內(nèi)部控制五要素在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中的應(yīng)用

摘 要：內(nèi)部控制五要素是實(shí)施內(nèi)部控制的重要手段。文章以內(nèi)部控制五要素為指導(dǎo)思想，探討如何將內(nèi)控五要素應(yīng)用于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的建設(shè)中，從而提高會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng) 內(nèi)部控制五要素 應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：F234.0

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2013）07-087-02

從2006年財(cái)政部匯同五部委聯(lián)合成立企業(yè)內(nèi)部控制委員會(huì)，并發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》起，到2010年我國(guó)《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》的出臺(tái)，標(biāo)志著我國(guó)企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系已經(jīng)基本建成，內(nèi)部控制思想也在我國(guó)企業(yè)中得到廣泛的重視。自2012年1月1日起我國(guó)在上海、深圳證券交易所主板上市的公司，都將施行企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范及配套指引，這標(biāo)志著內(nèi)部控制體系在我國(guó)企業(yè)中已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。借鑒COSO框架，我國(guó)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》將內(nèi)部控制的要素歸納為內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督五個(gè)方面。本文試圖將內(nèi)部控制五要素的主要指導(dǎo)思想運(yùn)用到會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的建設(shè)中，希望能提高會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。

一、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部環(huán)境建設(shè)

會(huì)計(jì)作為一個(gè)系統(tǒng)，總是在一定的環(huán)境下運(yùn)行的。根據(jù)內(nèi)部環(huán)境要素設(shè)計(jì)原則，我們可以將會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境劃分為內(nèi)部環(huán)境與外部環(huán)境，由于外部環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的影響，更多體現(xiàn)為約束和規(guī)范。因此在工作中，企業(yè)應(yīng)主要考慮會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部環(huán)境的建設(shè)。內(nèi)部環(huán)境要素主要包括：企業(yè)的治理結(jié)構(gòu)及組織機(jī)構(gòu)設(shè)置權(quán)責(zé)分配等。

根據(jù)內(nèi)部環(huán)境要素的主要內(nèi)容，企業(yè)應(yīng)建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置。主要包括：會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置，配備會(huì)計(jì)工作人員，制定本單位電算化工作發(fā)展規(guī)劃，組織電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的建立，擬訂電算化會(huì)計(jì)管理制度，組織會(huì)計(jì)人員參加計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)培訓(xùn)，負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的測(cè)試與運(yùn)行。

在實(shí)際工作中，可以根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和特點(diǎn)，實(shí)行不同的會(huì)計(jì)電算化組織結(jié)構(gòu)。如對(duì)于公司規(guī)模較大或地點(diǎn)分散的企業(yè)，可以創(chuàng)建分散方式的電算化組織結(jié)構(gòu)，即在單位的二級(jí)或三級(jí)管理部門(mén)設(shè)立會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，每個(gè)部門(mén)相對(duì)獨(dú)立開(kāi)展會(huì)計(jì)核算工作。分散管理方式的優(yōu)點(diǎn)是能調(diào)動(dòng)各部門(mén)的積極性，便于各部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況決定電算化實(shí)施進(jìn)程。缺點(diǎn)是可能使數(shù)據(jù)不能共享，影響系統(tǒng)效益，可能造成人力資源閑置或浪費(fèi)。對(duì)于公司規(guī)模較小或地點(diǎn)集中的企業(yè)，可以采用集中方式的電算化組織結(jié)構(gòu)，即成立計(jì)算機(jī)信息中心，把電算化會(huì)計(jì)所包括的管理、開(kāi)發(fā)和使用維護(hù)等工作都放在單位信息中心處理，會(huì)計(jì)部門(mén)定期按規(guī)定向信息中心提供核算和管理所需的數(shù)據(jù)，由信息中心負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)的日常運(yùn)行。集中管理方式的優(yōu)點(diǎn)是能提高數(shù)據(jù)共享程度，有利于計(jì)算機(jī)資源的利用。缺點(diǎn)是容易出現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量差、效率低等情況，并且易產(chǎn)生依賴思想，降低系統(tǒng)的運(yùn)行效率?？偠灾谠O(shè)計(jì)會(huì)計(jì)電算化組織結(jié)構(gòu)設(shè)置時(shí)應(yīng)根據(jù)單位管理模式和組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、業(yè)務(wù)規(guī)模和性質(zhì)、現(xiàn)有技術(shù)條件和人員狀況等因素綜合考慮。

二、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估要素指企業(yè)應(yīng)及時(shí)識(shí)別、科學(xué)分析企業(yè)活動(dòng)中與現(xiàn)實(shí)控制目標(biāo)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，合理確定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在運(yùn)行中的風(fēng)險(xiǎn)主要應(yīng)對(duì)措施包括：（1）系統(tǒng)的安全運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。工作中，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的各種信息和軟件存儲(chǔ)在磁介質(zhì)中，看不見(jiàn)，摸不著，磁場(chǎng)、電場(chǎng)、潮濕、灰塵、計(jì)算機(jī)病毒等都會(huì)造成硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的故障，而會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性、連續(xù)性、可靠性的特殊要求。因此在工作中應(yīng)重視對(duì)計(jì)算機(jī)硬軟件的常規(guī)管理，從設(shè)備控制和制度控制兩方面做好風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。設(shè)備控制方面可以建立系統(tǒng)后備，控制硬件備份，通?？刹捎玫霓k法是：在主服務(wù)器之外再準(zhǔn)備一臺(tái)備用服務(wù)器，并定期將數(shù)據(jù)復(fù)制過(guò)去。或采用雙機(jī)容錯(cuò)的方法，通過(guò)特殊處理和設(shè)置建立兩臺(tái)服務(wù)器之間的鏡像聯(lián)系，使兩臺(tái)計(jì)算機(jī)中的軟件和數(shù)據(jù)保持一致。制度控制主要的方法可以采用：強(qiáng)化密碼和權(quán)限管理、文件加密控制、操作日志控制、維護(hù)秩序控制。（2）系統(tǒng)功能設(shè)置不合理。現(xiàn)有會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟件公司為滿足客戶需求多提供“反記賬”、“反結(jié)賬”等功能，出現(xiàn)錯(cuò)誤可以反復(fù)修改且不會(huì)留下痕跡，在一定程度上方便了操作靈活度，但這一功能的設(shè)置不符合《會(huì)計(jì)法》的要求，也給會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制帶來(lái)了困難。防范措施軟件開(kāi)發(fā)系統(tǒng)留有后臺(tái)反結(jié)賬記錄日志，這樣既方便錯(cuò)誤更改又起到監(jiān)督作用。

