加強(qiáng)基層單位聲像檔案管理的幾點(diǎn)思考

摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展以及時(shí)代的不斷變遷，制成檔案的材料也在不斷變化，檔案的載體類型也在不斷地豐富，已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案發(fā)展成了現(xiàn)如今廣泛應(yīng)用的錄膠片、像帶、磁帶、磁盤以及光盤等記錄信息的新型載體檔案。聲像檔案可以通過聲音、影像以及效果等形式來復(fù)現(xiàn)歷史，受到了人們的青睞，聲像檔案數(shù)量也越來越多，如何加強(qiáng)基層單位聲像檔案的管理已成為基層單位檔案管理者的一個(gè)新課題。本文通過對基層單位聲像檔案管理現(xiàn)狀的分析，對加強(qiáng)基層聲像檔案管理提出一些措施，旨在提高基層單位的聲像檔案管理水平以及促進(jìn)我國聲像檔案事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：基層單位 聲像檔案 管理

0 引言

但凡提到檔案，首先讓大家想到的就是紙質(zhì)載體檔案。然而隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，單一的紙質(zhì)載體檔案已經(jīng)滿足不了檔案事業(yè)的發(fā)展需要，這也促使了聲像檔案的快速發(fā)展。與其他載體檔案相比，聲像檔案具有形象生動(dòng)、時(shí)空感強(qiáng)、便于復(fù)制和轉(zhuǎn)換以及攜帶方便的優(yōu)點(diǎn)。然而現(xiàn)實(shí)的聲像檔案管理存在很多問題，比如檔案的歸檔不完整、檔案管理不規(guī)范、檔案保管不到位等。

1 基層單位聲像檔案存在的問題

1.1 檔案的管理制度不健全，檔案歸檔不完整。做好聲像檔案的管理工作的保證是建立完整的聲像檔案管理制度?，F(xiàn)目前一些基層單位對聲像檔案的管理不夠重視，沒有一套完整的聲像檔案管理制度和檔案歸檔制度或?qū)β曄駲n案的管理制度落實(shí)得不夠貫徹，使得很多的有價(jià)值的聲像檔案散落在民間和有關(guān)部門手上。

1.2 聲像檔案管理意識(shí)薄弱。很多聲像檔案都有著較強(qiáng)的時(shí)效性及比較特殊的歸檔要求。比如，有些聲像資料必須要有相關(guān)的文字輔助，才能發(fā)揮出該聲像檔案的作用和價(jià)值。有些單位面前的聲像檔案管理方式也僅僅只是把照片積存起來放在一個(gè)文件袋中或者裝在一個(gè)箱子中，嚴(yán)重影響了聲像檔案的保存。一張有很高保存價(jià)值以及利用價(jià)值的照片，往往由于照片歸檔的不及時(shí)，失去了照片原有的價(jià)值。錄音檔案和錄像檔案都存在著對原檔案反復(fù)利用的現(xiàn)象，極易造成原始錄音檔案和錄像檔案的損壞。此外，有部分珍貴聲像檔案由于某種原因散落在一些個(gè)人或者部門的手上，但是這些部門或個(gè)人都不愿把聲像檔案上交給檔案館。

1.3 聲像檔案的保管條件比較差，對聲像檔案進(jìn)行長久地保存的難度比較大。聲像檔案的保管比其它載體檔案的保管要求要嚴(yán)格得多，對聲像檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行特殊的保管。然而現(xiàn)目前有些部門或單位對于聲像檔案的保管卻是把聲像檔案放置在文件袋裝里或者將聲像檔案保存在不具備恒溫、恒濕、防磁等保護(hù)要求的文書柜內(nèi)或混存在其他檔案之中，出現(xiàn)得一些珍貴照片變黃褪色，照片的底片變質(zhì)等檔案損壞現(xiàn)象，嚴(yán)重影響聲像檔案的壽命以及對聲像檔案的長久保存與利用。

1.4 目前聲像檔案沒有統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)，且不進(jìn)行資源共享。聲像檔案包括各種文件數(shù)據(jù)格式以及不同類型的錄音帶，尤其是數(shù)字化格式的聲像檔案。有些單位的檔案攝錄人員在攝錄時(shí)，按照自身使用習(xí)慣或愛好的格式，進(jìn)行聲像檔案的錄制，造成了數(shù)據(jù)格式的多樣性以及視頻解碼率不同，嚴(yán)重影響了聲像檔案的共享。

2 加強(qiáng)基層單位聲像檔案管理的措施

2.1 完善聲像檔案管理制度，確保檔案的規(guī)范化管理?；鶎訂挝粦?yīng)當(dāng)結(jié)合本單位的工作實(shí)際，制定出嚴(yán)格的聲像檔案的收集、歸檔、保管、借閱以及利用制度，防止珍貴聲像檔案分散流失，嚴(yán)禁把聲像檔案占為己有。對于需要永久或長期保存的聲像檔案，定期移交給檔案室進(jìn)行管理。在檔案管理制度實(shí)施過程中，為了確保有效落實(shí)聲像檔案管理制度，各基層單位還必須制定一套有效的檔案管理制度配套措施來明確相關(guān)管理責(zé)任，對聲像檔案進(jìn)行依法管理，使基礎(chǔ)檔案管理人員有章可循、有法必依，提高聲像檔案管理的效率?；鶎訖n案的工作人員應(yīng)當(dāng)直接參與到聲像檔案的拍攝和制作中，并把聲像檔案的拍攝與制作也納入到檔案的管理范圍，使聲像檔案的管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。

