淺談云計(jì)算在高職院校檔案信息化管理中的應(yīng)用

摘要：高職院校檔案信息化管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，目前檔案管理正從以往的檔案實(shí)體保管向檔案信息化管理轉(zhuǎn)變，而云計(jì)算的迅速發(fā)展和“云”技術(shù)的日益成熟使其在檔案信息化管理中的應(yīng)用為越來越多人所認(rèn)可，云計(jì)算給日常辦公和檔案管理工作帶來了質(zhì)的變革。近年來，高職院校紛紛考慮依托現(xiàn)有的硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，構(gòu)建云計(jì)算平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)海量檔案信息的統(tǒng)一管理，本文就此進(jìn)行了粗淺的分析，希望能給同仁起到拋磚引玉的作用。如有不當(dāng)之處，敬請(qǐng)批評(píng)指正。

關(guān)鍵詞：云計(jì)算 檔案信息化管理 資源池

1 概述

云計(jì)算迅速發(fā)展和普及使得低成本超級(jí)計(jì)算時(shí)代到來，云計(jì)算具有超強(qiáng)的計(jì)算性能、海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力，以低成本、高效率、安全可靠等優(yōu)勢(shì)將人們引入一個(gè)超共享時(shí)代，高職院校檔案的信息化建設(shè)也隨之進(jìn)入了質(zhì)的變革。近年來，高職院校紛紛考慮依托現(xiàn)有的硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，構(gòu)建云計(jì)算平臺(tái)，使大量的檔案服務(wù)器協(xié)同工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)海量檔案信息的統(tǒng)一管理，進(jìn)一步提升檔案管理的服務(wù)水平和工作效率。

2 云計(jì)算的概念及其分類

云計(jì)算（Cloud Computing）是一種基于網(wǎng)絡(luò)的超級(jí)計(jì)算模式，由計(jì)算機(jī)集群、并行處理、分布式計(jì)算、網(wǎng)格計(jì)算、虛擬資源管理等多種技術(shù)集中起來形成動(dòng)態(tài)、可度量的共享資源池，最終提供給用戶終端健壯（Robust）、穩(wěn)定的服務(wù)，這里的“云”是云計(jì)算服務(wù)模式和其實(shí)現(xiàn)技術(shù)的形象比喻。

云計(jì)算從服務(wù)方式的角度可分為三種：公有云、私有云和混合云。公有云是能夠?yàn)樗腥颂峁╅_放的計(jì)算、存儲(chǔ)等資源的云計(jì)算服務(wù)；私有云則是某個(gè)特定組織自行部署的、僅為組織內(nèi)部成員提供相應(yīng)資源的云計(jì)算服務(wù)；將以上兩種服務(wù)方式進(jìn)行結(jié)合，在提供私有云服務(wù)的同時(shí)，又能提供公有云服務(wù)的方式就是混合云。而從技術(shù)的角度來劃分，云計(jì)算也可以分為三種，即IaaS（基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)）、PaaS（平臺(tái)即服務(wù)）和SaaS（軟件即服務(wù)），在以下的論述中，我主要從技術(shù)角度來進(jìn)行討論。

3 云計(jì)算在高職院校檔案信息化管理應(yīng)用中的優(yōu)勢(shì)

3.1 節(jié)約軟硬件的投入，利于打造綠色安全的檔案管理系統(tǒng)

云計(jì)算通過特殊的容錯(cuò)機(jī)制采用極其廉價(jià)的計(jì)算和存儲(chǔ)節(jié)點(diǎn)來構(gòu)成云?！霸啤庇帜軐⒈姸嘤?jì)算節(jié)點(diǎn)、應(yīng)用軟件、開發(fā)平臺(tái)、存儲(chǔ)設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施通過虛擬化技術(shù)進(jìn)行封裝，轉(zhuǎn)化為檔案管理系統(tǒng)所需的各種服務(wù)。這些服務(wù)包括可直接在云平臺(tái)上進(jìn)行遠(yuǎn)程開發(fā)、配置、部署，以及通過Web應(yīng)用來進(jìn)行管理。不僅于此，它還能與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)共用云平臺(tái)，節(jié)省能耗及設(shè)備的投資和維護(hù)費(fèi)用。云計(jì)算簡(jiǎn)單易用，用戶只需知道“怎么用”，而無需了解更深層次的技術(shù)問題，從而也降低了用戶的技術(shù)門檻，減少了人員培訓(xùn)費(fèi)用。

