淺談ERP在財務管理中的應用

王靖

摘要：ERP是以企業(yè)財務管理為核心的一種企業(yè)資源管理計劃系統(tǒng)，是對企業(yè)經(jīng)營理念、業(yè)務流程、基礎數(shù)據(jù)及計算機軟硬件設施的一種系統(tǒng)性整合，ERP系統(tǒng)下的財務管理是一種與原有財務管理的不同的新方式。本文在闡述ERP對企業(yè)財務管理的影響的基礎上，分析ERP在企業(yè)財務管理中的應用現(xiàn)狀，探討 ERP在企業(yè)財務管理工作中的合理應用。

關鍵詞：ERP 財務管理 應用

ERP（Enterprise Resource Planning）即企業(yè)資源管理計劃，是覆蓋企業(yè)整個管理的信息系統(tǒng)，它將現(xiàn)代企業(yè)的制造資源管理、供應鏈管理、財務管理、人力資源管理、項目管理等環(huán)節(jié)進行了統(tǒng)一有機的整合，實現(xiàn)了企業(yè)資源管理及業(yè)務流程管理的一體化、信息化和規(guī)范化。

一、ERP實施對企業(yè)財務管理的影響

1、ERP系統(tǒng)的實施擴充了財務管理的內(nèi)涵。傳統(tǒng)的財務管理只局限于財務領域，實施ERP后將企業(yè)的供應鏈、生產(chǎn)鏈、銷售鏈和財務核算有機地結(jié)合在一起，將財務管理的內(nèi)涵擴大到企業(yè)的各個領域，通過采購、銷售、生產(chǎn)、庫存與財務集成，適時反映了企業(yè)的經(jīng)營狀況，實現(xiàn)了財務管理與企業(yè)全面管理的統(tǒng)一。

2、ERP系統(tǒng)的實施使財務管理的及時性得到了有效保證。ERP系統(tǒng)的各子系統(tǒng)的各功能模塊必須服務于財務管理模塊，以財務數(shù)據(jù)要求為中心，并通過財務的適時信息處理，為企業(yè)管理者提供及時可靠的資源信息，以提高現(xiàn)代企業(yè)的核心競爭力。ERP系統(tǒng)中BOM表的建立、統(tǒng)一物流編號的使用讓企業(yè)的財務管理有了完整的信息查詢平臺，讓企業(yè)決策者通過系統(tǒng)實時反映的數(shù)據(jù)及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理中存在的問題。

3、ERP系統(tǒng)的實施提高了財務核算的效率。在ERP系統(tǒng)下，相關業(yè)務通過計算機自動完成，計算機自動化代替了傳統(tǒng)的手工操作，取消了人工操作時的重復工作和產(chǎn)生的多余的數(shù)據(jù)。計算機系統(tǒng)的快速運算大大提高了財務核算的效率，財務信息的及時反饋更是極大提升了財務信息的有效性。

4、ERP系統(tǒng)的實施使財務信息的反饋從事后的反映轉(zhuǎn)變到對業(yè)務事前、事中、事后的全面監(jiān)控。由于運用ERP系統(tǒng)處理相關數(shù)據(jù)，可以更全面，更及時的反饋信息，可以有效的改變以往財務只能在事后反饋的現(xiàn)象，變得可以在過程中就可以發(fā)現(xiàn)問題，及時管控，企業(yè)的內(nèi)部控制能力等方面也呈現(xiàn)大幅提升，從而進一步推動了企業(yè)管理會計的發(fā)展。

5、ERP管理實現(xiàn)了遠程信息的傳遞。現(xiàn)代網(wǎng)絡技術的高速發(fā)展使ERP系統(tǒng)實現(xiàn)遠程信息傳遞成為可能。ERP的客戶端可以連接在跨國公司的不同經(jīng)營地、跨區(qū)域大型企業(yè)的不同區(qū)域，企業(yè)管理者可以監(jiān)控到不同經(jīng)營地、不同區(qū)域公司的運營情況、財務報表等管理信息，節(jié)約了管理成本，提高了管理效率