2.2 加強(qiáng)聲像檔案的宣傳，提高人們聲像檔案意識(shí)

搞好基層聲像檔案管理不僅是檔案管理人員的重要工作，更是整個(gè)基層單位的重要工作?；鶎勇曄駲n案管理人員做好檔案的管理工作的重要保證是領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視。為了更好地增強(qiáng)聲像檔案意識(shí)，可以采取以下幾點(diǎn)措施：①積極爭取單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，并在日常管理工作中納入聲像檔案管理工作，加大聲像檔案的經(jīng)費(fèi)投入，確保聲像檔案管理有足夠的人力、物力以及資源的配備。②加大對聲像檔案的宣傳力度，引起社會(huì)對基層聲像檔案工作的廣泛關(guān)注，增加聲像檔案的意識(shí)。基層單位可以通過單位的板報(bào)和專欄宣傳以及媒體來宣傳檔案的相關(guān)法規(guī)和檔案收集及開發(fā)利用的重要性，給基層的檔案管理工作營造一個(gè)良好的輿論氛圍，提高人們聲像檔案的意識(shí)。③基層聲像檔案工作者要切實(shí)貫徹落實(shí)聲像檔案管理相關(guān)的法律和政策規(guī)定，做好日常的檔案管理工作。

2.3 對聲像檔案進(jìn)行規(guī)范管理，保證聲像檔案的完整和安全。鑒于聲像檔案的特殊性，基層單位應(yīng)當(dāng)把聲像檔案獨(dú)立成卷，并專柜存放，嚴(yán)格控制聲像檔案存放專柜的溫度和相對濕度以及遠(yuǎn)離光線，應(yīng)當(dāng)避開30奧卡特以上的磁場來存放磁盤以及磁帶檔案。開展聲像檔案的定期檢查工作，對已經(jīng)污損和使用多次的聲像檔案要及時(shí)進(jìn)行修整、復(fù)制。對于不常用的長期保存的磁帶、錄像帶，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行倒帶檢查，并刻錄成光盤進(jìn)行多套保存。

2.4 提高基層單位聲像檔案人員的專業(yè)聲像檔案管理水平。各級的檔案行政管理部門對基層聲像檔案管理的監(jiān)督力度還應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)。并結(jié)合基層單位聲像檔案管理工作的實(shí)際情況，采取不同的方式對聲像檔案進(jìn)行監(jiān)督管理，不斷提高基層單位的聲像檔案管理工作的管理水平。注重聲像檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對基層檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)包括專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)以及職業(yè)技能的培訓(xùn)。

2.5 建立聲像檔案的收集渠道，完善聲像檔案的收集工作。為了更好地完善聲像檔案的收集工作，應(yīng)當(dāng)有一定的行政手段和資金保障，除此之外，基層單位還應(yīng)當(dāng)完善聲像檔案的收集渠道?；鶎訂挝豢梢圆扇∫韵率占绞絹硗晟坡曄駲n案的收集：①聲像檔案從科室移交給檔案室的正常移交方式，可以通過明確制度來確定是隨辦隨交，還是半年一交或一年一交。②向社會(huì)廣泛征集。為了更好地收集一些民間散存的珍貴聲像檔案，基層單位可以通過向民間聲像檔案所有者發(fā)文件、發(fā)公告或者上門尋求等方式來完善聲像檔案的收集，也可以采用無償捐獻(xiàn)、有償征集等方法來確?；鶎訂挝坏穆曄駲n案的完整完善。

2.6 加強(qiáng)聲像檔案的現(xiàn)代化管理，共享聲像檔案資源。各基層單位應(yīng)當(dāng)建立一套相對統(tǒng)一的聲像檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，更好地規(guī)范聲像檔案的建設(shè)，尤其是對數(shù)字化聲像檔案建設(shè)的規(guī)范，應(yīng)當(dāng)從格式、音效、畫質(zhì)以及碼率等方面按嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，以便聲像檔案的規(guī)范管理及共享應(yīng)用。聲像檔案資源的共享，不受檔案的時(shí)空限制，可以滿足更多的聲像檔案利用者對聲像檔案的不同內(nèi)容、不同形式的利用要求。

3 結(jié)束語

基層單位聲像檔案工作的開展，給檔案事業(yè)帶來了全新的挑戰(zhàn)和活力，帶動(dòng)了檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。加強(qiáng)基層單位的檔案管理工作對當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展有重要的促進(jìn)意義。廣大基層單位聲像檔案工作者應(yīng)當(dāng)高度重視對聲像檔案的管理，并積極實(shí)踐，使聲像檔案工作有聲有色的開展。

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作者簡介：

梁江華（1969-），男，山東寧陽人，本科學(xué)歷，從事黨務(wù)人事行政后勤管理工作，研究方向：檔案管理。