人事檔案管理機制改革建議

李雪波

摘 要：隨著市場經(jīng)濟體制改革的不斷深入，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營模式也在不斷的創(chuàng)新與改革以適應(yīng)社會競爭所帶來的巨大沖擊力。其中人事檔案管理系統(tǒng)改革效果很大程度上影響著企業(yè)或事業(yè)單位運營的社會效益和經(jīng)濟效益型。文章結(jié)合我國人事檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探討新時期人事檔案管理機制的改革措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；現(xiàn)狀；改革

0 引言

人事檔案管理通過其他類別的檔案管理形式一樣，其工作內(nèi)容包括檔案的信息數(shù)據(jù)搜集、分類整理、資料的鑒定、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與檢索、數(shù)據(jù)庫的形成與信息挖掘等方面，不同之處在于人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作。目前我國在一段時間內(nèi)還需要十分重視轉(zhuǎn)遞工作的管理，因為這關(guān)系到檔案信息的完整與安全和當(dāng)事人 的切身利益，在人事檔案改革的大潮中，各個環(huán)節(jié)的工作都不能放松，應(yīng)當(dāng)努力創(chuàng)新，讓人事檔案工作更適應(yīng)社會的需要。隨著人事制度的變化，人事檔案管理的模式與內(nèi)容也將相應(yīng)地發(fā)生改變。

1 人事檔案管理的主要特征

在新時期的人事檔案管理工作實踐中，其工作的任務(wù)在于如何發(fā)揮企事業(yè)單位的最大化社會和經(jīng)濟效益。具體工作中，我們必須總結(jié)其發(fā)展過程中的歷史經(jīng)驗，系統(tǒng)的分析和研究人事檔案的形成規(guī)律和特點，在宏觀和微觀兩個方面上分析人事檔案材料的運轉(zhuǎn)規(guī)律和其工作的各個階段所應(yīng)實現(xiàn)的不同價值。從總體上講，人事檔案管理主要有以下幾個特征：

1.1 人事檔案具有真實性和機密性

人事檔案的真實性與其他類型檔案相比有著特殊的含義，具有絕對意義上的資料真實性和管理上的保密性。每一份人事檔案管理資料無論內(nèi)容還是形式都必須保證期真實、可靠性，不得有虛假、想象、夸張和殘缺不全的現(xiàn)象。以免導(dǎo)致對人才的整體評價產(chǎn)生片面性和錯誤性。人事檔案的機密性，是指人事材料一經(jīng)形成，由于其中涉及人員本身的自然情況、身體健康狀況、經(jīng)歷情況等內(nèi)容，尤其是當(dāng)事人的重大事件、工作失誤和家庭隱私等，所以在一定時間內(nèi)是對外保密的，處于封閉狀態(tài)，以維護個人利益不受侵犯。

1.2 人事檔案是在人事部門中產(chǎn)生

各級人事部門為了正確地選拔人才和使用員工，就要形成有關(guān)人員的履歷、社會關(guān)系、政治表現(xiàn)、文化知識水平、工作和學(xué)習(xí)狀況等方面的人事材料。這些材料匯集起來，共同形成人事檔案，能夠綜合系統(tǒng)地考察一個人的經(jīng)歷和才能，為用人單位提供豐富的信息和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.3 人事檔案具有動態(tài)性

人事檔案并不會在形成之后一成不變，事實上在人事管理活動中還應(yīng)當(dāng)不斷地得到補充。由于人員的成長是不斷變化發(fā)展的，隨著時間的推移和個人社會實踐活動的增加，經(jīng)歷也會逐漸增多，因此，人事材料的歸檔不可能一次完成，需要不斷地收集和追加，與時俱增，只有到一個人死亡才終止其歸檔材料的收集、整理，這也是人事檔案管理工作的一個重要內(nèi)容。

