當前醫(yī)院檔案管理工作芻議

王偉 郝飛

檔案，是指過去和現(xiàn)在國家機構、社會組織以及個人，從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動中形成的文件、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體的檔案，包括文書檔案、病歷檔案、科技檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、特殊載體檔案等。醫(yī)院檔案是醫(yī)院建設和發(fā)展過程中形成的寶貴財富，加強當前醫(yī)院檔案管理工作顯得十分重要。

一、當前醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

1.對檔案管理工作的重視不夠

檔案是醫(yī)院的重要資源，但不少醫(yī)院都存在“重臨床醫(yī)療、輕檔案管理”的思想，認為檔案工作可有可無，檔案管理不能給單位帶來經濟效益，對檔案工作的重要性認識不足。責任心的缺失致使醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高，制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

2.檔案管理制度不健全，歸檔范圍不明確

當前，在我國的醫(yī)院管理工作中，有關檔案工作的制度相對于其他管理制度而言，尚顯不健全，不少醫(yī)院尚未形成關于檔案立卷歸檔、保管存放、開發(fā)利用等一系列完整系統(tǒng)的制度和規(guī)定，管理模式不規(guī)范，管理體系不嚴謹。有的醫(yī)院雖有管理制度，但缺乏監(jiān)督和檢查措施，在醫(yī)院考核工作中，一般也沒有將檔案管理工作納入考核目標，導致規(guī)章制度難以嚴格落實。

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加，但由于相關主管部門對新型檔案的管理沒有做出統(tǒng)一要求，造成醫(yī)院檔案的歸檔范圍并不明確。目前，大部分醫(yī)院對納入檔案管理的內容沒有明確的界定，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解進行管理，許多重要資料并未納入檔案管理的范圍。例如，對于醫(yī)務人員在醫(yī)務活動中形成的各種資料、參加學術活動、發(fā)表論文論著、承擔科研項目等相關資料，有些檔案管理者認為屬于醫(yī)務人員自己的成果，沒必要收集歸檔；另外，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展而形成的計算機數(shù)據(jù)庫等新型檔案，往往也被疏于歸檔。因此，很多重要的檔案資料流失，很多醫(yī)院的檔案收集不全。

3.檔案管理設施不完善，現(xiàn)代化水平偏低

由于醫(yī)療用房緊張，當前很多醫(yī)院都存在檔案庫房面積狹小、設施陳舊、安全保管不到位、檔案管理工作手段落后等問題。當前，雖然計算機、網絡、多媒體技術廣泛應用于醫(yī)院管理工作，但大部分醫(yī)院的檔案工作未能實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化的及時轉變，檔案的收集、整理、檢索大多還停留在手工階段，與檔案管理的信息化趨勢還有較大差距，致使檔案的廣泛開發(fā)和利用受到限制。

4.檔案管理人員專業(yè)素質有待提高

在當前的醫(yī)院人才培養(yǎng)工作中，普遍存在只重視衛(wèi)生專業(yè)技術人員培養(yǎng)、忽視管理人員尤其是檔案管理人員培養(yǎng)的現(xiàn)象。不少醫(yī)院的檔案管理人員都不是檔案學專業(yè)出身，專業(yè)素質和文化程度偏低，缺少系統(tǒng)的專業(yè)知識和管理技能的培訓，知識結構不合理；有的醫(yī)院甚至不配備專職檔案管理人員，而將其他崗位的管理人員作為兼職檔案員。這種現(xiàn)狀顯然已不能適應醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢，致使檔案工作缺乏活力、后勁不足、止步不前。

二、加強當前醫(yī)院檔案管理工作的實施途徑

1.樹立新的檔案管理理念

樹立檔案管理的價值觀。必須充分認識檔案的價值和作用，特別是要認識到醫(yī)學科技檔案就是潛在的生產力，一旦發(fā)揮作用，就能為醫(yī)院乃至社會創(chuàng)造效益，也能夠更好地服務于患者，提高廣大人民的健康水平。

樹立檔案管理的效率觀。在醫(yī)院參與醫(yī)療市場競爭的環(huán)境下，檔案管理人員應樹立效率觀念，使檔案在利用和管理過程中的效率更高，及時、準確地為利用者提供檔案，為醫(yī)院建設發(fā)展出力。

