建筑工程檔案的階段管理初探

李源

摘要：本文主要就建筑工程檔案的階段管理進(jìn)行介紹和分析，并結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行探究，提出加強(qiáng)建筑工程檔案管理的措施和方法，僅供參考。

關(guān)鍵詞：工程檔案；管理；措施

中圖分類號：TU726 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 文章編號：1674-3954（2013）21-0190-02

1 工程檔案管理的階段任務(wù)

1.1 工程招標(biāo)階段

工程招標(biāo)階段的主要任務(wù)是根據(jù)合同確定的，隨著合同的簽訂而產(chǎn)生的。工程招標(biāo)階段的主要內(nèi)容就是收集關(guān)于工程的資料，保證準(zhǔn)確合理的檔案，從而更好的為施工合同服務(wù)。尤其是一些重大工程的建設(shè)施工更是需要工程檔案的有效服務(wù)，不管是工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等階段都需要招標(biāo)競爭來承攬，只要承包合同一簽訂就可以開始工程施工。注意在簽訂工程合同時(shí)要秉著謹(jǐn)慎細(xì)致的態(tài)度對合同中的每一項(xiàng)條款進(jìn)行嚴(yán)格審查，確定合同規(guī)定的雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同的規(guī)定可以有效的對施工工程進(jìn)行預(yù)檢、質(zhì)檢，成立工程施工專門的檔案資料。在對進(jìn)行合同管理的過程中會形成大量的檔案資料，比如：監(jiān)理方和供應(yīng)商、承包商與業(yè)主、承包商之間的合同變更、現(xiàn)場簽證、業(yè)務(wù)信函等，另外還有施工材料的選購、施工機(jī)械設(shè)備、施工人員、施工質(zhì)量、工程投資、工程監(jiān)理的管理等檔案資料，這些工程中的資料形成了檔案管理工作的范圍。并且，合同中還記錄著工程施工的很多原始的資料，可以為施工中出現(xiàn)糾紛提供解決依據(jù)。

1.2 工程設(shè)計(jì)和施工階段

工程設(shè)計(jì)和施工階段是工程施工最重要的階段和組成部分，同時(shí)也是構(gòu)成檔案管理的重要資料。要想保證工程檔案資料收集工作的順利進(jìn)行就必須先做好工程和工程檔案的同步管理工作，這不但顯示了工程檔案管理的水平和質(zhì)量，而且還顯示了工程對于施工建設(shè)的質(zhì)量要求。負(fù)責(zé)工程檔案管理的工作人員要定期到達(dá)施工現(xiàn)場進(jìn)行勘察，積極參加工程的設(shè)計(jì)交底會、技術(shù)討論會、工程調(diào)度會等，了解施工的實(shí)際情況，根據(jù)施工設(shè)計(jì)圖紙和施工進(jìn)度計(jì)劃等相關(guān)規(guī)定制定檔案資料，并確定檔案資料的范圍和主要內(nèi)容等，另外還要協(xié)同工程技術(shù)人員進(jìn)行對整個(gè)施工過程進(jìn)行監(jiān)控，保證施工環(huán)節(jié)、記錄環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)、收集環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)等階段的相關(guān)資料，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行不斷完善。

工程設(shè)計(jì)和和施工階段必須嚴(yán)格按照施工設(shè)計(jì)與圖紙進(jìn)行施工，施工過程中可能會出現(xiàn)設(shè)計(jì)變更的情況，出現(xiàn)這種情況的原因多種多樣，比如：設(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)好施工圖紙之后發(fā)現(xiàn)與施工實(shí)際情況不符、或者是與施工現(xiàn)場條件的限制、施工材料、施工技術(shù)等不符，因此必須對設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行變更。施工設(shè)計(jì)圖紙的變更加大了對工程檔案管理的難度，因此就要求負(fù)責(zé)工程檔案管理的人員必須嚴(yán)格工作，提高工作的質(zhì)量和效率。

