交通檔案管理工作中存在的問(wèn)題初探

沈小晶

【摘要】黨的十九大明確提出建設(shè)交通強(qiáng)國(guó)的宏偉目標(biāo)，吹響了交通強(qiáng)國(guó)建設(shè)的號(hào)角，為未來(lái)一段時(shí)間的交通建設(shè)奠定了總的基調(diào)。這必將對(duì)交通檔案的管理工作產(chǎn)生重大影響，發(fā)現(xiàn)并探索新時(shí)代交通檔案管理工作存在的問(wèn)題與策略，是當(dāng)前有效提升交通檔案管理質(zhì)量的重要前提。

【關(guān)鍵詞】交通檔案;檔案管理;管理工作

交通部、國(guó)家檔案局印發(fā)的《交通檔案管理辦法》（交辦發(fā)〔2005〕431號(hào)）中，對(duì)交通檔案有如下定義：“指交通系統(tǒng)行政、事業(yè)單位、社團(tuán)組織以及個(gè)人在工作中直接形成的、對(duì)本單位和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄?！闭缍x，交通檔案涵蓋的是整個(gè)交通系統(tǒng)直接形成的真實(shí)歷史材料等，可見(jiàn)，定義包含的范圍之廣，而建設(shè)項(xiàng)目工程檔案，作為交通檔案中重要的組成部分，是需要突出強(qiáng)調(diào)的。

交投集團(tuán)作為建設(shè)項(xiàng)目和未來(lái)的運(yùn)營(yíng)企業(yè)，其主要的檔案是工程檔案，目的是收集和保管各類(lèi)以項(xiàng)目檔案和科技檔案為主的文檔，為運(yùn)營(yíng)提供可追溯性的各類(lèi)文檔記錄。交投集團(tuán)文檔工作包括文件控制、檔案管理和文檔安全管理等業(yè)務(wù)工作，文檔業(yè)務(wù)工作是文檔工作的基礎(chǔ)性、專(zhuān)業(yè)性和實(shí)質(zhì)性工作，是檢驗(yàn)文檔工作質(zhì)量與水平的重點(diǎn)和核心內(nèi)容。交投集團(tuán)是為了實(shí)現(xiàn)鹽城市交通行業(yè)迅猛發(fā)展而精心整合的國(guó)有一檔企業(yè)。其項(xiàng)目數(shù)量多且復(fù)雜，涵蓋范圍廣，公交、鐵路、公路、高架等都屬其列。作為交通類(lèi)的集團(tuán)企業(yè)，建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理的重要性不言而喻。筆者試析交投集團(tuán)項(xiàng)目工程檔案管理工作的教訓(xùn)與經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合整個(gè)交通行業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，初步探索交通檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的策略方法等。

一、以史為鑒，可知興衰

檔案是歷史的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。隨著交通事業(yè)的迅猛發(fā)展，交通檔案管理工作被賦予更多新的內(nèi)容，要求越來(lái)越高，但問(wèn)題也漸漸得以暴露，主要包括以下幾方面：

（一）制度層面。管理制度不完善，缺少制度保障。管理制度從總體來(lái)講，包括政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范以及內(nèi)部管理制度等。這些制度未形成有機(jī)的整體、甚至自身經(jīng)常存在矛盾，可操作性不強(qiáng)。比如，各單位及內(nèi)部職責(zé)分工不明確;檔案收集制度不嚴(yán)，收集不及時(shí)，造成文件散失等等。

（二）人員層面。1.檔案意識(shí)不強(qiáng)，歸檔材料質(zhì)量不高。項(xiàng)目管理人員甚至主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，存在著“重建設(shè)、輕檔案”的思想。在實(shí)際工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案內(nèi)容丟失，圖物不符，不少材料分散在承辦人和技術(shù)人員手中，設(shè)計(jì)變更、施工記錄等遺失最為常見(jiàn)。檔案部門(mén)的監(jiān)督檢查不到位。2.缺乏檔案專(zhuān)業(yè)人員。建設(shè)部門(mén)和檔案管理部門(mén)的人員較少，很難配備專(zhuān)職的檔案管理人員，既熟悉工程業(yè)務(wù)又熟悉檔案管理知識(shí)的人員更是少之又少。檔案人員不穩(wěn)定、業(yè)務(wù)不熟悉。

