高職院校圖書館采編業(yè)務(wù)外包及其質(zhì)量控制お

熊靜雅

摘 要：本文闡述了圖書館采編業(yè)務(wù)外包的背景，對采編業(yè)務(wù)的外包形式進(jìn)行了簡單的分類，最后針對采編業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量控制提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：高職院校 業(yè)務(wù)外包 質(zhì)量控制

一、高職院校圖書館業(yè)務(wù)外包的背景

在計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)蓬勃發(fā)展的今天，圖書館的核心工作早已由單純地收集文獻(xiàn)信息資料轉(zhuǎn)向根據(jù)不同讀者的需要展開信息咨詢服務(wù)。然而，要做好這項(xiàng)服務(wù)工作并不是一件容易的事情，因?yàn)榇蟛糠指呗氃盒D書館規(guī)模偏小，館員偏少，如果要把人力資源集中投入到專業(yè)的咨詢服務(wù)當(dāng)中，必然要減少采訪、編目人員數(shù)量。但是與此同時，高職院校還普遍存在藏書量不夠的狀況，為了達(dá)到“?？茖W(xué)校生均擁有圖書80冊，生均年進(jìn)圖書3冊”的評估指標(biāo)，圖書館不得不每年投入重金采購上萬冊圖書，在這種條件下，采訪編目的工作量非但沒有減少，反而有增加的趨勢，如果此時大幅減少采編人員，圖書館的文獻(xiàn)資源建設(shè)可能會陷入混亂。如何有效整合現(xiàn)有人力資源，合理分配各部門崗位，提高館內(nèi)文獻(xiàn)儲備能力、文獻(xiàn)咨詢能力是每個高職院校圖書館亟待解決的難題。在市場需求的催生下，圖書館業(yè)務(wù)外包誕生，圖書館將部分業(yè)務(wù)外包給書商，一方面節(jié)約了人力成本，將圖書館員工從枯燥的蓋館藏章、貼磁條、打條碼等機(jī)械重復(fù)的勞動中解放出來；另一方面也節(jié)省了采購經(jīng)費(fèi)，提高了資金的利用效率，因?yàn)閳D書館的業(yè)務(wù)外包都是通過公開招標(biāo)方式選擇合作書商，只有折扣率更低、服務(wù)更好的外包企業(yè)才能拿到項(xiàng)目訂單，這也就有效地保證了圖書館的利益。

二、采編業(yè)務(wù)外包的類型

傳統(tǒng)的圖書館采編業(yè)務(wù)主要包括以下工作流程：制定本館收藏方針、劃定采購范圍、確定采購書商、配置采購訂單、拆包驗(yàn)收圖書、完成物理加工（蓋館藏章、貼條碼、貼磁條等）、完成館藏編目數(shù)據(jù)加工等。為了減輕采編人員工作壓力里，提高圖書流轉(zhuǎn)速度，各圖書館可以根據(jù)工作流程的重要程度、自身資金的充裕度，有選擇性地開展部分工作環(huán)節(jié)外包。

（一）非核心工作外包

非核心工作外包主要指的是將諸如訂購前的查重、訂單的核實(shí)、采編場地的安保、打掃、圖書的拆包、圖書的物理加工等技術(shù)含量低的勞動交由簽約書商來完成的工作形式。實(shí)行此類外包，可以使圖書館工采訪編目人員從機(jī)械重復(fù)的勞動中解放出來，有利于員工集中精力做好圖書的深層次加工。

（二）核心工作外包

1.采訪外包

采訪工作是圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)工作中最為核心最為基礎(chǔ)的工作，采訪質(zhì)量的好壞直接決定了圖書館的信息服務(wù)水平。高校圖書館采訪業(yè)務(wù)外包通常有綱目訂購和清單訂購兩種形式。其中，綱目訂購指的是，由圖書館的采訪人員根據(jù)學(xué)校教學(xué)、科研需求制定圖書采購方針，劃分圖書采購范圍，再由外包書商根據(jù)圖書館提供的綱目范圍配置圖書的采購方式。而清單采購是指，書商事先提供書刊征訂目錄，圖書館組織采訪人員及校內(nèi)師生共同從中勾選出符合本館藏書要求的圖書，最后下達(dá)采購清單的選書模式。

2.編目外包

編目外包原來的含義是，圖書館將原編目部門的部分工作，譬如圖書物理加工、數(shù)據(jù)加工交予外包書商承擔(dān)。而本文所提到的編目外包特指核心層次的編目外包，即圖書館為外包書商開啟圖書館管理系統(tǒng)遠(yuǎn)端端口，由外包工作人員直接套錄國家圖書館全國編目中心或CALIS高校文獻(xiàn)保障系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行編目，最后由館內(nèi)編目人員對編目完成的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查、審核的工作模式。

