淺談中職學(xué)校電子文件檔案管理

韋宇飛

摘 要：電子文件隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前已作為一種新型的信息載體廣泛應(yīng)用于中職學(xué)校的檔案管理之中。然而，當(dāng)前中職學(xué)校在電子文件檔案管理方面還存在不少問(wèn)題。本文通過(guò)闡述了中職學(xué)校電子文件檔案管理所存在的問(wèn)題，及其實(shí)施電子文件檔案管理的必要性，有針對(duì)性地提出相關(guān)管理措施提高中職學(xué)校電子文件檔案管理的效率及質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：電子文件檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

隨著電子信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，無(wú)紙化辦公已很普及，電子文件因其具備高效傳輸性、方便性及復(fù)制性，正逐步代替紙質(zhì)文件。做好學(xué)校的電子文件檔案管理工作極其必要，它是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，更是評(píng)估學(xué)校全面建設(shè)的重要內(nèi)容之一。在中職學(xué)校的電子文件檔案管理工作中，如何提高電子文件檔案管理的效率及管理質(zhì)量是當(dāng)前的熱點(diǎn)問(wèn)題。

一、中職學(xué)校電子文件檔案管理存在的問(wèn)題

中職學(xué)校的電子文件檔案管理指的是將學(xué)校日常的上級(jí)來(lái)文、往來(lái)文件、本校的辦公行文、行政管理、教學(xué)活動(dòng)及學(xué)生管理等形成的各種電子文件材料進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管，以便日后提供各類電子檔案的查閱、借閱服務(wù)及相關(guān)管理等工作。然而，由于長(zhǎng)期以來(lái)，中職學(xué)校對(duì)于電子文件歸檔的意識(shí)較為薄弱，學(xué)校忽視了電子文件檔案管理的重要性，導(dǎo)致當(dāng)前電子文件檔案管理存在著以下四方面問(wèn)題：

（一）中職對(duì)電子文件的歸檔意識(shí)不高

一方面，由于電子文件是檔案管理方面近年來(lái)較為興起的新型“文件”，當(dāng)前對(duì)電子文件歸檔沒有明確的要求和具體規(guī)定，加上檔案管理部門對(duì)電子文件的歸檔工作宣傳不到位，使得電子文件形成部門對(duì)電子文件的歸檔意識(shí)并不高。

另一方面，中職檔案管理部門對(duì)電子文件歸檔的認(rèn)識(shí)存在偏差，誤認(rèn)為電子文件的歸檔就是簡(jiǎn)單地歸檔電子文件，導(dǎo)致電子文件檔案的存檔及管理工作完整性、準(zhǔn)確性不高。

（二）電子檔案儲(chǔ)存的安全性不高

當(dāng)前，隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，因特網(wǎng)的全球性、開放性、共享性、動(dòng)態(tài)性發(fā)展，使得任何人都可以自由介入Internet。電子政務(wù)系統(tǒng)中大量的政府公文通過(guò)Internet發(fā)布、高效流轉(zhuǎn)。與此同時(shí)，電子文件檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞時(shí)極易被病毒感染或遭受黑客入侵，導(dǎo)致電子文件檔案被不法人士竊取、泄密以及偽造。加上現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)并不能輕松應(yīng)對(duì)黑客高手或高效的病毒，致使電子文件檔案信息的安全性嚴(yán)重降低。

（三）電子文件檔案管理人員專業(yè)化水平較低

電子文件的檔案管理工作對(duì)于管理人員的專業(yè)化要求較高，不僅要有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還要有計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的專業(yè)知識(shí)。中職學(xué)校的電子文件檔案管理工作不僅需要配備現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備及管理軟件，而且需有高度專業(yè)的人才進(jìn)行管理、操作，才能真正確保電子檔案管理工作的準(zhǔn)確性及高效性。因此，電子文件的檔案管理工作人員不僅需要具備高度專業(yè)的檔案知識(shí)，而且必須能夠熟練操作計(jì)算機(jī)和高端辦公設(shè)備。

