作為庫房；同時要遠(yuǎn)離民用住宅，附近不可出現(xiàn)易燃易爆物及污染源等；且?guī)旆康拈T窗要堅固、封閉，并與辦公室、曬圖室等分開；最后，還要求庫房中必須要安裝空調(diào)、去濕機(jī)等設(shè)備。（2） 裝具。裝具也就是科技檔案進(jìn)行存放的柜、架、箱、盒，主要包括金屬裝具與木制裝具，而金屬裝具更有利于防潮、防火及防蟲等，因此在實際的科技檔案保管中，通常以金屬裝具為主。（3） 保護(hù)設(shè)備。在現(xiàn)代科技檔案的保護(hù)設(shè)備中，通常是指具有固定資產(chǎn)性質(zhì)配置于科技檔案庫房及相關(guān)業(yè)務(wù)用房中的技術(shù)設(shè)備。而在現(xiàn)代科技檔案中保管技術(shù)設(shè)備中，主要包括空調(diào)、去濕機(jī)、防火報警器、紅外線報警器、縮微設(shè)備、安傘監(jiān)控設(shè)備、加濕器及滅火器等。

1.2 科技檔案保管的防護(hù)措施

在現(xiàn)代科技檔案的保管中，為了保證檔案的安全，必須要做好以下幾種防護(hù)措施：（1） 防火。在科技檔案保管的庫房中，必須要做好防火工作，也就要求要配備充足的消防器材，如消防栓、滅火器、砂箱等，并且在庫房中要張貼禁煙、防火等安全告示牌，另外在較高的庫房中還要安裝避雷針。（2） 防高溫、防潮濕。在科技檔案保管的庫房中，通常要將溫度保持在15～25℃之間，而相對濕度應(yīng)保持在45%～60%之間，根據(jù)保管檔案形式的特殊性，必須要做好相應(yīng)的保管要求。在企業(yè)檔案庫房的溫、濕度調(diào)節(jié)中，應(yīng)從以下兩個方面著手：一方面，通過減少庫房門窗、密閉窗戶、設(shè)置兩道門及設(shè)置過渡間等措施，以保證庫房內(nèi)的溫、濕度不受外界的影響；另一方面，還有配備溫、濕度監(jiān)控與調(diào)節(jié)設(shè)備，如溫度計、濕度計、去濕機(jī)、增濕機(jī)及自動恒溫恒濕設(shè)備等，以加強(qiáng)對庫房中溫、濕度的監(jiān)控，確保庫房中的適宜溫濕度。（3） 防光。為了降低光照的強(qiáng)度，在庫房中應(yīng)開窄窗，而窗戶玻璃應(yīng)選用花玻璃或毛玻璃，并安裝窗簾，同時加強(qiáng)對庫房中燈光的控制，盡可能使用普通鎢絲燈光或自然光。（4） 防灰塵。防灰塵也就是要保持庫房中的干凈整潔，不僅要配備相應(yīng)的吸塵器等除塵設(shè)備，還要在庫房窗戶及通風(fēng)孔等處安裝空氣過濾裝置等。（5）防蟲、防鼠、防盜。做好防蟲、防鼠、防盜工作，也就是要求保證檔案的完整性與安全性，因此需要在庫房內(nèi)安裝攝像裝置及相應(yīng)的防盜措施，并存放一些防鼠劑、防蟲劑，以保證防盜、防蟲、防鼠工作的有效落實。

2 科技檔案的保管

2.1 底圖的保管

底圖是一種具有復(fù)制工具的圖紙，因此在保管的過程中絕對不允許出現(xiàn)折疊存放的情況，通常采用平放法與卷放法。其中平放法就是將底圖按保管單位或按套展開后將其平放在底圖柜中，有利于底圖的保護(hù)、取放及查找，并能有效保證底圖的平整，適用于A1～A4幅面大小圖紙的存放。而卷放法就是將底圖按保管單位或按套平卷起來，將其置入到特制的保管盒中，并將保管盒存在專用的底圖柜中，該方法有利于保證底圖的平整，且占用的柜架面積較少；但不利于其取放、查找及曬圖，適用于大于A1幅面大小圖紙的存放。

