電算化會(huì)計(jì)下會(huì)計(jì)核算形式的探析

張松獻(xiàn)

摘要：在對(duì)電算化會(huì)計(jì)與傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)核算形式之間的區(qū)別進(jìn)行論述的基礎(chǔ)上，對(duì)電算化會(huì)計(jì)下的基本核算形式進(jìn)行了詳細(xì)探討，為電算化會(huì)計(jì)下會(huì)計(jì)處理效率的提高起到一定的積極作用。

關(guān)鍵詞：電算化會(huì)計(jì) 會(huì)計(jì)核算 核算形式

引言

會(huì)計(jì)核算就是指將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表以及財(cái)務(wù)處理相結(jié)合的會(huì)計(jì)處理方式，其對(duì)憑證賬簿、報(bào)表等之間的關(guān)系進(jìn)行了規(guī)定，通過適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)核算形式提高會(huì)計(jì)核算的整體質(zhì)量，提高整體效率的提高。傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)主要采用的會(huì)計(jì)核算形式主要包括記賬憑證核算、匯總記賬憑證核算、科目匯總表核算以及日記賬核算等形式。

一、電算化會(huì)計(jì)與傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)核算的區(qū)別

（一）賬簿內(nèi)容的變化

賬簿是存放經(jīng)過分類、匯總之后的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的基本載體，是會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的重要橋梁和紐帶，是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的重要問題。而賬簿的本質(zhì)是賬戶記錄，通過對(duì)相關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的分類、歸集而形成對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)處理單元。而在電算會(huì)計(jì)下，會(huì)計(jì)信息的歸類和處理依然不能離開賬戶，但是賬戶的存儲(chǔ)載體呈現(xiàn)出多樣化趨勢(shì)。在電算化會(huì)計(jì)下，各種磁、電、光等介質(zhì)都用于保存會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。在電算化會(huì)計(jì)下，其中的“賬”主要是指憑證數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)文件、數(shù)據(jù)等自動(dòng)而準(zhǔn)確的派生出來。從這個(gè)角度來看，電算化會(huì)計(jì)下，“賬簿”的只是延續(xù)了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的基本概念，完全實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的虛擬化。

（二）記賬過程發(fā)生了對(duì)應(yīng)的改變

傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)處理過程中，記賬是整個(gè)財(cái)務(wù)處理流程的重要環(huán)節(jié)，包括憑證的填制、賬簿的等級(jí)、報(bào)表的填制等基本程序。而在當(dāng)前的電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)當(dāng)中，記賬僅僅知識(shí)一個(gè)虛擬的過程，并沒有生成一個(gè)實(shí)際的賬。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，所謂的“記賬”僅僅只是在憑證庫文件審核通過之后做上對(duì)應(yīng)的過賬標(biāo)記，或者形成賬后憑證庫文件，不能再對(duì)之進(jìn)行刪除、無痕跡修改等操作。若存在錯(cuò)誤，則只能夠通過采用與手工會(huì)計(jì)中紅字沖銷法相類似的方法，采用輸人、更正憑證的方法對(duì)錯(cuò)誤進(jìn)行糾正。另外，在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)當(dāng)中，日常不進(jìn)行日記賬、明細(xì)賬和總賬的等級(jí)，而只是將所有的記賬憑證保存起來，在需要時(shí)再生成賬簿。

（三）不再進(jìn)行對(duì)賬處理

在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)當(dāng)中，分類賬主要包括明晰分類賬以及總分類賬兩個(gè)部分。在登記的過程中采用“平行登記”的方式進(jìn)行登記，即將來自記賬憑證中的所有信息記入相關(guān)總賬賬戶的同時(shí)，還將之記入到該總賬相關(guān)的明細(xì)賬戶當(dāng)中，同時(shí)利用定期對(duì)賬的方式對(duì)賬目進(jìn)行檢查、糾正和修改，減少其中的記錄錯(cuò)誤。這種財(cái)務(wù)處理方式處理效率較低，同時(shí)也是手工會(huì)計(jì)核算形式的一個(gè)重要特點(diǎn)。但是，對(duì)賬是傳統(tǒng)賬簿設(shè)置的一個(gè)產(chǎn)物。而現(xiàn)代計(jì)算機(jī)不會(huì)出現(xiàn)遺漏、重復(fù)和計(jì)算失誤的問題。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，只需要保證會(huì)計(jì)軟件程序正常運(yùn)行、保證賬賬相符、報(bào)表公式定義準(zhǔn)確即可。這時(shí)，手工會(huì)計(jì)下的對(duì)賬環(huán)節(jié)就沒有存在的必要。

