澳大利亞電子文件長期保存策略及其啟示

摘要：澳大利亞構建了科學、完善的電子文件長期保存策略，其電子文件長期保存水平居于世界前列。本文在分析澳大利亞電子文件長期保存策略的基礎上提出了對我國電子文件長期保存建設的幾點啟示。

關鍵詞：澳大利亞 電子文件 長期保存

隨著現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展，電子文件在各種電子業(yè)務系統(tǒng)中海量生成、利用或者存儲。作為社會的“記憶”、人類的核心戰(zhàn)略資源，電子文件必須被長久保存，這一點已經(jīng)成為世界各國同行的共識。澳大利亞是世界上最早開始研究電子文件保存的國家之一，經(jīng)過幾十年的發(fā)展，其理論與實踐研究都取得了豐碩的成果，處于國際領先水平，值得我們分析、借鑒。

1.澳大利亞電子文件長期保存策略分析

1.1國家電子文件保管模式轉變推動長期保存工作

20世紀70年代，澳大利亞國家檔案館（以下簡稱國家館）開始采用集中式保管電子文件。20世紀90年代初，國家館采用了分布式保管模式。2000年，國家館保管模式從分布式向集中式轉變。

國家館電子文件管理體制在社會與技術推動下的轉變，直接導致了國家館與政府機構之間管理責任與行為模式的變化。在集中保管模式下，國家館將更多的承擔保存社會記憶的職責。為了實現(xiàn)這一目標，國家館改變了原有的工作方式，從原來專注于指導變?yōu)橹笇c管理并重、前端與后端兼顧，推出了大量用于指導電子文件長期保存的政策、標準、技術、指南，供各政府機構遵守、使用。

1.2提供法律保障

澳大利亞政府在相關法律中對電子文件的管理和長期保存都做出了明確的規(guī)定，為電子文件的長期保存提供了有利的法律保障，確保長期保存的各項工作得以順利開展。

澳大利亞1983年頒布的《檔案法案》中明確規(guī)定，對電子檔案必須給予和普通檔案同樣的重視，所有按正規(guī)渠道形成或接收的數(shù)字信息必須按照相關法規(guī)認真存放，未經(jīng)批準，不得擅自銷毀任何電子檔案。此外，還對電子信息管理能力提出了要求，即電子檔案存放部門必須確保其全部電子系統(tǒng)有相應的能力把電子文件作為電子檔案完整、長期存放。

澳大利亞《著作權法案1968》為各種各樣的數(shù)字資源保存提供了法律基礎。根據(jù)該法案規(guī)定，為了一件屬于或者曾經(jīng)屬于圖書館或者檔案館館藏的作品（包括各種數(shù)字資源）不受到損壞或者遺失，圖書館或者檔案館可以對該作品進行復制或者傳播。

1.3制定專門政策

國家館通過頒布政策性文件，明確政府在電子文件長期保存方面的意愿，并提出具體的指導性原則，引導政府機構與私人機構采取正確的行動。

2000年，國家館頒布了《聯(lián)邦政府文件保管政策》，向人們傳達了一個重要信息，即無論何種形式的所有具有檔案價值的電子文件，原則上都由國家館保管。

2004年，國家館發(fā)布了《數(shù)字文件保管框架》，該框架對澳大利亞政府機構形成的所有電子文件，和某些一般性的電子文件（如基于網(wǎng)絡的文件）的管理提出了八條基本原則。

2012年，國家館開始實施《數(shù)字連續(xù)性計劃》，它為機構規(guī)定了三方面的關鍵行動，以期達到確保各機構業(yè)務信息在任何需要的時候都能夠被讀取和利用的目的。該計劃除了可以為澳大利亞類型多樣的政府機關提供不同的解決方案，同時也能靈活的滿足私人機構的數(shù)字保存需求。

1.4建立良好的合作機制

國家館認為電子文件長久保存超越了任何一個單獨機構能夠承擔的能力，因此聯(lián)合其他部門建立一個多層次的合作機制勢在必行。政府機構、技術部門、商業(yè)部門、信息產業(yè)、智力機構等，都應參與到電子文件長期保存活動中，為電子文件長期保存提供多種支持。

