影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的因素分析

方海月

摘 要：近幾年來，信息資源將成為企業(yè)生產(chǎn)活動和經(jīng)濟(jì)活動的戰(zhàn)略資源，而我國的傳統(tǒng)檔案管理中存在著諸多問題制約著企業(yè)檔案信息化建設(shè)，因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)越來越受重視。本文就檔案的信息化進(jìn)程中所產(chǎn)生問題進(jìn)行詳細(xì)探究，對企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行了深刻的分析并提出了關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的一些建議。

關(guān)鍵字：標(biāo)準(zhǔn)化問題、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)性、職能分類、信息安全、經(jīng)費、管理體制

近幾年來，中國企業(yè)連續(xù)不斷地跨越了工業(yè)化、市場化，然后進(jìn)入了信息化階段，而檔案信息化工作又是企業(yè)信息化建設(shè)的極其重要組成部分，且信息時代檔案事業(yè)的一個重要分支就是企業(yè)檔案信息化建設(shè)。數(shù)字化時代下的企業(yè)檔案信息具有三個特點：普遍性、集成性和動態(tài)性。為適應(yīng)我國信息化社會的發(fā)展形勢，企業(yè)對企業(yè)檔案信息的管理工作越來越重視，信息技術(shù)為檔案信息化帶來了很多機(jī)遇，同時相隨而來的也有一大堆問題。

一、檔案的信息化進(jìn)程中所產(chǎn)生問題的探究

1、標(biāo)準(zhǔn)化問題

數(shù)字化和信息化的檔案的前提是標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)則。數(shù)字化后的檔案信息在該行業(yè)中通行無阻則需要建立起來行業(yè)統(tǒng)一認(rèn)證共同認(rèn)可的規(guī)則。因此，需要在業(yè)務(wù)、技術(shù)和管理三個方面進(jìn)行改進(jìn)。

（1）業(yè)務(wù)流程規(guī)范化。業(yè)務(wù)流程規(guī)范化不僅可以大大地提高檔案信息系統(tǒng)的工作效率，而且對行業(yè)內(nèi)處理事務(wù)的能力的提高也有極大的幫助。計算機(jī)作業(yè)，任務(wù)是多通道和多對象，這樣極大地提高了信息管理工作的效率，并且對于部門和多余人員進(jìn)行精簡和整合。

（2）技術(shù)性的規(guī)范化。對于技術(shù)性的規(guī)范化要求，需要在檔案信息化過程中軟件和硬件兩面方面著手。軟件方面，包括系統(tǒng)和平臺的建設(shè)指標(biāo)和相關(guān)的操作規(guī)范，軟件所需要達(dá)到的功能和軟件開發(fā)進(jìn)展的規(guī)劃等信息。另外，檔案信息化過程中數(shù)據(jù)的精度、存儲格式及所建的檔案網(wǎng)站平臺的技術(shù)參數(shù)等等都需要進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定。

（3）企業(yè)信息化管理應(yīng)遵循“先搭臺子后唱戲”的法則。傳統(tǒng)檔案管理由于歷史局限存在許多問題，如傳統(tǒng)檔案收集整理需要大量的專業(yè)人才且還要大量的時間。另外，傳統(tǒng)檔案的保存不僅占據(jù)較大的空間，并且存量增長的需求得不到保證。還有一點，傳統(tǒng)檔案的安全性保障很低，那些紙質(zhì)記錄時間久了會遭受蟲咬鼠啃、火情、雨情、盜情等一系列事情。因此，檔案資料進(jìn)行信息化管理勢在必行。

2、檔案職能分類面對的處境分析

（1）類目層次過多，分類過細(xì)且職能分類給文件準(zhǔn)確定位帶來困難。比如，某類文件數(shù)量很少，但也需要設(shè)一個數(shù)據(jù)庫，而這樣計算機(jī)的批量檢索效率就會大大降低。另外，由于現(xiàn)代企業(yè)職能分工越來越細(xì)化，因此有時候無法涵蓋一些新的職能活動。

（2）檔案職能分類法容易造成企業(yè)檔案與文件歸屬管理事實上的沖突，因此職能分類法有礙文檔的一體化管理。文件分類其實是按照文件傳閱、辦理對象來分的。對此，有兩種分類方法，一種是完全的組織機(jī)構(gòu)分類法，另一種是組織機(jī)構(gòu)與職能聯(lián)合分類法。在面臨分類困境時，要進(jìn)行仔細(xì)考量，對這兩種方法擇優(yōu)而行。

3、檔案工作職能定位不準(zhǔn)確

（1）檔案人員，尤其在企業(yè)，不少檔案工作人員是兼職的，很多時候由于不了解文件的使用價值屬性，因此無法準(zhǔn)確判定文件保管期限，所以，檔案人員劃分單位文件的保管期限和密級，不科學(xué)，不合理。