2.2 紙質(zhì)檔案的保管

紙質(zhì)檔案一旦形成，就會將紙張、字跡及字跡材料進(jìn)行永久性結(jié)合，其使用壽命與保管環(huán)境等因素有關(guān)。因此，對于紙質(zhì)檔案的保管應(yīng)遵循以下幾點：（1）將檔案庫房的溫濕度調(diào)控好。由于紙張在高溫環(huán)境會造成其水分的揮發(fā)，使紙張容易變硬、變脆及機(jī)械強(qiáng)度降低等現(xiàn)象；而在濕度較高的環(huán)境中，容易導(dǎo)致紙張中的纖維素水解，使記錄材料容易出現(xiàn)褪色的情況。因此，在紙質(zhì)檔案保管的庫房中，必須要安裝調(diào)溫、調(diào)濕等電器設(shè)備，將溫度保持在15～25℃之間，而相對濕度應(yīng)保持在45%～60%之間，有利于紙質(zhì)檔案的保存。（2）做好防光工作：若光與氧同時、過多地作用在紙質(zhì)檔案上，容易產(chǎn)生光氣化反應(yīng)，使檔案褪色，且降低紙張的強(qiáng)度。因此需要盡量減少庫房窗戶，且玻璃應(yīng)選用避光的毛玻璃或花紋玻璃，并安裝好窗簾。（3）做好防止空氣污染工作。由于企業(yè)在生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的CO2、H2S等氧化性、酸性氣體，容易與紙質(zhì)產(chǎn)生水解、氣化反應(yīng)，使檔案字跡褪色、紙張強(qiáng)度降低等現(xiàn)象。因此，在紙質(zhì)檔案庫房中應(yīng)安裝空氣凈化器對空氣進(jìn)行凈化。（4）做好防蟲工作。要保持檔案庫房的衛(wèi)生，并安裝防蟲鼠設(shè)備，避免紙質(zhì)檔案因蟲鼠造成的損毀。

2.3 藍(lán)圖與復(fù)印圖的保管

首先將藍(lán)圖與復(fù)印圖折疊成“手風(fēng)琴”式的A4型幅面大小圖紙，并將圖樣標(biāo)題欄適當(dāng)?shù)穆冻?，以便圖紙的查閱；其次將其折疊裝入到牛皮紙板雙裱壓制的卷皮或卷盒中進(jìn)行保存。目前，對于圖樣文件通常采用散裝的形式進(jìn)行保管；而對于文字材料則采用裝訂的形式進(jìn)行保管。

2.4 感光材料的保管

科技檔案中的感光材料有縮微膠卷、縮微平片、照片及底片等，對其保管必須要遵循以下幾點：（1） 密封包裝，避免陽光直接照射；（2）控制好溫、濕度，在保管膠片的庫房中，室內(nèi)溫度應(yīng)保持在15～25℃之間，且相對濕度應(yīng)保持在45%～60%之間；而保管底片的庫房中，其室內(nèi)溫度應(yīng)保持在13～15℃之間，且相對濕度應(yīng)保持在35%～45%之間。（3）加強(qiáng)檢查，這就要求加強(qiáng)對庫房中感光材料的檢查，以防出現(xiàn)感光材料的損壞。

2.5 磁性材料的保管

科技檔案中的磁性材料包括錄像帶、錄音帶、電影膠片及機(jī)讀磁盤等，對其保管必須要遵循以下幾點：（1） 防磁。將磁帶裝入到金屬柜中進(jìn)行保管，且要遠(yuǎn)離散射磁場，保證存放周圍無電動機(jī)、變壓器等電氣設(shè)備。（2）平放。要將磁性材料進(jìn)行平放，但不得疊壓太多，避免磁帶壓壞。（3）定期檢查，也就是要對保管好的磁性材料進(jìn)行定期檢查，以防被磁化。

