淺談教務(wù)管理中的正式溝通

溝通是管理的重要職能，有效的溝通是組織活動(dòng)順利進(jìn)行的助推器。教務(wù)管理是我們整個(gè)學(xué)院管理中的樞紐，牽涉面廣，承擔(dān)著上傳下達(dá)的職能，這就要求信息的傳遞和交流要準(zhǔn)確無(wú)誤，做到上下協(xié)調(diào)，否則就會(huì)導(dǎo)致教學(xué)秩序乃至整個(gè)學(xué)院管理的紊亂。所以教學(xué)管理中的正式溝通是一個(gè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。只有真正實(shí)現(xiàn)有效溝通，才能不斷提高教務(wù)管理的水平和效率。

一、學(xué)院教務(wù)管理的現(xiàn)狀

學(xué)院教務(wù)管理于2010年9月份首次引入計(jì)算機(jī)APMServ編程軟件排課。2011年5月份開始使用騰訊QQ和移動(dòng)飛信作為教務(wù)管理工作一種新的溝通方式，大大加快了信息傳遞的速度和效率。最后還將QQ群成員規(guī)模逐步擴(kuò)展到其它職能部門，系部和任課老師，為各個(gè)部門的成員之間相互交流建立了平臺(tái)。2011年9月份加入到貴州大學(xué)教務(wù)管理軟件系統(tǒng)這一平臺(tái)。近3年來(lái)，學(xué)院在教務(wù)管理的工作效率和準(zhǔn)確度上實(shí)現(xiàn)了很大的飛躍，繁瑣的工作通過溝通渠道方式的創(chuàng)新也得到了減輕，軟件系統(tǒng)的運(yùn)用更是把責(zé)任具體落實(shí)到了各成員。盡管如此，在學(xué)院快速發(fā)展的步伐中，新的溝通問題還在不斷涌現(xiàn)。

二、學(xué)院教務(wù)管理正式溝通存在的問題

1.教務(wù)管理崗位受人冷眼。教學(xué)管理工作繁瑣，不易出彩，教學(xué)順利進(jìn)行就是教務(wù)管理人員最大的成就，沒有什么突出事跡可言，可一旦教學(xué)管理出錯(cuò)，就被引為笑談。教學(xué)管理工作強(qiáng)度大，壓力大。教務(wù)管理崗位相對(duì)不穩(wěn)定，來(lái)這里的人都只希望短暫停留，或僅作兼職，大家很難想到與本院上下左右的其他崗位協(xié)調(diào)工作。如忽略了教務(wù)管理人員和各系教學(xué)秘書之間不僅僅是業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)關(guān)系，更是一種橫向的合作關(guān)系，造成教學(xué)秘書誤認(rèn)為教務(wù)管理人員是給他們?cè)鎏砺闊┑娜?，?duì)教務(wù)工作有抵觸情緒。

2.系教學(xué)秘書擔(dān)任角色復(fù)雜。去年學(xué)院任命了專職教學(xué)秘書，但由于各種因素，教學(xué)秘書還要承擔(dān)班主任，辦公室行政秘書工作。工作混淆在一起完成。在這種情況下，名為教學(xué)秘書，實(shí)際并不是專職教學(xué)秘書，導(dǎo)致大家根本沒有時(shí)間和精力來(lái)從事教學(xué)研究，能準(zhǔn)確完成日常的教學(xué)信息傳達(dá)任務(wù)就已經(jīng)很不容易了。更沒有時(shí)間去和教務(wù)人員，系教學(xué)秘書之間進(jìn)行橫向溝通。缺乏橫向溝通，相互之間沒有協(xié)商合作，工作上很難及時(shí)得到協(xié)調(diào)。

3.任課教師不認(rèn)同和誤解教務(wù)工作。當(dāng)前的教學(xué)管理溝通主要以下行溝通為主，按正式程序進(jìn)行，以文件和通知的形式下發(fā)并通過騰訊QQ和學(xué)院網(wǎng)站發(fā)布，多數(shù)靠行政命令和要求來(lái)實(shí)施，存在不少溝通不和諧的問題。如教師對(duì)學(xué)院教學(xué)工作的調(diào)整和改變不了解，彼此不認(rèn)同甚至誤解。例：進(jìn)入貴州大學(xué)數(shù)字化系統(tǒng)平臺(tái)的教務(wù)管理信息系統(tǒng)，教師通過職工號(hào)和密碼從教務(wù)管理信息系統(tǒng)平臺(tái)錄入學(xué)生學(xué)期成績(jī)。由于某些教師觀念上難以接受或者不會(huì)操作，直接丟給教學(xué)秘書來(lái)做，或喊學(xué)生代勞。