（2）鑒定工作在極大的程度上還是盲區(qū)，鑒定工作客觀性和技術(shù)內(nèi)涵有所欠缺。在分類過程中，對文件沒有開展價值的鑒定與分析，檔案人員無法從專業(yè)技術(shù)角度對文件進(jìn)行全面、真實性的鑒定。

（3）檔案管理要求與專業(yè)領(lǐng)域規(guī)定脫節(jié)。例如財務(wù)報表的保存，一般月、季度報表，除財務(wù)分析報告外，財務(wù)部門的規(guī)定是三年，但是許多檔案管理卻要求一律規(guī)定為永久保存。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題分析。

1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，經(jīng)費不到位

檔案信息化需要消耗大筆資金的硬件和軟件的支持，例如：信息化管、理技術(shù)的提升、檔案數(shù)據(jù)庫、管理系統(tǒng)及安全的防護(hù)等等，這些都離不開一定的經(jīng)費的支撐。還有，檔案的信息化和數(shù)字化也需要一大批多媒體設(shè)施的配合。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往對此不加以重視，在檔案建設(shè)信息化建設(shè)中，減少經(jīng)費或?qū)⒁恍┙?jīng)費投資在其他部門，而硬件設(shè)備以及軟件投入滯后則阻礙了企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

2、企業(yè)檔案信息化建設(shè)處于弱勢

電子計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了越來越多的電子文件。電子文件的產(chǎn)生不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，而且也標(biāo)志著人類記錄信息、承載信息、傳達(dá)信息、留存信息和開發(fā)信息的方式發(fā)生了深刻的革命。這場革命是紙張發(fā)明和近現(xiàn)代檔案學(xué)理論的產(chǎn)生，它直接影響著檔案工作的運作方式、基本理論及思維觀念。目前，不少企業(yè)對檔案人員配備不全，很多是兼職管理，這些企業(yè)檔案管理人員雖然在檔案信息化建設(shè)中做了大量工作，但可以說與信息時代計算機(jī)發(fā)展的驚人速度相比，仍處于弱勢。

3、信息安全有待提高

隨著信息化的快速發(fā)展，檔案信息的安全也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。在開放性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，家喻戶曉的病毒入侵、黑客入侵，造成了檔案信息的泄密以及相關(guān)資料信息損毀等后果。設(shè)備本身就要避免那些存在的安全漏洞，然后更加注意的是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和操作過程中的安全防范措施，這就要求一定的技術(shù)。

4、企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡，相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范欠缺

對于一些中小企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，在各種因素的影響下，檔案部門的生存和發(fā)展面臨著一系列威脅，檔案工作倍受冷落，比如企業(yè)的檔案部門受到企業(yè)的減員增效所波及。另外，我國的檔案信息的建設(shè)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范欠缺。就我國現(xiàn)在情況，不遵守相應(yīng)制度的行為已經(jīng)對檔案信息的數(shù)字化進(jìn)程產(chǎn)生了不小的障礙。因此，制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)，館藏檔案數(shù)字化和電子文件接收，都應(yīng)該堅持所制定的規(guī)范性原則。企業(yè)各個部門之間應(yīng)加強(qiáng)交流協(xié)作的精神以及信息資源的共享手段。各個部門之間實現(xiàn)無成本的即時的信息交流，會大大加快企業(yè)檔案數(shù)字化的進(jìn)程，提高管理軟件的通用性。

三、關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的建議。

1、企業(yè)要在信息化建設(shè)上加大投入，檔案信息化的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是前提，尤其是對于對于開放型企業(yè)來說，它們生存發(fā)展的基礎(chǔ)就是檔案信息化建設(shè)。企業(yè)發(fā)展需要檔案支持，而企業(yè)規(guī)模和效益決定了其信息化水平。

2、檔案數(shù)據(jù)庫和檔案管理系統(tǒng)是實現(xiàn)檔案信息化的軟件保證，企業(yè)檔案主管部門要加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。并且，企業(yè)應(yīng)不定期地對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升各種知識結(jié)構(gòu)，掌握信息和網(wǎng)絡(luò)運用技能。

3、企業(yè)要把檔案信息化工作列入重要工作日程，強(qiáng)化檔案管理，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的信息化和檔案業(yè)務(wù)管理自動化。檔案信息化管理系統(tǒng)的目標(biāo)是升級強(qiáng)化檔案管理。

4、改革檔案管理體制，充分發(fā)揮企業(yè)主體檔案的優(yōu)勢。企業(yè)檔案主管部門應(yīng)該掌握主營業(yè)務(wù)知識人員的專家團(tuán)隊。專家往來靈活機(jī)動，處理問題目的性強(qiáng)，效率高，十分有利于企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

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