淺談公證文書檔案管理

摘 要：公證檔案是公證機(jī)構(gòu)對其公證證明活動的一個完整、真實(shí)的記錄，屬于國家檔案的重要組成部分，在日后的工作中具有重要的考查和利用價值。因此，有效地整理、保管好公證檔案是公證機(jī)關(guān)的重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：公證文書 檔案管理

公證檔案體現(xiàn)了公證機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)和各項(xiàng)方針政策的執(zhí)行情況，公證檔案對公證工作的總結(jié)、研究也起著非常重要的作用，它體現(xiàn)了公證機(jī)關(guān)的基本職能，體現(xiàn)了公證機(jī)關(guān)的證明效力。如今隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、人們法律意識的提高，大家的公證觀念也明顯增強(qiáng)，因此對公證檔案的管理水平的要求也越來越高。

一、對檔案管理人員的要求

公證檔案管理人員應(yīng)由具有一定專業(yè)知識的人員擔(dān)任。公證檔案管理人員應(yīng)堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，能夠認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針、政策，忠于職守、嚴(yán)守法紀(jì)，熱愛公證檔案工作。

二、檔案的立卷歸檔、接收和整理

公證事項(xiàng)辦結(jié)后，首先應(yīng)當(dāng)對公證文書進(jìn)行整理。公證檔案立卷的原則是按年度一證一卷、一卷一號。對于同一當(dāng)事人為同一目的而辦的多項(xiàng)公證可以合并成一卷，辦證人員應(yīng)當(dāng)在三個月內(nèi)將公證文書整理完畢并移交給檔案室，并辦理好必要的交接手續(xù)。

檔案管理人員在接收檔案時，應(yīng)按照《公證文書立卷歸檔辦法》的各項(xiàng)要求，嚴(yán)格檢查案卷質(zhì)量，對于符合要求的進(jìn)行接收，辦理好檔案移交手續(xù)。公證檔案分為國內(nèi)民事、涉外民事、國內(nèi)經(jīng)濟(jì)、涉外經(jīng)濟(jì)四類，并按公證檔案的類別、年度、保管期限等編寫歸檔順序號，并逐一錄入微機(jī)進(jìn)行歸檔。對以密卷保存的檔案，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)編號進(jìn)行歸檔。

三、檔案的借調(diào)與查閱、保管和防護(hù)

在借閱檔案時必須履行一定的審批和登記手續(xù)，并限制一定的借閱期限，在限期內(nèi)因某些特殊情況不能按期歸還公證檔案的，在經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理延期借閱手續(xù)。對于需要借出的公證檔案，借出時要辦理好交接手續(xù)及借據(jù)，并在規(guī)定的期限內(nèi)按期歸還檔案。還回時如發(fā)現(xiàn)文件材料有缺損、案卷被拆封、涂改、增刪等情況，應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并及時進(jìn)行追查。

對公證檔案的管理應(yīng)當(dāng)做到防潮、防火、防蟲、防污染、防高溫、防盜、防光，檔案室內(nèi)要保持清潔、整齊，并經(jīng)常通風(fēng)。檔案室應(yīng)由公證機(jī)關(guān)專門設(shè)立使用，不應(yīng)存放與公證檔案無關(guān)的其他物品，禁止在檔案室及周圍存放易燃物。檔案管理人員應(yīng)定期對公證檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，對出現(xiàn)破損、變質(zhì)、字跡褪色的檔案要及時采取有效措施，如采取修補(bǔ)和復(fù)制等補(bǔ)救措施，盡可能地減少損失。

四、檔案的保管期限

公證檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。永久保存的公證檔案，一般是與變更人身權(quán)利、義務(wù)關(guān)系方面及涉及不動產(chǎn)所有權(quán)轉(zhuǎn)移方面有關(guān)系的公證檔案，如收養(yǎng)、繼承、出生遺囑等需要長時間利用的公證檔案；長期保管的檔案一般是涉及一些關(guān)于履行期取限在十六年以上的合同、協(xié)議等屬于在相當(dāng)長時期內(nèi)需要查考、利用的公證檔案，保管期限為六十年；短期保管的檔案一般是履行期限在十六年以下的合同、健康證明等在較短的時間內(nèi)需要查考、利用的公證檔案，保管期限為二十年。在對公證檔案劃分保管期限時應(yīng)嚴(yán)格按照《公證管理辦法》進(jìn)行，以免造成不必要的損失。

總而言之，公證文書檔案是公證活動中形成的、對整個公證活動進(jìn)行的真實(shí)記錄，因此它對當(dāng)事人合法權(quán)益的維護(hù)、公證效力的保障發(fā)揮著不可替代的作用，同時它對公證工作的發(fā)展，對公證活動的實(shí)施、監(jiān)督具有重要的查考和利用價值。對公證檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作都是為了日后更好地利用，因此在公證檔案的管理過程中，應(yīng)強(qiáng)化法律意識和檔案意識，牢固樹立依法管理檔案的觀念，實(shí)現(xiàn)公證檔案的規(guī)范化管理，在公證檔案管理的每一環(huán)節(jié)都要本著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，管理好公證檔案，利用好公證檔案，使公證檔案的價值得以充分實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]姚偉鳴，周蘇平.對公證檔案管理的理解[J]中國公證，2010（6）.

（作者單位：黑龍江省寧安市公證處）