淺析如何做好當(dāng)前單位辦公室檔案管理創(chuàng)新

摘 要：辦公室檔案管理工作作為目前單位職能管理部門(mén)的一項(xiàng)重點(diǎn)工作內(nèi)容，對(duì)提升單位內(nèi)部的工作效率，維護(hù)歷史的真實(shí)性具有十分重要的作用。辦公室檔案是一個(gè)單位發(fā)展前進(jìn)軌跡的展現(xiàn)，為研究單位業(yè)績(jī)、制定科學(xué)的發(fā)展道路提供了強(qiáng)有力的依據(jù)。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，如何更好的將現(xiàn)代辦公室檔案管理理念與先進(jìn)的管理方法引入其中，成為了目前我國(guó)單位辦公室檔案管理工作所面臨的一項(xiàng)任務(wù)。文中將就辦公室檔案管理創(chuàng)新的相關(guān)概念和過(guò)程，以及辦公室檔案管理在我國(guó)的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行簡(jiǎn)單概述。最后文章描述了如何實(shí)施辦公室檔案管理創(chuàng)新，針對(duì)辦公室檔案管理創(chuàng)新在實(shí)施過(guò)程中所存在的各種問(wèn)題，提出了應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案管理；措施；創(chuàng)新理念

1 簡(jiǎn)析單位辦公室檔案管理的重要性

單位辦公室檔案是一個(gè)單位發(fā)展軌跡的展現(xiàn)，是決定一個(gè)單位未來(lái)發(fā)展走向的重要參考標(biāo)準(zhǔn)，更是提升單位內(nèi)部工作效率和質(zhì)量的重要影響因素，因此必須強(qiáng)化對(duì)辦公室檔案管理工作的重視力度。辦公室檔案管理工作的重要性主要表現(xiàn)為：將直接影響到單位高層的管理者對(duì)單位實(shí)際情況了解的全面性與真實(shí)性；為單位未來(lái)的發(fā)展提供科學(xué)準(zhǔn)備的參考依據(jù)；有利于關(guān)聯(lián)單位對(duì)本單位經(jīng)營(yíng)成果的準(zhǔn)備認(rèn)定，為促進(jìn)雙方間的業(yè)務(wù)合作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

為促進(jìn)辦公室檔案管理工作的不斷發(fā)展，與現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，就需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作理念，加大對(duì)辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新力度。辦公室檔案管理工作的好壞是一個(gè)單位經(jīng)營(yíng)成效的反應(yīng)，對(duì)單位發(fā)展的資源配置和模式選擇具有決定性的作用，更影響著單位工作效率的提高。因此，從宏觀角度來(lái)分析，我們不難發(fā)展，良好的單位辦公室檔案管理工作，對(duì)提升單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力具有十分重要的意義。

2 簡(jiǎn)析辦公室檔案管理的創(chuàng)新

社會(huì)的發(fā)展給辦公室檔案管理工作提出了更高的要求，但在對(duì)辦公室檔案管理工作中普遍存在一種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，即辦公室檔案管理工作是可有可無(wú)，或輕或重，無(wú)足輕重的工作，缺乏對(duì)辦公室檔案管理工作重要性與責(zé)任性的正確認(rèn)識(shí)。作為單位管理工作和運(yùn)行經(jīng)營(yíng)的重要組成部分，辦公室檔案管理工作不僅有助于一個(gè)單位管理水平的提升，而且可以提高組織的各方面績(jī)效。組織是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，因此在辦公室檔案管理的創(chuàng)新問(wèn)題不可以片面的分割的眼光分析?？刂普搹?qiáng)調(diào)，系統(tǒng)任何一個(gè)微小的變動(dòng)都會(huì)引起巨大的影響，無(wú)論是積極影響還是消極的影響。辦公室檔案管理創(chuàng)新有多方面的影響。辦公室檔案管理創(chuàng)新工作近年來(lái)已逐步成為我國(guó)理論界的一項(xiàng)熱點(diǎn)討論課題，主要體現(xiàn)在其與組織正常運(yùn)行間的關(guān)系。組織產(chǎn)生問(wèn)題都與組織的辦公室檔案管理息息相關(guān)。因此該從辦公室檔案管理創(chuàng)新上找到相關(guān)起因。辦公室檔案管理是通過(guò)對(duì)本組織所處的水平、政治法律等外部環(huán)境有著準(zhǔn)確判斷的基礎(chǔ)上，綜合利用計(jì)算機(jī)軟件等先進(jìn)的多媒體技術(shù)進(jìn)行員工等多方面的信息管理的方式方法。而這樣的辦公室檔案管理，首先，必須符合社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)并順應(yīng)潮流，其次，需要達(dá)到員工和公眾的基本要求。因此，辦公室檔案管理創(chuàng)新必須是現(xiàn)代社會(huì)制度下的創(chuàng)新，只有符合現(xiàn)代社會(huì)制度的辦公室檔案管理才有生命力。

