淺論審計(jì)檔案的信息化管理

摘 要：隨著社會的現(xiàn)代化發(fā)展，檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇。隨著檔案管理信息化的大力推進(jìn)，計(jì)算機(jī)管理已廣泛應(yīng)用于各項(xiàng)管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強(qiáng)審計(jì)檔案信息化建設(shè)是做好審計(jì)檔案管理工作的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：審計(jì)檔案 信息化管理 審計(jì)質(zhì)量

中圖分類號：F239.45 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2013）07-118-02

一、審計(jì)檔案傳統(tǒng)管理與信息化管理

隨著計(jì)算機(jī)審計(jì)技術(shù)的飛速發(fā)展和審計(jì)檔案載體的不斷轉(zhuǎn)變，審計(jì)檔案信息化管理模式的優(yōu)勢越來越明顯。

1.傳統(tǒng)審計(jì)檔案管理模式下，審計(jì)檔案通常是由立卷人根據(jù)“結(jié)論性文件、證明性文件、立項(xiàng)性文件、其他備查性文件”的順序?qū)徲?jì)報告、審計(jì)底稿和審計(jì)日記及其它須保存的文件資料收集、登記、記錄和匯總而形成一個完整的審計(jì)案卷，然后移交檔案管理部門。審計(jì)檔案的查閱通常要經(jīng)過層層審批，才能到檔案管理部門，由專人按照“卷宗類別、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、案卷頁碼”的順序進(jìn)行，因此查詢速度慢，給利用和查閱帶來了諸多不便。實(shí)行信息化管理的審計(jì)檔案，查閱者只需得到授權(quán)，在專門的審計(jì)檔案管理軟件中鍵入查詢密碼，不用出門就能方便地得到所需的檔案信息，省事省力，方便快捷。

2.傳統(tǒng)審計(jì)檔案管理將紙質(zhì)和聲像等檔案資料收集、匯總、分類、裝訂成冊和登記，然后存放于一個管理空間。如果立卷人歸入卷宗的審計(jì)底稿和審計(jì)日記的事項(xiàng)不夠全面，或檔案資料因管理不善造成缺失，事后立卷人很難回憶審計(jì)事項(xiàng)的完整過程。隨著審計(jì)方法的信息化，審計(jì)人員往往對多個數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分析、比較、計(jì)算和加工后得出審計(jì)結(jié)論，如果審計(jì)檔案資料仍然按照原來的要求歸檔，僅靠傳統(tǒng)的審計(jì)檔案的容量和管理技術(shù)是無法做到的，這樣就很難保證管理質(zhì)量，容易使審計(jì)檔案失去完整性。而信息化管理的審計(jì)檔案不僅可以避免存儲的檔案資料缺失，它的超大容量和先進(jìn)技術(shù)還可以保留、存儲數(shù)據(jù)庫處理的過程文件，使計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)條件下審計(jì)證據(jù)和審計(jì)線索的保存最大化、完整化，全面反映審計(jì)事項(xiàng)的全貌。

3.對傳統(tǒng)審計(jì)檔案管理的審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行信息搜集，必須通過人工記錄、統(tǒng)計(jì)、匯總，才能得到所需的審計(jì)信息，工作量十分龐大。利用信息化管理的審計(jì)檔案就可以實(shí)現(xiàn)對檔案項(xiàng)目的快速歸類、分析、匯總，使決策者及時掌握有關(guān)信息，便于通過對歷史信息的分析，形成有效的經(jīng)濟(jì)決策和建立更加有效的監(jiān)督機(jī)制，從而提高審計(jì)檔案的使用價值。

4.從單純的檔案管理角度看，通過實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案的信息化管理，既降低了檔案工作的難度，又減少了審計(jì)檔案管理的工作量，提高了工作效率。實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案的信息化管理也使傳統(tǒng)的審計(jì)檔案管理模式得到升華，因而成為促使審計(jì)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化和制度化的重要手段。同時，信息化管理也為審計(jì)檔案備份的異地存放提供了方便，從而提高了審計(jì)檔案的安全性

二、實(shí)現(xiàn)信息化管理是審計(jì)檔案管理發(fā)展的必然趨勢

為了適應(yīng)社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)監(jiān)督的需求，把審計(jì)辦公自動化和計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)作為提高審計(jì)工作效率和質(zhì)量的重要手段之一，審計(jì)技術(shù)正在從傳統(tǒng)的手工審計(jì)向計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)和計(jì)算機(jī)審計(jì)過渡，審計(jì)工作正逐步實(shí)現(xiàn)電子化、無紙化。

