淺談高校檔案信息化建設研究

張占武 吳月莉

檔案信息化建設是高校檔案工作適應社會信息化的必然趨勢。所謂的檔案信息化，就是在檔案管理活動中，全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。隨著網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展，一個以現(xiàn)代信息網(wǎng)絡為基礎的網(wǎng)絡環(huán)境正在迅速形成。在此背景下，高校普遍建立了自己的校園網(wǎng)，通過與國際互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)通實現(xiàn)高校內(nèi)外信息資源共享。作為高校信息資源服務中心的檔案管理部門，在網(wǎng)絡環(huán)境下推動高校檔案信息化建設，發(fā)揮檔案信息的效能，將是高校檔案管理者需要關注的重點。

一、高校檔案信息化建設的重要意義

美國經(jīng)濟學家邁克爾·戈德海伯于1997年指出，在以計算機網(wǎng)絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對地過剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以網(wǎng)絡為基礎的新經(jīng)濟，其實質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟”。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。

1.高校檔案信息化，可提高高校檔案利用效率

只有實現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。

2.高校檔案信息化，可用翔實的高校檔案信息支持決策和管理

決策的及時正確、管理措施的得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對此，檔案信息化有著獨特的優(yōu)勢，可以發(fā)揮重要的作用。

3.高校檔案信息化，可為科學研究和知識普及等提供智能化服務

檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠程服務資源共享；可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性；可提供豐富的具有地方特色的知識，進行愛國主義教育等。

4.高校檔案信息化，可避免出現(xiàn)“時空黑洞”

隨著計算機和網(wǎng)絡技術的發(fā)展和普及，電子政務、電子商務等將日趨普及。檔案人員要管好檔案，就要提前介入到電子文件和管理工作中，提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。

二、高校檔案信息化建設與檔案工作的關系

高校教育信息化是一個內(nèi)涵非常豐富的概念，它包括實現(xiàn)校教育目標體系信息化，實現(xiàn)教育決策管理信息化，實現(xiàn)學教育教學環(huán)境信息化，實現(xiàn)教育教學資源信息化，實現(xiàn)學習課程、教學模式信息化，實現(xiàn)學校教育教學評價、管理信息實現(xiàn)師資培養(yǎng)、培訓信息化，實現(xiàn)教研科研信息化。

信息化建設與檔案工作的關系非常密切。檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結(jié)晶，是人類活的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的信息產(chǎn)品。信息化建設是知識經(jīng)濟時代主線。信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設，現(xiàn)階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，者是檔案工作改革的直接動力。信息化建設是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產(chǎn)量大，檔案工作改革是信息化建設的必然要求。

三、高校檔案信息化建設的現(xiàn)狀和問題

高校檔案，是高校重要的原生信息和寶貴資源，是制定高校發(fā)展計劃開展教育研究總結(jié)教育規(guī)律的重要依據(jù)要搞好高校檔案的信息化建設，必須按國家關于高校檔案管理的有關規(guī)定認真執(zhí)行。

我國高校檔案工作起步較晚，隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校檔案工作也有了較快發(fā)展。然而，目前許多高校的檔案管理仍然處于傳統(tǒng)的手工管理模式，檔案信息化服務也是以手工服務為主要手段這種管理方式和檢索利用水平，導致絕大部分電子檔案無法收存和提供利用服務，不能滿足人們對檔案信息的現(xiàn)實要求。因此，在信息化時代的今天，高校檔案工作也必須與時俱進，深化改革，把檔案信息化建設與發(fā)展納入高校信息化建設的重要組成部分，使高校檔案工作更好的為師生的教學科研服務。

目前，推進高校檔案信息化建設還有許多問題急需解決。一是檔案管理基礎工作標準化規(guī)范化不夠檔案信息化的前提是基礎工作規(guī)范化標準化但由于歷史原因，各類檔案的著錄細則相容性差，系統(tǒng)軟件移植性不強，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準。