檔案信息數(shù)據(jù)的管理需要海量存儲(chǔ)，云存儲(chǔ)打破了原來傳統(tǒng)存儲(chǔ)各自為陣的現(xiàn)狀，建立統(tǒng)一的存儲(chǔ)資源池，根據(jù)需求動(dòng)態(tài)分配存儲(chǔ)資源，具備彈性擴(kuò)展、動(dòng)態(tài)分配和資源共享的特點(diǎn)，使整個(gè)存儲(chǔ)資源利用率達(dá)到最大化。

3.2 充分發(fā)揮檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)同平臺(tái)多用戶管理和資源共享

科學(xué)的管理理念對(duì)于檔案管理的成功與否至關(guān)重要，基于云計(jì)算，可以對(duì)檔案信息資源實(shí)行“云管理”。橫向上，檔案的來源不再局限傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子郵件、網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等都納入檔案管理范疇?？v向上，所有檔案都采取數(shù)字化處理，紙質(zhì)檔案在接收時(shí)通過掃描變成電子檔案，電子檔案在生成之后就能夠被捕獲，在檔案移交、歸檔、保存、利用、銷毀等生命周期中全程接受監(jiān)控和管理。深度上，高職院校的各二級(jí)單位可對(duì)電子檔案實(shí)行集中存儲(chǔ)，學(xué)校一級(jí)可以直接監(jiān)控二級(jí)單位的檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)一體化“云管理”。

在檔案信息利用方面，可建立統(tǒng)一的檔案信息管理入口，被授予特定權(quán)限的用戶，可在自己權(quán)限范圍內(nèi)查詢相應(yīng)的檔案信息。檔案需求者得到的是“云服務(wù)”，無須關(guān)心檔案信息存儲(chǔ)在哪里，就像通常我們不知道家里自來水的水源在哪里一樣。這樣，通過云服務(wù)，能更好地發(fā)揮出檔案信息的支撐作用，提高檔案的應(yīng)用價(jià)值。

3.3 服務(wù)模式科學(xué)完善，安全性、健壯性和通用性更好

云計(jì)算作為一種服務(wù)模式，具有海量的數(shù)據(jù)信息處理能力，能方便地調(diào)控用戶的資源信息，提供更加完善的服務(wù)，將其運(yùn)用于檔案信息化管理，可充分發(fā)揮出云計(jì)算的優(yōu)勢(shì)：一是可提供差異化服務(wù)。云計(jì)算的本質(zhì)是將資源進(jìn)行整合虛擬化再進(jìn)行合理分配，用戶在選擇服務(wù)時(shí)只需考慮自身需求和應(yīng)用的操作方式，用戶之間、應(yīng)用之間是“沙盒”式的，對(duì)外不可見，從而不必考慮系統(tǒng)兼容性等問題。二是云計(jì)算將資源集中存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)中心，數(shù)據(jù)中心由多個(gè)甚至海量的計(jì)算和存儲(chǔ)節(jié)點(diǎn)組成（比如達(dá)到上百萬(wàn)個(gè)節(jié)點(diǎn)的谷歌數(shù)據(jù)中心），各節(jié)點(diǎn)間硬件和軟件實(shí)行冗余機(jī)制，節(jié)點(diǎn)同構(gòu)可互換，數(shù)據(jù)多副本容錯(cuò)，通過同步備份的方式，可充分保障數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

3.4 更容易實(shí)現(xiàn)“智慧化”檔案

檔案信息化的推廣，加上云計(jì)算向生活的各個(gè)方面不斷滲透，檔案也越來越智能化。由于手機(jī)、平板電腦、超級(jí)本、上網(wǎng)本等移動(dòng)便攜式智能設(shè)備越來越普及，用戶可以通過此類智能設(shè)備方便地使用云服務(wù)，快速檢索檔案和建立檔案，使得基于云計(jì)算的檔案管理表現(xiàn)出智能化的特點(diǎn)。

