解析提高數(shù)字檔案檢索利用完整率和準(zhǔn)確率的實(shí)踐與體會

魏銀燕

摘 要：隨著多媒體技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)字化也廣泛應(yīng)用在檔案檢索中。數(shù)字化檔案檢索提高了檔案信息存儲和查找的效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)。本文針對數(shù)字化檔案檢索過程中的問題，提出相應(yīng)的解決措施，將數(shù)字技術(shù)與檔案檢索更緊密地聯(lián)合在一起，提高檔案檢索的準(zhǔn)確率。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案檢索；完整率；準(zhǔn)確率

為了適應(yīng)時代的發(fā)展，人們對檔案檢索的準(zhǔn)確率提出了更高要求?，F(xiàn)階段，我國檔案管理方式逐漸趨于數(shù)字化。這一技術(shù)的應(yīng)用，增加了檔案檢索的完整率、準(zhǔn)確率，避免出現(xiàn)檔案漏檢的現(xiàn)象。

一、實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案檢索存在的問題

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案檢索是時代發(fā)展的必然趨勢。然而，在建設(shè)數(shù)字檔案過程中仍然存在著很大的問題，影響數(shù)字化檔案檢索中的完整率和準(zhǔn)確率。

（一）文件標(biāo)題與內(nèi)容不符。檔案存儲過程中，文件標(biāo)題涵蓋范圍過于廣泛，且出現(xiàn)文章內(nèi)容與文章標(biāo)題不符的現(xiàn)象。由于存儲過程中，按照文章的標(biāo)題進(jìn)行分類存儲，導(dǎo)致查檔者在檢索文件的標(biāo)題處按照內(nèi)容檢索時，出現(xiàn)無法檢索出該文件的現(xiàn)象。（二）檔案基礎(chǔ)建設(shè)不完善。相關(guān)部門在進(jìn)行檔案存儲時，一般根據(jù)項(xiàng)目數(shù)據(jù)特征進(jìn)行存儲。然而，項(xiàng)目中包含的文件內(nèi)容非常繁雜。當(dāng)查檔者只提供所需檔案的工程名稱時，會檢索出大量相似的文件信息，需要通過對這些文件中逐條查找獲取有效信息。這一檢索方式，不但降低了檢索速度，而且檢索文件的完整性和準(zhǔn)確性也得不到保障。（三）文件標(biāo)題錄入不完整。各部門將檔案材料收集完整后，進(jìn)行文件名錄入過程中，僅僅重視對文件正規(guī)標(biāo)題的錄入，忽視了文件相關(guān)附件，導(dǎo)致文件錄入不全。同時，在錄入過程中，提取文章內(nèi)容相關(guān)的主題詞也不夠明確，極大的影響了檔案存儲的完整性和準(zhǔn)確性。（四）文件字號差異。進(jìn)行檔案檢索時，有些查檔者僅僅提供文件的字號，進(jìn)行檢索時會獲得標(biāo)題相同的多分檔。此時通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行字號檢索，就增加了檢索難度，甚至無法檢索出該文件。導(dǎo)致這一問題出現(xiàn)的原因，主要是進(jìn)行檔案存儲時，僅僅能輸入文件的字號，忽視了轉(zhuǎn)發(fā)字號的輸入。

