淺談深化會計檔案管理存在的問題及對策

張愛鳳

[摘要] 會計檔案隨著社會文明進步受到人們的普遍關注，隨著對會計檔案重要性的認識進一步深化，對會計檔案的管理必然提出更高的要求，檔案管理作為會計業(yè)務工作不可分割的部分和重要性人們已達成共識。但是，當前會計檔案管理工作還存在著需要解決的問題。要深化會計檔案管理工作必然面臨在新的條件下出現(xiàn)的新情況、也存在諸多相關聯(lián)問題亟待解決，以實現(xiàn)單位經(jīng)濟效益和社會效益的雙贏。必須做到會計檔案管理制度的完善、認識的提高、對會計檔案工作領導加強，建立信息管理平臺，加強在崗業(yè)務培訓工作，提升會計檔案人員的綜合素質(zhì)、規(guī)范會計檔案基礎工作等有效對策給予解決。

[關鍵詞] 會計檔案；科學管理；信息化；規(guī)范化

[中圖分類號] F233 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0012- 02

0 引 言

完整的會計檔案不僅可以原原本本地還原出本單位開展經(jīng)濟活動的歷史畫面。同時，也可以做到重新展示會計工作的實際操作過程，為領導層進行科學決策時提供歷史真實的事實依據(jù)。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，科學技術不斷進步，我國的會計檔案管理水平取得了令人矚目的成就，但是與國外發(fā)達國家相比，仍存在著諸多問題，差距明顯。具體表現(xiàn)在：會計檔案體系科學性、規(guī)范性，前瞻性仍然存在不完善的地方，會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)與會計檔案管理之間仍存在差距，領導重視程度不夠，信息化程度仍不完善等。因此，只通過不斷完善會計檔案管理的監(jiān)督體系，不斷完善自身軟硬件實力，內(nèi)強素質(zhì)，才能有效提升會計檔案管理工作水平，為單位可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造更有利的條件。

1 目前會計檔案管理工作仍存在問題

通過對當前我國會計檔案管理現(xiàn)狀的剖析，不難發(fā)現(xiàn)當前會計檔案在管理過程主要存在以下一些問題。

1.1 會計檔案管理制度缺失

在我國隨著大家的共同努力，在會計檔案制度建設方面取得了較大的成績，但是，不得不看到，各個單位之的發(fā)展很不平衡，有的單位做得比較完善和健全。但是，也有不少的單位在會計檔案管理制度建設上仍然存在缺失，對會計檔案管理工作的科學化、制度化、規(guī)范化造成較大的影響。比如很多單位并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、整理標準、移交等問題沒有做出具體可操作性強的規(guī)定。當需要查詢時，很難迅速找到，效率低下，也給后續(xù)會計檔案管理人員造成較多不便。

1.2 領導的會計檔案意識不強，對會計檔案工作重視不夠

會計檔案管理是會計常規(guī)工作的重要組成部分。由于意識的失位，一個比較長的時間內(nèi)，單位的領導層，對會計檔案的認識，在主觀意識上出現(xiàn)了偏差，導致一種較為普遍的認識偏失，從思想的深處對會計檔案就存在模糊的認識，那就是會計工作內(nèi)容僅局限于貨幣資金核算、工資核算和資金收支的監(jiān)督等，往往遺漏會計檔案這一環(huán)節(jié)。由于領導對會計檔案管理工作的重視程度不夠，必定會導致會計工作與會計檔案管理脫節(jié)。

1.3 會計檔案管理信息化程度偏低

現(xiàn)代社會是一個信息化和網(wǎng)絡化高速發(fā)展的科技型社會，一個單位如果不能做到與時俱進，必然會在發(fā)展的道路上被淘汰。眾所周知，傳統(tǒng)的會計檔案管理普遍采用人工管理方法，不僅人力資源浪費，而且，會計檔案管理處于低水平。隨著社會信息化程度的不斷深化，對單位會計檔案管理同樣受到影響，目前，由于各種因素的影響，會計檔案管理信息化程度普遍偏低。

1.4 會計人員綜合素質(zhì)不高

一個單位是否有競爭力，除了資金雄厚之外，就是人才的儲備問題。人才是單位事業(yè)發(fā)展的核心因素，因此，人才戰(zhàn)略是單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的核心，必須引起重視。會計檔案的規(guī)范化和人才的關系也是十分清楚的一件事情，尤其是在會計檔案管理工作中，目前會計人員綜合素質(zhì)不高是困擾會計檔案工作可持續(xù)發(fā)展的核心因素。但是，不得不面對我國會計檔案管理從業(yè)人員普遍綜合素質(zhì)不高這一現(xiàn)實，會計檔案管理人員綜合素質(zhì)偏差，專業(yè)技能的缺乏和安全管理意識淡薄，都造成了檔案信息不全，檔案信息泄露等問題的頻頻發(fā)生，也給資金安全造成很多不必要影響。

