淺談供電企業(yè)在聲像檔案管理工作中的難點(diǎn)和對(duì)策

沈軍

【摘要】供電企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等各類活動(dòng)中，聲像資料很大程度的真實(shí)的反映了企業(yè)的成長(zhǎng)歷程，從而對(duì)聲像檔案也有了進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)。本文主要闡述了聲像檔案管理的重要性、難點(diǎn)及聲像檔案管理的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】聲像檔案管理：重要性：難點(diǎn)；對(duì)策

在信息化、數(shù)字化浪潮洶涌而來(lái)的今天，我們供電企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等各類活動(dòng)中，使用數(shù)碼錄音和數(shù)碼照相機(jī)、攝像機(jī)，形成了大量的音頻、視頻文件和存儲(chǔ)載體…一光盤、錄音帶、等。 以及收集企業(yè)在生產(chǎn)、科研與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的照片、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、證書、錄音、錄像帶與光盤資料等，很大程度的真實(shí)的反映了企業(yè)的成長(zhǎng)歷程，從而對(duì)聲像檔案也有了進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)。

1. 企業(yè)聲像檔案管理工作的重要性

聲像檔案能將鮮活的現(xiàn)實(shí)場(chǎng)景原貌地保存下來(lái)，傳諸后世，再現(xiàn)于后人的視、聽(tīng)覺(jué)感官，因此，較之其他載體材料的檔案，就顯現(xiàn)出自己優(yōu)勢(shì)。

2. 企業(yè)聲像檔案管理工作存在的難點(diǎn)

2.1聲像檔案意識(shí)談薄。

在如何看待聲像檔案上，普遍存在著這樣兩種思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)：一種是部分人根本就不清楚聲像也是檔案。他們一直誤以為只有紙質(zhì)的文件、資料、報(bào)告、總結(jié)、履歷等等才是檔案，而企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)或其他活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等，一旦拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；另一種是部分人誤以為誰(shuí)拍的照片就歸誰(shuí)，用完就算完了，怎么處理這些聲像資料屬于個(gè)人行為，還有個(gè)別人以個(gè)人版權(quán)為借口不交照片等等。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識(shí)不強(qiáng)，僅考慮個(gè)人或本部門工作方便，致使部分聲像資料長(zhǎng)期在個(gè)人或業(yè)務(wù)部門內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的大量流失，導(dǎo)致企業(yè)檔案不齊全不完整，嚴(yán)重影響了企業(yè)聲像檔案的完整歸檔、長(zhǎng)久保護(hù)和開發(fā)利用。

2.2收集整理歸檔不及時(shí)。

（1）管理分散，聲像檔案材料大多數(shù)保存在形成部門和個(gè)人手中，誰(shuí)制作誰(shuí)保管，只拍、錄，事后不按檔案的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)去進(jìn)行整理，更不向檔案部門移交。致使大多數(shù)有價(jià)值的生產(chǎn)實(shí)踐工、科學(xué)實(shí)踐或有紀(jì)念意義的社會(huì)活動(dòng)，往往不能留下完整、系統(tǒng)的聲像檔案資料。

（2）損失嚴(yán)重，有的單位對(duì)部分因時(shí)間較長(zhǎng)、利用率相對(duì)較低的磁帶或錄像帶，私自沖洗掉改錄其他內(nèi)容的現(xiàn)象較多。如事后發(fā)現(xiàn)又需用這些聲像檔案時(shí)而再進(jìn)行補(bǔ)拍、補(bǔ)錄，這種離奇“制造”的資料，說(shuō)它是贗品未免有些過(guò)分，但總會(huì)給人一種摻假的感覺(jué)，因此它已經(jīng)失去了原汁原味的真實(shí)美和凝重的歷史感。此外，在保管條件上，有部分單位或部門因不具備保護(hù)聲像檔案的特殊條件，而嚴(yán)重影響了聲像檔案的壽命。

（3）遺留問(wèn)題多，其一有的雖有聲像資料，但也只是集體合影、會(huì)議場(chǎng)景、人物發(fā)言一套程式化的、新聞導(dǎo)語(yǔ)式的內(nèi)容，缺少有意義的特寫鏡頭，人物專訪和事件細(xì)節(jié)，沒(méi)有內(nèi)涵和深度。其二有的聲像資料攝錄后，沒(méi)有及時(shí)輔以必要的文字說(shuō)明（包括內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)和制作者等），相隔時(shí)間一長(zhǎng)，時(shí)過(guò)境遷，人事更動(dòng)，在就無(wú)法記憶和認(rèn)知了。這種聲像資料的作用和價(jià)值必然受損，大打折扣。

現(xiàn)在，企業(yè)受檔案產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益不大的局限，不可能花大量資金投入到檔案的現(xiàn)代化建設(shè)中，結(jié)果就是沒(méi)有專門的保管庫(kù)房保存聲像檔案，即使有也不能享受和人事、科技檔案同樣的待遇。由于溫濕度無(wú)法保證控制在規(guī)定范圍內(nèi)，致使聲像檔案難以長(zhǎng)久保存。

3. 進(jìn)一步加強(qiáng)本單位聲像檔案集中管理的對(duì)策

3.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化聲像檔案意識(shí)。

要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，將聲像檔案工作納入各單位工作計(jì)劃、規(guī)劃，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，加大經(jīng)費(fèi)投入，確保足夠的人力、物力、資源的配備。通過(guò)媒體或舉辦聲像檔案展覽，向社會(huì)大力宣傳檔案工作的重要性，以提高全民的檔案意識(shí)，還要認(rèn)真貫徹落實(shí)好《檔案法》，按照法律和政策規(guī)定，以對(duì)黨負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)，對(duì)人民負(fù)責(zé)的高度歷史責(zé)任感，切實(shí)做好這項(xiàng)工作。