（三）把控層面。項(xiàng)目過(guò)程中各單位監(jiān)督指導(dǎo)、考核機(jī)制執(zhí)行不到位，項(xiàng)目檔案整理返工現(xiàn)象嚴(yán)重;項(xiàng)目檔案的歸檔審查把關(guān)不嚴(yán)，項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收申報(bào)材料、迎檢材料不完整;檔案管理未納入合同管理，不能為竣工文件的移交提供法律保障，未明確項(xiàng)目文件及電子文件歸檔和管理責(zé)任，特別是設(shè)備合同，一定要求技術(shù)人員在技術(shù)協(xié)議中明確提出設(shè)備歸檔文件（電子文件）的數(shù)量、質(zhì)量及時(shí)間要求，如有違反不進(jìn)行工程結(jié)算。其他合同中未約定的，可按上述要求及時(shí)單獨(dú)簽訂檔案管理補(bǔ)充協(xié)議。

（四）信息化層面。建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)滯后，信息安全問(wèn)題不容忽視。隨著工程設(shè)計(jì)、管理等環(huán)節(jié)信息化進(jìn)程的加快，電子文檔大量產(chǎn)生，檔案信息安全問(wèn)題日益突出。絕大多數(shù)單位仍局限于傳統(tǒng)的手工管理，檔案信息化建設(shè)工作落后，存在“重紙質(zhì)輕電子”的思想和做法，未能將電子設(shè)計(jì)圖紙的移交歸檔工作納入相關(guān)合同條款，對(duì)于工程設(shè)計(jì)和建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行接收。絕大多數(shù)項(xiàng)目單位未開(kāi)展檔案數(shù)字化和電子文件脫機(jī)備份工作，大量檔案仍隨機(jī)保存在電腦中，檔案信息存在安全隱患。

二、針對(duì)暴露的問(wèn)題進(jìn)行整改，并取得初步成效

基于此經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為了更好地提高檔案管理質(zhì)量水平，筆者針對(duì)以上問(wèn)題，總結(jié)以下幾種策略方法。

（一）全維度構(gòu)建建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系。加強(qiáng)制度規(guī)范建設(shè)，建立健全適合本項(xiàng)目的檔案管理制度。項(xiàng)目開(kāi)工前，建設(shè)單位應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，按照職責(zé)明確、流程清晰、措施有效、要求具體的原則，建立覆蓋項(xiàng)目各類(lèi)文件、檔案的管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范體系。為了進(jìn)一步加強(qiáng)交通檔案工作，檔案工作者要通過(guò)學(xué)習(xí)和運(yùn)用，進(jìn)一步增強(qiáng)依法治檔意識(shí)，加大檔案法律法規(guī)的宣傳力度，加強(qiáng)檔案機(jī)制建設(shè)。進(jìn)一步抓好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。按照新的文書(shū)立卷改革要求和各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，扎扎實(shí)實(shí)做好檔案收集、整理、保管、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、數(shù)字化、利用等各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，努力實(shí)現(xiàn)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。在此基礎(chǔ)上，要積極推廣、貫徹執(zhí)行有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理等方面的國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，努力提高檔案管理的科技含量和科技創(chuàng)新能力。

（二）提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和技能。加強(qiáng)人員培訓(xùn)，引進(jìn)社會(huì)力量，提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的專(zhuān)業(yè)化程度和效率;加強(qiáng)各單位和人員之間的技術(shù)交流與培訓(xùn);項(xiàng)目?jī)?nèi)部和參建單位工作人員進(jìn)行系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。檔案社會(huì)化服務(wù)管理模式是項(xiàng)目建設(shè)啟動(dòng)時(shí)，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)管理隊(duì)伍。這些隊(duì)伍經(jīng)驗(yàn)豐富，專(zhuān)業(yè)技術(shù)全面，實(shí)際操作能力強(qiáng)，熟知各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)，服務(wù)具有連續(xù)性和持久性，可以較好推進(jìn)項(xiàng)目檔案工作。檔案工作是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想，檔案工作肩負(fù)著歷史的責(zé)任。廣大檔案管理人員要熱愛(ài)檔案工作，積極主動(dòng)參加多種形式和渠道的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的崗位適應(yīng)能力和業(yè)務(wù)能力，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，全面加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案管理工作水平，為推進(jìn)交通事業(yè)全面跨越發(fā)展作出新的貢獻(xiàn)。