1.5 會計檔案基礎工作不規(guī)范

由于歷史的原因，會計檔案管理人員的素質(zhì)偏差，根本就沒有檔案工作的基本常識，加上文化水平的局限，和外出培訓機會的缺失，在這種情況下的會計檔案工作只能是材料的無序堆積。會計檔案人員知識所限，會計檔案基本業(yè)務能力先天不足。在立卷方面，會計檔案封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，部分分類、排列不規(guī)范，存在目錄不細甚至無目錄等現(xiàn)象極為平常。會計檔案的保管方面，沒有成立綜合檔案室，而是由出納人員兼管，這就違背了行業(yè)法規(guī)。會計檔案基礎工作不規(guī)范，容易造成單位檔案管理上混亂。

2 強化會計檔案規(guī)范化管理必須采取有效措施

會計檔案和其他門類的檔案一樣，必須按照規(guī)范化要求進行管理。會計檔案工作應順應時代的發(fā)展，采取科學的、合理的手段，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

2.1 會計檔案管理制度的完善

首先必須建章立制，會計檔案管理工作必須依據(jù)國家相關法律、法規(guī)執(zhí)行，特別要注意學習并貫徹落實《會計檔案管理辦法》，一切都要以《會計檔案管理辦法》為樣板，層層落實，對照《會計檔案管理辦法》規(guī)定的條款自檢、自查，逐一落實。做到科學、合理、合法。同時，具體會計檔案管理機構可根據(jù)自身的特點和行業(yè)發(fā)展規(guī)律，必須制訂一套具有本單位特色的、行之有效的會計檔案管理體系，在日常的工作實踐中，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題。通過不斷總結經(jīng)驗，進一步完善企業(yè)的會計檔案管理體系。

2.2 統(tǒng)一思想，提高認識，加強對會計檔案工作領導

從現(xiàn)在做起，領導要帶頭學習國家有關檔案方面的法規(guī)性文件的學習，提高對檔案工作重要性的認識，必須統(tǒng)一思想，提高認識，加強對會計檔案工作的領導。會計檔案工作不僅不會影響單位會計工作，而且是會計工作的繼續(xù)，也是會計工作中不可分離的重要部分，和貨幣資金核算、工資核算和資金收支的監(jiān)督等是一個和諧的統(tǒng)一體。

管理層必須摒棄傳統(tǒng)思想的束縛，加強對會計檔案工作的認識，轉變觀念，充分意識到會計檔案管理工作的重要性，盡快把檔案管理納入到會計的日常工作事務中來。統(tǒng)一思想，加強領導，加大對檔案管理的資金投入，使會計檔案管理工作能夠得到快速發(fā)展。

2.3 要實現(xiàn)會計檔案管理信息化必須建立信息管理平臺

當今，社會已經(jīng)發(fā)展成信息化和網(wǎng)絡化高速發(fā)達的科技型社會，人們都感受到一種無形的壓力，已經(jīng)感到了緊迫感和危機感。因此，都必須與時俱進，才能有效地避免在發(fā)展的道路上被淘汰。各單位必須創(chuàng)造條件建立一個信息化的會計檔案管理平臺，通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)來加強各部門之間以及與外界之間良好的溝通渠道。通過科技化手段，來實現(xiàn)會計檔案的高效管理。

會計檔案信息化的基礎根植于會計檔案工作的現(xiàn)代化。

（1）事實上從會計基礎工作實現(xiàn)會計電算技術，會計檔案實現(xiàn)信息化才有基礎，如果沒有會計基礎工作的電算化技術，就沒有辦法讓整個會計業(yè)務工作形成數(shù)字化材料，會計檔案信息化就沒有物質(zhì)基礎，那么實現(xiàn)會計檔案信息化只能是一句空話。

（2）網(wǎng)絡的普及為會計檔案信息化的實現(xiàn)提供了傳輸工具，否則，會計檔案信息化也是一個美好的想法，不能付諸實現(xiàn)。

（3）檔案機構的軟、硬件環(huán)境的改善，網(wǎng)絡軟件的普遍使用，檔案數(shù)字化設備的完善，為會計檔案最終實現(xiàn)信息化提供了技術上的保證。

