提高企業(yè)人事檔案信息效用的方法和途徑

摘要：企業(yè)人事檔案是企業(yè)在人事管理活動中形成的記述和反映員工履歷和德才狀況的人事材料。企業(yè)人事檔案是企業(yè)人力資源管理中重要的信息資源。但由于體制和管理上的一些因素，影響了企業(yè)人事檔案信息效用的發(fā)揮。結合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展需要，通過重新分類管理，對原有人事檔案材料進行審核認定，規(guī)范企業(yè)人事檔案材料收集，在人事檔案管理中引入信息技術和不斷提高企業(yè)人事檔案管理人員的信息管理素質(zhì)，將會使企業(yè)人事檔案管理工作效用最大化，為企業(yè)經(jīng)營決策發(fā)揮更加重要的作用。

關鍵詞：企業(yè)人事檔案 信息效用 方法 途徑

企業(yè)人事檔案是企業(yè)在人事管理活動中形成的記述和反映員工履歷和德才狀況的以個人為單位集中保存起來以備查考的人事材料。企業(yè)人事檔案是企業(yè)人力資源管理中的重要信息資源，做好企業(yè)人事檔案管理，了解人事檔案發(fā)揮作用的途徑，探討提高企業(yè)人事檔案信息效用的方法，將會推動企業(yè)人力資源管理水平不斷提升，進而推動企業(yè)經(jīng)營管理的全面發(fā)展。

1 企業(yè)人事檔案是企業(yè)人力資源管理中重要的信息資源

在企業(yè)人力資源管理活動中，人事檔案扮演著非常重要的角色。首先企業(yè)人事檔案是企業(yè)開展各項日常人力資源管理工作的重要信息依據(jù)，企業(yè)依據(jù)人事檔案確定員工個人信息，為員工繳納社會保險、辦理退休手續(xù)等相關事宜，并為員工辦理各種政審手續(xù)和出具各類證明。其次，人事檔案中對個人品德、學歷狀況、工作經(jīng)歷、工作技能、業(yè)務能力、考評結果等的記載為企業(yè)人員配置和人力資源開發(fā)提供重要參考信息。再次，人事檔案能夠提供企業(yè)制定人力資源規(guī)劃的重要數(shù)據(jù)信息。通過人事檔案，企業(yè)可以了解本單位人才數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的數(shù)據(jù)，并進行統(tǒng)計分析，為企業(yè)未來人才儲備狀況做出預測。同時，結合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展目標和將來人才需求情況，調(diào)整人才引進和調(diào)配政策，制定科學合理的人力資源規(guī)劃。

2 影響企業(yè)人事檔案發(fā)揮信息效用的因素

傳統(tǒng)的人事檔案是計劃經(jīng)濟的產(chǎn)物，隨著市場經(jīng)濟時代的到來，企業(yè)人事檔案管理也進行了相應地變革，但由于變革速度相對較慢，遠遠跟不上市場經(jīng)濟的步伐，致使人事檔案的信息不能適應企業(yè)經(jīng)營發(fā)展需要，在很多情況下無法發(fā)揮重要的參考作用。主要影響因素有以下幾個方面：

2.1 原有人事檔案分類存在弊端。在傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理中按其對象身份不同分為干部檔案、工人檔案，而現(xiàn)行企業(yè)經(jīng)營管理體制早已模糊了干部、工人身份的限制，提倡能者上庸者下，能為企業(yè)帶來效益的都是“好領導”，不管是不是干部身份，在崗位管理上，也只是劃分為管理崗位和生產(chǎn)崗位，干部身份人員可以從事生產(chǎn)崗，工人身份人員也可以從事管理崗，這就在人事檔案管理上出現(xiàn)了混亂，原有干部、工人檔案分類不適應企業(yè)提取信息的需要，而企業(yè)需要的信息又不易提取。

2.2 人事檔案材料質(zhì)量不高。檔案材料質(zhì)量不高，主要體現(xiàn)在：一是在個人信息的填寫上，檔案材料前后不一致，比如出生年月，同一人檔案可能會有三、四個出生年月，有的可能相差好幾歲，還有的是參加工作時間前后各異，差距很大，鑒別困難。二是存在涂改、損毀、造假等現(xiàn)象，檔案中信息填寫上有涂改，有的甚至無法確認；由于突發(fā)事件或管理不善等造成損毀；還有甚至出現(xiàn)個別表格或某一信息的造假現(xiàn)象，以上涂改、損毀、造假等造成人事檔案參考價值大大受損。

2.3 人事檔案材料信息不全。一方面表現(xiàn)在檔案材料登記不全，比如履歷表不填家庭情況等，另一方面表現(xiàn)在，傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理中重視政審和黨團信息，不重視培訓和考核信息，而對現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理來說，培訓和考核信息是企業(yè)選人用人的重要依據(jù)，缺少這些信息，會給人力資源開發(fā)和使用帶來困難和不便。

