論基層煙草分公司內(nèi)部檔案管理工作的信息化建設(shè)

摘要：最近幾年是我國檔案事業(yè)變化最大和變革最快的一段時期，檔案管理人員綜合素質(zhì)有了明顯的提升，但是檔案的信息化管理滯后于技術(shù)的發(fā)展。本文分析了基層煙草分公司檔案管理中存在的問題，并提出了有效地改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：基層煙草分公司 檔案管理 信息化建設(shè) 現(xiàn)狀 對策

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步而發(fā)展，在信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再符合時代發(fā)展的需要，利用先進(jìn)的計算機技術(shù)實現(xiàn)科學(xué)和高效的檔案管理是當(dāng)前的新要求，也是檔案管理邁上一個新臺階的有利時機。在檔案管理中運用計算機技術(shù)，是檔案管理工作走向辦公自動化的必由之路。而且，把計算機技術(shù)運用于檔案管理中，是高科技對管理現(xiàn)代化的重要提升，它具有傳統(tǒng)的手工管理方式所不具備的明顯優(yōu)勢，比如，可以快速的進(jìn)行信息檢索，準(zhǔn)確的查找需要的資料，可以存儲海量的信息，使用周期較長，對信息的保密性好，管理的成本較低等，這些優(yōu)勢提高了檔案管理的工作效率，將檔案工作人員從傳統(tǒng)的繁瑣的手工作業(yè)中解放出來，提升了管理的水平，減少了人力、物力、財力在檔案管理中的投入，改變了我國檔案管理與發(fā)達(dá)國家之間的差距，使檔案部門的管理走上科學(xué)化、現(xiàn)代化、精細(xì)化的管理道路。

1 基層煙草分公司檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案材料不夠精確

因為缺乏專業(yè)的檔案管理人員，再加上部分人員工作態(tài)度主觀隨意，由于一些單位、人員的工作經(jīng)常變動，導(dǎo)致基層煙草分公司檔案的記錄時常中斷，缺乏統(tǒng)一性，有的甚至出現(xiàn)信息錯誤，檔案的不完整性使檔案管理沒有權(quán)威。

1.2 檔案管理的硬件落后

基層煙草分公司的檔案室大多設(shè)備不到位，沒有實行電子聯(lián)網(wǎng)，依然用手工操作的方式進(jìn)行檔案檢索和利用，多樣化的檔案信息無法實現(xiàn)網(wǎng)上共享。

1.3 檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

檔案管理是一項系統(tǒng)性工作，具有很強的政策性和規(guī)范性，需要管理人員具有一定的政治素養(yǎng)和專業(yè)技能。然而，一些基層煙草分公司檔案管理人員缺乏專業(yè)的工作技能，沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，有的兼任多份工作，沒有時間和精力對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。

2 提高基層煙草分公司檔案管理工作信息化建設(shè)的對策

2.1 應(yīng)用計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

以計算機為核心的現(xiàn)代化信息技術(shù)在當(dāng)前世界范圍內(nèi)應(yīng)用廣泛，各個行業(yè)都以先進(jìn)技術(shù)為依托，實現(xiàn)自身的不斷發(fā)展。在社會主義市場經(jīng)濟的要求下，檔案管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)，市場給檔案管理帶來的沖擊，迫使檔案管理的改革。檔案的數(shù)量越來越多，如果缺乏有效的現(xiàn)代化管理，就無法滿足人們對檔案的需求。檔案工作的管理只是一種方式，主要目的在于利用。當(dāng)前，檔案工作的社會化發(fā)展程度不斷提高，改變傳統(tǒng)的管理和服務(wù)方式才能滿足社會的需求。檔案管理的工作量加大，復(fù)雜性增加，資料的查找難度大，是當(dāng)前檔案管理人員面臨的主要問題。所以，基層煙草分公司要實現(xiàn)檔案的信息化管理，滿足日益增加的業(yè)務(wù)需求，必須利用先進(jìn)的計算機技術(shù)。這種管理方式在檔案管理的使用上，具有明顯的優(yōu)勢。

第一，計算機技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用日益廣泛。其中主要的表現(xiàn)是檔案檢索的使用，即利用計算機海量存儲的特點以及快速的計算，在計算機系統(tǒng)中輸入檔案的檢索信息，可以進(jìn)行快速和準(zhǔn)確的檢索，確保檢索的優(yōu)質(zhì)高效。

第二，在計算機系統(tǒng)中建立的不僅有電子檔案，還有傳統(tǒng)的固態(tài)檔案。這樣成立了一個內(nèi)容豐富的數(shù)字檔案室，這種以技術(shù)為依托的檔案室，為檔案管理工作開拓了一個全新的領(lǐng)域和課題。建立在互聯(lián)網(wǎng)上的檔案室類型的網(wǎng)站，滿足了使用者對開放的先行文件和歷史檔案的快捷查找。