然而，當(dāng)前中職學(xué)校從事檔案管理工作的人員不僅專業(yè)知識(shí)水平偏低，而且嚴(yán)重缺乏同時(shí)具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理技能的人才。

（四）電子文件歸檔程序不健全

當(dāng)前，中職學(xué)校的電子文件歸檔工作并未有明確的管理、操作辦法作為依據(jù)，加上管理人員專業(yè)化知識(shí)水平較低，導(dǎo)致電子文件的歸檔程序混亂，存在大量問(wèn)題。

另外，中職學(xué)校的部分電子文件存儲(chǔ)過(guò)于分散，未能實(shí)現(xiàn)集中脫機(jī)保管。出現(xiàn)電子文件管理不嚴(yán)密，甚至存在被偽造、篡改的可能。加上部分電子文件與紙質(zhì)文件并未實(shí)施共同歸檔管理，加大了管理電子文件的難度，尤其是當(dāng)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，極有可能損壞電子文件檔案，致使學(xué)生的檔案信息不完全甚至完全丟失。

二、中職電子文件檔案管理的必要性

（一）歸檔速度快

可以充分、有效的將信息化技術(shù)充分與檔案管理工作相結(jié)合，快速、有效的實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理，從而使得整個(gè)電子文件檔案管理工作流程簡(jiǎn)潔化、操作簡(jiǎn)便化。與此同時(shí)，通過(guò)電子文件檔案的管理，還能進(jìn)行歸檔的相關(guān)工作，其中包括：收集文件資料、分類、儲(chǔ)存、翻閱、統(tǒng)計(jì)等方面，可以有效地減少檔案管理工作人員的工作量，大幅度地提高工作人員的檔案管理效率及質(zhì)量。

（二）提高儲(chǔ)存的穩(wěn)定性

當(dāng)前中職學(xué)校進(jìn)行的電子檔案管理工作相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，其儲(chǔ)存的穩(wěn)定性更高。因?yàn)楫?dāng)前的電子檔案管理可以通過(guò)利用現(xiàn)代化、信息化的科技技術(shù)，其中包括：DVD光碟、U盤、移動(dòng)硬盤、內(nèi)存卡等等進(jìn)行儲(chǔ)存與傳輸。不僅儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)、儲(chǔ)存量大、占用空間少，而且其穩(wěn)定性較高。

（三）便于實(shí)現(xiàn)資源共享

進(jìn)行電子文件檔案管理，不僅可以有效、快速地提高檔案調(diào)閱者的翻閱、查找、閱讀速度，而且可以通過(guò)使用網(wǎng)絡(luò)、信息傳輸?shù)燃夹g(shù)，將電子檔案管理設(shè)置為不同的情況進(jìn)行搜索、分類、安排、優(yōu)化、過(guò)濾等操作。在優(yōu)化電子文件檔案管理的同時(shí)，最大化的發(fā)揮了傳輸速度快、應(yīng)用能力強(qiáng)、儲(chǔ)蓄信息量大等優(yōu)勢(shì)，從而最大程度地實(shí)現(xiàn)資源共享。同時(shí)提高學(xué)校檔案管理者的工作效率，減輕其工作負(fù)擔(dān)?？梢姡龊弥新殞W(xué)校的電子文件檔案管理工作是非常必要的。

三、做好電子文件檔案管理的措施

（一）堅(jiān)持文檔一體化的檔案管理原則

中職學(xué)校在進(jìn)行電子文件檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持文檔一體化的原則，確保在電子文件生成的初期便采取適當(dāng)?shù)拇胧┘肮芾磙k法，保證電子文件的歸檔質(zhì)量。

首先，由于電子文件具有作為法律證據(jù)的資格，加上電子文件本身具備的易刪除、易更改等特性，使得電子文件的法律證據(jù)力度主要依靠其內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)。因此，在電子文件管理的過(guò)程中，檔案管理工作人員必須始終貫徹文檔一體化的原則，通過(guò)文檔一體化，可以有效地保障電子文件法律證據(jù)價(jià)值。必須確保電子文件生成的初期已經(jīng)采取相關(guān)有效的技術(shù)與管理措施對(duì)電子文件這三個(gè)基本要素進(jìn)行保存與管理，確保其法律價(jià)值。