2.4 單一紙質(zhì)材料不利于統(tǒng)計和分析。傳統(tǒng)的人事檔案是按一人一卷分類，紙質(zhì)資料保存。紙質(zhì)資料的優(yōu)點是能比較準確翔實反映實際情況，缺點是不利于分類統(tǒng)計和分析。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，分析整理才能使信息資料的價值最大化，通過分析整理的信息資料才能為企業(yè)決策提供參考。

3 提高企業(yè)人事檔案信息效用的方法和途徑

人事檔案是一種重要的信息資源，是反映人才歷史狀況的重要依據(jù)和載體。在當今“信息時代”，信息資源在社會運轉中發(fā)揮著無可替代的作用，注重對信息資源進行有效的積累、管理和開發(fā)利用，將對企業(yè)發(fā)展形成強大的推動力量。分析影響企業(yè)人事檔案發(fā)揮信息效用的因素，結合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展需要，可以通過以下途徑和方法來提高企業(yè)人事檔案的使用價值。

3.1 在保留干部工人身份的情況下，按管理崗和生產(chǎn)崗分類管理。按管理崗和生產(chǎn)崗分類管理，便于為企業(yè)經(jīng)營管理提供有價值的信息；保留原有干部工人身份，便于與組織部門干部檔案管理政策和政府機關事業(yè)單位檔案管理接軌。

在實行管理崗和生產(chǎn)崗分類管理后，要模糊身份界限，裝訂檔案和收集材料時，不再在檔案裝訂封皮和履歷表、工資變動表等表格上顯示“干部”或“工人”字樣，檔案裝訂封皮統(tǒng)一為“員工檔案”或“檔案”，履歷表統(tǒng)一為“員工履歷表”或“履歷表”。企業(yè)倡導能上能下，人員職位變動較多較快，這樣的處理既方便人事檔案材料歸集整理，又便于為企業(yè)經(jīng)營管理提供參考信息。

3.2 對原有人事檔案材料進行審核認定。對質(zhì)量不高的人事檔案材料，進行審核認定。對出生年月、參加工作時間、入黨（團）時間、學歷、工作經(jīng)歷及特殊工作經(jīng)歷等重要信息，依據(jù)組織部門和社會保障部門制度規(guī)定，進行一一審核認定，做出結論，并告知企業(yè)內(nèi)相關部門，形成統(tǒng)一口徑，便于人力資源管理工作的開展。

3.3 規(guī)范企業(yè)人事檔案材料收集。規(guī)范企業(yè)人事檔案材料的收集，嚴把入口關，確保不收低質(zhì)量人事檔案材料。第一，規(guī)范人事檔案材料收集制度。定期收集定期入檔，與企業(yè)內(nèi)較多形成入檔材料的部門建立聯(lián)系制度，多交流多溝通，如有政策變化及時進行通知。第二，對送交的人事檔案入檔材料嚴格審核。審核是否為應入檔材料，不應入檔的，不予入檔；審核材料是否完整，不完整的，補充后再入檔；審核材料是否有涂改或不真實情況，如果存在，重新制作后再入檔；審核送交入檔材料審批程序是否完善，不完善的，補充審批后再入檔。第三，適應企業(yè)經(jīng)營發(fā)展需要，調(diào)整增加應入檔材料。注重培訓資料和考核評估資料的收集入檔工作。根據(jù)實際需要，確定多高級別或多長時間的培訓資料可入個人人事檔案，確定一年一次或半年一次收集考核評估資料。

3.4 利用信息技術，提高企業(yè)人事檔案資料的可用價值。由于紙質(zhì)人事檔案資料不利于分類統(tǒng)計和分析，可以在人事檔案管理中引入信息技術。在進行審核認定的基礎上，建立由出生年月、參加工作時間、學歷情況等重要人事檔案信息構成的人員信息庫。在使用上，與紙質(zhì)檔案相配合，簡要信息查電子人員信息庫即可，詳細信息再查紙質(zhì)檔案，同時，人員信息庫可以實現(xiàn)統(tǒng)計、分析功能，可以大幅度提高企業(yè)人事檔案資料的使用價值。

3.5 提高企業(yè)人事檔案管理人員的信息管理素質(zhì)。加強對人事檔案管理人員的培訓。加強業(yè)務培訓，加強責任感培訓，同時要加強信息管理意識培訓，掌握信息整理、分析的基礎技能，提高捕捉有效信息的能力，在實際應用中不斷開發(fā)適應企業(yè)經(jīng)營管理的有效信息。

綜上所述，通過了解企業(yè)人事檔案在企業(yè)管理中的信息效用，分析影響人事檔案在企業(yè)經(jīng)營管理中發(fā)揮作用的因素，有針對性地提出解決方法和途徑，能夠提高企業(yè)人事檔案在企業(yè)管理中的效用發(fā)揮，提高人事檔案的使用價值，最終實現(xiàn)其效用最大化。

參考文獻：

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[2]中共中央組織部.干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定.2009.

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[3]中共中央組織部.干部檔案整理工作細則.1991.03.

作者簡介：

袁蘇芳，2002年畢業(yè)于石家莊經(jīng)濟學院勞動經(jīng)濟專業(yè)，多年從事國有企業(yè)人力資源管理工作。