對(duì)做好企業(yè)檔案數(shù)據(jù)安全管理工作的思考

摘要：企業(yè)檔案是在自身發(fā)展建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的寶貴財(cái)富。隨著館藏?cái)?shù)量及電子數(shù)據(jù)的增加，樹(shù)立檔案安全意識(shí)，保護(hù)企業(yè)“檔案資產(chǎn)”，全面做好檔案數(shù)據(jù)安全管理工作是檔案工作中的重點(diǎn)。本文結(jié)合北京市燃?xì)饧瘓F(tuán)有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)燃?xì)饧瘓F(tuán)）的檔案工作實(shí)際，對(duì)如何做好企業(yè)檔案數(shù)據(jù)安全管理與安全保障工作提出幾點(diǎn)建議和措施。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù) 安全意識(shí) 安全保障 安全措施

檔案承載著“記錄歷史，服務(wù)企業(yè)”的重要作用，檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，檔案數(shù)據(jù)的安全更是檔案管理工作的重中之重。近年來(lái)，隨著燃?xì)饧瘓F(tuán)突飛猛進(jìn)跨越式的發(fā)展，檔案的門(mén)類(lèi)和數(shù)量急劇增加，如何對(duì)這些檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，已成為檔案管理部門(mén)不斷思考的課題。大量的實(shí)踐證明，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理工作，確保企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的安全穩(wěn)定，是促進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)和檔案事業(yè)健康、快速和可持續(xù)發(fā)展的有力保障。本文以本單位構(gòu)建檔案工作防災(zāi)減災(zāi)安全體系為例，就如何加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)工作進(jìn)行探討和闡述。

一、樹(shù)立全員檔案數(shù)據(jù)安全保障意識(shí)，提高維護(hù)檔案安全的自覺(jué)性

企業(yè)的檔案工作不僅僅是檔案管理部門(mén)的職責(zé)，也是由各部門(mén)專(zhuān)、兼職檔案管理人員及全體員工共同參與完成的工作。因此，全體員工的檔案安全意識(shí)特別是領(lǐng)導(dǎo)的檔案安全意識(shí)決定了一個(gè)單位檔案數(shù)據(jù)安全工作水平和工作的氛圍。

企業(yè)檔案信息是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，確保檔案數(shù)據(jù)安全是企業(yè)檔案管理部門(mén)的重要使命。檔案部門(mén)要不斷學(xué)習(xí)、貫徹國(guó)家關(guān)于檔案數(shù)據(jù)安全管理的法律法規(guī)，大力宣傳檔案數(shù)據(jù)安全，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)安全管理意識(shí)，普及檔案數(shù)據(jù)安全管理知識(shí)。

通過(guò)多種途徑保障檔案數(shù)據(jù)的安全，使每一名員工都切實(shí)重視起檔案數(shù)據(jù)的安全性，不斷增強(qiáng)使命感、責(zé)任感，自覺(jué)地從思想上、行動(dòng)上把確保檔案數(shù)據(jù)安全放在各項(xiàng)工作的首位，真正樹(shù)立檔案數(shù)據(jù)“安全第一”的意識(shí)，提高全體員工的安全意識(shí)，自覺(jué)維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全，切實(shí)落實(shí)安全責(zé)任。

同時(shí)，我們加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全的宣傳力度，利用“檔案日”進(jìn)行多種與檔案安全有關(guān)的活動(dòng)進(jìn)行宣傳教育，提高全體員工的安全意識(shí)，真正做到檔案人員從自身工作做起，自覺(jué)維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全。

二、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理水平，為此要切實(shí)加強(qiáng)檔案安全管理的隊(duì)伍建設(shè)，堅(jiān)持依法治檔，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、分層次、分類(lèi)型地開(kāi)展檔案安全管理隊(duì)伍的建設(shè)，同時(shí)要提高檔案人員的思想政治覺(jué)悟，從思想源頭上重視檔案的安全，增強(qiáng)其檔案安全防控能力。通過(guò)舉辦專(zhuān)題培訓(xùn)、繼續(xù)教育、經(jīng)驗(yàn)交流等途徑，使檔案管理人員充分了解和掌握有關(guān)檔案安全防控的措施，不斷提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力，同時(shí)要向檔案管理人員大力宣傳、貫徹檔案安全法規(guī)，培養(yǎng)和強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)安全意識(shí)，為檔案數(shù)據(jù)安全管理工作提供堅(jiān)實(shí)有力的人才保障。