其次，文檔一體化可以有效的提高電子文件信息的安全性及穩(wěn)定性，由于其本身具備的流動(dòng)性及易更改、易刪除性，要在電子文件的生成初期確定好電子文件的歸檔范圍、保存價(jià)值、采集的時(shí)間和采集的方式，以避免文件可能會(huì)被非法修改或損毀。由此可見，電子文件

更需要文檔一體化的管理體系可以有效地保證電子文件的真實(shí)性及準(zhǔn)確性。

最后，由于電子文件的歸檔方式及措施眾多，為了提高電子文件檔案的準(zhǔn)確性、完整性，必須對(duì)所歸檔的電子文件進(jìn)行鑒定及整理，確保電子文件檔案能夠安全存儲(chǔ)與維護(hù)，保證電子檔案的長(zhǎng)期有效與可用。

（二）提高電子文件檔案管理的安全性

由于電子文件是社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，必須確保電子文件檔案的安全性及可靠性。在進(jìn)行中職的電子文件檔案管理工作中，如何加強(qiáng)電子文件的安全性成為當(dāng)前亟需解決的問(wèn)題。通過(guò)不斷地研究、探索相關(guān)提高電子文件檔案管理安全性的工作，確保檔案管理者能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的不足，通過(guò)改進(jìn)電子技術(shù)措施，提高電子文件的安全性，從而保證電子文件檔案資源的安全及可靠性。

其中，電子文件檔案的存儲(chǔ)載體的安全性及可靠性與電子文件歸檔工作的質(zhì)量息息相關(guān)。因此，對(duì)歸檔的電子文件，要采取可靠的措施，確保電子文件存儲(chǔ)的安全。一方面，可以通過(guò)加強(qiáng)檢查計(jì)算機(jī)是否存在系統(tǒng)漏洞或病毒侵入，及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和殺毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，做好檔案上傳、下載安全等和訪問(wèn)權(quán)限等的防患工作。另一方面，還可以通過(guò)控制環(huán)境的溫度和濕度，及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中的安全與穩(wěn)定。通過(guò)提高電子文件檔案存儲(chǔ)載體的安全性，可以有效地提高電子檔案信息交流的準(zhǔn)確性及高效性，以便向社會(huì)提供有利的信息資源，從而促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。

（三）提高電子檔案管理工作者的專業(yè)化水平

提高電子檔案管理工作者的專業(yè)化水平，可以有效地提高中職學(xué)校的電子文件檔案管理工作質(zhì)量及效率。

一方面，中職學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)招聘檔案管理、電子計(jì)算機(jī)或數(shù)字通信等優(yōu)秀的專業(yè)人才。另一方面，可以通過(guò)安排檔案管理人員參加檔案系統(tǒng)組織的短期培訓(xùn)，系統(tǒng)提高檔案管理知識(shí)和技能、計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)知識(shí)水平，全面、快速地提升檔案管理人員的專業(yè)化水平。

（四）編制完善的電子文件歸檔流程

中職學(xué)校必須編制完善的電子文件歸檔流程，作為日后歸檔電子文件檔案的依據(jù)。檔案管理工作者必須嚴(yán)格按照程序，做好歸檔電子文件的歸檔。

首先，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)對(duì)所需歸檔的電子文件進(jìn)行收集、分類和整理。其次，對(duì)電子文件進(jìn)行真實(shí)性鑒定，并確定其存儲(chǔ)價(jià)值及存儲(chǔ)范圍。再次，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)將電子文件脫機(jī)存儲(chǔ)在可靠的載體上，并送交檔案室歸檔。其中，在格式上，一般采用通用格式。例如文檔文件采用DOC格式，數(shù)據(jù)文件采用DBF文件等。最后，應(yīng)當(dāng)避免將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上，提高電子文件檔案存儲(chǔ)的安全性及穩(wěn)定性。

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