2.6 光盤材料的保管

作為一種新型的檔案信息存貯方法，光盤存貯具有記錄密度高、數(shù)據(jù)傳輸速度快、存貯容量大及保管空間小等優(yōu)點。在光盤材料的保管過程中，應(yīng)減少使用，不得隨意使用；并要保持光盤的清潔，避免出現(xiàn)標(biāo)記面的損壞；另外還要調(diào)控好庫房的溫、濕度，通常應(yīng)將溫度將保持在15～25℃，且相對濕度應(yīng)保持在45%～60%之間。

3 做好科技檔案保管中的保密工作

科技檔案是企業(yè)科技、生產(chǎn)活動的真實記錄，全面記錄了企業(yè)科技活動的過程及成果，若在保管的過程中出現(xiàn)泄露，會對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益造成極大的影響。因此需要加強(qiáng)科技檔案的保密工作。首先，應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《保密法》等，并建立完善的管理制度與科學(xué)的管理方法，以實現(xiàn)科技檔案的統(tǒng)一管理。其次，要提高管理人員的管理意識與責(zé)任心，從而提高科技檔案管理的水平，以保證科技檔案的完整與安全。最后，還要保證檔案保管工作的不壞、不丟、不散、不亂。其中不壞是檔案保管的完整性；不丟是指檔案的安全性，不僅保證檔案內(nèi)容的全面性，還要保證檔案保管的安全性；不散是指檔案的集中保管，避免分散的保管造成管理上的不便；不亂是指檔案保管工作的有序性，存放整齊，利于檔案的存放與查看。因此，檔案保管人員必須要提高管理水平，避免檔案的損壞，保證檔案的完整與安全，從而為檔案工作提供重要的物質(zhì)基礎(chǔ)。

3.1 加強(qiáng)庫房管理

加強(qiáng)檔案的庫房管理是加強(qiáng)檔案保密工作的關(guān)鍵，而庫房的建設(shè)必須要按照國家的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，且要配備各種設(shè)施，以確保檔案的安全性。不僅要求庫房與辦公室分開，還要專人負(fù)責(zé)管理，并制定嚴(yán)格的管理制度，禁止無關(guān)人員入內(nèi)。只有加強(qiáng)檔案庫房的管理，才能實現(xiàn)檔案保管的保密性。

3.2 做好檔案利用監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督工作也是檔案保密的關(guān)鍵，能有效發(fā)現(xiàn)與糾正檔案利用過程中影響檔案保密性的行為，使檔案既能得到有效的利用，又能有效確保檔案的安全。而檔案利用監(jiān)督工作主要從制度建設(shè)、隊伍建設(shè)等方面實現(xiàn)。在檔案利用中，其規(guī)則制度通常包括閱覽制度、外借制度等。因此，需要根據(jù)檔案利用人員的不同確定不同的范圍，并制定相應(yīng)的審批手續(xù)，使檔案的利用工作有章可循。另外，對檔案保管隊伍的建設(shè)，必須要求檔案管理人員具備以下素質(zhì)：（1）政治素質(zhì)。要求管理人員要有較高的責(zé)任感與具備全心全意為人民服務(wù)的精神；（2）業(yè)務(wù)素質(zhì)。要求管理人員必須要具備過硬的專業(yè)知識，熟悉檔案法規(guī)與檔案內(nèi)容；（3）文化素質(zhì)。要求管理人員必須要加強(qiáng)的文化知識，對保管工作中經(jīng)驗?zāi)苓M(jìn)行有效的總結(jié)；（4）觀察素質(zhì)。要求管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的觀察能力與工作能力，能獨立處理保管工作中的常見問題。

4 結(jié)束語

綜上所述，鑒于科技檔案對企業(yè)發(fā)展的重要性，因此在科技檔案的保管過程中必須要選用合適的保管條件與選擇科學(xué)的保管方法，以保證檔案的完整性。另外，還有通過加強(qiáng)庫房管理與做好檔案利用監(jiān)督工作，確保科技檔案保管的完全性。

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作者簡介

呂睿（1983年—），女，廣東清遠(yuǎn)人，館員，本科，研究方向：科技檔案管理工作。