三、制定檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)措施，建立防災(zāi)減災(zāi)應(yīng)急預(yù)案體系

（一）建立健全科學(xué)完善的檔案保管與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)制度，為檔案數(shù)據(jù)安全提供保障

科學(xué)完善的檔案保管與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)制度，是做好檔案數(shù)據(jù)安全管理的基礎(chǔ)。只有建立科學(xué)、完善的保管存儲(chǔ)制度，才能切實(shí)維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全。燃?xì)饧瘓F(tuán)于2009年結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和工作實(shí)際，建立了《燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理制度及規(guī)范》?！吨贫燃耙?guī)范》包括檔案工作制度、各類(lèi)檔案的管理規(guī)定及檔案流程幾個(gè)部分。其中根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)保護(hù)國(guó)家秘密法》的相關(guān)規(guī)定，制定了燃?xì)饧瘓F(tuán)的《檔案保管制度》、《檔案安全保密制度》、《檔案保護(hù)修復(fù)制度》、《檔案利用管理制度》、《檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案閱覽室管理制度》、《檔案保護(hù)技術(shù)規(guī)范》、《檔案管理崗位人員變動(dòng)交接工作細(xì)則》等，從鑒定、銷(xiāo)毀、借閱、保密等方面對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全管理進(jìn)行了詳盡的規(guī)定，降低了檔案泄密、丟失的風(fēng)險(xiǎn)，最大限度地確保檔案數(shù)據(jù)的完整安全。

2012年，燃?xì)饧瘓F(tuán)結(jié)合國(guó)家有關(guān)檔案數(shù)據(jù)安全管理的規(guī)范要求，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《數(shù)據(jù)安全技術(shù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)通用安全技術(shù)要求》（GB/T 20271-2006）、《數(shù)據(jù)安全技術(shù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》（GB/T 20988-2007）、《數(shù)據(jù)與文獻(xiàn)文件管理第1部分通用原則》（ISO 15489-1：2001）等制定了《燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案數(shù)據(jù)安全體系管理指南》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)指南）。在《指南》中制定了檔案數(shù)據(jù)安全管理的建設(shè)原則，其中包括：數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理、密級(jí)管理、合規(guī)服務(wù)原則、訪問(wèn)控制、入侵檢測(cè)等九項(xiàng)。同時(shí)提出安全管理的措施要堅(jiān)持“管理高于技術(shù)，預(yù)防先于補(bǔ)救，遇到問(wèn)題即刻處理”的指導(dǎo)思想，全面實(shí)施檔案館的“預(yù)防→監(jiān)控→同步安全→應(yīng)急處理”的檔案數(shù)據(jù)安全管理措施。這一系列措施涵蓋了檔案數(shù)據(jù)安全的控制、網(wǎng)絡(luò)安全管理、個(gè)人計(jì)算機(jī)及外設(shè)管理幾個(gè)方面?！吨改稀返耐菩星袑?shí)提供了科學(xué)、有效的檔案安全防控措施，將有力地保障了檔案數(shù)據(jù)安全工作的順利進(jìn)行。

（二）制定檔案防災(zāi)減災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，建立檔案數(shù)據(jù)應(yīng)急管理對(duì)策