樹立檔案管理的現(xiàn)代化觀念。計算機和互聯(lián)網等現(xiàn)代技術的快速發(fā)展，促使檔案信息的處理手段有了很大飛躍，因此，必須樹立強烈的檔案信息意識，加大對檔案信息的收集、存儲、加工、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)的工作力度，以適應檔案現(xiàn)代化管理工作的需要。

2.加強檔案管理制度建設

完善崗位管理制度。明確分管領導的責任和檔案工作人員的崗位職責，督促檔案工作者認真做好檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。

完善檔案的保密制度。凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，妥善存放，定期檢查，對違反保密規(guī)定造成不良后果者追究責任。

完善檔案歸檔制度。明確各類檔案資料的歸檔范圍、歸檔時間、保管期限和其他相關要求。

完善檔案鑒定、銷毀制度。對保管期限已經到期的檔案和已無存查價值的檔案，應該定期鑒定和銷毀。銷毀檔案應堅持審慎原則，并嚴格執(zhí)行審批程序和保密規(guī)定。

完善檔案借閱制度。明確檔案借閱的審批、登記程序，在確保檔案安全和保密工作的前提下，充分發(fā)揮檔案資料的服務功能，促進醫(yī)院業(yè)務的正常發(fā)展。

完善檔案庫房管理制度。無關人員一律禁止入內，同時要加強防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防蟲、防塵等工作，確保檔案庫房的安全。

3.加強檔案管理設施建設，提高檔案設施現(xiàn)代化水平

現(xiàn)代化的設備和技術手段是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的物質基礎，所以必須加強醫(yī)院檔案管理基礎設施建設。

要及時配備檔案現(xiàn)代化所必需的計算機、打印機、復印機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網設備等辦公設施，購置保護檔案所必需的空調、除塵器、消防器材、安全監(jiān)控器等設備裝置。

要充分利用多媒體技術、數(shù)據(jù)庫技術、縮微技術、互聯(lián)網技術等現(xiàn)代技術手段，并購置引進或設計開發(fā)具有通用性和穩(wěn)定性的檔案信息管理軟件，加快檔案管理數(shù)字化的步伐，實現(xiàn)軟件系統(tǒng)與硬件設施的融合貫通，提高檔案管理的工作效率和現(xiàn)代化水平。

4.加強檔案管理人才的培養(yǎng)，全面提高檔案管理人員素質

檔案管理人員是醫(yī)院檔案工作的具體實施者，檔案管理人員的素質直接關系到檔案管理工作的水平。加強檔案管理人才的培養(yǎng)，全面提高檔案管理人員素質，是促進醫(yī)院檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的動力。

通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、進修學習等途徑提高檔案管理人員的業(yè)務能力和知識水平。許多醫(yī)院對檔案管理人員都缺乏培訓，或采取隨機培訓的方式，這不利于檔案管理人員素質的提高。醫(yī)院可以考慮將培訓工作納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃或年度工作計劃，有針對性地開展培訓工作。為確保培訓取得實效，還要及時檢驗培訓成果。以往都是重視培訓組織，輕視效果檢查，這難以調動檔案管理人員的積極性，因此，必須建立培訓后的考試、考察、評估、獎懲等相關制度，及時鞏固培訓成果。

重視培養(yǎng)檔案管理人員的敬業(yè)精神和創(chuàng)新精神。敬業(yè)精神是做好檔案工作的基礎，只有愛崗敬業(yè)、求真務實、埋頭苦干、甘于奉獻，才有可能把檔案工作做好。檔案管理工作者要準確把握所面臨的新形勢和自身發(fā)展的新情況，學習總結一切創(chuàng)造性的先進做法和成果，以創(chuàng)新的精神洞察檔案事業(yè)發(fā)展的新規(guī)律，勇于探索和實踐，有效地開創(chuàng)性地開展工作。

5.加強檔案開發(fā)和編研工作，創(chuàng)造檔案的社會效益

檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案更好地為醫(yī)療、教學、科研、管理等各項工作服務。要積極開展多種編研活動，對檔案信息進行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。另外，還要加強對檔案利用反饋信息的管理，建立各級醫(yī)院之間信息的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足醫(yī)療、教學、科研、管理工作的需求，從而最大限度地提高醫(yī)院檔案的利用率，充分創(chuàng)造其社會效益。

（作者單位：唐山市中醫(yī)醫(yī)院 唐山市人民醫(yī)院）