1993年，國家館、國家信息服務委員會、國家保護辦公室、電影錄音檔案館、數(shù)字與信息學會、通訊技術部及博物館聯(lián)合相關收藏部門、政府部門、商業(yè)部門、版權所有者、大學、基金會與某些國際組織組成了“朝向2001年，保護澳大利亞數(shù)字信息調研組（TF2001 PADI）”。該調研組在1996年發(fā)布了調研報告《保護電子文件：總結報告與建議》。

為了整合更多力量，國家館積極開展國際合作。2004年，澳大利亞和新西蘭共同提出了“澳大拉西亞數(shù)字文件管理動議（ADRI）”。ADRI的愿景是澳大利亞和新西蘭的所有政府機構在數(shù)字文件生成、保存和利用方面采用統(tǒng)一的途徑，以確保重要文化遺產的問責和長期保護。這種統(tǒng)一性旨在提高參與者的效率、效益和互操作性。

1.5建立完善的標準、規(guī)范體系

電子文件長期保存涉及范圍廣、行業(yè)多，各系統(tǒng)之間的“交換”必不可少，系統(tǒng)之間的互操作非常依賴于管理與技術的標準化。澳大利亞電子文件管理標準、規(guī)范處于國際領先水平，其中包括完整的電子文件長期保存的標準體系和規(guī)范體系。

澳大利亞建立了電子文件長期保存的標準體系，主要有三個層次：第一個層次是國家級標準，如《聯(lián)邦政府機關文件保管元數(shù)據(jù)標準》、《電子記錄管理工作流程分析》；第二個層次是國家館標準，如《數(shù)字化保存——RFC2004/2電子郵件記錄格式》、《數(shù)字化保存——RFC2003/6JP—GE記錄格式》；第三個層次是州級標準，如澳大利亞維多利亞檔案局頒布的《電子記錄管理xML格式標準》。

在澳大利亞電子文件長期保存規(guī)范體系中，直接相關的規(guī)范有：《數(shù)字文件保存方法》、《數(shù)字保存：照亮過去，引導未來》和《數(shù)字文件管理：數(shù)字文件形成、管理和保存指南》；間接相關的規(guī)范有《文件與信息戰(zhàn)略管理指南》、《形成、保管和利用數(shù)字文件》、《AGLS元數(shù)據(jù)元素集》等。

1.6積極開展技術研發(fā)

計算機硬件、應用軟件的快速升級和存儲載體短暫的有效壽命，給數(shù)字保存帶來了巨大挑戰(zhàn)，為了應對它們，國家館開發(fā)了關于數(shù)字保存的有軟件支持的方法論。

數(shù)字保存的方法論研究工作開始于2000年，并且開發(fā)出了支持它的保存軟件和數(shù)位典藏。這套軟件通過開放源代碼方法開發(fā)，并且得到了免費開源許可證（GNU通用公共許可證），由以下四個應用程序組成，分別是生成清單、Xena、數(shù)字保存記錄器、校驗和核對。

生成清單，即電子文件從機構到國家館時，在檔案管理系統(tǒng)的搜索引擎中將產生一份關于所有電子文件的清單，包括校驗結果、電子文件之間的關聯(lián)、關聯(lián)項目號。

Xena（XML Electronic Normalising for Archives）：即將指定數(shù)據(jù)格式的文件轉換成“附加元數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)”和XML。Xena可以瀏覽和/或輸出Xena文件。

數(shù)字保存記錄器（DPR），即記載每次向數(shù)位典藏轉移的審計信息，DPR借助Xena完成電子文件的轉換。

校驗和核對，即監(jiān)控國家館數(shù)位典藏中數(shù)據(jù)丟失和破壞情況。

1.7典型項目推進

針對電子文件長期保存中的關鍵管理環(huán)節(jié)與難題，澳大利亞在國家層面、國際層面和地方政府層面實施了一系列典型項目，并取得了可以互相支持、互相印證的研究成果。