（4）逐步建立檔案管理網(wǎng)站，科學地設計與會計檔案工作相關的網(wǎng)頁，既要做到作為單位宣傳黨和國家關于會計工作的法律法規(guī)政策，也可以作為宣傳單位會計檔案工作動態(tài)的陣地，又可作為宣傳會計檔案業(yè)務知識的窗口，也為今后會計檔案開發(fā)利用提供良好的工作平臺。

2.4 加強培訓，提升會計檔案人員的綜合素質(zhì)

一個單位是否有競爭力，除了資金雄厚之外，就是人才的儲備問題。人才是單位事業(yè)發(fā)展的核心因素，對于會計檔案管理工作人員也例外，要將會計檔案人員在職、在崗不斷地接受新的知識，強化在職繼續(xù)教育培訓。使在職在崗職業(yè)培訓經(jīng)?；?、常規(guī)化、制度化。需要定期進行業(yè)務培訓，通過專家授課、專業(yè)技能培訓、學習觀摩等學習型活動來提升在職會計檔案人員的職業(yè)技能和安全意識。同時領導要加強對會計檔案工作的領導，強化對會計檔案人員的工作檢查與監(jiān)督，通過制定規(guī)章制度，來有效地規(guī)范會計檔案工作人員的行為。

2.5 規(guī)范會計檔案基礎工作

會計檔案是否能夠按照規(guī)范要求進行有效管理，主要取決于會計檔案工作人員的基本素質(zhì)、工作任務完成所需要的錄入等設備、會計檔案規(guī)范化實現(xiàn)各種耗材等。在各個條件得到解決后，會計檔案規(guī)范的實現(xiàn)要從以下幾個方面抓好落實。

（1）向檔案規(guī)范管理達標單位學習觀摩，借鑒兄弟單位成功的模式指導本單位會計檔案規(guī)范化管理實施。

（2）認真學習國家及各省檔案業(yè)務主管部門制定的會計檔案規(guī)范化管理有關具體標準，一一對照排查，找出問題，提出統(tǒng)籌解決的方式和方法，并通過具體實踐進行改進。

（3）在會計檔案規(guī)范管理過程中，要請業(yè)務部門的專家前來實地指導，檢查會計檔案工作中可能存在的問題和指出進一步提升會計檔案管理規(guī)范水平的意見和建議。會計檔案管理人員必須根據(jù)專家提出的不足和缺陷認真進行修正和完善。

只有領導支持和重視會計檔案工作，會計檔案作為本單位服務窗口之一同樣會受重視，檔案管理人員素質(zhì)大專以上，經(jīng)常培訓二級單位專職檔案員及各處室的兼職檔案人員的檔案管理知識。調(diào)卷都是檔案管理系統(tǒng)電腦檢索，速度快。庫房有密集架、除濕機等。專門有中控室對所有庫房監(jiān)控，有防盜系統(tǒng)報警器、除濕加濕顯示屏、防火警報器。會計檔案保管和歸檔的要求非常規(guī)范，很大程度上提高了檔案管理工作效率，完善了檔案管理體系。

綜上所述，會計檔案規(guī)范化管理，是一件綜合性的工作，每一步都需要腳踏實地、一絲不茍地抓好落實，單位會計檔案規(guī)范工作才能取得成功。

3 結 語

會計檔案規(guī)范化管理是大勢所趨，越來越多的單位對會計檔案規(guī)范化管理加強了領導，增強了力量，加大了經(jīng)費的投入，同時加大了檢查監(jiān)督的力度，已經(jīng)為會計檔案規(guī)范管理創(chuàng)造了內(nèi)外部條件。很多單位都在努力盡快配齊會計檔案管理需要的相關的軟、硬件設施，在經(jīng)費上也給予了充分的保證，配備專職人員或通過在職進修形式來保證綜合素質(zhì)強，能夠勝任會計檔案規(guī)范化管理要求的各項工作的專（兼）職會計檔案管理人員，會計檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理所必須的各項條件都在不斷完備，采取有效管理措施也已經(jīng)到位，在為實現(xiàn)本單位會計檔案的規(guī)范化管理的道路上前進。

主要參考文獻

[1]茹煥翹.芻議電子計算機在會計檔案管理中的運用[J].廣東檔案，2009（4）.

[2]凌風.加強企業(yè)會計檔案管理的幾點思考[J].上海檔案，2010（9）.