如何做好檔案管理工作

摘 要：現(xiàn)階段，我國檔案管理工作在人才隊(duì)伍建設(shè)、制度體系建設(shè)和管理模式與信息化建設(shè)方面存在很大不足，如何做好檔案管理工作，適應(yīng)新時(shí)代對(duì)檔案管理工作的新需求，應(yīng)著力從上述三個(gè)方面入手，完善檔案管理工作機(jī)制。

關(guān)鍵字：檔案管理；制度；信息化

一、引言

檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對(duì)較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

二、當(dāng)前檔案管理工作存在的不足

（一）人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

一方面，由于我國高校檔案專業(yè)設(shè)置較晚，從而導(dǎo)致檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)和輸出相對(duì)較少，人才資源供給受限。另一方面，從現(xiàn)階段檔案管理人員構(gòu)成看，無論是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位還是高校、公共檔案館等，檔案管理人員構(gòu)成良莠不齊，大多數(shù)管理員缺乏檔案管理專業(yè)背景。同時(shí)，檔案管理相關(guān)部門對(duì)這部分管理人員的理論知識(shí)與實(shí)踐技能培訓(xùn)缺位，繼續(xù)教育難以有效實(shí)施，總之難以形成一支專業(yè)能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)熟練、構(gòu)成結(jié)構(gòu)科學(xué)合理的檔案管理隊(duì)伍。此外，相關(guān)單位對(duì)檔案管理工作缺乏相應(yīng)的重視，預(yù)算支付嚴(yán)重不足，這在客觀上制約了專職檔案人才的配置和培養(yǎng)。

（二）制度建設(shè)和執(zhí)行實(shí)效不足

從現(xiàn)狀看，現(xiàn)階段不少檔案管理機(jī)構(gòu)普遍存在制度建設(shè)缺位等“制度短板”現(xiàn)象，甚至沒有相應(yīng)的崗位職責(zé)，缺乏系統(tǒng)、科學(xué)的規(guī)章制度，管理模式較為粗放。如在檔案材料管理方面，檔案員對(duì)于歸檔材料往往疏于審查，導(dǎo)致部分檔案材料嚴(yán)重失實(shí)，甚至有造假現(xiàn)象發(fā)生，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性；檔案員主動(dòng)收集和保管意識(shí)差，對(duì)于檔案材料明顯缺失卻瀆于補(bǔ)全完整，損害了檔案的完整性，導(dǎo)致信息缺漏。

（三）管理模式相對(duì)落后，信息化水平較低

目前大部分檔案管理機(jī)構(gòu)仍沿用傳統(tǒng)管理模式，檔案資料的提供、利用、開發(fā)仍以紙質(zhì)媒體為主，檔案管理的信息化、數(shù)字化水平較低。不可否認(rèn)，紙質(zhì)檔案有其自身存在優(yōu)勢(shì)，在檔案史上也發(fā)揮了重要的記錄和憑證作用，但在信息化和數(shù)字化為主導(dǎo)的現(xiàn)代社會(huì)，紙質(zhì)檔案因其重復(fù)利用率低，歸檔工作量大，保管條件嚴(yán)苛且成本較高，容易丟失或損毀等問題，被電子檔案取代應(yīng)為不爭之勢(shì)。

三、做好檔案管理工作的創(chuàng)新舉措

（一）加強(qiáng)組織建設(shè)，打造檔案管理專業(yè)隊(duì)伍

時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)分工的細(xì)化給檔案管理工作和檔案管理者提出了更新更高的要求，檔案管理工作的質(zhì)量直接取決于檔案工作人員的素質(zhì)。作為新時(shí)期的檔案管理者，必須解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，努力提高自身的綜合素質(zhì)，適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展和要求。

一方面，新招錄檔案管理工作人員應(yīng)優(yōu)先從具有檔案專業(yè)背景的應(yīng)聘者中錄取。檔案管理工作是一門技術(shù)性強(qiáng)、專業(yè)要求高的藝術(shù)，每一項(xiàng)程序都有相應(yīng)的理論和技術(shù)支撐，檔案管理工作者只有通過系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)習(xí)和長期的管理實(shí)踐才能掌握這些理論和方法，從而保證檔案管理質(zhì)量，提升檔案管理水平。另一方面，從目前檔案管理部門實(shí)際出發(fā)，現(xiàn)有在崗的檔案管理工作人員大多不具有檔案專業(yè)背景，甚至有相當(dāng)一部分管理人員文化水平較低，這是不能回避的現(xiàn)實(shí)，因而對(duì)這一部分檔案管理工作者的繼續(xù)教育和培訓(xùn)迫在眉睫。檔案管理工作者應(yīng)不斷更新學(xué)習(xí)理念和學(xué)習(xí)方法， 掌握現(xiàn)代化檔案管理方法和手段，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升檔案管理水平。

（二）完善制度建設(shè)，強(qiáng)化制度執(zhí)行實(shí)效

新的歷史條件下，檔案管理工作欲尋求自身的突破，實(shí)現(xiàn)科學(xué)可持續(xù)發(fā)展，必須堅(jiān)持用制度管人管事，沒有制度就無所謂管理，建立健全各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化和規(guī)范化的題中之義。

首先，完善檔案管理責(zé)任制度，落實(shí)崗位職責(zé)分工，切實(shí)扭轉(zhuǎn)檔案管理工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，失職、瀆職行為，強(qiáng)化檔案材料收集管理和及時(shí)移交歸檔的力度。其次，完善競(jìng)爭上崗制度，選拔專業(yè)人才，充實(shí)檔案管理工作崗位，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。第三，完善檔案管理經(jīng)費(fèi)支付預(yù)算制度，保障檔案管理耗材供給，保證教育培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，從硬件和軟件兩個(gè)方面不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化水平和服務(wù)質(zhì)量。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，提高信息化水平

信息技術(shù)的飛越發(fā)展帶來了傳統(tǒng)生產(chǎn)方式、生產(chǎn)模式的巨大變革，傳統(tǒng)的檔案管理模式與檔案管理平臺(tái)已不能滿足社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的需要。積極運(yùn)用現(xiàn)代科技文明的成果，創(chuàng)新檔案管理數(shù)字化平臺(tái)，提高檔案管理信息化水平，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是提高其服務(wù)質(zhì)量和效率的重要途徑。

檔案管理信息化的目的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學(xué)、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復(fù)性勞動(dòng)，提高檔案管理質(zhì)量和效率。檔案管理工作是一項(xiàng)工作量大、勞動(dòng)強(qiáng)度高、枯燥重復(fù)性工作，而通過信息化技術(shù)能很好地解決這些重復(fù)、大批量且有規(guī)律的數(shù)據(jù)與信息管理工作，并能保證過程的正確性和信息的時(shí)效性。同時(shí)，積極運(yùn)用信息化技術(shù)構(gòu)建數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和信息資源共享化，進(jìn)一步提升檔案管理水平，推動(dòng)檔案管理向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)型。

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作者簡介

王璦玲（1978—），女，白族，籍貫：云南大理云龍，單位：云龍縣交通運(yùn)輸局，學(xué)歷：大專。