2 人事檔案管理的改革措施

在人事檔案管理改革對策層面，我們從理念、制度、體制、管理方式出發(fā)進(jìn)行分析探討。

2.1 更新管理理念

人事檔案管理要將管理視野從原有狹隘的“為單位”管理拓寬到為人的未來發(fā)展上來，要充分整合反映個人成長、體現(xiàn)歷史能力與現(xiàn)實能力的各類檔案信息。做到這一點，人事檔案管理將真正由約束管理走向服務(wù)管理，這種服務(wù)不僅服務(wù)于本單位的人事管理和單位內(nèi)人的發(fā)展，更能夠在未來服務(wù)于相關(guān)部門的人事管理及相關(guān)人的發(fā)展。市場經(jīng)濟下，人才流動已成為一種正常的社會現(xiàn)象，作為服務(wù)于人事管理的人事檔案管理理應(yīng)放眼于整個社會來從事檔案信息管理。人事檔案管理及其開發(fā)利用應(yīng)該關(guān)系到人的發(fā)展，人事檔案與人的發(fā)展之間有著密切內(nèi)在關(guān)聯(lián)性。這就要求檔案管理理念要順應(yīng)這一規(guī)律。要求人事檔案工作者立足現(xiàn)代人力資源管理，變革工作理念，既有利于推進(jìn)現(xiàn)實人事管理工作的開展，提高人事管理工作的有效性，更可以為人才的發(fā)展和社會發(fā)展提供檔案信息保障。

2.2 改革管理體制

（1）改革人事檔案內(nèi)容。必須針對不同對象和需要，進(jìn)一步充實檔案材料，對各級領(lǐng)導(dǎo)干部要及時將他們的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點工作中的表現(xiàn)情況及任務(wù)完成情況、考核考察材料收入檔案，為憑實績用干部提供必要的依據(jù)。對一般專業(yè)技術(shù)和管理人員，要收集他們的學(xué)術(shù)和技術(shù)推廣成果材料、企業(yè)經(jīng)營者利稅材料等。對流動人員，要收集那些能據(jù)此判斷一個人素質(zhì)優(yōu)劣的材料，如個人業(yè)績、素質(zhì)能力、職業(yè)生涯、社會責(zé)任等方面的材料。

（2）要拓寬編研范圍，提高利用效率。一是要編制必要的檢索工具，方便查找利用。如把所管理的人事檔案中的人員情況按年齡、職務(wù)、職稱、學(xué)歷、專業(yè)、任免、工資等來分類編制不同的檢索工具。二是積極進(jìn)行檔案資料編研工作，在當(dāng)前人事管理改革中，要圍繞人員結(jié)構(gòu)調(diào)整、配置等中心工作，搞好人員現(xiàn)狀情況、綜合信息、統(tǒng)計信息等資料的編研工作，提高利用效率。

2.3 創(chuàng)新管理方式

（1）加強人事檔案的信息化建設(shè)工作。在新的形勢下，從保護人事檔案原件和提高利用率的角度出發(fā)，必須加強人事檔案的信息化建設(shè)工作。要建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施人事檔案動態(tài)管理。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將人事檔案資料整理輸入微機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。即使不能完全建立電子檔案，也應(yīng)該將有關(guān)檔案信息進(jìn)行計算機處理，以方便自動檢索統(tǒng)計、加工整理、及時更新和提取利用，提高人事檔案工作效率。

（2）建立人事檔案電子系統(tǒng)，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著各類機關(guān)企事業(yè)單位內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，人事部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的人事檔案管理系統(tǒng)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使人事檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)人事檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

（3）建立“人事檔案數(shù)據(jù)管理中心”。人事部門與機關(guān)企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“人事檔案數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在機關(guān)企事業(yè)單位人事處（人力資源部），是機關(guān)企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。人事檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)電子人事檔案，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密信息查詢、利用服務(wù)。其優(yōu)點是方便快捷，內(nèi)容豐富，利用率高。

3 結(jié)語

人事檔案立命在內(nèi)容，發(fā)展在利用，對人事檔案利用工作進(jìn)行改革是人事檔案基業(yè)常青之關(guān)鍵。人事檔案利用，要從過去的側(cè)重為管理者所用轉(zhuǎn)向為個人所用、為組織發(fā)展所用、為人才隊伍建設(shè)所用上來。人事檔案管理改革重在利用改革，我們通過利用工作的有效開展，最終使人事檔案成為與每個人真正息息相關(guān)的事物。

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