人事檔案管理流程的風(fēng)險與防范

許俊燕

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷建立和完善，人事制度改革力度的不斷加大，傳統(tǒng)的人事檔案在材料構(gòu)成、管理體制、管理的方式方法、提供利用等方面都存在著明顯的不足。因此根據(jù)人事制度改革和市場經(jīng)濟的要求，系統(tǒng)研究當(dāng)前我國人事檔案管理中存在的風(fēng)險，探索人事檔案管理的新模式是十分必要的。

一、人事檔案管理流程中的風(fēng)險

隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，特別是我國社會主義市場不斷完善和人事制度改革的進一步深入，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，亟待人們加以解決。

1.人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高

當(dāng)前許多人的人事檔案質(zhì)量不高，缺乏利用價值，其人事檔案材料空洞的、形式的多，細致的、實際性的少；反映個人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長的少；反映過去情況的多，反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多，定量描述少；或者只講優(yōu)點，避免缺點；內(nèi)容空乏，個人總結(jié)和組織意見盡是套話，無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。另外，由于鑒定審查不嚴、檔案管理人員責(zé)任心不強等原因，也導(dǎo)致了人事檔案造假問題日益嚴重，嚴重影響了人事檔案的真實性和嚴肅性，給人事工作帶來諸多麻煩，同時也使得人事檔案在對人們職業(yè)信譽維持方面的作用大大降低。

2.人事檔案的管理不規(guī)范，檔案丟失、變更、損毀嚴重

檔案在歸檔后，需要大量的反復(fù)查閱。由于檔案量巨大，當(dāng)需要查詢檔案時，需花費按小時計，甚至一天的時間在檔案室查找，耗時、耗力；檔案資料沒有安全可靠的備份，一旦出現(xiàn)人力不可抗拒的意外事件，原始檔案極易丟失、損壞，但恢復(fù)、修補困難。長時間保存，檔案紙張、字跡也極易褪色、霉變，將會造成無法挽回的損失。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾；一些檔案的歷史已經(jīng)很久遠，且紙質(zhì)較差，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前查詢、翻閱的要求，而且，對這部分檔案的直接查詢，所造成的破壞將是無可補救的。

3.檔案的整理不規(guī)范，檔案管理工作者觀念上重政治輕業(yè)務(wù)

整理人事檔案是一項細致的技術(shù)性較強的工作，把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖已立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。

盡管我們對人的評價標準是從政治和業(yè)務(wù)兩個方面來全面反映一個人的基本情況。然而，由于受“左”的思想影響，我們總是會自覺不自覺地將政治作為唯一的標準來評價人，并且將政治思想與品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業(yè)務(wù)觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴格把屬于反映個人政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實績貢獻等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側(cè)重于政治思想表現(xiàn)材料的收集，能反映個人業(yè)務(wù)能力的材料相對較少，即使有也是數(shù)量有限或者補充不及時。

二、防范人事檔案管理的風(fēng)險

針對人事檔案管理存在的風(fēng)險，結(jié)合當(dāng)前管理水平與實際，通過對人事檔案的內(nèi)容、管理方法、管理制度等進行改革與完善以防范管理流程中的風(fēng)險。

1.努力提高人事檔案材料的質(zhì)量

1.1強化各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識

檔案工作中出現(xiàn)的諸多問題，其根源在于組織人事部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識淡薄，沒有從思想上真正認識人事檔案及其工作的重要性。因此，增強組織人事部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)心，是解決當(dāng)前人事工作中存在的問題，提高工作質(zhì)量和水平的根本途徑。

1.2提高人事檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案工作者面臨著知識化、專業(yè)化的嚴竣挑戰(zhàn)，加強科學(xué)文化知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，更新知識結(jié)構(gòu)是檔案管理者的當(dāng)務(wù)之急。此外，還應(yīng)加強業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，以適應(yīng)人事檔案管理日益復(fù)雜、逐漸現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。及時掌握黨和國家最新的人才政策、人事制度以及當(dāng)前人才流動規(guī)律，了解組織人事部門的現(xiàn)實需要，主動提供全面、準確的人事檔案，為人事管理工作服務(wù)。

1.3補充具有個性的人事檔案材料。

針對人事檔案內(nèi)容陳舊和“千人一面”的狀況，有關(guān)部門應(yīng)在人事檔案材料內(nèi)容建設(shè)上注意補充能反映當(dāng)事人個性的檔案材料。具體而言，一是反映個人全面素質(zhì)的檔案材料，如反映當(dāng)事人身體素質(zhì)、知識素質(zhì)、能力素質(zhì)和心理素質(zhì)等方面的材料，其中有關(guān)個人心理素質(zhì)和能力素質(zhì)的材料應(yīng)是重點補充的內(nèi)容。在反映心理素質(zhì)的有關(guān)內(nèi)容中，應(yīng)側(cè)重反映當(dāng)事人的個性、合作與團隊精神、創(chuàng)新意識等；二是反映個人業(yè)務(wù)考績方面的檔案材料。對不同的工作崗位而言，具體業(yè)務(wù)考績的標準應(yīng)有明顯不同。

2.加快人事檔案信息化管理進程，提高檔案工作質(zhì)量水平

在人事檔案管理工作中，盡可能地運用當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的新成果，先進的管理方法、先進的科技手段與工具，提高人事檔案工作的效率和水平。通過文件掃描、光盤存儲等技術(shù)，實現(xiàn)檔案的備份存儲和計算機管理，減少原件的 損耗，并實現(xiàn)檔案信息的資源共享。

3.健全各種規(guī)章制度，建立適應(yīng)時代要求的人事檔案管理體制。

應(yīng)遵守《檔案法》，以及上級主管部門頒布的各種規(guī)章制度，各單位還應(yīng)結(jié)合本單位的特點和實際，制定本單位的人事檔案收集歸檔補充制度、檢查審核制度、交接轉(zhuǎn)遞制度、查閱借閱制度等，做到有法可依。規(guī)章制度制定以后，一定要認真貫徹執(zhí)行，排除一切人情干擾，堅決按各種制度和規(guī)定手續(xù)辦事，做到有法必依，執(zhí)法必嚴；對各種利用檔案進行造假或謀取私利現(xiàn)象，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，必須嚴加處理，做到違法必究。

鑒于人事檔案分散多頭管理的弊端，應(yīng)進行相應(yīng)改革。首先，打破各級部門條條塊塊都管人事檔案的管理體制，實行相對集中統(tǒng)一管理的體制。其次，應(yīng)建立與現(xiàn)代人事政策制度相適應(yīng)的人事檔案管理制度，而不僅僅是單一的干部檔案管理制度。第三，將人事檔案管理真正納入整個檔案事業(yè)系統(tǒng)，接受國家檔案行政管理機關(guān)的宏觀指導(dǎo)，而不應(yīng)將檔案工作重要組成部分之一的人事檔案管理獨立于該系統(tǒng)之外。

（作者單位：唐山市園林綠化管理局）