檔案防災(zāi)減災(zāi)體系是檔案部門(mén)為防止和減少突發(fā)性災(zāi)難事件對(duì)檔案的破壞而建立的一整套的檔案管理規(guī)范?！吨改稀诽貏e對(duì)這些突發(fā)事件進(jìn)行了識(shí)別，包括常規(guī)風(fēng)險(xiǎn)（自然災(zāi)害、日常災(zāi)害）、環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)、人為風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)等幾個(gè)無(wú)法預(yù)料的、可能給檔案造成毀滅性災(zāi)難的事件。這類(lèi)事件的特點(diǎn)是發(fā)生突然，毫無(wú)征兆，所以檔案安全管理不應(yīng)僅僅停留在庫(kù)房的“八防”管理上，還要注重應(yīng)急預(yù)案的制定。預(yù)案的制訂要本著“預(yù)防為主、防治結(jié)合”的原則，要在抓防范的同時(shí)做好治理的準(zhǔn)備，將損失降到最低程度，以保證在災(zāi)害發(fā)生時(shí)能夠最大限度地確保檔案的安全。預(yù)案制定后檔案人員要經(jīng)常學(xué)習(xí)和組織演習(xí)，以此增強(qiáng)檔案人員的安全應(yīng)急意識(shí)。構(gòu)建檔案工作防災(zāi)減災(zāi)安全體系是保證檔案安全的重要措施，檔案管理部門(mén)也要在大力推行的同時(shí)，提高監(jiān)管執(zhí)行力度，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，確保檔案的安全。

（三）設(shè)立檔案工作監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)，健全檔案管理工作機(jī)制

中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)——《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）中明確規(guī)定了“企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)”、“企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)范和管理模式設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)，或指定負(fù)責(zé)檔案工作的機(jī)構(gòu)，大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館”。

按照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的要求，燃?xì)饧瘓F(tuán)設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織管理燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理工作，對(duì)燃?xì)饧瘓F(tuán)各部門(mén)、所屬各單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，并定期向燃?xì)饧瘓F(tuán)辦公室提交檔案工作執(zhí)行評(píng)估報(bào)告。這種工作模式已將燃?xì)饧瘓F(tuán)形成的各門(mén)類(lèi)和各種載體檔案納入到檔案工作的管理范疇，從而使燃?xì)饧瘓F(tuán)十二大門(mén)類(lèi)的檔案管理并重。這種工作模式對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全管理作用在于：第一，檔案集中保存便于安全管理工作的開(kāi)展；第二，檔案在收集、管理、利用等環(huán)節(jié)統(tǒng)一管理，實(shí)行了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，便于檔案工作的監(jiān)督檢查；第三，檔案由專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)和人員負(fù)責(zé)保管，提高了檔案管理水平，降低了安全風(fēng)險(xiǎn)。

（四）實(shí)行科學(xué)有效的檔案安全保管措施，提升檔案數(shù)據(jù)安全系數(shù)

我國(guó)檔案工作的基本原則是：“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用”。按照基本原則的指導(dǎo)，檔案管理部門(mén)要采取相應(yīng)的措施加強(qiáng)對(duì)檔案實(shí)體和檔案數(shù)據(jù)的管理。首先要建設(shè)符合規(guī)定要求的檔案庫(kù)房，并配備安全保管的設(shè)備設(shè)施，這是保管檔案的最基本的物質(zhì)條件，它直接影響著檔案的保護(hù)效果。其次要構(gòu)建嚴(yán)格的檔案庫(kù)房保管制度，嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房進(jìn)出人員手續(xù)和檔案庫(kù)房的鑰匙和門(mén)禁管理，以確保檔案的安全。再次，建立各級(jí)檔案數(shù)據(jù)安全責(zé)任制，把檔案數(shù)據(jù)安全作為對(duì)檔案管理部門(mén)、檔案工作人員考核的首要指標(biāo)，杜絕一切安全隱患。同時(shí)要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)有制度進(jìn)行認(rèn)真清理，完善檔案保管、編目、利用、編研、保護(hù)、保密等方面的制度，并對(duì)制度的執(zhí)行情況加強(qiáng)監(jiān)督和檢查，定期進(jìn)行考核，確保各項(xiàng)制度能夠有效、正確執(zhí)行。

企業(yè)檔案是企業(yè)不可再生的重要資源，一旦丟失、損毀將不可挽回。加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理工作，對(duì)于維護(hù)企業(yè)歷史記憶，推動(dòng)企業(yè)高速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，具有不可替代的特殊作用。檔案管理部門(mén)和檔案工作者要通過(guò)多種途徑確保檔案數(shù)據(jù)資源的安全，是新時(shí)期檔案工作者的重大使命。

作者單位：北京市燃?xì)饧瘓F(tuán)有限責(zé)任公司