第三，檔案載體不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)，而是電子檔案，各級行政部門的辦公，各種企業(yè)的管理和經(jīng)營方式也隨之改變，出現(xiàn)了電子政務(wù)、商務(wù)等新型的辦公形式，信息的傳遞以電子為介質(zhì)。在數(shù)字化時代，各種信息的書寫、傳遞、儲存、檢索和利用主要利用計算機網(wǎng)絡(luò)，由原來可以感知的信息固態(tài)形式變?yōu)槌橄蟮碾娮有问?，即電子檔案的發(fā)展。電子檔案的數(shù)量還在加劇，對電子檔案要進(jìn)行前期的控制、按時整理、高效管理和推廣先進(jìn)技術(shù)。檔案的管理人員應(yīng)該適應(yīng)當(dāng)前管理手段變革的要求，掌握與時代同步的計算機知識。首先，要轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的管理觀念，樹立全新的管理理念，在借鑒以往經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，融入現(xiàn)代化計算機技術(shù)，主動加入到檔案管理變革之中，為檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展貢獻(xiàn)應(yīng)有的力量。其次，檔案管理者要加強服務(wù)意識，改變工作方法，創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的服務(wù)環(huán)境，促進(jìn)檔案信息的優(yōu)質(zhì)高效使用。

2.2 把計算機信息處理與檔案信息管理相結(jié)合

最近10年是我國檔案事業(yè)變化最大和變革最快的一段時期，檔案管理人員綜合素質(zhì)有了明顯的提升，但是檔案的信息化管理滯后于技術(shù)的發(fā)展。檔案管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，除了對檔案材料的保管，增加檔案的使用周期，盡力的維持歷史原貌，還要重視對檔案信息的開發(fā)再利用，增加信息的服務(wù)意識。由于計算機在信息的處理和管理方面具有很大的優(yōu)點，只有充分利用計算機技術(shù)，才能實現(xiàn)檔案的信息化管理。這種管理是利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對原有的檔案管理模式進(jìn)行變動，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化和信息化。

2.2.1 多媒體信息演示系統(tǒng)開發(fā)方式的工具化

目前，有些煙草分公司的檔案室利用計算機技術(shù)制作了多媒體信息演示系統(tǒng)，如檔案室指南、利用者借閱引導(dǎo)等。但這些系統(tǒng)只能針對自身的檔案室，沒有可以普遍利用的軟件系統(tǒng)，增加了制作的難度。如果研發(fā)出通用性的軟件，只要安裝這個軟件，再加上一些少量的修改就能制作出適合檔案室自身的多媒體演示系統(tǒng)，節(jié)約人力、物力、財力的投入，可以快速方便的安裝，將有廣闊的應(yīng)用前景。

2.2.2 多媒體檔案信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化和長久化

多媒體信息技術(shù)的設(shè)備兼容性較差，其信息存取和交換有諸多不便。目前已有幾項多媒體檔案信息采集或存儲等方面的標(biāo)準(zhǔn)在制定和論證過程之中。但離實際需要和形成體系還有較大的差距。與多媒體檔案信息長久保存有關(guān)的載體篩選工作還很簿弱，面對層出不窮、花樣繁多的光盤等介質(zhì)，研究滯后，尚未有明確結(jié)論。有關(guān)的管理者要注意這些問題，認(rèn)真研究分析，制定出相應(yīng)的對策。

2.2.3 用多媒體技術(shù)實現(xiàn)檔案管理功能的更新

計算機已經(jīng)從內(nèi)部信息的多媒體處理轉(zhuǎn)向處理功能的多媒體化。例如，文字信息的錄入可以用語音方式實現(xiàn)，同樣計算機之間的信息交流也可以從單純的字符轉(zhuǎn)換成語音、圖像和影像。此外還有超媒體技術(shù)等。這些技術(shù)的應(yīng)用不僅可以方便快捷地進(jìn)行檔案信息的錄入，還可以使計算機擬人化，密切了檔案工作者與計算機的關(guān)系，使計算機的普及應(yīng)用提高到一個新的層次。

