談?wù)剻n案數(shù)字化掃描過(guò)程中對(duì)檔案實(shí)體的安全管理

摘要：在檔案數(shù)字化掃描過(guò)程中我們經(jīng)常會(huì)遇到涉及檔案實(shí)體安全的各種問(wèn)題，如何保證檔案安全是我們工作的首要任務(wù)。本文主要研究探討就建立檔案管理制度、檔案數(shù)字化掃描各個(gè)工作環(huán)節(jié)中檔案實(shí)體安全管理以及在工作中應(yīng)該注意的安全事項(xiàng)等問(wèn)題需要采取的工作方法和相應(yīng)措施。

關(guān)鍵詞：檔案 掃描 實(shí)體 安全 管理

檔案數(shù)字化掃描是新時(shí)期檔案館業(yè)務(wù)工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)，是延長(zhǎng)檔案壽命，減少檔案磨損，方便檔案利用的重要舉措。在檔案數(shù)字化掃描過(guò)程中，檔案加工的周期長(zhǎng)、任務(wù)重、要求嚴(yán)，檔案實(shí)體要經(jīng)歷出庫(kù)、整理、拆卷、掃描、錄入、裝訂、入庫(kù)等一系列工序，由于數(shù)字化掃描一般都是外包工程，所以保證檔案實(shí)體安全的任務(wù)尤為重要。

一、建立完善的管理制度是檔案實(shí)體安全最可靠的保障

檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化是一個(gè)浩大復(fù)雜的工程，稍有疏忽，就有可能對(duì)檔案實(shí)體安全造成威脅，所以，保證檔案實(shí)體安全是檔案數(shù)字化掃描工作中一項(xiàng)重要任務(wù)，為之建立完善有效的管理制度顯得尤為重要。

東城區(qū)檔案館從2010年初啟動(dòng)檔案數(shù)字化掃描工程。在參觀走訪其他區(qū)縣檔案館，學(xué)習(xí)借鑒別人經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，東城區(qū)檔案館制定了《檔案掃描過(guò)程中對(duì)檔案實(shí)體的安全管理規(guī)定》，這個(gè)規(guī)定在后來(lái)的工作實(shí)踐中不斷得到補(bǔ)充完善，最終形成了《檔案掃描過(guò)程中對(duì)檔案實(shí)體的安全要求》，確定了檔案管理人員的工作規(guī)范，提出了檔案出入庫(kù)手續(xù)要求以及出庫(kù)檔案的數(shù)量控制要求，對(duì)檔案掃描公司員工提出對(duì)檔案實(shí)體及檔案信息內(nèi)容上的安全要求。如：檔案在掃描過(guò)程中不允許任何人員擅自將檔案帶離掃描場(chǎng)所，防止檔案丟失；嚴(yán)禁發(fā)生勾劃、涂抹、撕損、剪切等人為性破壞檔案的行為，要維護(hù)檔案的原貌：不允許工作人員擅自拍照、抄錄、復(fù)印掃描的檔案：在掃描檔案過(guò)程中工作人員要輕拿輕放，盡量減少磨損，不允許在檔案旁吸煙、擺放水杯、喝水、吃食物及存放易燃易爆物；當(dāng)有事需要離開(kāi)房間時(shí)，要將檔案存放檔案柜并鎖好：桌面不得隨意擺放檔案。同時(shí)，東城區(qū)檔案館與掃描公司簽訂了檔案保密責(zé)任書(shū)，要求公司負(fù)責(zé)對(duì)員工進(jìn)行檔案信息保密及檔案安全意識(shí)的培訓(xùn)。

二、把檔案安全意識(shí)貫徹到數(shù)字化掃描工作的各個(gè)環(huán)節(jié)