3.2建立健全聲像檔案管理的各項(xiàng)制度。

3.2.1首先要制定一個(gè)管理辦法來(lái)規(guī)范聲像檔案歸檔工作。完善制度建設(shè)，確保聲像檔案的齊全、完整、系統(tǒng)。 完善聲像檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，檔案人員要直接參與聲像檔案內(nèi)容的拍攝和制作，將這項(xiàng)工作也要納入檔案工作人員職責(zé)范圍，使聲像檔案管理工作更加制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2.2檔案部門要運(yùn)用行政手段和經(jīng)濟(jì)手段，對(duì)聲像資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一整套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。

3.2.3主要渠道有：

（1）通過(guò)正常移交接收。業(yè)務(wù)部門移交檔案館。

（2）重點(diǎn)單位、重點(diǎn)部門重點(diǎn)收集。對(duì)本地重點(diǎn)單位、立檔單位重點(diǎn)科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集，經(jīng)常溝通，及時(shí)掌握情況。

（3）重點(diǎn)人物（攝錄人員）直接征集。有一部分?jǐn)z錄人員除承擔(dān)本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請(qǐng)）攝錄本地區(qū)的重大活動(dòng)、重要會(huì)議等。對(duì)保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。

（4）廣泛的社會(huì)征集。對(duì)散存在個(gè)人手中的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式，采取有償征集、無(wú)償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等多種方式廣泛征集。

（5）檔案部門直接征集。檔案人員參與各類重大活動(dòng)的拍攝針對(duì)公司重大活動(dòng)（重要會(huì)議）聲像檔案收集，由主辦單位通知檔室派專人攝影錄像并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保公司重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時(shí)、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面開發(fā)利用。

3.2.4此外，對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)，確保有關(guān)規(guī)章制度落到實(shí)處；必須制定有效的配套措施，明確與聲像檔案有關(guān)部門和人員的責(zé)任，做到有章可循、有法必依。還要加大宣傳力度，利用廣播、電視、報(bào)刊等多種形式宣傳聲像檔案的重要作用，增強(qiáng)企業(yè)員工的檔案意識(shí)，使之逐步變成自覺(jué)的行動(dòng)，以確保聲像檔案的歸檔質(zhì)量和時(shí)效。

3.3結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管。

（1）企業(yè)聲像檔案保存條件普遍達(dá)不到要求，短時(shí)間內(nèi)都設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。按照《照片管理規(guī)范》的要求，底片控制在13～15℃，相對(duì)濕度在35～45%；照片控制在14～ 24℃.相對(duì)濕度在40～60%的環(huán)境中。磁帶一般要求其環(huán)境的溫度在25℃以下，濕度以50%左右為宜。保存的母帶，溫度在8一l2c|C，45～50%的濕度中保存。保存期間溫度的波動(dòng)應(yīng)該小于正負(fù)5℃，濕度波動(dòng)小于正負(fù)l0%。光盤理想的貯藏條件是有溫度濕度控制的計(jì)算機(jī)房，環(huán)境溫度為20℃，濕度45%。

（2）從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。 首先，聲像檔案要使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；再次，增加空調(diào)控制好溫濕度，錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。2004年一次性投入資金30余萬(wàn)元，為徹底改善各類檔案的保管條件，安裝密集架130組、底圖柜10個(gè)、電子文檔2柜個(gè)、購(gòu)買了檔案管理專用電腦、快速掃描儀、復(fù)印機(jī)等先進(jìn)儀器設(shè)備。設(shè)置了獨(dú)立的綜合檔案室和檔案人員辦公室，安裝了鐵門、防盜窗、窗簾、配備了滅火器、溫濕器使檔案室達(dá)到了防盜、防光、防火、防潮、防高 、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求，做到警種長(zhǎng)鳴，寧可千日無(wú)事故，不可一日不防范，確保萬(wàn)無(wú)一失。為我公司在今后各類檔案的管理走向一個(gè)科學(xué)化、規(guī)范化的管理軌道打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，讓館藏檔案更好地發(fā)揮作用。

4. 加強(qiáng)現(xiàn)代化的管理，實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息資源共享

（1）隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各級(jí)各類檔案部門都應(yīng)建立獨(dú)立的聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)檢索、查閱、調(diào)用和復(fù)制，能滿足更多的利用者從不同形式，不同內(nèi)容的要求，實(shí)面其檔案信息的資源共享。這種快速、便捷、共享的檔案利用方式，可以使聲像檔案的價(jià)值得到更加充分地發(fā)揮。聲像檔案應(yīng)該在檔案室里有重要的存放空間。對(duì)聲像檔案的保管要專庫(kù)或?qū)９翊娣?，并保持適宜的溫度和相對(duì)濕度。要定期檢查，對(duì)多次使用和已污損的聲像檔案要及時(shí)修整、復(fù)制，對(duì)長(zhǎng)期保存且不常用的磁帶，每年重繞一次，或刻錄光盤多套保存。在信息資源共享方面，我單位已經(jīng)初步進(jìn)行了嘗試。在本單位開通的供電網(wǎng)站中，資料傳閱中，檔案資料共享已經(jīng)開始進(jìn)行中。聲像檔案資料給人以更為貼近的內(nèi)容受到了公司員工的關(guān)注。

（2）此外，在聲像檔案的開發(fā)和利用上，還要重視信息交流、合作。信息時(shí)代的特征就在于信息交流、合作，資源共享。適合公開的聲像檔案完全可以拷貝、復(fù)制，提供給用戶，真正把檔案的可利用性用到實(shí)處。