4.學(xué)生不理解教務(wù)管理工作，嘲笑教務(wù)工作時(shí)有疏漏。教務(wù)管理人員在日常工作中與學(xué)生基本沒有直接的溝通，很多學(xué)生根本不清楚教務(wù)管理的相關(guān)政策和辦事流程。有些學(xué)生因?yàn)橹匦拚n的網(wǎng)報(bào)操作，成績(jī)問題在系部教務(wù)處之間來(lái)回跑好幾趟；有些學(xué)生錯(cuò)過了教務(wù)部門發(fā)布的各項(xiàng)教學(xué)信息和通知，知情權(quán)和參與權(quán)沒有得到保障。

5.軟件系統(tǒng)的應(yīng)用處于磨合期，信息交流反饋不及時(shí)。面對(duì)快速發(fā)展變化的教務(wù)管理，軟件系統(tǒng)本身的適用性，教務(wù)管理體系的成熟都還需要很長(zhǎng)一段時(shí)間來(lái)調(diào)整，我們一直采用軟件系統(tǒng)和人工調(diào)整二者相結(jié)合的方式，來(lái)進(jìn)行教務(wù)管理工作，這就要求信息交流要更及時(shí)地傳播出去。但總是有少數(shù)任課教師和學(xué)生收到的信息滯后。

三、對(duì)學(xué)院教務(wù)管理正式溝通的建議

1.教務(wù)管理人員和教學(xué)秘書是領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生之間的橋梁，起著承上啟下的重要作用。他們的協(xié)調(diào)和溝通意識(shí)加強(qiáng)了，才能促進(jìn)部門之間的融洽相處、團(tuán)結(jié)和睦，正確反映師生的意見和建議。這樣的工作崗位應(yīng)該得到領(lǐng)導(dǎo)充分的重視，任命專職人員來(lái)真實(shí)的長(zhǎng)期穩(wěn)定做這項(xiàng)工作。

2.為教務(wù)工作人員做定期培訓(xùn)，內(nèi)容不僅包括軟件系統(tǒng)操作，還應(yīng)該涉及管理學(xué)，心理學(xué)，教育學(xué)內(nèi)容。從而提高自己的管理能力，同時(shí)為管理工作創(chuàng)造良好的心理?xiàng)l件。這些學(xué)習(xí)對(duì)于教務(wù)管理人員在工作過程中加強(qiáng)有效溝通，提升工作效率具有不可忽視的作用。

3.營(yíng)造和諧的教務(wù)團(tuán)隊(duì)和人際關(guān)系。相同的通知和文件，不同的教務(wù)人員有不同的理解，執(zhí)行效果也就不同。我們需要更多的渠道，來(lái)進(jìn)行多層次的橫向溝通。比如外出培訓(xùn)，聚餐活動(dòng)，郊游活動(dòng)，戶外拓展等以增進(jìn)彼此感情，消除隔膜和障礙，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)。使得大家能一起討論工作中的困惑和困難，分享經(jīng)驗(yàn)，相互學(xué)習(xí)。

4、在教務(wù)管理溝通過程中，教師和學(xué)生既是管理的主要對(duì)象，更是主要的服務(wù)對(duì)象。在教務(wù)人員和教師，學(xué)生之間建立開放式的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，如通過騰訊QQ，短信電話，教務(wù)培訓(xùn)，教務(wù)咨詢會(huì)，學(xué)生座談會(huì)等多種方式使信息能及時(shí)傳達(dá)給教師和學(xué)生，不要讓教務(wù)工作安排有任何延誤。同時(shí)保障師生享有學(xué)院提供的各項(xiàng)教學(xué)信息和服務(wù)的知情權(quán)。

溝通是一門藝術(shù)，良好的教務(wù)管理溝通需要通暢的多元化的溝通渠道，不僅需要縱向溝通，更需要橫向溝通，全通道式溝通。只有消除溝通的障礙，才能更好地促進(jìn)我們教育教學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：袁曉莉（1985.6-），女，漢族，貴州省桐梓人，碩士，貴州大學(xué)人武學(xué)院助教，研究方向：管理學(xué)。

（作者單位：貴州大學(xué)人武學(xué)院）