3 辦公室檔案管理創(chuàng)新在實(shí)施過(guò)程的阻力

辦公室檔案管理創(chuàng)新過(guò)程存在很多的阻力，一方面，很多組織的領(lǐng)導(dǎo)者或者管理者不愿意制定一系列的辦公室檔案管理創(chuàng)新控制制度。另一方面，對(duì)辦公室檔案管理創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)不足，忽視了創(chuàng)新管理與可持續(xù)發(fā)展之間的聯(lián)系。在我國(guó)廣大的基層管理人員中，對(duì)創(chuàng)新發(fā)展與檔案管理、時(shí)代要求的關(guān)系表現(xiàn)為一種漠視，對(duì)辦公室檔案管理工作應(yīng)具備的理論基礎(chǔ)和管理技能缺失嚴(yán)重，以至于在現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)守舊的管理意識(shí)在其腦中根深蒂固，似的創(chuàng)新型的管理理念與技能在實(shí)際的實(shí)施過(guò)程中遇到了諸多阻力。此外，檔案管理創(chuàng)新制度的實(shí)施前與實(shí)施的過(guò)程中，缺乏對(duì)廣大工作人員的宣傳與培訓(xùn)，使得廣大的管理人員對(duì)其具有陌生性，組織管理機(jī)構(gòu)的不健全，制度規(guī)范的不完善，組織管理部門(mén)與其他部門(mén)將缺乏信息的有效溝通等因素，都成為現(xiàn)階段辦公室檔案管理創(chuàng)新在實(shí)施過(guò)程所面臨的主要阻力因素。

4 辦公室檔案管理創(chuàng)新實(shí)施過(guò)程需注意的問(wèn)題

4.1 有利的組織氛圍和優(yōu)異的人才是辦公室檔案管理創(chuàng)新的重要保證

優(yōu)秀的員工和管理人員對(duì)組織未來(lái)發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。不僅能夠提高組織的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，還能夠建立良好的組織學(xué)習(xí)氛圍。因此只有加大投資力度，招聘更為優(yōu)秀的辦公室檔案管理人才，才能取得更好的辦公室檔案管理創(chuàng)新效果。例如不僅可以選擇在人才市場(chǎng)進(jìn)行招聘，可以進(jìn)入大學(xué)，招聘優(yōu)秀的大學(xué)生為組織工作，這樣能收到更好的效果，組織文化的研究一直是組織管理研究的熱點(diǎn)問(wèn)題，如何構(gòu)建良好的組織文化，對(duì)于員工的工作環(huán)境和組織的正常運(yùn)行都有重要的影響。因此相關(guān)良好的組織文化對(duì)于辦公室檔案管理創(chuàng)新不可或缺。

4.2 完善的管理機(jī)制是辦公室檔案管理創(chuàng)新實(shí)施的重要基礎(chǔ)

在一個(gè)單位中，任何管理組織工作要想正常有序的進(jìn)行都必須依靠于完善的制度化管理機(jī)制。建立健全科學(xué)規(guī)范的組織管理制度，是辦公室檔案管理創(chuàng)新實(shí)施的重要基礎(chǔ)，必將促進(jìn)創(chuàng)新成果的良好的實(shí)現(xiàn)。“軟”與“硬”兩大因素共同構(gòu)成了組織制度的兩個(gè)主要方面。“軟”因素強(qiáng)調(diào)人的重要性，指出組織管理創(chuàng)新的實(shí)施應(yīng)以人的實(shí)際需要為依據(jù)；“硬”因素則強(qiáng)調(diào)規(guī)章制度的嚴(yán)明性，任何工作的開(kāi)展都必須按照規(guī)章制度的要求嚴(yán)格執(zhí)行，任何人不能違反制度的要求，將組織創(chuàng)新的實(shí)施納入到實(shí)際的日常管理工作當(dāng)中，避免其流于表面形式。因此，在兩大因素的共同影響下，才能有效的促進(jìn)辦公室檔案管理創(chuàng)新的真正實(shí)施。

4.3 深化改革，提高素質(zhì)

辦公室檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，其質(zhì)量直接受業(yè)務(wù)人員管理水平影響，因此，在實(shí)際的工作中，管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平必須要提高，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類(lèi)和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。應(yīng)盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才，才能完成辦公室檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)對(duì)辦公室檔案管理創(chuàng)新的詳細(xì)描述，詳細(xì)討論了辦公室檔案管理創(chuàng)新現(xiàn)狀，以及對(duì)組織運(yùn)行的影響。它包括積極影響和消極影響兩個(gè)方面，詳細(xì)分析了組織如何實(shí)施辦公室檔案管理創(chuàng)新。為了提高辦公室檔案管理創(chuàng)新，維持組織的可持續(xù)發(fā)展，提出了很多改進(jìn)措施，例如，有利的組織氛圍和優(yōu)異的人才是辦公室檔案管理創(chuàng)新的重要保證，完善的管理機(jī)制是辦公室檔案管理創(chuàng)新實(shí)施的先決條件，以獲得較好的監(jiān)督管理結(jié)果。辦公室檔案管理為了更好的在競(jìng)爭(zhēng)中取得長(zhǎng)久發(fā)展，一定要進(jìn)行創(chuàng)新，制定科學(xué)合理的管理制度，實(shí)現(xiàn)綜合質(zhì)量的提高。

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