在信息化背景下試析高校檔案的安全管理

【摘 要】檔案能夠記錄一個(gè)人身上發(fā)生的重大事件，它是伴隨人一生的，非常重要。信息化的背景下，各大高校本應(yīng)該保證檔案的安全性，可是高校檔案的安全管理還是出現(xiàn)了一系列的問題。這是一個(gè)值得關(guān)注的話題，本文主要就高校檔案的安全管理問題來進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】信息化 高校檔案 安全管理 對(duì)策

檔案的安全關(guān)系到個(gè)人的切身利益，它直接決定了檔案持有者的未來走向。保證檔案的安全就應(yīng)該避免讓它遭受到人為侵害或自然災(zāi)害。在信息化的背景下，信息技術(shù)被廣泛的運(yùn)用到了各大高校的檔案管理中，使其管理模式呈現(xiàn)現(xiàn)代化和多元化的趨勢。一些傳統(tǒng)管理檔案的模式早已不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，做好高校檔案的安全管理勢在必行。高校檔案安全管理存在一系列的問題，都有哪些呢？

一、高校檔案信息化管理的必要性

信息化時(shí)代的來臨給人們的生產(chǎn)生活帶來了極大的便利，包括在檔案的管理工作上。現(xiàn)如今，社會(huì)越來越復(fù)雜，信息的多元化要求檔案在管理上需要用到信息技術(shù)。檔案的信息化管理不僅能夠準(zhǔn)確地直觀到檔案的信息，還能方便檔案信息的其他利用。

二、高校檔案管理的現(xiàn)狀

學(xué)校是培育人才的地方，做好檔案方面的安全管理工作非常重要。近些年來，各大高校都在檔案的安全管理上做了很大的工作，在取得一定成效的同時(shí)也造成了一些問題的出現(xiàn)。

（一）安全管理檔案的意識(shí)不夠

目前，絕大多數(shù)高校都處于求進(jìn)步的重要發(fā)展階段，其側(cè)重點(diǎn)大多都放在師資力量、人才培養(yǎng)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，對(duì)于收入甚微的檔案管理工作過于疏忽，導(dǎo)致檔案管理工作一直都被擱置在所有工作的邊緣。從而出現(xiàn)松散、混亂的現(xiàn)狀，其安全問題一直都得不到重視。更嚴(yán)重的是有些地方高校沒有專門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案的管理直接隸屬于教務(wù)處或者校辦等部門。對(duì)于檔案的管理沒有一個(gè)健全可靠的體系，沒有相應(yīng)的管理制度，也沒有制定一系列可行的方案。

有些領(lǐng)導(dǎo)仍然在用過去的舊觀念、舊思想去指導(dǎo)管理檔案的工作，對(duì)于信息化背景下管理檔案的新形勢沒有絲毫研究，只重視檔案庫房、紙質(zhì)檔案的實(shí)體管理，毫不理睬電子檔案的技術(shù)管理。這種現(xiàn)象在一些地方高校是非常普遍的。

檔案管理的工作者存在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，由于分工和責(zé)任不夠明確，總是出現(xiàn)相互推諉的狀況。信息安全是做好一切工作的前提，管理檔案的工作人員不能僅僅只將檔案的實(shí)體管理作為檔案管理的重點(diǎn)，而應(yīng)該對(duì)整理檔案過程中的信息安全問題有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)。

（二）對(duì)檔案的管理投入不夠

社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展的各個(gè)方面都應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。尤其是教育行業(yè)更應(yīng)該做好與時(shí)代接軌的工作。安全管理檔案是高校的一大責(zé)任，在這個(gè)飛速發(fā)展的信息化時(shí)代，學(xué)校應(yīng)該在過去實(shí)體管理檔案的基礎(chǔ)上結(jié)合信息管理。目前，很多高校都已經(jīng)認(rèn)識(shí)了這一點(diǎn)?？墒侵挥姓J(rèn)識(shí)，卻沒有行動(dòng)。在具體的做法上沒有跟進(jìn)。一些高校沒有意識(shí)到檔案安全管理的重要性，于是將檔案室設(shè)置在偏僻的地方，投入很少、規(guī)模較小，再加上有外來人員頻繁的出入，造成檔案被毀或是被盜的幾率大大上升，檔案的安全性得不到保證。