二、提高檔案檢索利用完整率、準(zhǔn)確率的措施

（一）完善檔案基礎(chǔ)建設(shè)。進(jìn)行檔案錄入之前，根據(jù)檔案的內(nèi)容，對檔案進(jìn)行明確分類，完善檔案分類機(jī)制。例如：在對醫(yī)學(xué)檔案進(jìn)行存儲時，可根據(jù)相關(guān)規(guī)定，將檔案分為不同的存儲類目。第一類目按照檔案的性質(zhì)進(jìn)行存儲。第二類目可在第一類目的基礎(chǔ)上進(jìn)行詳細(xì)分類。這種分類方式具有完整性、準(zhǔn)確性的特征，有利于提高檔案檢索效率。（二）注意標(biāo)題錄入的完整性。相關(guān)部門在進(jìn)行檔案檢索的過程中，不僅要錄入文件標(biāo)題，還要注意錄入內(nèi)容結(jié)果。即錄入文章的標(biāo)題之后，還要將檔案正文的部分內(nèi)容輸入進(jìn)去。這一方法可以有效的提高檔案檢索過程中的準(zhǔn)確率。同時，不能單一進(jìn)行文件名錄入，還要將附件標(biāo)題錄入其中。如文件附件標(biāo)題過長，也可對這些附件標(biāo)題進(jìn)行分條錄入，來保證文件錄取的完整性，提高文章檢索準(zhǔn)確率。（三）明確文件主題詞。文件錄入過程中，由于一些文件的標(biāo)題和字號不明確，就需要通過提取文件內(nèi)容的主題詞，提高文件錄入的完整性。例如：在文件錄入過程中，涉及人員、職務(wù)、機(jī)構(gòu)等等方面的內(nèi)容時，要將這些內(nèi)容全部錄入，從而保證檔案檢索的準(zhǔn)確率。再如錄入《房屋承租合同》這類不明確的題目時，可將租賃單位與承租單位的名稱都錄入其中。通過主題提煉的鮮明化，可以反映文檔的真實(shí)內(nèi)容。（四）錄入檔案號。檢索檔案號是提高檔案檢索準(zhǔn)確率和完整率的有效途徑。因此，檔案號的錄入具有重要意義。檔案錄入人員可通過高校檔案實(shí)體分類法作為錄入依據(jù)。數(shù)字化信息錄入的關(guān)鍵就是檔案號的錄入，檔案號錄入的準(zhǔn)確度影響著檔案檢索的準(zhǔn)確性和效率。因此，檔案管理人員需以認(rèn)真、謹(jǐn)慎的態(tài)度進(jìn)行檔案號地輸入。要求從事檔案錄入人員具有良好的心態(tài)和工作態(tài)度，在錄入完成之后，再對錄入資料進(jìn)行仔細(xì)地復(fù)查，減少出錯率。（五）提高工作人員的技能。文件的錄入質(zhì)量與檔案信息庫的質(zhì)量息息相關(guān)。因此，檔案錄入工作者必須以專業(yè)化的態(tài)度進(jìn)行文件錄入工作。由于檔案檢索正在向數(shù)字化發(fā)展，檔案工作者還必須掌握一定計(jì)算機(jī)知識，研究如何實(shí)現(xiàn)檔案管理和檔案資源開發(fā)的數(shù)字化，將先進(jìn)的技術(shù)手段，應(yīng)用到檔案處理工作中。同時，工作人員還應(yīng)樹立創(chuàng)新意識，勇于探索，滿足檔案不同存儲方式的需求，完善檔案管理機(jī)制，達(dá)到提高檔案檢索準(zhǔn)確性的目的。

三、提高數(shù)字檔案檢索利用完整率和準(zhǔn)確率的體會

第一，不同的單位在進(jìn)行檔案管理時存在著很大差異，需采用不同的方式將對檔案進(jìn)行分類管理。然而，一些檔案管理軟件不能滿足檔案管理的需要，阻礙了檔案現(xiàn)代化進(jìn)程。因此，不同單位的歸檔人員要根據(jù)檔案具體分類，選擇適合本單位實(shí)際發(fā)展所需要的計(jì)算機(jī)軟件功能，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。第二，傳統(tǒng)檔案存儲的準(zhǔn)確性是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存檔的前提，為現(xiàn)代化檔案建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。若以往進(jìn)行檔案存儲存在著嚴(yán)重的問題，導(dǎo)致現(xiàn)代化檔案建設(shè)機(jī)制造成嚴(yán)重的困擾。因此，專職檔案員以專業(yè)的態(tài)度進(jìn)行檔案歸類、錄入，并對已錄入的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的查對，保持檔案檢索的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式由傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代化方式的順利轉(zhuǎn)型。第三，檔案具有私密性的特征，必須通過設(shè)置檔案檢索權(quán)限，達(dá)到保證檔案保密性的目的。檔案的安全問題是進(jìn)行檔案管理的重要條件之一，相關(guān)部門必須嚴(yán)格設(shè)置，來保證檔案使用過程中的安全。數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用于檔案管理后，提高的檔案完整率、準(zhǔn)確率，提高了檔案檢索的效率。第四，由專人負(fù)責(zé)檔案信息安全，保護(hù)其數(shù)據(jù)免受病毒侵害，降低檔案信息泄露的機(jī)率。通過設(shè)置檔案檢索密碼，進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，僅限于單位人員可進(jìn)行檢索，保證檔案安全。

四、結(jié)束語

隨著數(shù)字化技術(shù)在檔案檢索中的應(yīng)用，不僅完善了檔案信息錄入機(jī)制，還提高了檔案檢索的完整性、準(zhǔn)確性。然而，由于數(shù)字化檢索擴(kuò)大檔案的檢索范圍，導(dǎo)致檔案的安全問題也面臨著嚴(yán)峻考驗(yàn)。因此，相關(guān)部門在完善檔案信息管理機(jī)制時，應(yīng)注意采取不同手段，對檔案進(jìn)行管理，達(dá)到檔案檢索中保護(hù)信息安全的目的。

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