2001年，國家館啟動了“數(shù)字文件保存戰(zhàn)略”項目，直接成果是2002年制定的綠皮書《數(shù)字文件保存辦法》，該辦法推動了數(shù)字文件保存格式和技術的發(fā)展，Xena1.0版就是其后期成果之一。

2004年，10個澳大利亞和新西蘭的文件檔案管理機構共同提出了ADRI。ADRI成員以文件連續(xù)體管理思想為指導，統(tǒng)一使用文件管理標準、元數(shù)據(jù)標準和分類方案，并制定具體的實施辦法，在數(shù)字文件長期保存動議的實施層，統(tǒng)一XML封裝、行業(yè)用品平臺、開放文件格式、遷移最小化要求、來源和真實性機制等。

澳大利亞各州政府也積極開展電子文件長期保存項目。維多利亞州檔案館實施了電子文件管理策略（VERS），發(fā)布了《永久保存電子文件》研究報告，推出了《保存電子文件的系統(tǒng)需求》和《VERS長期保存格式》兩個長期保存標準。

2.澳大利亞電子文件長期保存策略對我國的啟示

2.1制定電子文件長期保存國家戰(zhàn)略

電子文件長期保存需要有一個全盤考慮、系統(tǒng)規(guī)劃的頂層設計。我國需要建立電子文件長期保存戰(zhàn)略，明確國家電子文件長期保存工作的基本態(tài)度和總體思路，并通過一系列基本制度的安排與實施，實現(xiàn)電子文件的長期保存，增強信息資源的國家掌控能力。

我國應該將電子文件長期保存納入國家信息化發(fā)展規(guī)劃，納入各行各業(yè)業(yè)務系統(tǒng)建設，在國家層面以及行業(yè)層面上給予支持，引導電子文件保存事業(yè)有步驟的開展，防止各自為政、各搞一套的混亂局面出現(xiàn)。

2.2完善管理機制

完善國家電子文件長期保存管理機制，有利于在全國范圍內有組織有計劃地構建一個國家電子文件長期保存協(xié)作網(wǎng)，最全面、最經(jīng)濟、最有效地開展工作。

完善國家電子文件長期保存管理機制，需要以國家檔案局為主，同時聯(lián)合各部委、各省市的信息管理部門、技術支持部門、智力機構等諸多部門，構建國家電子文件長期保存體系，明確相關管理機構的責任，強化管理協(xié)調機制和審計監(jiān)督機制，從法規(guī)、經(jīng)濟、方針政策和行政管理等方面來支撐和約束。

同時，我國可以借鑒澳大利亞的實踐模式，建立國際間、國家級別機構之間、行業(yè)內、地區(qū)間的合作機制，整合更多的社會力量，應對電子文件長期保存的諸多挑戰(zhàn)。

2.3推動法律法規(guī)建設

從澳大利亞情況來看，立法是推動電子文件長期保存工作最基本的保障。我國必須加快相關立法工作，使電子文件長期保存有法可依、有章可循。

澳大利亞除了頒布有利于長期保存的檔案法或著作權法案之外，還基于文件是各項業(yè)務活動的工具與證據(jù)、文件管理是各項業(yè)務活動有機組成部分的認識，在刑法、行政法、民商法等其他眾多法律中列有許多條款涉及文件管理的要求。而我國很少在其他法律中提及文件管理問題。當前情況下，修訂其他法律的可行性很小，因此應該重點制定一部較為完善的《中華人民共和國文件法》。

《中華人民共和國文件法》應該包括以下內容：（1）明確認定電子文件屬于文件的范疇，規(guī)定滿足一定條件的電子文件具有證據(jù)效力：（2）明確賦予檔案部門全過程監(jiān)控文件管理的職責：（3）明確檔案部門、業(yè)務部門、信息部門及其他有關部門相應的文件管理義務與權利；（4）規(guī)定文件生成、傳遞、歸檔、保存和開發(fā)利用的基本宗旨和原則：（5）規(guī)定國家文件管理的體制與運行機制。

