試論流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策

馬艷慧

摘要：筆者多年在人社部門(mén)從事退休審批工作的經(jīng)驗(yàn)證明，當(dāng)今社會(huì)上許多人并不了解人事檔案的重要性。特別是流動(dòng)人員，多數(shù)都是到了法定退休年齡才想起找自己的檔案，有的人甚至不知道辦理退休手續(xù)還需要檔案，一些人為了找檔案幾乎跑遍了全市所有的檔案代理機(jī)構(gòu)，有的人甚至費(fèi)盡周折也未能找到檔案，從而無(wú)法辦理退休手續(xù)。這樣的事情在人社部門(mén)時(shí)有發(fā)生，這一現(xiàn)象引發(fā)了筆者對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理問(wèn)題的思考，現(xiàn)將工作中遇到的一些問(wèn)題，和自己的一些想法與大家分享，希望得到專家和同行的指點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員人事檔案 管理 現(xiàn)狀 對(duì)策

一、流動(dòng)人員人事檔案管理之現(xiàn)狀

（一）流動(dòng)人員人事檔案的重視程度不夠

個(gè)人對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)不夠，檔案代理機(jī)構(gòu)的重視程度不夠，造成流動(dòng)人員人事檔案管理存在很多漏洞。《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》明確規(guī)定：“嚴(yán)禁個(gè)人保管他人人事檔案”。但是經(jīng)常有一些下崗職工自己拿著檔案到人社部門(mén)咨詢政策，并且檔案沒(méi)有按規(guī)定包封、蓋章。問(wèn)其原因，有的是當(dāng)年下崗時(shí)自己從單位取回一直放在家里，也有的是剛從檔案代理機(jī)構(gòu)借出來(lái)，根本沒(méi)人給包封、蓋章。目前，流動(dòng)人員人事檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象比比皆是，檔案資料不全，內(nèi)容不真實(shí)，檔案的收集、整理、轉(zhuǎn)移不規(guī)范，檔案袋子破損，檔案丟失等情況時(shí)有發(fā)生。

（二）流動(dòng)人員人事檔案管理體制混亂

目前許多職介機(jī)構(gòu)、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)、勞務(wù)代理機(jī)構(gòu)都在進(jìn)行人事檔案社會(huì)化管理工作。這些機(jī)構(gòu)有的隸屬于人社部門(mén)，有的本身就是企業(yè)，檔案在某種程度上已經(jīng)成為了商品，甚至有些機(jī)構(gòu)以造假檔案進(jìn)行牟利。不具備檔案管理資格的企業(yè)和個(gè)人越權(quán)、違規(guī)管理等現(xiàn)象，既造成了流動(dòng)人員人事檔案管理秩序混亂，又對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的安全性、真實(shí)性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。本人在工作中就曾經(jīng)遇到過(guò)這樣的事情：一名下崗靈活就業(yè)人員，按相關(guān)規(guī)定辦理完退休手續(xù)后，人社部門(mén)卻接到舉報(bào)。經(jīng)多方調(diào)查，發(fā)現(xiàn)此人確實(shí)曾在下崗期間服刑，法院的判決書(shū)等資料無(wú)人送往檔案代理機(jī)構(gòu)，辦理退休手續(xù)的檔案里并沒(méi)有其服刑的相關(guān)資料。這件事情的發(fā)生，絕非偶然，它凸顯了流動(dòng)人員人事檔案管理的漏洞，為我們的檔案管理工作敲響了警鐘。

（三）流動(dòng)人員人事檔案的管理不夠規(guī)范

1、檔案資料管理不規(guī)范

一些檔案代理機(jī)構(gòu)，沒(méi)有專業(yè)的管理人員隊(duì)伍，沒(méi)有相應(yīng)的配套設(shè)施，檔案管理工作處于只收錢(qián)，零收集，不整理狀態(tài)。人事檔案短缺，材料內(nèi)容不完整，弄虛作假等現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。這些機(jī)構(gòu)的檔案，根本沒(méi)有裝訂整理，袋子也已經(jīng)破舊不堪了，檔案資料隨時(shí)會(huì)從袋子里掉出來(lái)。以前就有一名老同志因檔案里缺失入伍和退役資料，為了接續(xù)工齡，把退伍證交給檔案代理機(jī)構(gòu)，退伍證從破損的檔案袋子里滑落丟失。還有一些人自己拿著未經(jīng)包封、蓋章的檔案來(lái)咨詢，這將很難保證檔案的真實(shí)性和完整性。

