淺談如何做好高校文秘工作

曾樺

摘 要：新時期對高校辦公室文秘工作提出了更高的要求，結(jié)合高校辦公室文秘工作的實際，對高校辦公室文秘人員的素質(zhì)及工作方法進行了分析，針對存在的問題提出了具體的解決辦法。

關(guān)鍵詞：高校；辦公室；文秘工作

高校辦公室文秘工作者在一所高校的建設(shè)和發(fā)展中，主要起著參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務的作用。面臨著新形勢下高校的建設(shè)與發(fā)展，要求每一位高校辦公室文秘工作者要切實結(jié)合本單位的工作實際，加強學習，深入思考，勇于創(chuàng)新，敢于實踐，不斷提高高校辦公室文秘工作的水平和質(zhì)量，為高校的建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮更大的作用、做出更大的貢獻。

一、高校文秘工作的含義及性質(zhì)作用

所謂的高校文秘工作簡言之即 “三服務兩育人”。 “三服務”即為校領(lǐng)導、師生員工和高校改革與發(fā)展服務，“兩育人”即管理育人和服務育人。高校文秘工作的主要任務可分為常規(guī)性工作和非常規(guī)性工作。 常規(guī)性工作主要包括各類文書、領(lǐng)導講話、匯報材料等的起草與印發(fā)；學校領(lǐng)導有關(guān)活動、文字材料的分類整理與建卷歸檔；信息搜集與整理，包括針對性的專題調(diào)研；機要文件收發(fā)、處理和保密等工作。非常規(guī)性工作主要包括突發(fā)事件的應對與處理； 信訪人員的接待； 各級領(lǐng)導臨時交辦的其他工作。

高校文秘工作的性質(zhì)與作用。從工作內(nèi)容上看， 高校文秘工作者圍繞學校改革與發(fā)展涉及的一切開展工作， 如： 與校內(nèi)外有關(guān)部門和單位進行磋商、往來談判等，收發(fā)、聯(lián)絡(luò)、跑腿等事務性工作占據(jù)高校文秘工作較大的比例。 因此，事務性是高校文秘工作的一大特點；與此同時， 作為協(xié)調(diào)與溝通服務于師生員工與校領(lǐng)導之間的一座橋梁，又具有較強的服務性。

二、文秘工作應遵循的原則

1.尊重而不迎合

尊重是人最基本的品德。文秘工作者不僅要尊重領(lǐng)導、同事，還要尊重群眾。但是尊重必須要個“度”。尊重領(lǐng)導很重要，一方面要維護領(lǐng)導的威信和榮譽，從內(nèi)心里尊重領(lǐng)導；另一方面，要幫助領(lǐng)導做好善后工作。

2.服從而不盲從

文秘工作是為很好地協(xié)助領(lǐng)導，大家的目標是相同的。因此，文秘工作者需要服從上級領(lǐng)導的安排，對吩咐的任務必須有效地執(zhí)行。但在工作中要做到服從而不盲從，對明顯的錯誤要不畏懼，勇敢地指出，才能真正做好文秘工作

3.參與而不干預

文秘人員在參與意見中，必須在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，不能越界。若提出的意見被采納，也不能認為是自己的正確決策。文秘人員要站在自己的崗位上，不能產(chǎn)生思想錯位，不能來干預、影響領(lǐng)導的判斷。

三、做好高校文秘工作的基本要求

1. 端正態(tài)度，擺正自我

態(tài)度決定一切。對于文秘工作者來說態(tài)度甚至心情的好壞對于處理日常工作來說有著很大的差別，要做好文秘工作必須端正態(tài)度，擺正自我，無論遇到什么事情都必須牢記工作第一、愛崗敬業(yè)、客觀公正、恭身于事。 其次，高校文秘工作者要有創(chuàng)新服務理念。 所謂創(chuàng)新服務理念，是指人們在一定的思想觀念的支配下，對服務客體采取的服務方式、服務行為和服務水平的總和。高校文秘者需要適應時代潮流，樹立以決策為中心，以人為本，弘揚傳統(tǒng)與開拓創(chuàng)新相結(jié)合的新型服務理念， 以創(chuàng)造性思維去思考和實踐創(chuàng)新服務理念，強化效率意識。

2.要學習政治理論和業(yè)務知識，著眼于提高自身素質(zhì)