2.4制定可實施的專門政策

電子文件長期保存是一項利國利民的公益行動，需要國家的支持，需要全社會的共同參與。我國亟需制定電子文件長期保存專門政策，以表明國家在這方面的意志和價值觀，體現(xiàn)國家的支持；以有效引導社會正視、重視長期保存工作，提高公眾和機構的數(shù)字保存意識。

同時，要注意保持專門政策與國家數(shù)字信息管理和檔案管理政策的一致性。電子文件長期保存政策應該是政府數(shù)字信息管理整體措施的一部分，與其他政策措施共同推進政府數(shù)字信息管理工作。如，澳大利亞國家館在制定《數(shù)字連續(xù)性計劃》之后，發(fā)布了《政府數(shù)字轉型政策》，兩者在流程上前后銜接，內容上互為支撐。

2.5構建有利于電子文件長期保存的標準、規(guī)范體系

澳大利亞堅持文件連續(xù)體理論，制定了覆蓋文件全生命周期的標準和規(guī)范體系，這些標準和規(guī)范相互補充、相互融合，為澳大利亞實現(xiàn)電子文件真實、完整與長期可讀提供了強有力的保障。

我國在構建電子文件長期保存的標準、規(guī)范體系過程中，要充分利用國內外先進理論，借鑒已有國際標準，充分考慮電子文件全生命周期管理需要，建立電子文件保存標準、規(guī)范體系的制定目標，聯(lián)合社會多種力量共同參與，全面提高相關領域標準化的整體水平，加強與電子文件長期保存相關的標準體系與規(guī)范體系建設，加強有利于標準實施的標準化策略手段建設和相關機制建設，選取有利于系統(tǒng)開放性和擴展性的標準加以推薦。

考慮到電子文件國家標準體系的制定過程會持續(xù)很長時間，目前可以先制定一個較為全面、系統(tǒng)、先進的《電子文件長期保存管理指南》，暫時作為全國電子文件長期保存的政策引導和規(guī)范。

2.6重視技術研發(fā)

載體損傷和技術老化是電子文件長期保存面對的最直接的挑戰(zhàn)，因此技術問題在澳大利亞備受重視。澳大利亞國家館通過開放源代碼方法，于2004年開發(fā)了Xena 1.0版，2009年升級至Xena 4.2.1版，并建立了數(shù)字保存軟件平臺。

我國要明確技術研究路線與研究方向，增加技術研究動力，形成有利于相關信息技術研發(fā)和普及的良性機制，重點是在相關核心技術的研發(fā)中取得突破，在各行各業(yè)重點部門與核心部門的整體技術解決方案的研究開發(fā)方面取得商家成效，發(fā)揮市場機制、監(jiān)督審計機制、最佳實踐示范推廣機制、相關技術市場培育機制和監(jiān)督管理機制在技術推廣普及中的作用。

我國在技術研發(fā)推廣過程中，要充分考慮電子文件長期保存技術的易用性和兼容性；使用開放源代碼技術，提高透明度、保障真實性、保證同行的參與和合作：同時要不斷升級，保持技術的先進性。

2.7積極開展實踐項目

澳大利亞電子文件長期保存啟動項目眾多，涉及的研究領域廣泛，從保存戰(zhàn)略規(guī)劃、保存技術的開發(fā)和應用到保存元數(shù)據(jù)和規(guī)范的制定都做了大量的研究和實踐。

我國需要從電子文件長期保存的全局角度出發(fā)，借鑒澳大利亞相關經(jīng)驗，整體規(guī)劃實踐項目。國家可以選擇前期基礎較好、研究能力較強的單位，給予必要的資金和政策支持，有針對性的研究長期保存中的管理、技術、標準、人才等基本問題與關鍵問題，探尋最佳解決方案，推行最佳實踐，實現(xiàn)示范效應。

本文為北京市檔案局項目（項目編號：201205）、北京市教育委員會社科計劃面上項目（項目編號：SM201111417009）、北京聯(lián)合大學人才強校計劃人才資助項目階段性研究成果之一。

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作者單位：北京聯(lián)合大學應用文理學院

北京市海淀區(qū)人民法院