三、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的控制活動(dòng)

控制活動(dòng)是指企業(yè)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，采取相應(yīng)的控制措施，將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受度之內(nèi)，是實(shí)施內(nèi)部控制的具體活動(dòng)。控制活動(dòng)最主要的方法是不相容職務(wù)的分離控制。如果工作中由一人獨(dú)立完成會(huì)計(jì)工作中某一業(yè)務(wù)的全部過(guò)程就容易發(fā)生舞弊等行為，因此應(yīng)建立會(huì)計(jì)電算系統(tǒng)的不相容職務(wù)分離控制措施。會(huì)計(jì)電算化不相容職務(wù)一般包括：（1）電算化系統(tǒng)管理員與會(huì)計(jì)憑證錄入人員；（2）會(huì)計(jì)憑證錄入人員與憑證審核人員；（3）會(huì)計(jì)憑證錄入人員與出納人員；（4）會(huì)計(jì)檔案保管與出納人員等。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)日期的釋放，做到日清月結(jié)，從時(shí)間上保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠。這要求相關(guān)人員具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)基本知識(shí)以及相關(guān)的電算化會(huì)計(jì)組織管理經(jīng)驗(yàn)，值得建議的是系統(tǒng)維護(hù)員不應(yīng)直接對(duì)實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。會(huì)計(jì)憑證錄入人員負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和其他有關(guān)數(shù)據(jù)，憑證審核人員負(fù)責(zé)審核輸入的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及對(duì)輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)。會(huì)計(jì)檔案保管人員負(fù)責(zé)各種會(huì)計(jì)檔案資料的保管工作以及數(shù)據(jù)資料的安全保密工作。上述會(huì)計(jì)人員通過(guò)不相容崗位的設(shè)定，可以有效地實(shí)施“內(nèi)部牽制”并在會(huì)計(jì)電算系統(tǒng)內(nèi)形成相互監(jiān)督，相互制約的制衡機(jī)制。

四、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的信息與溝通

信息與溝通是指及時(shí)準(zhǔn)確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進(jìn)行有效的溝通。我國(guó)會(huì)計(jì)電算系統(tǒng)主要存在系統(tǒng)模塊間通用性差、集成程度低的問(wèn)題。由于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的一體化模式尚未建立，企業(yè)電算化系統(tǒng)往往獨(dú)立于其他子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能完全實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，多數(shù)子系統(tǒng)仍建立在直接使用數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上。如：賬務(wù)處理和收費(fèi)銷(xiāo)售等系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)不能直接傳遞，賬務(wù)處理系統(tǒng)只能按照收費(fèi)系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)重新輸入才能進(jìn)行處理，這樣不僅增加了數(shù)據(jù)輸入的工作量，也會(huì)因?yàn)槿藶樵蛟黾映鲥e(cuò)率，加大了會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制難度。應(yīng)對(duì)此類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)，可以在網(wǎng)上技術(shù)進(jìn)一步開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)上，建立會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與企業(yè)OA管理系統(tǒng)的連接，如將“財(cái)務(wù)系統(tǒng)”、“工資系統(tǒng)”、“預(yù)算執(zhí)行系統(tǒng)”等會(huì)計(jì)模塊與企業(yè)OA管理系統(tǒng)進(jìn)行安全的鏈接，使得信息的使用者可以及時(shí)方便地了解自己的財(cái)務(wù)狀況，這將大大提高財(cái)務(wù)管理的效率及服務(wù)水準(zhǔn)。同時(shí)，將銷(xiāo)售、資產(chǎn)、人事等部門(mén)的相關(guān)信息，鏈接到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，可以使核算更加細(xì)化，財(cái)務(wù)部門(mén)能及時(shí)掌握各種教育資源的投入產(chǎn)出情況，為企業(yè)決策及時(shí)提供參考信息。

五、會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部監(jiān)督

內(nèi)部監(jiān)督是指企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制建立與實(shí)施情況監(jiān)督檢查，評(píng)價(jià)內(nèi)部控制的有效性，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷及時(shí)加以改進(jìn)。對(duì)于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的監(jiān)督可以通過(guò)日常監(jiān)督與專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督有機(jī)結(jié)合來(lái)完成。日常監(jiān)督主要是建立長(zhǎng)期的持續(xù)的制度性監(jiān)督措施，如：企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)應(yīng)建立嚴(yán)格的操作管理制度，操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限，預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施，預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)核對(duì)而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施，嚴(yán)格的硬件、軟件管理制度，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件安全保密的措施，修改會(huì)計(jì)軟件的審批和監(jiān)督制度。專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督是日常監(jiān)督的有效補(bǔ)充，可以通過(guò)不定期的突擊檢查方式，確保日常監(jiān)督的有效實(shí)施。

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（作者單位：沈陽(yáng)市肛腸醫(yī)院財(cái)務(wù)科 遼寧沈陽(yáng) 110000）

（責(zé)編：若佳）