略論電子檔案的特點及服務(wù)方式

鹿麓

電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有正確積極地認識電子檔案的特點，加強對電子檔案管理的研究和創(chuàng)新，才能順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，推進檔案管理的現(xiàn)代化進程。

一、電子檔案的特點

1.文件記錄方式多樣，變化性大。

傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來。但電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可將檔案通過計算機方便快捷地進行存儲歸檔。

2、電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點。

電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內(nèi)容可以進行壓縮編碼或加密等技術(shù)處理，所以即使有相應(yīng)的設(shè)備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內(nèi)容。

3.電子檔案對元數(shù)據(jù)和背景信息有很強的依賴性。

一方面電子檔案的元數(shù)據(jù)必須依附在文件信息中，否則將無法恢復(fù)電子文件的原貌；另一方面，電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網(wǎng)絡(luò)上進行，操作者互不見面，體現(xiàn)背景關(guān)系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補充這部分背景信息，會給將來檔案的有效利用帶來隱患。

二、電子檔案的優(yōu)越性

1.電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。

在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

2.電子檔案的微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用微機按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，文檔也不易形成存積。可見，微機管理省時省力，給工作人員節(jié)省了充足的時間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。

3.檔案管理的電子化更利于文檔的保密。

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時代，查閱檔案時通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點，能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而保證了文件的保密性。

三、電子檔案服務(wù)方式枚舉

1.建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。

隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

2.建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。

檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

3.電子文件的自動上傳收集。

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

4.開展在線服務(wù)。

傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

四、拓展電子檔案服務(wù)領(lǐng)域

1.信息服務(wù)的社會化、多主體。

由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2.興辦服務(wù)實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。

處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟時代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實體。

3.加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。

建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻資源互補，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費。

4.注重“反饋”，深層次開發(fā)檔案信息。

反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學性、合理性、系統(tǒng)性。

在信息化迅速發(fā)展的今天，根據(jù)電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設(shè)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時代的發(fā)展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。

（作者單位：秦皇島市文化藝術(shù)中心）