二、ERP環(huán)境下財務管理的特點

1、數(shù)據(jù)即時化和動態(tài)化的統(tǒng)一。在ERP的狀態(tài)下，基礎資料是聯(lián)動的，也是及時更新的。ERP系統(tǒng)的實施使大量的手工操作由計算機完成，大大提高了財務工作的效率，使得數(shù)據(jù)即時反饋，適時分析，即時處理。實施ERP后，企業(yè)的財務管理可以迅速實施財務預算，提供動態(tài)財務信息，支持動態(tài)企業(yè)管理。

2、數(shù)據(jù)集成化、財務工作前伸。ERP是一個以財務數(shù)據(jù)為基礎的集成系統(tǒng)，數(shù)據(jù)化是實施ERP系統(tǒng)財務管理模式的前提。 在ERP系統(tǒng)中，財務子系統(tǒng)是通過數(shù)據(jù)鏈與其它子系統(tǒng)產(chǎn)生密切聯(lián)系的。在采購、銷售等業(yè)務的處理過程中，在相應的錄入接口錄入相應數(shù)據(jù)，ERP系統(tǒng)自動采集業(yè)務數(shù)據(jù)，自動按照事先設定好的過賬科目，自動生成記賬憑證，這實際上將財務的許多工作已經(jīng)前伸到了相關環(huán)節(jié)。

3、數(shù)據(jù)輸入、存儲方式電子化。采用ERP系統(tǒng)，所有數(shù)據(jù)都是利用計算機系統(tǒng)來收集、處理。會計報表、憑證、資料的存儲方式迅速走向電子化。信息處理的集中性、自動性使信息共享程度和速度大大提高。這種數(shù)據(jù)的存儲方式，對傳統(tǒng)的會計資料保存是完全不同的存儲模式。

4、操作管理職責權(quán)限化。ERP系統(tǒng)的運用使手工系統(tǒng)以記賬規(guī)則為核心的控制體系失效，內(nèi)部控制賦予了新的內(nèi)涵：如：口令控制、數(shù)據(jù)加密、智能權(quán)限管理、訪問時間權(quán)限管理、操作日志管理等。這種置換不僅僅是簡單的工具改變，也不再是手工會計的簡單模擬，更重要的是它所帶來的對傳統(tǒng)會計理念、理論與方法的改變。

5、風險管控系統(tǒng)化。在ERP的模塊設置當中加入特定邏輯，還可以及時自動預警相關問題，并形成系統(tǒng)聯(lián)動機制。例如：加入安全庫存預警，可以及時提供采購準備；在出入庫環(huán)節(jié)設定限制條件，可以有效管控采購進度和物料的消耗定額，管控采購資金的使用和物料的消耗；在銷售環(huán)節(jié)增加貨款管控條件，可以有效控制銷售風險。

三、ERP環(huán)境下財務管理容易產(chǎn)生的問題

1、管理理念的缺失、管理不完善帶來系統(tǒng)運行的混亂。ERP系統(tǒng)實際上實現(xiàn)的是管理的理念。很多企業(yè)對ERP的認識不足，管理思路都存在不清晰、不完善的情況，管理流程環(huán)節(jié)隨意，甚至連基礎數(shù)據(jù)都不健全的情況下就推行ERP系統(tǒng)，造成運行卡殼，企業(yè)日常工作無法正常運行。

2、ERP軟件本身存在的問題。各個軟件公司因為軟件編寫者理解和側(cè)重的不同，對客戶的產(chǎn)業(yè)理解的欠缺，推出的ERP軟件本身就存在管理邏輯不合理、功能不足，不能做二級開發(fā)，不能滿足企業(yè)發(fā)展對采用新技術的需求等一系列技術層面的要求等很多缺陷。有些公司的ERP軟件還僅限于如財務會計、部分倉儲管理軟件等功能，離ERP的整體概念相去甚遠。

3、推行方法的不當導致混亂。很多企業(yè)不夠重視ERP的前期準備工作，沒有專門的機構(gòu)，或推行者權(quán)威不夠，無法將有關要求徹底落實到位，或者在推行ERP的運用進程時，推進方法失當，造成混亂。比如沒有進行試運行的驗證階段，就取消手工帳，直接一步到位推行ERP，導致數(shù)據(jù)混亂。