1.檔案出庫(kù)前檢查

數(shù)字化掃描工作程序的第一項(xiàng)就是檔案出庫(kù)前檢查，進(jìn)行這項(xiàng)工作的目的就是要了解檔案實(shí)體在出庫(kù)前是一種什么狀態(tài)。檔案出庫(kù)前檢查，主要是檢查檔案是否有破損，是否有頁(yè)碼錯(cuò)誤，是否有非掃描件，是否有非紙質(zhì)件，以及案卷的總頁(yè)數(shù)是多少。將檢查的結(jié)果記入數(shù)字化掃描檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。在這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)里設(shè)置了檔號(hào)、檔案出庫(kù)前檢查情況、是否有非掃描件，出庫(kù)前頁(yè)數(shù)，出庫(kù)單號(hào)、出庫(kù)日期，這部分要在檔案出庫(kù)前做好登記，隨著檔案的出庫(kù)將數(shù)據(jù)庫(kù)移交給掃描公司，在檔案掃描完畢返回檔案庫(kù)房時(shí)，掃描公司還要將此批次加工檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)返回給檔案局，同時(shí)填寫(xiě)：檔案入庫(kù)日期、入庫(kù)頁(yè)數(shù)、是否修改卷內(nèi)題名、是否有非掃描頁(yè)，是否有重編頁(yè)碼，檔案修補(bǔ)頁(yè)號(hào)及其他。檔案入庫(kù)后，在經(jīng)過(guò)檔案局專(zhuān)設(shè)的數(shù)字化掃描檔案實(shí)體檢查人員的檢查后，登記入數(shù)據(jù)庫(kù)：檔案實(shí)體檢查情況、檢查人。通過(guò)這樣一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)可以了解每一卷檔案在經(jīng)過(guò)數(shù)字化掃描后具體有了哪些變化，了解檔案修補(bǔ)情況和掃描情況。

2.嚴(yán)格的檔案出入庫(kù)手續(xù)

依照《掃描檔案出入庫(kù)登記要求》，檔案出入庫(kù)必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)登記制度，要求庫(kù)房管理人員每天提前做好掃描檔案的出庫(kù)準(zhǔn)備工作，確保出庫(kù)的檔案數(shù)量準(zhǔn)確，手續(xù)齊備；要求檔案出庫(kù)時(shí)庫(kù)房管理人員要在《掃描檔案出入庫(kù)登記表》中做好調(diào)出登記，相關(guān)人員要簽字確認(rèn)：要求檔案歸還庫(kù)時(shí)庫(kù)房管理人員要與掃描工作人員認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和檔案實(shí)體狀況，并登記在《掃描檔案出入庫(kù)登記表》中，相關(guān)人員要簽字確認(rèn)，確保還庫(kù)的檔案齊全、完整等等。

3.檔案掃描過(guò)程中監(jiān)控

一方面，數(shù)字化掃描公司在工作間安裝有監(jiān)控?cái)z像頭，隨時(shí)監(jiān)控檔案實(shí)體在各個(gè)工序流轉(zhuǎn)情況，監(jiān)控員工的工作狀態(tài)；另一方面，檔案館內(nèi)相關(guān)的工作人員也隨時(shí)深入掃描工作間，檢查掃描工作環(huán)境中是否有不合乎檔案規(guī)定的地方，比如，不得放置水杯、水壺和食品；檢查操作人員的工作程序是否規(guī)范，比如，是否有粗暴拆、扯、撕檔案的行為。由于有些檔案原有一部分頁(yè)是粘合的，掃描比較麻煩，怕個(gè)別員工貪圖速度，粗暴對(duì)待檔案。

4.檔案入庫(kù)后嚴(yán)查

掃描完畢的檔案在清點(diǎn)完畢辦理完入庫(kù)手續(xù)后，還要進(jìn)行一項(xiàng)工作，就是對(duì)入庫(kù)的檔案進(jìn)行實(shí)體檢查。檢查的方法是：查看全部卷，清點(diǎn)每一頁(yè)。檢查的內(nèi)容是：是否有丟漏重編頁(yè)碼：編制的頁(yè)碼是否合乎要求：檔案的裝訂是否合乎標(biāo)準(zhǔn)；是否有不按原裝訂孔裝訂檔案的現(xiàn)象；卷內(nèi)目錄的題名、頁(yè)號(hào)是否修改、修改后是否重新標(biāo)注了案卷封皮：是否有檔案修補(bǔ)。

三、在數(shù)字化掃描檔案中應(yīng)該注意的安全問(wèn)題

1.減少檔案周轉(zhuǎn)天數(shù)、出庫(kù)數(shù)量，增加檔案出庫(kù)批次

由于在檔案掃描過(guò)程中檔案周轉(zhuǎn)需要時(shí)間，檔案完成掃描又需要很多道工作程序，所以通常情況下，如果加工掃描人員有20人，正常情況下每天掃描完成量在8千到1萬(wàn)頁(yè)左右，每天流轉(zhuǎn)在加工場(chǎng)地的檔案就在6-8萬(wàn)頁(yè)，大約有1000到1500卷，周轉(zhuǎn)期在一至三周，而檔案的加工場(chǎng)所不在庫(kù)區(qū)，掃描工作環(huán)境因?yàn)橛写罅康脑O(shè)備及人員存在，相對(duì)庫(kù)房的保管條件惡劣的多，這樣對(duì)檔案安全很不利，所以，要按照掃描公司的工作能力，及時(shí)調(diào)整控制檔案的出庫(kù)量，減少檔案在庫(kù)外的周轉(zhuǎn)期以及周轉(zhuǎn)量，采取增加出庫(kù)批次是保護(hù)檔案的必要手段。