三、采編業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量控制

將圖書館采編業(yè)務(wù)外包給第三方企業(yè)有如下優(yōu)點(diǎn)：其一，可以節(jié)約采購經(jīng)費(fèi)，提高資金利用率，保證了學(xué)校的利益；其二，可以優(yōu)化館內(nèi)崗位配置，將有限的人力資源投入到讀者咨詢服務(wù)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)工作效能的提升；最后，還可以縮短圖書加工周期，減少新書積壓對讀者借閱造成的影響。但是同時，采編外包帶來的弊端也不容忽視，采編工作的好壞不但事關(guān)圖書館整體文獻(xiàn)資源建設(shè)水平，也影響著后期的資源維護(hù)工作、讀者服務(wù)工作的開展。因此，必須按照采編的業(yè)務(wù)流程嚴(yán)格把控外包的業(yè)務(wù)質(zhì)量。

（一）嚴(yán)格挑選外包書商

隨著國內(nèi)圖書外包市場的發(fā)展，高校圖書館選擇書商的范圍也越來越廣，怎樣才能從綜合實(shí)力參差不齊的外包企業(yè)中選出既能夠提供豐富書源，又能夠承擔(dān)大部分采編業(yè)務(wù)的代理書商呢？筆者認(rèn)為要綜合考慮以下影響因素：第一，書商的資質(zhì)與公司規(guī)模；第二，書商的貨物來源及訂到率；第三，書商的外包加工隊(duì)伍素質(zhì)；第四，書商的行業(yè)風(fēng)評與信譽(yù)；第五，圖書折扣與售后服務(wù)。最后根據(jù)各指標(biāo)在整體評價中的重要程度賦予相應(yīng)權(quán)重，選出綜合評分最高的書商。

（二）擺正圖書館員工心態(tài)，明確自身職責(zé)

將采編業(yè)務(wù)外包出去并不意味著圖書館原采編人員可以完全放權(quán)，撒手不管，事實(shí)上外包的全過程都需要圖書館方工作人員指導(dǎo)、配合與監(jiān)督。以采訪工作為例，圖書館員工必須與外包書商進(jìn)行全方面的溝通，只有盡可能地闡明學(xué)校的學(xué)科發(fā)展及圖書館的辦館理念才能最大限度地減少錯采、漏采。圖書館方只有明確各員工的職責(zé)范圍，才能將外包加工的主動權(quán)牢牢掌握在自己手上。

（三）明確外包協(xié)議，嚴(yán)格培訓(xùn)外包加工人員

每個圖書館都有自己的傳統(tǒng)與特色，圖書的加工要求也不盡相同，因此圖書加工前期，圖書館必須結(jié)合自身館情與外包書商簽訂盡可能詳盡的外包協(xié)議。通常協(xié)議中應(yīng)包含：外包人員能力要求、圖書加工數(shù)量、加工規(guī)格、各批次交貨時間、責(zé)任劃分、違約賠償?shù)?。尤其針對外包人員加工能力這一項(xiàng)，圖書館更應(yīng)該嚴(yán)格把關(guān)，避免書商讓文化層次不高、缺乏專業(yè)知識的工人充當(dāng)編目員。此外，圖書館采編人員還應(yīng)對選定的外包人員進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)，只有有效地傳遞了圖書館方的各項(xiàng)要求，才能最大限度的保證圖書加工水準(zhǔn)。

（四）實(shí)行多環(huán)節(jié)監(jiān)控，保證圖書加工質(zhì)量

為了保障圖書加工質(zhì)量，不少高校圖書館要求外包書商實(shí)行到館加工，由圖書館采編人員跟蹤監(jiān)督外包人員具體工作情況，以便發(fā)現(xiàn)問題及時溝通。筆者從事了四年的圖書采訪工作，深刻地認(rèn)識到圖書館各部門工作人員之間的合作及其重要，要做好圖書的質(zhì)量監(jiān)控?fù)?jù)，采編部、流通部的各個員工必須聯(lián)合起來針對圖書加工的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤監(jiān)控。首先，圖書驗(yàn)收是質(zhì)量監(jiān)控的第一環(huán)、采訪人員要嚴(yán)格比對到貨清單與訂貨清單，防止不良書商夾帶非本館訂書；其次，編目人員要對套錄數(shù)據(jù)提出明確要求，并隨時檢查有沒有錄入錯誤、圖書與數(shù)據(jù)是否匹配、套錄數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確等相關(guān)問題。最后，流通人員還要在剔除污損及疑似盜版書籍后，與采編部門核實(shí)總冊數(shù)。只有大家通力合作，才能保質(zhì)保量地完成圖書采購任務(wù)。

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