檔案管理人員在工程設(shè)計(jì)和施工階段要加強(qiáng)對于檔案的檢查和管理工作，并對檔案的準(zhǔn)確性進(jìn)行校對，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。比如：檔案管理人員在整理《建筑工程質(zhì)量保證資料》時(shí)要對施工使用的鋼材進(jìn)行分析，要根據(jù)鋼材的出廠合格證、出廠試驗(yàn)報(bào)告、機(jī)械性能試驗(yàn)報(bào)告等進(jìn)行檢測；如果是進(jìn)口鋼材還要對其化學(xué)成份進(jìn)行檢測并進(jìn)行焊接試驗(yàn)；施工單位不但要檢查鋼結(jié)構(gòu)的出廠合格證，還要對鋼材進(jìn)行隨機(jī)取樣檢測，檢測好之后根據(jù)鋼材的級別進(jìn)行排序并標(biāo)號。

另外，檔案管理人員還要注意收集施工隱蔽工程的資料，便于工程之后的維護(hù)和運(yùn)行等。

1.3 工程竣工交付階段

工程竣工交付階段主要是對工程檔案資料進(jìn)行完善，這也是影響工程檔案資料完善性和準(zhǔn)確性的關(guān)鍵。工程竣工檔案的質(zhì)量要求：完整、圖物相符、齊全、統(tǒng)一規(guī)格、優(yōu)良紙質(zhì)。工程經(jīng)過招標(biāo)和設(shè)計(jì)之后已經(jīng)初見工程檔案的雛形，這時(shí)候要注意謹(jǐn)慎，認(rèn)真審核每一個(gè)竣工資料（檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性等）。如果工程檔案資料不符合要求則要提出書面建議進(jìn)行整改，對于驗(yàn)收中的問題要及時(shí)進(jìn)行復(fù)查和整改，最后要有各個(gè)部門的簽字確認(rèn)再進(jìn)行歸檔即可。

2 工程檔案管理的具體操作

2.1 統(tǒng)籌部署，健全管理體系

工程施工時(shí)要結(jié)合檔案管理工作建立健全的企業(yè)檔案館、項(xiàng)目檔案室、施工資料員三級管理體系，保證檔案管理工作和項(xiàng)目建設(shè)工作的同步進(jìn)行。工程項(xiàng)目申請之后要開始對檔案資料進(jìn)行收集和整理，驗(yàn)收工程項(xiàng)目時(shí)要根據(jù)檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收，提高歸檔的質(zhì)量。

2.2 加強(qiáng)工程檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

工程檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)要注意以下幾個(gè)方面：①培養(yǎng)工程檔案管理隊(duì)伍中的工作人員要具備一定的專業(yè)水平、專業(yè)技術(shù)、專業(yè)素質(zhì)等。⑦不要隨便的變動(dòng)隊(duì)伍中的人員。尤其是工程規(guī)模比較大，施工時(shí)間比較長的工程更要保證檔案管理隊(duì)伍中工作人員的穩(wěn)定性。另外，要定期開展對于工作人員的培訓(xùn)，不斷提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息管理等現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行管理，增強(qiáng)工作人員的現(xiàn)代化意識，現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確、快速的查詢施工信息，更好的為工程管理服務(wù)。

2.3 建立現(xiàn)場辦公制度

企業(yè)要建立健全的現(xiàn)場辦公制度，工程檔案管理人員要在施工現(xiàn)場進(jìn)行辦公，根據(jù)現(xiàn)場調(diào)查不斷收集資料，定期開展技術(shù)例會，隨時(shí)掌握施工的進(jìn)度情況，對施工情況進(jìn)行詳細(xì)記錄等。針對檔案管理中出現(xiàn)的一些問題，工程檔案管理人員要及時(shí)根據(jù)參考資料、施工情況等及時(shí)處理好問題。

2.4 建立資料歸檔會簽制度

建立健全的資料歸檔會簽制度，工程檔案部門建立的資料歸檔會簽制度，主要有以下幾個(gè)方面：驗(yàn)收會簽制度、考察培訓(xùn)資料會簽制度，建立相應(yīng)的資料歸檔會簽制度可以有效的防止檔案資料的流失，便于工程后期的維護(hù)和使用等。

2.5 拓寬新領(lǐng)域，擴(kuò)大收集范圍

工程檔案管理人員要根據(jù)施工的實(shí)際情況、施工特點(diǎn)等不斷擴(kuò)大工程合同、監(jiān)理大綱、工作總結(jié)、月報(bào)、質(zhì)量檢驗(yàn)單等資料的收集范圍，加強(qiáng)施工竣工檔案資料的完整性、連續(xù)性、準(zhǔn)確性、客觀性等，從而使檔案資料能夠有效的顯示出工程施工的整個(gè)過程。