2.減少檔案連續(xù)掃描的次數(shù)

實(shí)踐證明，多次連續(xù)掃描對(duì)紙張的物理性能有很大的影響。紙質(zhì)檔案在連續(xù)經(jīng)過(guò)數(shù)次掃描后，紙張的強(qiáng)度以及耐折度都會(huì)大幅下降。加之很多檔案之前都經(jīng)歷過(guò)復(fù)印機(jī)等光源照射必然對(duì)檔案產(chǎn)生了很大損傷，所以經(jīng)常建議掃描公司盡量提高檔案一次掃描的成功率，減少重復(fù)性的掃描。

3.減少檔案裝訂次數(shù)

能不拆卷掃描的檔案盡量不拆，拆了也盡量不重拆再裝訂。檔案的反復(fù)裝訂會(huì)對(duì)檔案實(shí)體造成很大的損害。

4.規(guī)范檔案整理，隨時(shí)協(xié)調(diào)問(wèn)題

規(guī)范檔案整理，是檔案數(shù)字化掃描工作中的一項(xiàng)重要工作，也是直接關(guān)系到檔案實(shí)體完整性的重要環(huán)節(jié)。在檔案數(shù)字化掃描過(guò)程中，由于檔案產(chǎn)生的年代不同，檔案產(chǎn)生的行業(yè)部門(mén)不同，檔案所屬的全宗不同，所以很多檔案帶有時(shí)代烙印和行業(yè)特點(diǎn)，很多老檔案整理不規(guī)范，紙張規(guī)格不一、版式不一、裝訂不一，掃描過(guò)程中就會(huì)出現(xiàn)各式各樣的問(wèn)題。比如編頁(yè)碼問(wèn)題。原來(lái)的檔案由于版式不一樣，頁(yè)碼的編寫(xiě)位置就有很大出入。對(duì)于這樣的檔案東城區(qū)檔案館通常采取尊重原著，只要編碼不錯(cuò)就盡量不修改重編，這樣就可以減少對(duì)檔案的涂改。東城區(qū)檔案館不允許整理人員使用橡皮擦改頁(yè)號(hào)，防備萬(wàn)一不小心涂破檔案，只允許使用2B或HB的鉛筆在需要重新編寫(xiě)新的頁(yè)碼時(shí)輕劃錯(cuò)誤的頁(yè)碼，在旁邊寫(xiě)上新的頁(yè)碼。檔案拆訂時(shí)，要求輕拉慢拽，必要時(shí)剪斷裝訂線，減輕裝訂線對(duì)檔案的磨損：檔案裝訂時(shí)必須原孔裝回，盡量采取三針裝訂法，即：使用三個(gè)針，分別從三個(gè)孔同時(shí)裝訂，這樣可以減少、減輕線繩對(duì)檔案的拉扯。

5.保持掃描加工人員穩(wěn)定性

掃描人員流動(dòng)性很大，新從業(yè)者多，當(dāng)加工人員熟悉工作程序后，往往不是經(jīng)常被抽調(diào)到公司的其他項(xiàng)目，就是跳槽離開(kāi)。人員不穩(wěn)必然造成工作熟練不穩(wěn)定。當(dāng)從業(yè)者不熟悉工作程序時(shí)容易對(duì)檔案造成不必要的損傷。公司的人員穩(wěn)定檔案館不好把控，但是檔案館有責(zé)任對(duì)帶班人員以及新人必要的告誡，以達(dá)到保護(hù)檔案的目的。

檔案數(shù)字化掃描是功在現(xiàn)代，利在千秋的宏偉大事，保護(hù)檔案是我們進(jìn)行此項(xiàng)工作的原本意愿。在檔案實(shí)體經(jīng)歷進(jìn)出庫(kù)房、編頁(yè)整理、掃描拆裝，經(jīng)歷光和熱的洗禮之中，保護(hù)好檔案實(shí)體安全的意義就尤為重要。檔案安全既體現(xiàn)在工作細(xì)節(jié)之中，也體現(xiàn)在可靠地制度保障之上，更體現(xiàn)在檔案工作者拳拳責(zé)任之心理。

作者單位：北京市東城區(qū)檔案館