2.3 提升檔案工作領(lǐng)導(dǎo)者的信息化意識

信息技術(shù)的不斷發(fā)展和對各個行業(yè)帶來的推動，要求人們在生產(chǎn)、生活的過程中具有信息化的思維方式，有了這種思維方式，才能使人們對實際工作中出現(xiàn)的困難利用計算機技術(shù)進(jìn)行分析研究，提出解決問題的辦法。把計算機及其技術(shù)作為提高工作效率的首選方式和手段，特別是隨著高新技術(shù)的發(fā)展，我們的學(xué)習(xí)、生活和工作都離不開高科技帶來的影響。高科技強勁的發(fā)展勢頭，需要我們每一個人都要緊跟上它的發(fā)展步伐，才能確保在工作中不落伍，特別是作為管理人員，不僅要掌握高科技的基礎(chǔ)知識，學(xué)會基本技能，還要善于對高科技進(jìn)行運用，具有較強的創(chuàng)新能力。當(dāng)前，煙草分公司檔案管理要拓展工作對象，更新工作手段，都必須以信息技術(shù)為支撐。實際中一些檔案部門缺乏現(xiàn)代管理意識，還是以傳統(tǒng)的手工管理為主，這種管理方式效率低下，檔案管理人員被繁瑣的工作包圍，缺乏進(jìn)行信息研發(fā)的時間和精力。這種局面的形成除了制度和資金的限制之外，主要原因是一些檔案工作領(lǐng)導(dǎo)人員沒有形成信息化意識，對計算機在檔案管理中的作用認(rèn)識不足，阻礙檔案管理工作的提高。因此，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理首先要加強管理者的信息化意識，這是實現(xiàn)手工檔案管理方式向計算機數(shù)字化管理方式轉(zhuǎn)變的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。由于計算機意識的養(yǎng)成是一個循序漸進(jìn)的過程，需要以多種途徑或方式逐步實現(xiàn)，所以，加強對檔案管理者的計算機技能培訓(xùn)是一個重要的措施，使他們由被動向主動轉(zhuǎn)變，提高對檔案工作現(xiàn)代化的認(rèn)識，對計算機知識自覺學(xué)習(xí)并積極應(yīng)用，促進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

2.4 全面提高檔案管理人員的素質(zhì)

在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要使檔案工作為社會提供高質(zhì)量、全方位的檔案信息服務(wù)，必須提高煙草分公司檔案管理人員的素質(zhì)。信息的發(fā)展日新月異，技術(shù)也在不斷改進(jìn)，面對新知識、新技術(shù)、新事物、新方式不斷涌現(xiàn)的社會環(huán)境，知識結(jié)構(gòu)陳舊，技術(shù)技能單一的檔案工作人員已經(jīng)不適合時代的發(fā)展，因為原有的知識、技能、經(jīng)驗已經(jīng)沒有生存的土壤了，如果不及時改善原有的知識體系，將會阻礙檔案事業(yè)的發(fā)展。煙草分公司的檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)和掌握新知識、新技能，實現(xiàn)自身的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型，更好地為電子環(huán)境下的工作作出貢獻(xiàn)?？梢哉f，現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)是工作者的知識化，沒有知識化的人員就沒有管理的現(xiàn)代化，人作為決定性因素，是建構(gòu)信息環(huán)境的主要因素。提高檔案管理人員掌握計算機技能的總體情況，不僅可以促進(jìn)檔案專業(yè)教育加快改革的步伐，也有利于增強檔案管理人員的學(xué)習(xí)主動性和自覺性，培養(yǎng)終身學(xué)習(xí)意識和時代意識，促進(jìn)檔案管理工作的長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。

2.5 加強保密工作，提高檔案管理人員的法律意識

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化建設(shè)的快速推進(jìn)，當(dāng)前的信息保密工作越來越重要。不斷出現(xiàn)新的泄密載體，對各類企業(yè)和商業(yè)機構(gòu)的保密工作難度增加。文檔保密工作在觀念、制度、手段等方面與形勢任務(wù)不相適應(yīng)的問題比較突出。一些基層煙草分公司的涉密人員保密意識淡薄，加之一些機關(guān)單位文檔保密管理措施不到位，涉密信息系統(tǒng)防護薄弱，給國家安全和企業(yè)利益造成了嚴(yán)重危害和利益損失。作為檔案管理部門，一定要充分認(rèn)識做好新形勢下保密工作的極端重要性和緊迫性，加強文檔管理人員的法制教育，提高日常保密工作的能力，進(jìn)一步增強當(dāng)代信息化電子文檔管理的責(zé)任感和使命感。

3 結(jié)語

實行信息化建設(shè)是檔案管理的未來發(fā)展趨勢，基層煙草分公司要想實現(xiàn)長遠(yuǎn)的發(fā)展，必須實行信息化的管理。但是，目前基層煙草分公司對信息技術(shù)的利用普遍不高，信息化建設(shè)在檔案管理中的利用分為不同的階段，在每一個階段具有不同的特點，對技術(shù)的利用水平也是一個不斷改進(jìn)提高的過程，所以基層煙草分公司進(jìn)行信息化建設(shè)也不是一蹴而就的事情，需要不斷改進(jìn)，這是一個由低級走向高級的過程，要根據(jù)本地區(qū)和本單位的實際情況，制定出合理的信息化建設(shè)方案，才能真正實現(xiàn)基層煙草分公司的信息化建設(shè)。

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作者簡介：羅劍梅（1969-），女，云南保山人，云南省施甸縣煙草專賣局（分公司）辦公室，副主任，助理館員（檔案），研究方向為檔案管理。