文秘工作是一個單位、一個部門的窗口和形象，文秘工作在辦公室工作中作用至關(guān)重要，是貫徹領(lǐng)導意圖、部署落實單位或部門工作的重要途徑，是宣傳和樹立單位或部門形象的重要手段。文秘人員綜合素質(zhì)的高低、文秘工作質(zhì)量的好壞，將直接影響到一個單位一個部門工作開展的效果。文秘人員的自身素質(zhì)主要包括政治思想素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，要在工作中真正把握好各種文件、領(lǐng)導講話以及相關(guān)資料的起草、編寫和協(xié)調(diào)工作，必須具備較高的政策理論水平和業(yè)務工作水平。要做到這一點，必須帶頭學習政治理論和業(yè)務知識。高校領(lǐng)導干部素質(zhì)高，信息面廣，研究問題深，對學校工作了如指掌，文秘人員不加強學習，就不可能跟上領(lǐng)導的思維節(jié)奏。社會發(fā)展日新月異，新事物、新知識、新經(jīng)驗層出不窮，文秘人員不加強學習，就無法對工作作出科學客觀的判斷。因此，文秘人員必須加強學習，進一步開闊視野，提高自身素質(zhì)。

3.要轉(zhuǎn)變工作作風，著眼于提高工作效率和服務質(zhì)量

文秘人員工作在領(lǐng)導身邊，工作環(huán)境特殊，必須堅持把作風建設(shè)放在首位抓好。文秘人員要經(jīng)常接受黨性教育和鍛煉，不斷增強政治上的堅定性，努力做到創(chuàng)優(yōu)爭先、務實重干、敬業(yè)奉獻、雷厲風行、廉潔從政。要在工作中做到“五個不讓”，即：不讓領(lǐng)導布置的工作在我手里延誤，不讓需要辦理的文件在我手中積壓，不讓各種差錯在我手里發(fā)生，不讓來機關(guān)辦事的同志在我這里受到冷落，不讓辦公室的形象在我這里受到影響。辦公室文秘人員要主動為領(lǐng)導服務，認真領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，按領(lǐng)導意圖創(chuàng)造性地做好文秘工作，積極為領(lǐng)導排憂解難。要想領(lǐng)導之所想，急領(lǐng)導之所急，切實把握好文秘人員的角色定位：到位而不越位。要熱忱地為師生員工服務，杜絕敷衍塞責、推諉扯皮現(xiàn)象，要從大處著眼、小處著手，從日常接聽一個電話、安排一個會議、傳遞一份文件、處理一件事情做起。以師生員工高興不高興，滿意不滿意，答應不答應作為衡量服務質(zhì)量的標準。

4.要提高工作創(chuàng)新能力

高校文秘應關(guān)注經(jīng)濟和社會發(fā)展的趨勢，結(jié)合學校的發(fā)展趨勢，做好超前預測，為領(lǐng)導決策提供充分、準確的依據(jù)，提供決策建議，“工作要做到規(guī)范性和創(chuàng)造性相結(jié)合，被動性與主動性相結(jié)合，不能一味地強調(diào)輔助作用，而放棄自己的獨立意識，僅持一種被動適應的態(tài)度”。由被動服務向主動服務轉(zhuǎn)變由單項服務到全過程的服務轉(zhuǎn)變。 同時高校文秘工作者要由一般性服務向優(yōu)質(zhì)服務轉(zhuǎn)變。改變過去僅僅服從領(lǐng)導照章辦事的方式，積極主動地圍繞學校當前的中心工作，找準師生員工關(guān)心的問題，并提供切實可行的解決預案，做到能辦大事，會辦難事，敢辦新事，創(chuàng)造性地開展工作。

5.要學習計算機、網(wǎng)絡(luò)知識，提升服務技能

網(wǎng)絡(luò)知識的學習和運用不同于其它知識、技術(shù)的學習，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更新?lián)Q代的速度極快，新知識、新技術(shù)層出不窮，這就要求高校文秘工作者必須緊緊跟上時代前進的步伐。首先，作為一名新時期高校辦公室文秘工作者，要不斷加強自身的學習，樹立“終身學習”的觀念，經(jīng)常參加一些相關(guān)的業(yè)務培訓和學習，并注意理論聯(lián)系實際，不斷提高業(yè)務能力和水平，堅決杜絕因為技術(shù)不過關(guān)，操作不到位而影響正常工作的現(xiàn)象發(fā)生；其次，作為一名新時期高校辦公室文秘工作者要在高校開展網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、推廣新技術(shù)辦公的工作中起到領(lǐng)頭羊的作用。在加強自身學習、完善自身相關(guān)技術(shù)結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，要定期或不定期地給學校內(nèi)部工作人員做好相關(guān)的宣傳和培訓工作，不但要讓他們認識到，加強網(wǎng)絡(luò)知識學習的重要性和必要性，還要培養(yǎng)他們樹立自發(fā)學習的意識和觀念。不但要從學校內(nèi)部開展網(wǎng)絡(luò)辦公，還要積極、廣泛地在校外開展網(wǎng)絡(luò)辦公，提高校內(nèi)外的辦公效率和水平，真正實現(xiàn)學校內(nèi)外資源共享，做到共同提高、共同進步。