4、賬務處理較為繁瑣。ERP環(huán)境下企業(yè)會計處理發(fā)生很大改變。傳統(tǒng)的會計處理一筆會計分錄就可以完成的賬務處理，在先進的ERP中要經(jīng)過幾筆會計分錄才能完成，中間要通過中轉(zhuǎn)科目、虛擬操作等才能完成一個完整賬務處理，賬務處理相當繁瑣。

5、權(quán)限設置不當造成混亂。ERP系統(tǒng)是一個系統(tǒng)性數(shù)據(jù)鏈，一個數(shù)據(jù)的不當輸入就有可能帶來整個數(shù)據(jù)鏈的問題。ERP數(shù)據(jù)均為電子數(shù)據(jù)，通過后臺處理很容易就可以改變所有數(shù)據(jù)鏈，如果沒有合理的權(quán)限設置很可能就會出現(xiàn)重大的數(shù)據(jù)安全問題。

四、完善ERP環(huán)境下財務管理的對策建議

1、建立完善的管理體系，確保ERP運行的基礎條件完備。在推行ERP的運行時，首先明確管理理念，建立起完善的公司日常運行的作業(yè)流程和目標要求，建立完整的數(shù)據(jù)基礎。因為數(shù)據(jù)準備是一項龐大而繁瑣的工作，所以首先要充分了解企業(yè)的信息流情況，成立專門的跨職能數(shù)據(jù)小組來分析確定數(shù)據(jù)準備的范圍，制定工作計劃，確定數(shù)據(jù)收集方法有助于提高數(shù)據(jù)準備的工作效率。

2、選擇適合的ERP產(chǎn)品。根據(jù)企業(yè)的特點，厘清經(jīng)營者自身的需求。選擇最適合企業(yè)自身需求的ERP產(chǎn)品。在確定自身的需求時，企業(yè)內(nèi)部各部門應該充分討論，在選擇ERP軟件包的過程中應與ERP廠商進行密切的聯(lián)系與溝通，并且應當充分考慮軟件供應商在技術、資金和服務等各方面的綜合實力。

3、把握合理的ERP推進節(jié)奏，系統(tǒng)推進計劃，逐步脫離手工帳。ERP系統(tǒng)的運用不同于手工系統(tǒng)的記賬規(guī)則。操作者的熟練程度，以及軟件本身的穩(wěn)定性都有可能會造成問題。ERP運行的隱蔽性有時候不一定能及時發(fā)現(xiàn)問題所在，以及什么原因造成，非常容易產(chǎn)生混亂以至于無法運行。所以在推行ERP系統(tǒng)的運用時，最好不要采用丟掉手工帳一步到位的方法，而應該與手工帳并行一段時間，相互印證，逐步合并。

4、提高對ERP系統(tǒng)的重視，企業(yè)高層領導應積極參與系統(tǒng)的推進。企業(yè)高層領導應對ERP系統(tǒng)高度重視，應親自參與系統(tǒng)的推進。ERP系統(tǒng)建設不僅投資大、技術新，而且涉及管理、體制、機構(gòu)、人的觀念以及利益等多維要素。因此企業(yè)高層領導對ERP系統(tǒng)的重視、支持與期望還有參與程度是ERP系統(tǒng)能否獲得成功的至關重要的因素。企業(yè)領導必須了解ERP，全面支持ERP的實施工作。

5、建立嚴格的、合理的系統(tǒng)權(quán)限。ERP的實施涉及到企業(yè)的很多部門，合理設置相關人員的操作權(quán)限可以有效地保證ERP數(shù)據(jù)的準確性和系統(tǒng)的正常使用。數(shù)據(jù)電子化的特點使數(shù)據(jù)的變更也變得更加容易，因此對數(shù)據(jù)安全防范也提出了新的要求，在ERP環(huán)境下合理設置系統(tǒng)的操作權(quán)限是十分必要的。

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