（三）實(shí)現(xiàn)工程檔案管理到管控的轉(zhuǎn)變。運(yùn)用工程管理的方法，實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理向建設(shè)項(xiàng)目檔案管控方向的轉(zhuǎn)變。工程管理方法包括進(jìn)度管理、質(zhì)量控制、成本核算等;通過(guò)事前控制、事中控制、事后控制等方法，實(shí)現(xiàn)管理與控制的有機(jī)轉(zhuǎn)變。以建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量評(píng)估為抓手，實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理由粗放式向精細(xì)化的方向發(fā)展，文件質(zhì)量評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)可從數(shù)量齊全（35%）、內(nèi)容準(zhǔn)確（35%）、形式規(guī)范（20%）和歸檔及時(shí)（10%）4個(gè)方面進(jìn)行綜合評(píng)定。落實(shí)檔案責(zé)任主體，強(qiáng)化管理。工程結(jié)算付款及質(zhì)保金支付時(shí)實(shí)行檔案人員簽字制度，若付款審批單無(wú)檔案員簽字，財(cái)務(wù)部門(mén)不予結(jié)算付款。系統(tǒng)閉環(huán)是檔案管理的保障，在抓好制度與機(jī)制建設(shè)的基礎(chǔ)上，突出過(guò)程控制與成效考核，形成閉環(huán)管理。制定檔案工作考核評(píng)價(jià)辦法，對(duì)公司系統(tǒng)各單位檔案工作的組織建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、信息化、開(kāi)發(fā)利用、硬件建設(shè)等進(jìn)行全面考評(píng)，并將檔案工作納入辦公室對(duì)標(biāo)管理內(nèi)容，納入各單位負(fù)責(zé)人年度業(yè)績(jī)考核指標(biāo)體系。同時(shí)，在工程項(xiàng)目管理過(guò)程中，將文件歸檔嵌入工程進(jìn)度資金支付的審批流程，有效保證項(xiàng)目檔案管理的順利實(shí)施。

（四）建立檔案現(xiàn)代管理模式。信息化建設(shè)是做好檔案管理的支撐。信息化不僅包括檔案實(shí)體的數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)的信息化，還應(yīng)包括對(duì)應(yīng)歸檔電子數(shù)據(jù)的自動(dòng)甄別、捕獲、歸檔、存儲(chǔ)的電子檔案“全生命周期”的智能控制。統(tǒng)一信息系統(tǒng)平臺(tái)。公司統(tǒng)一部署檔案管理信息平臺(tái)，并貫穿工程管理各層級(jí)單位，做到界面統(tǒng)一、流程統(tǒng)一、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，為實(shí)施工程項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化奠定基礎(chǔ)。通過(guò)電子文件管理系統(tǒng)與電網(wǎng)工程的基建業(yè)務(wù)管控系統(tǒng)相對(duì)接，初步實(shí)現(xiàn)基建管控平臺(tái)部分應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)與材料的自動(dòng)歸檔推送功能，避免重復(fù)錄入。對(duì)于系統(tǒng)外參建單位，通過(guò)發(fā)放工程檔案離線收集客戶端，實(shí)現(xiàn)各參建單位工程檔案元數(shù)據(jù)和整理規(guī)則的統(tǒng)一定制與數(shù)據(jù)采集，做到工程檔案管理的規(guī)范與高效。實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目日常工作開(kāi)展、參建單位的檔案收集、參建單位付款審批等一體化集成，工程日常管理和檔案收集管理相互融合。做好檔案工作，必須保持檔案資料的齊全、準(zhǔn)確和安全，做到資料的完整性、管理的規(guī)范性、利用的有效性，更好地為交通事業(yè)發(fā)展服務(wù)。我們要善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并積極解決問(wèn)題，以與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新的精神，積極拓展檔案為全市交通工作大局服務(wù)的廣度和深度，在為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、為領(lǐng)導(dǎo)決策、為查檔人員提供系統(tǒng)優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)方面不斷推出新舉措，拓展新領(lǐng)域，不斷實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新。