6.提高保密意識，做好保密工作，杜絕泄密事件發(fā)生

高校辦公室是一所高校的重要部門，同樣也是一個機要部門，常常接觸到一些涉密文件和資料。作為新時期的高校文秘工作者，如何做好保密工作是至關(guān)重要的。作為高校的文秘工作者，要嚴格遵守保密紀律，不該問的不問，不該說的不說，不該做的不做，平時辦公桌面上要保持整潔、美觀，切忌各類文件、資料隨手亂放，特別是對一些特殊的涉密文件、資料，更是應該做到特殊存放、特殊傳遞和特殊處理。凡是涉密文件應一律放在特殊文件或者資料袋中進行傳遞，讓領(lǐng)導在審閱處理這一類文件、資料的時候能夠一目了然，同時也應防止與其它不涉密文件、資料放在一起，而導致泄密事件的發(fā)生。除了紙質(zhì)文件和資料以外，對待存放和通過網(wǎng)絡(luò)來傳遞、處理的涉密文件、資料更要引起重視、提高警惕、加強防范措施。辦公電腦要安裝相關(guān)的正版安全軟件，并及時更新殺毒軟件和防火墻等各種網(wǎng)絡(luò)安全工具，設(shè)置有效穩(wěn)妥的電腦和網(wǎng)絡(luò)安全密碼，真正做到涉密電腦專人專網(wǎng)、專人專用，涉密電腦不上網(wǎng)，上網(wǎng)電腦不涉密。積極采取多方面措施，堅決杜絕各類泄密事件的發(fā)生。

7.積極探索和運用新時期高校辦公室文秘工作的新思路、新方法，勇于創(chuàng)新，敢于實踐

鄧小平同志曾經(jīng)說過：“創(chuàng)新是一個民族發(fā)展的不竭動力?！痹谌珖舷聢猿粥囆∑嚼碚摵汀叭齻€代表”重要思想，全面貫徹落實科學發(fā)展觀的同時，作為一名新時期的高校辦公室文秘工作者更應該積極地響應黨和國家的號召，緊緊跟上時代的步伐，在實際工作中，開拓創(chuàng)新、與時俱進，做一名創(chuàng)新型的高校辦公室文秘工作者。這就要求我們必須在努力做好本職工作同時，不斷汲取新事物、新思想，不斷更新自己的知識結(jié)構(gòu)，提高自己工作專業(yè)水平，在工作中不斷創(chuàng)新，在創(chuàng)新中不斷工作。創(chuàng)新需要勇氣和膽識，要有不怕失敗、百折不撓的精神，要敢于不斷地向陳舊的事物和理念挑戰(zhàn)，要敢于向領(lǐng)導提出自己新穎的觀點，要敢于將新思維、新方法運用到日常工作中。要有可能會失敗的思想準備，失敗了可以進一步改進和完善，完善了可以重新再來，要堅定自己的立場，不要人云亦云、隨波逐流，要懂得用實踐的力量去檢驗這種新思想、新觀點的正確性和可行性。創(chuàng)新需要理論聯(lián)系實際，一切從實際出發(fā)，不能想當然的去說話、想當然的去做事情，否則會事倍功半，甚至是事與愿違。要想做好新時期的高校辦公室文秘工作，就要學會用事實說話，根據(jù)各個高校的實際情況，深入調(diào)查研究、積極討論思考，再付諸于實踐，才會使決策更具有說服力和可行性。創(chuàng)新需要有科學的判斷和準確的預見，以便給領(lǐng)導提出準確、及時并且具有前瞻性的建議和意見，從而更好地起到領(lǐng)導參謀、助手的作用。

總之，新形勢下高校文秘工作者，不僅要具備良好的職業(yè)道德，還要不斷提升自己的理論與實際相結(jié)合的綜合素質(zhì)，與領(lǐng)導、同事和諧相處，盡心盡力做好每件事，實現(xiàn)自身的價值，成為一名合格的文秘工作者，贏得社會的尊重。

參考文獻：

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