2、檔案管理人員配置不足，素質(zhì)不高

《干部檔案工作條例》對(duì)檔案管理人員的選拔和培養(yǎng)做出了相應(yīng)規(guī)定，并規(guī)定：“每管理一千人的檔案需配備一名專職干部”；但是據(jù)調(diào)查，目前我市一些檔案代理機(jī)構(gòu)，多數(shù)都是一個(gè)人負(fù)責(zé)管理幾千份檔案，有的機(jī)構(gòu)甚至是一個(gè)人負(fù)責(zé)管理上萬(wàn)份檔案。并且，這些檔案代理機(jī)構(gòu)，任用的檔案管理人員未經(jīng)過(guò)專門(mén)培訓(xùn)，黨員干部極少，多數(shù)人員對(duì)檔案管理的相關(guān)政策和具體要求并不了解，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)不太熟悉。繁瑣的工作，巨大的工作量，再加上檔案管理人員配置不足，導(dǎo)致檔案管理工作未能?chē)?yán)格按照要求規(guī)范操作。

二、具體對(duì)策

（一）加強(qiáng)宣傳力度

加強(qiáng)《中華人民共和國(guó)檔案法》的宣傳，提高人民對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，采取多種形式在電視、廣播、報(bào)紙等新聞媒體上做一些正規(guī)的播報(bào)，或者是在大街小巷發(fā)放一些法律知識(shí)傳單。如果能結(jié)合生活中的實(shí)例，把案例以故事的形式展現(xiàn)出來(lái)，效果則大大不同。目前各電視臺(tái)許多法治欄目很受老百姓歡迎，但是與檔案相關(guān)的卻寥寥無(wú)幾。如果能借助這些欄目，把具體案例呈現(xiàn)出來(lái)，或者把發(fā)放法律條文形式的傳單，改為以實(shí)際案例改編的漫畫(huà)故事，這樣新穎的宣傳形式，肯定會(huì)給人們留下深刻的印象。

（二）完善管理制度

各級(jí)政府組織、人事部門(mén)應(yīng)針對(duì)現(xiàn)狀及時(shí)出臺(tái)相關(guān)政策，指導(dǎo)流動(dòng)人員人事檔案管理工作。對(duì)各類(lèi)檔案代理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)是誰(shuí)，法定責(zé)任是什么，誰(shuí)來(lái)監(jiān)督管理，怎么處罰等問(wèn)題作出明確規(guī)定，并將流動(dòng)人員檔案管理工作的具體操作、獎(jiǎng)懲制度細(xì)化。應(yīng)賦予人社部門(mén)下屬的人才中介機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案的唯一管理權(quán)。并且這些部門(mén)應(yīng)與工商等部門(mén)聯(lián)合起來(lái)，對(duì)沒(méi)有權(quán)限私自保管檔案的單位或超范圍管理檔案的人才服務(wù)中心機(jī)構(gòu)進(jìn)行嚴(yán)肅查處。還應(yīng)通過(guò)與公安聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息共享，以此規(guī)避判決書(shū)等資料無(wú)法送往檔案管理機(jī)構(gòu)的漏洞。

（三）規(guī)范檔案管理機(jī)構(gòu)

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，集服務(wù)性與保密性于一體。加強(qiáng)檔案管理工作，一是要整頓檔案管理機(jī)構(gòu)，明確管理職責(zé)，劃清管理權(quán)限，界定法律責(zé)任，實(shí)行監(jiān)管制度。二是要加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)。從檔案管理人員的選擇上入手，嚴(yán)格按照相關(guān)要求選拔任用檔案管理人員；定期組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提高他們的能力；培養(yǎng)他們勤奮學(xué)習(xí)、愛(ài)崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神；鼓勵(lì)他們提出合理化的建議；把他們培養(yǎng)成具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”人才，使他們能為流動(dòng)人員人事檔案管理事業(yè)建功立業(yè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]《干部檔案工作條例》

[2]《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》

[3]《人才市場(chǎng)管理規(guī)定》