二、電算化會(huì)計(jì)下會(huì)計(jì)核算形式分析

電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)可以根據(jù)數(shù)據(jù)庫規(guī)模的形式分為中小型數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和中大型數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)兩種。

（一）電算化會(huì)計(jì)中小型數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中會(huì)計(jì)核算形式

1、科目匯總表核算形式

在電算化會(huì)計(jì)下，科目匯總表核算形式是根據(jù)傳統(tǒng)的手工科目匯總表核算形式，并結(jié)合計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的相關(guān)特點(diǎn)而產(chǎn)生的。該種會(huì)計(jì)核算形式的主要處理程序包括這樣幾個(gè)步驟：（1） 依據(jù)原始憑證及其匯總表編制記賬憑證；（2） 根據(jù)收、付款憑證記錄相關(guān)現(xiàn)金記錄及日記賬；（3） 依據(jù)記賬憑證記錄明細(xì)賬，同時(shí)生成明細(xì)表；（4） 結(jié)合記賬憑證形成科目匯總表；（5） 形成多欄式總賬；（6） 利用明細(xì)表編制形成會(huì)計(jì)報(bào)表。

與傳統(tǒng)的手工科目匯總表的核算程序相比，電算化會(huì)計(jì)下的數(shù)據(jù)處理程序中增加了明細(xì)表環(huán)節(jié)，而會(huì)計(jì)報(bào)表中的相關(guān)數(shù)據(jù)則直接來自于明細(xì)表總賬中的多欄式帳頁，對(duì)賬簿沒有進(jìn)行的嚴(yán)格分類。

2、明細(xì)表核算形式

在明晰表核算程序中，其是根據(jù)明細(xì)賬來進(jìn)行總賬等級(jí)的，并為會(huì)計(jì)報(bào)表提供數(shù)據(jù)。其具體的處理程序包括：（1） 依據(jù)原始憑證及其匯總表編制記賬憑證；（2） 根據(jù)收、付款憑證記錄相關(guān)現(xiàn)金記錄及日記賬；（3） 依據(jù)記賬憑證等級(jí)明細(xì)賬，并最終累積形成明細(xì)表；（4）會(huì)計(jì)期末由明細(xì)賬生成總賬；（5） 在財(cái)務(wù)期末，利用明細(xì)表形成會(huì)計(jì)報(bào)表。其對(duì)應(yīng)的核算方式是整個(gè)處理程序的核心，其包含了各個(gè)科目全周期的所有金額。

明細(xì)科目的內(nèi)部關(guān)系：一級(jí)科目的數(shù)額是其相關(guān)的二級(jí)科目數(shù)額的總和，而二級(jí)科目數(shù)額則是下屬三級(jí)科目數(shù)額的總和。針對(duì)明細(xì)賬目的處理，主要包括這樣兩個(gè)程序：記錄明細(xì)賬、累計(jì)明細(xì)表。在記賬處理過程中依據(jù)科目的不同記錄對(duì)應(yīng)的明細(xì)賬，同時(shí)將所有的金額累計(jì)計(jì)算到明細(xì)表對(duì)應(yīng)科目的發(fā)生額中，同時(shí)計(jì)算得到賬目中所有科目的余額。

（二）電算化會(huì)計(jì)中大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中會(huì)計(jì)核算形式

從電算化會(huì)計(jì)核算理論而言，上文中提到的科目匯總表、明細(xì)表核算形式是兩種有效的會(huì)計(jì)核算的基本形式。但是，由于多數(shù)的中小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，諸如FoxBASE等在個(gè)人PC上運(yùn)行的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，其數(shù)據(jù)庫的一致性及安全性防護(hù)方面依然存在對(duì)應(yīng)的問題。所以，在電算化會(huì)計(jì)中大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)當(dāng)中所采用的科目匯總表、明細(xì)表會(huì)計(jì)核算形式是基于集中處理方式進(jìn)行動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)處理的。通常，只有這樣才能獲得各個(gè)時(shí)刻的真實(shí)、動(dòng)態(tài)的會(huì)計(jì)信息，達(dá)到在線計(jì)算、管理的目的，實(shí)現(xiàn)完全的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)處理，極大的豐富會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。

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