3 工程檔案管理的關(guān)注要點(diǎn)

3.1 注重收集未被采納的方案資料

沒有被采納的方案資料具有連續(xù)性、完整性等特點(diǎn)，一般在工程正式立項(xiàng)之后要具備可行性分析、施工設(shè)計(jì)、工程招投標(biāo)文件等，雖然這些都不能作為工程設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)資料，但是每一個(gè)文件和方案對于工程施工而言都需要投入一定的人力、物力和財(cái)力，所以這些文件和方案都具有一定的參考價(jià)值和意義，這些文件和資料對于工程的后期改造、擴(kuò)建、新項(xiàng)目建設(shè)等都具有重要的作用和影響，有利于保證工程檔案的完整性和連續(xù)性等。

3.2 注重收集設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料

工程檔案管理工作要加強(qiáng)對設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料的收集工作，這些基礎(chǔ)資料主要有：施工場地的地質(zhì)條件、地形、地貌、水文條件、氣象條件、施工技術(shù)等，這些基礎(chǔ)資料的收集對于工程設(shè)計(jì)和施工都具有重要的價(jià)值和意義，并且這些資料具有份數(shù)少和利用率高的特征，所以應(yīng)該作為檔案管理中的重點(diǎn)進(jìn)行管理點(diǎn)。

3.3 注重收集準(zhǔn)確的竣工圖紙

竣工圖紙的交付是工程最后一個(gè)環(huán)節(jié)，竣工圖紙的繪制要嚴(yán)格根據(jù)國家對于竣工圖紙繪制的相關(guān)要求和規(guī)定進(jìn)行設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)好之后要根據(jù)工程歸檔規(guī)范和立卷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理工作，整理好之后要移交給檔案管理部門。檔案管理部門要對竣工圖紙進(jìn)行嚴(yán)格的審核，尤其是竣工圖紙的準(zhǔn)確性（其準(zhǔn)確性主要表現(xiàn)在該圖紙是否反映了施工的實(shí)際情況、是否與實(shí)物相符、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、簽證手續(xù)是否齊全等），因此負(fù)責(zé)審核竣工圖紙的工作人員必須熟悉相關(guān)的專業(yè)知識，將竣工圖紙和施工現(xiàn)場的實(shí)際情況進(jìn)行對比，保證竣工圖紙的準(zhǔn)確性和歸檔的質(zhì)量。

3.4 注重收集設(shè)備安裝調(diào)試形成的記錄資料

施工使用的機(jī)械設(shè)備在安裝調(diào)試的過程中因?yàn)楦鞣N客觀環(huán)境的影響，所以可能導(dǎo)致其技術(shù)參數(shù)的實(shí)際值和設(shè)計(jì)值不同。所以，機(jī)械設(shè)備在安裝調(diào)試的過程中記錄的一些數(shù)據(jù)顯得尤其重要。使用的設(shè)備儀器檔案要具有產(chǎn)品說明書、操作手冊、維修手冊、產(chǎn)品合格證等資料，另外要重視機(jī)械設(shè)備的安裝調(diào)試數(shù)據(jù)。

3.5 注重收集培訓(xùn)資料

因?yàn)槭┕ら_始之前還會一些負(fù)責(zé)操作機(jī)械的工作人員和施工人員等進(jìn)行培訓(xùn)，這些培訓(xùn)資料中有很多設(shè)備操作、維修、管理的資料，但是這些培訓(xùn)資料一般都分散在個(gè)別人手中。因?yàn)閰⑴c培訓(xùn)的人員不一定都參與了工程施工，所以要將這些培訓(xùn)基礎(chǔ)也都收集起來，然后再次的分法并進(jìn)行歸檔。

4 總結(jié)

綜上所述，我們了解到建筑工程檔案的階段管理的相關(guān)知識，并對施工各個(gè)過程中的資料收集進(jìn)行探討，利用計(jì)算機(jī)等高科技管理手段和技術(shù)提高管理的質(zhì)量。

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