檔案信息管理開發(fā)利用

摘 要：擋案信息資源的開發(fā)與利用.是檔案收集整理工作的最終目的，只有加大開發(fā)擋案信息資源力度，才能做好檔案信息資源的合理利用。如何在新時期有效開發(fā)利用檔案信息資源是檔案工作的重中之重。

關鍵詞：檔案管理；開發(fā)利用

1 引言

隨著信息技術的飛速發(fā)展，我們已經(jīng)進入一個信息爆炸時代，每天都要面對海量的信息，如何高效地處理以及篩選有效的信息成為我們必備的技能之一。檔案就是信息資源的一種重要形式，如今檔案種類繁多，必須加以正確的開發(fā)利用才能更好地指導我們的生活和工作，依靠傳統(tǒng)的信息處理方式必然不能滿足這個要求，只有借助于網(wǎng)絡這個有力的工具才能給檔案信息的開發(fā)利用尋找一條合理高效的途徑。首先，網(wǎng)絡這個平臺可以讓檔案的查詢和使用更加開放、方便；其次，網(wǎng)絡可以使海量的信息管理不再繁瑣、龐雜，節(jié)省許多人力。傳統(tǒng)意義上的檔案載體單一，保存起來比較困難，而現(xiàn)在信息技術、網(wǎng)絡技術的結合使檔案的載體形式日漸增多，檔案資源的數(shù)字化也成為不可阻擋的趨勢，相較以往可以大大增加其覆蓋面，調閱使用也變得簡單許多，但檔案資源網(wǎng)絡化也面臨著挑戰(zhàn)，比如信息泄密，所以研究檔案資源的開發(fā)利用是現(xiàn)今以及未來非常重要而又緊迫的一項

任務。

2 正文

檔案信息的管理開發(fā)利用是一項長期的、艱巨的、縝密的工作，即使借助于網(wǎng)絡這個工具也不能在短期內達到一個較高的水準，還需要不斷摸索和總結，加之檔案信息龐雜，工作量自然很大，但是又要保證不能出錯，必須認真核對，這就給全方位、多角度地管理開發(fā)檔案資源提出了較高的要求。

2.1轉變思維，尋求突破，檔案信息資源的價值最終要體現(xiàn)在它的利用上面，如果僅僅能夠服務于專業(yè)人士是遠遠不夠的，它要面對不同的群體，就要力求體現(xiàn)簡單易行的特點，為社會公眾提供便捷的檔案信息查詢服務是各級檔案部門重要的職能和目標之一。當然它的服務要有成熟的可行的機制作為保障，常規(guī)條件下檔案查詢是被動的，是一個等待服務的過程，而如果轉變?yōu)橹鲃拥牧私馍鐣娫V求，進而上門服務是一種具有開拓意義的模式轉變，它不僅使社會公眾及時、準確地查詢到所要查找的檔案，而且在檔案提供者和公眾之間建立起來一種信任機制，同時也能動態(tài)地了解公眾的需求是什么，還有哪些應該改進的地方，建立一種互相適應、互相監(jiān)督的機制，打破傳統(tǒng)意義上檔案部門神秘的感覺，要更好地利用互聯(lián)網(wǎng)管理開發(fā)檔案資源，杜絕泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

2.2重視檔案管理工作標準化的進程，不同的檔案管理工作雖然有著不同的特點，但是就某類檔案來說應當以管理為導向制定統(tǒng)一的規(guī)范，力求實現(xiàn)檔案管理的高效化和標準化，這樣不但能夠節(jié)省各種人力、財力、物力資源，還能極大地提高檔案查詢檢索的效率，更好地實現(xiàn)檔案的資源共享，引導檔案管理走向信息化的新階段，這就要在思想觀念上打破束縛，牢牢樹立標準化、規(guī)范化意識。

2.3檔案管理工作和網(wǎng)絡結合后，就要在檔案的劃分和歸類上不斷挖掘，以求更加細致、準確，這是為了在網(wǎng)絡上建立檔案數(shù)據(jù)庫的需要，若想在數(shù)據(jù)庫中快速檢索和查詢檔案資源，必須要有一個清晰的信息組織結構方式，然后還要盡可能地標準化信息資源，然后存儲于共享服務器中，實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，同時要加強網(wǎng)絡信息安全化，防止檔案資源被不明身份的個人或組織篡改、銷毀，這就需要把數(shù)據(jù)庫技術與信息安全技術緊密結合起來，不但要方便公眾查詢需要，還要保證檔案信息的安全。

2.4檔案資源不僅要有紙質版，還要有相應的電子版，電子檔案要充分發(fā)揮其優(yōu)勢，合理調整檔案結構，豐富館藏資源，不斷提高數(shù)字化檔案館的質量。電子檔案館實際就是一個龐大的數(shù)據(jù)庫，這個數(shù)據(jù)庫的結構設置，標準制定，管理規(guī)范都會極大地影響到檔案的受眾，即要通過這個數(shù)字化平臺實現(xiàn)最大化的資源共享，并力求使各種不同階層的社會公眾不受傳統(tǒng)上那些限制，比如時間、地理、人文等因素的影響，快速、準確地檢索所要查找的檔案資源。

2.5檔案資源的管理開發(fā)工作不僅要注重結構的設計，渠道的多樣，還要重視社會公眾的反饋信息，及時了解檔案管理開發(fā)利用工作存在的不足和問題，群策群力，解決這些問題，讓檔案管理工作更好地服務于公眾，服務于經(jīng)濟建設和社會建設，要深刻地意識到檔案管理工作不僅是要把社會公眾的信息收集起來分門別類，也要把信息準確、迅速地傳播給社會，這是一項極有價值的工作。

2.6加強檔案信息人才培養(yǎng)隨著現(xiàn)代化技術在檔案部門的應用和普及，對檔案工作者的要求也越來越高。除了要掌握熟練的專業(yè)知識，還要不斷提高現(xiàn)代化管理的技能，需要檔案工作者充分發(fā)揮信息管理者、資源開發(fā)者的作用，不斷提高自身素質，科學管理與開發(fā)檔案資源，提高檔案自身資源的使用效率與效益。因此，要重視檔案人員的繼續(xù)教育工作。普及現(xiàn)代檔案科學技術知識，提高檔案工作者的素質，培養(yǎng)具有專業(yè)知識、檔案知識、計算機知識的復合型人才和信息專家，以滿足檔案事業(yè)高水平持續(xù)發(fā)展的需要。

3 結語

在信息化社會，檔案管理部門應積極進行檔案管理信息化的探索與實踐，應用數(shù)字化技術手段與網(wǎng)絡工具.提高開發(fā)檔案資源的能力與水平。積極促進檔案服務機制的創(chuàng)新，為社會提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質童的檔案信息產(chǎn)品.使檔案工作更好地為社會發(fā)展服務。

參考文獻

[1]盧杰.關于檔案信息資源開發(fā)與利用的若干認識.蘭臺內外，2002（3）.

[2]王德欣.檔案信息資源開發(fā)利用的新思考.檔案與建設：理論業(yè)務版.2006（1）.

作者簡介

王瀾（1968），女，漢族，湖北省荊州市 荊州市廣播電視大學，大學，館員