4 基于云計(jì)算的檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)機(jī)制分析

4.1 檔案信息化管理系統(tǒng)三層式“云”架構(gòu)設(shè)計(jì)

基于云計(jì)算的信息化檔案管理系統(tǒng)主要由基礎(chǔ)硬件設(shè)施，云平臺(tái)管理系統(tǒng)及檔案管理云應(yīng)用程序組成?；A(chǔ)硬件設(shè)施包括計(jì)算節(jié)點(diǎn)（可以是刀片式服務(wù)器、機(jī)架式服務(wù)器或普通PC）、網(wǎng)絡(luò)交換設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全防火墻等；云平臺(tái)管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)硬件設(shè)備管理的各個(gè)功能的集成；檔案管理云應(yīng)用程序則是基于云平臺(tái)，面向用戶，對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)直接操作相關(guān)管理軟件。可以下圖來展示其三層式的架構(gòu)：

如圖所示，基于云計(jì)算的檔案信息化管理系統(tǒng)與云計(jì)算的基礎(chǔ)架構(gòu)區(qū)別在于：PaaS和SaaS針對(duì)檔案管理作出了對(duì)應(yīng)的調(diào)整，增加了相應(yīng)功能，云計(jì)算可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)可伸縮的系統(tǒng)架構(gòu)，充分利用資源，避免重復(fù)投資。

4.2 數(shù)字化檔案在云環(huán)境下的資源整合及業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)機(jī)制

云環(huán)境下，數(shù)字化檔案資源整合的目的是充分實(shí)現(xiàn)資源的共享，因此，高校檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建要為用戶提供便捷的部署和易用服務(wù)，對(duì)異構(gòu)的服務(wù)平臺(tái)和應(yīng)用進(jìn)行整合，開放應(yīng)用程度接口，統(tǒng)一認(rèn)證。針對(duì)高職院校檔案信息化管理的特點(diǎn)，用戶的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)機(jī)制可以采用C/C模式，即云端（Cloud）和客戶端（Client）模式。云端就是通過云計(jì)算管理平臺(tái)整合的所有基礎(chǔ)設(shè)施、支撐平臺(tái)、海量數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件，相當(dāng)于傳統(tǒng)C/S架構(gòu)的服務(wù)器端；客戶端是所有能使用標(biāo)準(zhǔn)化瀏覽器或可安裝終端應(yīng)用軟件的智能設(shè)備，包括PC、智能手機(jī)等。用戶能使用客戶端通過寬帶、移動(dòng)、WIFI網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)接入云端，經(jīng)認(rèn)證授權(quán)后，立即開展相關(guān)業(yè)務(wù)。

4.3 數(shù)字化檔案資源的云存儲(chǔ)機(jī)制

我們處在信息爆炸的時(shí)代，高職院校更是有著海量的數(shù)字化檔案資源，這給資源的存儲(chǔ)帶來巨大挑戰(zhàn)，云存儲(chǔ)可以很好地解決這一問題。云存儲(chǔ)是屬于云計(jì)算的IaaS（基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)），它將各種物理存儲(chǔ)節(jié)點(diǎn)整合成邏輯的虛擬存儲(chǔ)資源池，資源池可根據(jù)資源規(guī)模的變化動(dòng)態(tài)伸縮適應(yīng)；通過數(shù)據(jù)接口，云存儲(chǔ)又能方便地向管理系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、訪問和更新等服務(wù)，可以說云存儲(chǔ)是檔案資源信息化管理的根本。

5 結(jié)束語(yǔ)

檔案的信息化管理，是建設(shè)數(shù)字化校園的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，高職院校應(yīng)充分利用云計(jì)算超強(qiáng)的資源整合、共享和管理能力，基于云平臺(tái)部署檔案信息化管理系統(tǒng)，運(yùn)用現(xiàn)代管理手段，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高檔案管理的整體業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。

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作者簡(jiǎn)介：庾邦（1980-），廣西桂林人，廣西經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院宣傳部科長(zhǎng)，講師，研究方向：云計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)媒體宣傳、教育管理。