淺析新時(shí)代辦公室工作人員的角色與職能定位

摘要：在新的形勢(shì)下，新的知識(shí)、新的要求不斷對(duì)原有的格局形成沖擊和挑戰(zhàn)，隨著辦公室工作內(nèi)容的不斷豐富和發(fā)展，工作領(lǐng)域也越來(lái)越寬廣，作為一個(gè)企業(yè)的辦公室，如何正確定位工作角色，充分發(fā)揮自身職能作用和提高服務(wù)質(zhì)量，使辦公室工作進(jìn)入制度規(guī)范、科學(xué)管理的軌道，提高辦公室的整體工作效率，是我們所有從業(yè)人員需要進(jìn)一步研究的新課題。

關(guān)鍵詞：辦公室 定位 職能

辦公室作為一個(gè)綜合管理部門(mén)，是寧夏銀星能源股份有限公司的職能綜合辦事機(jī)構(gòu)，是上情下達(dá)、下情上達(dá)的樞紐，它代表著企業(yè)的形象，具有舉足輕重的地位。因此，辦公室性質(zhì)與功能如何定位，決定著工作完成的好壞，更對(duì)整個(gè)公司這趟大列車安全快速的前進(jìn)起著至關(guān)重要的作用。

1 辦公室從業(yè)人員要準(zhǔn)確界定自身角色

作為總經(jīng)理的直接管理的下級(jí)單位，在整個(gè)公司經(jīng)營(yíng)管理上發(fā)揮著重要作用的辦公室，在公司內(nèi)部是具有較高地位與影響力的部門(mén)，辦公室人員一定要樹(shù)立正確的權(quán)力觀，從而準(zhǔn)確界定工作人員角色，使自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作進(jìn)展順利而富有成效，要正確認(rèn)識(shí)和把握辦公室人員扮演的角色。

首先要用權(quán)但不越權(quán)。公司總經(jīng)理賦予辦公室綜合管理的權(quán)力，是推進(jìn)工作、落實(shí)任務(wù)的需要，決不能成為自恃強(qiáng)勢(shì)、壓制各方的資本。因此，辦公室從業(yè)人員正確認(rèn)識(shí)和批評(píng)自我，找準(zhǔn)自己的角色和位置，是我們完成各項(xiàng)工作、處理好各方關(guān)系的前提條件。

其次要參謀不掣肘。決策是公司領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，而辦公室是領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作的參謀和助手。這種角色和智能上的差別，決定了公司各項(xiàng)決策與指令的貫徹部署。辦公室人員要積極發(fā)揮好參謀職能，但參謀決不能掣肘。辦公室人員必須掌握公司全局工作要求，熟悉各階段公司重點(diǎn)工作，只有這樣才能發(fā)揮好參謀與助手的作用：第一階段，是決策前大膽建議，在公司總經(jīng)理將非確定性意圖轉(zhuǎn)化為確定性意圖的過(guò)程中，充分發(fā)揮辦公室人員的學(xué)識(shí)與才能，收集操作方式、提出創(chuàng)新性的建議供領(lǐng)導(dǎo)參考。第二階段，是決策后認(rèn)真貫徹執(zhí)行。在公司領(lǐng)導(dǎo)確定某項(xiàng)工作方案后，具體細(xì)化方案，認(rèn)真組織落實(shí)，全力推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)決策的實(shí)施。

再次要領(lǐng)會(huì)但不盲從。辦公室人員要很好地完成總經(jīng)理交辦的工作，必須了解領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某項(xiàng)工作的基本設(shè)想和計(jì)劃，準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)意圖。要隨時(shí)留心、勤于思考才能完整、準(zhǔn)確地理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，才能協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)有效地開(kāi)展工作。

2 辦公室從業(yè)人員要根據(jù)工作性質(zhì)與職能職責(zé)，切實(shí)提高辦公室各項(xiàng)工作的高效與實(shí)效

辦公室從業(yè)人員要立足“高效率、高標(biāo)準(zhǔn)”，促進(jìn)辦公室工作又快又好的發(fā)展，要深刻認(rèn)識(shí)以下六點(diǎn)：