隨著越來越多審計(jì)軟件的開發(fā)和應(yīng)用，計(jì)算機(jī)審計(jì)的深度和廣度必將得到拓展。在計(jì)算機(jī)審計(jì)方式下，由于數(shù)據(jù)處理的方式和存儲介質(zhì)發(fā)生了變化，數(shù)據(jù)處理正向無紙化的方向轉(zhuǎn)變，因此，傳統(tǒng)原始憑證、記賬憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報表的審計(jì)線索在計(jì)算機(jī)環(huán)境下不再完整存在，電子審計(jì)檔案隨之產(chǎn)生，而只有保存通過接口獲取的原始數(shù)據(jù)（數(shù)據(jù)庫），才能最大限度地保留審計(jì)線索，使審計(jì)檔案的內(nèi)容全面、完整。但傳統(tǒng)審計(jì)檔案容量有限且受載體限制，無法囊括原始數(shù)據(jù)庫強(qiáng)大的信息量，也無法反映審計(jì)過程的全貌，傳統(tǒng)審計(jì)檔案管理的局限性就不可避免地顯現(xiàn)出來。

另外，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和管理決策科學(xué)化，審計(jì)檔案作為一種信息資源，其作用越來越明顯。怎樣使審計(jì)檔案的管理更加規(guī)范化、科學(xué)化，從而提高審計(jì)檔案的利用效率，最大程度地發(fā)揮信息資源的作用，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和管理決策層服務(wù)，也是審計(jì)檔案管理工作者需要考慮的問題。因此，審計(jì)檔案只有實(shí)現(xiàn)信息化管理，才能突破其局限性，適應(yīng)審計(jì)技術(shù)和社會發(fā)展的需要。

三、實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案信息化管理的途徑和方法

審計(jì)檔案管理要由傳統(tǒng)的人工管理模式向信息化管理模式飛躍，是一項(xiàng)科學(xué)的系統(tǒng)工程。

首先，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案數(shù)字化管理初期，可以先實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的雙重審計(jì)檔案管理模式，待雙重管理模式運(yùn)行成熟后，逐步向無紙化審計(jì)檔案管理過渡，以實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的審計(jì)檔案管理，管理人員將應(yīng)立卷歸檔的審計(jì)項(xiàng)目資料收集、歸類、排序、編碼、掃描、加密，然后輸入計(jì)算機(jī)。同時將紙質(zhì)檔案裝訂成冊保存，形成紙質(zhì)檔案與電子文件檔案的一一嚴(yán)格對應(yīng)，利用者就可以方便、準(zhǔn)確、快捷地直接從計(jì)算機(jī)上查詢所需要的檔案信息資源。采取紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的方案，雖然增大了存檔的工作量，卻大幅度減輕了日常管理和查詢的工作量，但這種管理方式簡單、實(shí)用，提高了檔案管理的工作效率和利用效率，也使審計(jì)檔案的管理更加完整、規(guī)范。

其次，在審計(jì)檔案人機(jī)結(jié)合的基礎(chǔ)上，加速審計(jì)檔案管理軟件的開發(fā)應(yīng)用，對審計(jì)檔案信息的檢索系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。審計(jì)檔案管理者可以采用其它成熟的電子審計(jì)檔案管理軟件，在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步改進(jìn)，形成集存儲、編目、加密、檢索、自動標(biāo)引和自動管理等功能齊全的電子審計(jì)檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)上查詢，豐富本單位的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

四、實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案信息化管理需注意的問題

首先，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案的信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化查詢，要保證審計(jì)檔案的安全完整，更要注意其保密性。為此，要采取可靠的加密手段和嚴(yán)格的制度措施，使審計(jì)檔案的查閱者只有根據(jù)審計(jì)部門的授權(quán)，才能查閱到需要的檔案信息，而且不會造成數(shù)據(jù)庫的損壞和丟失。

其次，在開發(fā)或采用已有的審計(jì)檔案管理軟件時，也應(yīng)當(dāng)考慮采用統(tǒng)一代碼標(biāo)準(zhǔn)和模塊化設(shè)計(jì)，以便與已有的“現(xiàn)場審計(jì)實(shí)施軟件”“審計(jì)管理軟件”實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)兼容，達(dá)到方便、快捷、高效的理想效果。

檔案信息化管理是進(jìn)一步提高審計(jì)工作效率的重要手段。檔案具有憑證和參考價值，審計(jì)檔案同樣如此。它不僅能夠真實(shí)地記錄審計(jì)成果，再現(xiàn)審計(jì)過程，而且有利于審計(jì)人員對以往審計(jì)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行學(xué)習(xí)和借鑒。審計(jì)的最終出路在于信息化，而審計(jì)檔案信息化管理是實(shí)現(xiàn)審計(jì)信息化的重要組成部分，促進(jìn)和規(guī)范審計(jì)檔案的信息化管理，是提高審計(jì)檔案質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)審計(jì)信息資源共享和統(tǒng)一利用，成為審計(jì)管理中一個不可缺少的組成部分。隨著我國計(jì)算機(jī)審計(jì)的不斷發(fā)展，審計(jì)檔案的信息化管理必將取代傳統(tǒng)審計(jì)檔案的管理模式，從而使審計(jì)檔案管理工作產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。

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（作者單位：青島大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 通訊作者：黃燕 山東青島 266003）

（責(zé)編：紀(jì)毅）