私人檔案管理工作存在的問題與對策分析

王春艷

摘要：

私人檔案作為檔案的一種，必將得到更多的關(guān)注和發(fā)展，私人檔案的管理和完善，要求我們必須要提高全社會的私人檔案保護意識，要建立私人檔案的常規(guī)管理制度，要有效發(fā)揮和調(diào)動市場機制，要提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；私人檔案

隨著社會的轉(zhuǎn)型和改革的深化，社會各界的私人檔案也在逐步形成。私人檔案本身具有科學(xué)、歷史、文化及信息的多種價值，是國家檔案資源的一部分，很多也沒有被收錄進(jìn)國家檔案館。私人檔案的形式多種多樣，內(nèi)容豐富龐雜，折射出一個國家、民族和社會發(fā)展的歷程。我國私人檔案的研究起步較晚，并且在檔案研究方面一直沒有得到應(yīng)有的重視，因此，我國的私人檔案研究領(lǐng)域難免存在著一些問題。

一、我國私人檔案管理存在的問題

（一）個人保管能力較弱

（一）個人保管能力較弱

現(xiàn)階段，我國檔案管理權(quán)力過分集中在檔案行政管理部門的手中，個人一般很難參與到檔案管理中來。這種管理模式占用極大的資源，降低國家行政的效率，私人檔案所有者管理檔案的積極性。因此，對于私人檔案的管理不但要有檔案行政管理部門、檔案中介機構(gòu)參與，還應(yīng)該有檔案所有人參與到私人檔案的管理行列。私人檔案形成主體不計其數(shù)，形成原因多種多樣。檔案所有者在私人檔案方面知識的缺乏，部分所有者并沒有意識到私人檔案的重要性。即使所有者意識到了檔案保管的重要性和價值，卻苦于不知如何保管，致使珍貴的檔案腐爛、變質(zhì)。

（二）市場機制的作用還沒有充分發(fā)揮

檔案中介服務(wù)機構(gòu)是專門從事各種檔案業(yè)務(wù)服務(wù)的一種社會中介組織。他們處于檔案行政管理部門的監(jiān)督下，為個人、企業(yè)提供檔案法律咨詢、檔案專業(yè)服務(wù)、檔案評估鑒定等，如檔案事務(wù)所、檔案咨詢服務(wù)中心、檔案事業(yè)服務(wù)中心等。私人檔案中的一部分是對國家和社會具有保存價值的，私人檔案所有者逐漸地認(rèn)識到私人檔案的價值，開始注重私人檔案的保存并開始注重追求相關(guān)的經(jīng)濟利益。

（三）行政管理上缺乏常規(guī)的統(tǒng)一的管理制度

私人檔案具有廣泛性、多樣性、分散性的特點，形成主體、來源、途徑、原因也非常的復(fù)雜。私人檔案管理整個管理過程可以說都是在動態(tài)的變化之中，有著與生俱來的復(fù)雜性和多變性。由于我國對私人檔案關(guān)注的時間較遲，研究起歩較晚，對于私人檔案的管理工作，我國的檔案部門目前還未形成統(tǒng)一的常規(guī)管理制度。

（四）檔案工作人員的綜合素質(zhì)有待提升

由于對私人檔案的研究和關(guān)注較少，私人檔案與公共檔案相比而言，在管理過程中可能會面臨很多的法律問題。這就對檔案管理人員的工作和素質(zhì)提出了更高和更嚴(yán)格的要求。現(xiàn)階段，我國的私人檔案管理人員主要是私人檔案所有者，檔案中介機構(gòu)也會介入，但相對較少。因此，要加強對于私人檔案的保護工作，必須要提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。

二、我國私人檔案管理發(fā)展對策

（一）提升全社會的私人檔案保管意識

我們應(yīng)該通過廣泛的宣傳來提高全社會對于私人檔案的重視程度。宣傳的方式是多種多樣的。第一，運用大眾傳播媒介來進(jìn)行宣傳。邀請新聞記者采訪和向新聞機構(gòu)投稿或者是拍攝制作介紹檔案和檔案工作的影片、錄像片等。第二，利用檔案專業(yè)報刊來進(jìn)行宣傳。通過報刊來宣傳私人檔案工作的最新成果，增強檔案知識的交流。第三，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行宣傳。網(wǎng)絡(luò)具有傳播信息塊、影響面廣，互動性強等特點，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案知識的宣傳無疑是一種很重要的方式。

（二） 建立私人檔案的常規(guī)管理制度

只有建立了一整套的管理制度才能使得私人檔案管理工作正常的開展。第一，納入國家宏觀調(diào)控范圍的私人檔案，需要建立一定的登記和報告制度。應(yīng)在對檔案的所有者以法律形式規(guī)定權(quán)利和義務(wù)，私人檔案所有者定期匯報己的私人檔案，發(fā)現(xiàn)問題并及時處理。私人檔案所有者的所有權(quán)的轉(zhuǎn)移也必須進(jìn)行登記，經(jīng)過批準(zhǔn)之后，方可執(zhí)行。第二，建立收集和征收制度。國家有優(yōu)先購買、沒收、征用、收購和接收、沒收的權(quán)利。對于沒有所有者和繼承者的私人檔案，國家都有優(yōu)先接收私人檔案的權(quán)利。第三，創(chuàng)立私人檔案管理系統(tǒng)。這個系統(tǒng)包括管理流程的記錄和相關(guān)法律法規(guī)。

（三）有效發(fā)揮和調(diào)動市場機制

目前在私人檔案管理服務(wù)領(lǐng)域的市場主要依賴于中介機構(gòu)。檔案中介機構(gòu)在所有者與檔案管理部門之間可以起到一個協(xié)助溝通的作用。有效發(fā)揮和調(diào)動市場機制就要充分的發(fā)揮檔案中介機構(gòu)的作用。使其能提供適當(dāng)?shù)姆?wù)，從而提高私人檔案的科學(xué)管理水平。從檔案行政管理部門的角度，需要轉(zhuǎn)變職能，但這并不是說私人檔案管理工作就可以棄之不顧。在私人檔案管理的社會服務(wù)需求將進(jìn)一步增強，這是離不開檔案中介機構(gòu)的作用的。

（四）提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

在檔案管理工作中，人的因素是不可忽視的重要因素。提高私人檔案館人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，就要提高管理人員的服務(wù)水平。服務(wù)質(zhì)量的提高是私人檔案館良性發(fā)展的必要條件。服務(wù)質(zhì)量是現(xiàn)代社會關(guān)注的重點問題。服務(wù)水平提高了，社會才會予以更多的支持和肯定。另外，提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)還要引進(jìn)專門的技術(shù)人員，這是建立私人檔案館的必需條件。私人檔案館的人員的配備，需要的是專業(yè)的技術(shù)人才。

三、結(jié)論

總之，隨著檔案工作者對國家管理的檔案范圍認(rèn)識的深化，不論是何種性質(zhì)的檔案館，都將在社會中承擔(dān)著更為廣泛的角色，發(fā)揮更大的作用。私人檔案作為檔案的一種，必將得到更多的關(guān)注和發(fā)展。當(dāng)然私人檔案的管理和完善不是一蹴而就的事。首先，必須要提高全社會的私人檔案保護意識，其次要建立私人檔案的常規(guī)管理制度，再次要有效發(fā)揮和調(diào)動市場機制，最后要提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。

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【作者單位：承德護理職業(yè)學(xué)院】