二是管理軟件缺乏統(tǒng)一性檔案部門使用的計算機型號不一規(guī)格各異，開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，不能快捷的出版信息編輯成果，從而制約了檔案信息化進程。

三是檔案管理的技術標準組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，全文檔案信息所占的比例很低，只能單一檢索查詢，無法滿足用戶的多種需求。

四是檔案信息人員的素質(zhì)有待提高實現(xiàn)檔案信息化管理，首先要有較高專業(yè)知識和能夠掌握先進技術水平的管理人員從高校目前狀況看，許多檔案管理部門缺乏現(xiàn)代技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，即便引進了現(xiàn)代化設備，也不能充分利用，使之發(fā)揮作用。

四、加強高校檔案信息化建設的對策建議

加強高校檔案信息化建設，逐步實現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化信息服務網(wǎng)絡化電子文件和電子檔案管理規(guī)范化，是一項長期的復雜的系統(tǒng)工程，需要從以下幾個方面采取積極有效的措施，從而不斷提升高校檔案管理水平。

1.加大投入，充分提供必要的保障條件

高等學校檔案管理辦法明確規(guī)定高等學校應當設立專項經(jīng)費，為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化檔案信息化所需的設備設施，加快數(shù)字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數(shù)字化校園建設同步進行加大檔案信息化建設的投入，是推進高校檔案信息化建設的基本保障。一方面，應將檔案信息化建設所需經(jīng)費納入預算范圍，為檔案部門購置與信息化建設相配套的檔案管理軟件計算機掃描儀光盤刻錄機等基礎設備；另一方面，應按上級教育部門和檔案部門批準的檔案人員編制，安排落實人員和崗位，以事定人，配備必要的專兼職檔案人員，雙管齊下，為高校檔案信息化建設奠定堅實的工作基礎。

2.整合資源，有效發(fā)揮校園網(wǎng)絡的互通優(yōu)勢

在對館藏檔案資源進行分級鑒定有序整理的基礎上，通過手工錄入，直接掃描，縮微膠片轉(zhuǎn)換等手段，有計劃分步驟地對原有館藏檔案進行數(shù)字化，轉(zhuǎn)換集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。充分利用校園網(wǎng)接收的電子文件，進行文檔一體化建設，實現(xiàn)校內(nèi)文件材料網(wǎng)上傳遞存儲立卷歸檔查詢等功能以本校檔案網(wǎng)站為主體，借助校園網(wǎng)與其他高校檔案網(wǎng)站鏈接，形成方便快捷的檔案工作信息網(wǎng)。積極促進高校內(nèi)部檔案信息資源共享，建立部門業(yè)務管理系統(tǒng)鏈接，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上接收管理和傳輸和檔案業(yè)務管理網(wǎng)絡化。

3.完善制度，切實建立規(guī)范有序的管理體系

依照《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，結(jié)合實際情況，逐步制定電子文件歸檔范圍，電子文件信息采集管理存儲格式標準規(guī)范，建立和完善電子文件保管存儲及安全利用的制度。嚴格遵守檔案法和計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定，制定信息安全責任制度，有效控制和消除信息安全隱患，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全建立檔案科學管理的激勵約束機制，保障檔案信息化的推行和相關制度的落實，促進檔案工作的制度化、程序化、規(guī)范化。

4.加強培訓，著力提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)

檔案信息化，依靠的是高素質(zhì)的檔案管理人才高校檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識，更要學習掌握計算機操作數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫管理網(wǎng)絡管理技術等專業(yè)知識。高校檔案部門可以采取座談會、沙龍、專家輔導講座、檔案知識競賽等多種形式，支持和鼓勵檔案人員不斷更新知識結(jié)構(gòu)，學習掌握新方法新技能，適應檔案信息化建設的要求。同時，要注重加強檔案部門人才的培養(yǎng)和儲備，積極引進檔案管理專業(yè)人才和計算機專業(yè)人才，建立良性的吐舊納新機制，從根本上提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，促進高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

（作者單位：寧夏醫(yī)科大學）