（三）管理人員的綜合素質(zhì)不高

檔案管理是一項(xiàng)連續(xù)性、政策性、系統(tǒng)性極強(qiáng)的工作，需要管理人員具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想素質(zhì)。近年來，隨著信息化逐漸滲透于檔案工作之中，要求檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)越來越高?？墒悄壳?，在很多高校檔案管理者中，有極大一部分人的思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)還沒有達(dá)到管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)。很多人都認(rèn)為管理檔案是一門技術(shù)含量低、人人都可以干的輕松活，不需要專業(yè)的技能，也無需培訓(xùn)。這種錯(cuò)誤的觀念就導(dǎo)致了檔案的管理水平一直處于較低的狀態(tài)。

三、高校檔案安全管理的對(duì)策

高校檔案管理工作是一項(xiàng)長期性、系統(tǒng)性和全局性的工作。在不同的社會(huì)發(fā)展階段，檔案的安全也會(huì)受不同因素的影響。具體應(yīng)該結(jié)合不同的實(shí)際情況來采取措施。信息化背景下，高?？梢詮囊韵路矫鎭碜龊脵n案的安全管理工作。

（一）更新觀念，提高認(rèn)識(shí)

意識(shí)決定行動(dòng)，更新觀念，提高認(rèn)識(shí)是安全管理檔案的基礎(chǔ)，也是檔案管理工作應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的關(guān)鍵。各大高校應(yīng)該充分地意識(shí)到，檔案信息的價(jià)值越高，面臨的風(fēng)險(xiǎn)和威脅就會(huì)越大。檔案的安全管理是保證各高校一切信息安全的前提。做好安全管理檔案的工作，首先必須要增強(qiáng)安全管理檔案的意識(shí)，尤其是對(duì)電子檔案?，F(xiàn)在，各高校的檔案不僅僅只是文字信息，而是由聲音、圖片和文字組成的綜合性信息。信息的載體不單純是紙張，還有錄像、錄音、照片和電子文檔等等。各高校檔案的管理不能只依靠信息部門，各部門都應(yīng)該出一份力，共同做好安全管理檔案的工作。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)該保持一份預(yù)見性，提高對(duì)于突發(fā)事件的處理能力，防止或者減少檔案事故的發(fā)生。

（二）規(guī)范管理，健全制度

“沒有規(guī)矩，不成方圓”。很多事情的順利完成都是在一定的規(guī)則之下。在檔案的安全管理方面要想規(guī)范，就必須要健全制度。為了能夠適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的節(jié)奏，學(xué)校在高校檔案的管理上應(yīng)該頒布一些能夠幫助管理檔案的規(guī)章制度。首先，高校應(yīng)該結(jié)合自身的實(shí)際，在以往檔案管理機(jī)制的基礎(chǔ)上進(jìn)行完善和修訂。例如，電子檔案的歸檔制度、圖片資料安全管理方面的制度等等。第二，應(yīng)該推行統(tǒng)一管理檔案的系統(tǒng)，制定統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣便于檔案的收集、利用和管理。

（三）提升管理人員的素質(zhì)和水平

檔案的管理人員對(duì)于檔案的安全管理起決定性作用。他們的管理方法、文化層次和專業(yè)水平直接決定了管理工作的效果。管理人員必須具備全面的檔案管理知識(shí)，掌握多種管理技巧和操作方法。此外，檔案的管理人員還應(yīng)該有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，了解電子檔案的歸類、加密及整理的過程。同時(shí)，還應(yīng)該具備創(chuàng)新的精神，積極吸收新技術(shù)和新觀念，讓管理工作跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

結(jié)束語

信息技術(shù)在飛速的發(fā)展，這一背景標(biāo)志著檔案管理需要面臨更多的挑戰(zhàn)。針對(duì)高校檔案的安全管理，我們應(yīng)該時(shí)刻保持一份警惕，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握新方法，更新高校的管理體制和理念，時(shí)刻將檔案信息安全管理放在首位，才能在信息化的背景下，把握檔案管理的總體方向，確保檔案安全管理工作取得重大突破。