2.1 突出服務(wù)的前瞻性 對(duì)于整個(gè)組織來(lái)說(shuō)，服務(wù)是辦公室工作的重點(diǎn)，同時(shí)在一定程度上檢驗(yàn)著辦公室的工作水平。因此，在信息報(bào)送、綜合調(diào)研、督促檢查的過(guò)程中，要將優(yōu)質(zhì)的服務(wù)貫穿于始終，站在領(lǐng)導(dǎo)的位置上，分析問(wèn)題、解決問(wèn)題、想領(lǐng)導(dǎo)所想、急領(lǐng)導(dǎo)所急、想領(lǐng)導(dǎo)之未想、急領(lǐng)導(dǎo)之未急，以服務(wù)為舉措，不斷提高辦公室工作的水平，樹(shù)立超前意識(shí)，逐步實(shí)現(xiàn)司務(wù)服務(wù)的高效化、精細(xì)化。

2.2 文稿起草的重要性 辦公室人員在工作的過(guò)程中，通過(guò)搜集信息，進(jìn)而吃透上情，收集下情，了解外情，根據(jù)上級(jí)單位的方針、政策起草文稿，不斷提高文稿的思想性、針對(duì)性與指導(dǎo)性，使之符合領(lǐng)導(dǎo)的觀點(diǎn)、思路和風(fēng)格。

2.3 強(qiáng)調(diào)信息的時(shí)效性 通常情況下，領(lǐng)導(dǎo)借助各種信息，了解掌握各方面的信息情況。當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，信息工作抓得是否及時(shí)、是否準(zhǔn)確，質(zhì)量好不好，以及是否全面等，在一定程度上，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)制定決策是否完善。

2.4 突出督查的實(shí)效性 任何規(guī)章制度如果缺乏執(zhí)行力，就會(huì)流于形式，形同軀殼。對(duì)于決策來(lái)說(shuō)，落實(shí)就是其生命，而督查就是落實(shí)的關(guān)鍵，在推動(dòng)決策落實(shí)的過(guò)程中，督促檢查是重要的環(huán)節(jié)和有效的方法[1]。

2.5 全局性協(xié)調(diào) 對(duì)于協(xié)調(diào)工作來(lái)說(shuō)，它是確保企業(yè)日常工作正常運(yùn)行的措施和手段。在協(xié)調(diào)過(guò)程中，注意把握協(xié)調(diào)的規(guī)律，講究協(xié)調(diào)的藝術(shù)，注重協(xié)調(diào)的效果，提高協(xié)調(diào)的水平，在能力范圍之內(nèi)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理一些急事，善于搞好協(xié)調(diào)，注意溝通與交流，積極配合，從大局出發(fā)，將分工與協(xié)作進(jìn)行結(jié)合，確保重大部署和決策順利實(shí)施[2]。

2.6 突出管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化 日常運(yùn)轉(zhuǎn)對(duì)于辦公室工作來(lái)說(shuō)非常重要，在工作過(guò)程中，做到高效、有序、規(guī)范、嚴(yán)密，確保上級(jí)和下級(jí)信息渠道的通暢性，這是對(duì)辦公室工作的基本要求[3]。第一辦文工作，嚴(yán)把政策關(guān)、審批關(guān)、格式關(guān)、文字關(guān)、印發(fā)關(guān)，在工作過(guò)程中不出差錯(cuò)；第二辦會(huì)工作，在工作過(guò)程中，做到認(rèn)真細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、精心組織、作好預(yù)案；第三機(jī)要工作，保安全、保時(shí)效，不斷提高核心機(jī)密傳遞的安全性；第四后勤工作，切實(shí)增強(qiáng)企業(yè)活力，逐步實(shí)現(xiàn)后勤管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為企業(yè)上下?tīng)I(yíng)造良好的工作環(huán)境和生活環(huán)境。

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