新建地方本科院校系部資料室建設(shè)的現(xiàn)狀及其對策研究

李建平?王放銀

摘要：系部資料室是高校文獻(xiàn)保障體系的組成部分，是學(xué)校圖書情報(bào)工作運(yùn)行的主要渠道之一，在高校教學(xué)與科研中具有不可替代的重要作用。分析了新建地方本科院校系部資料室建設(shè)的現(xiàn)狀及其成因，提出了新建地方本科院校系部資料室的建設(shè)原則和對策。

關(guān)鍵詞：新建地方本科院校；系部資料室；圖書管理

作者簡介：李建平（1970-），女，湖南邵東人，邵陽學(xué)院政法系，助理館員；王放銀（1965-），男，湖南邵東人，邵陽學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控處，教授。（湖南 邵陽 422004）

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）07-0223-02

系部資料室是新建地方本科院校文獻(xiàn)保障體系的組成部分，是學(xué)校圖書情報(bào)工作運(yùn)行的主要渠道之一，[1]肩負(fù)著為教學(xué)與科研服務(wù)的重任，是圖書館服務(wù)功能的補(bǔ)充與延伸，[2，3]是提供圖書資料服務(wù)的最基層單位，在新建地方本科院校教學(xué)與科研中具有不可替代的重要作用。

一、系部資料室建設(shè)的現(xiàn)狀及其成因

1.現(xiàn)狀

（1）管理體制不健全。新建地方本科院校系部資料室在行政上多屬所在系部領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上同時接受學(xué)校圖書館的指導(dǎo)。從表面上看，這是一種體制很理想的雙重管理模式，但是在實(shí)際工作中，這種管理體制往往容易形成事實(shí)上的“管理真空”，出現(xiàn)兩不管的尷尬局面，圖書資料重復(fù)購買現(xiàn)象常常發(fā)生，影響資金使用效率，造成不必要的浪費(fèi)。

（2）服務(wù)功能有限。首先，系部資料室普遍存在專業(yè)性強(qiáng)、學(xué)科涉及范圍窄等問題，往往難以滿足師生開展邊緣學(xué)科、交叉學(xué)科教學(xué)科研對圖書資料的需求，限制了其正常服務(wù)功能的發(fā)揮。其次，系部資料室一般只對本系部教師及部分高年級學(xué)生開放，圖書資料資源不能共享，影響了圖書資料使用效率的發(fā)揮，也給其他系部師生帶來了不便。

（3）經(jīng)費(fèi)投入不足。新建地方本科院校圖書經(jīng)費(fèi)本來就非常緊張，能夠直接投入系部資料室的經(jīng)費(fèi)更是捉襟見紂，很難滿足系部師生教學(xué)科研對最新專業(yè)圖書信息資源的需求。

（4）管理手段落后。系部資料室多以人工操作為主、計(jì)算機(jī)管理為輔的管理模式，難以適應(yīng)高速發(fā)展的圖書信息資源信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的需要，影響了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化圖書信息資源在系部資料室的利用。

（5）人員素質(zhì)偏低。新建本科院校系部資料室資料員多是引進(jìn)人員家屬，加之編制有限，一般只有1名資料管理員，有些甚至還要兼任其他工作，根本沒有時間參加學(xué)校圖書館組織的各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)與外出進(jìn)修學(xué)習(xí)，這就決定了系部資料室資料員的整體素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平不高，難以跟蹤本系部各專業(yè)學(xué)科的前沿研究，其工作基本上只能停留于資料征訂、收發(fā)、編目、登記、整理等常規(guī)事務(wù)上，滿足于提供靜態(tài)的“資料型”服務(wù)。[1]

2.成因

（1）認(rèn)識不到位。新建地方本科院校辦學(xué)歷史短，對系部資料室的作用與功能定位的理性認(rèn)識不深，[1]大多認(rèn)為建設(shè)系部資料室是多余的，是對學(xué)校圖書館的重復(fù)建設(shè)，甚至只是學(xué)校圖書館的“壓縮版”，無非是添置一些專業(yè)性較強(qiáng)的書刊資料方便專業(yè)課程教師而已。認(rèn)識上的誤差，必然導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，建設(shè)工作處于無序狀態(tài)之中，缺乏科學(xué)合理的規(guī)劃與長期打算。

（2）經(jīng)費(fèi)緊張。新建地方本科院校底子薄，辦學(xué)條件欠缺，教學(xué)建設(shè)任務(wù)重，可用資金又非常有限，不可能拿出很多資金用于圖書資料建設(shè)，對于系部資料室的建設(shè)更是難以很好地照顧到，難以滿足教師對專業(yè)化資料的需求。

（3）管理粗放。大多數(shù)新建地方本科院校系部資料室的圖書管理工作還停留在人工操作階段，聯(lián)網(wǎng)檢索、網(wǎng)上咨詢等信息化手段尚未得到充分運(yùn)用，系部資料室基本上還只是一個提供圖書資料借閱服務(wù)的場所，沒有真正發(fā)揮出專業(yè)資料室的功能。

（4）服務(wù)意識不強(qiáng)。新建地方本科院校為引進(jìn)高學(xué)歷、高職稱教師，常常將解決家屬、子弟就業(yè)作為一種重要的手段，系部資料室自然就成了解決這部分人員就業(yè)的最佳場所。他們沒有圖書館業(yè)務(wù)知識，甚至連最起碼的業(yè)務(wù)技能都未能掌握，加之他們對于圖書信息資料的重要性沒有深刻的認(rèn)識，很難樹立“服務(wù)教學(xué)、服務(wù)科研、服務(wù)師生”的正確服務(wù)理念。

二、系部資料室的建設(shè)原則

1.專業(yè)性

學(xué)校圖書館因牽涉面太廣，搜集整理的文獻(xiàn)資料往往難以面面俱到，常常缺乏非常專業(yè)化的文獻(xiàn)資料。系部資料室要充分發(fā)揮學(xué)校圖書館的補(bǔ)充作用，著重加強(qiáng)專業(yè)文獻(xiàn)資料的搜集整理，為本專業(yè)師生的教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)提供最完整的專業(yè)文獻(xiàn)資料服務(wù)，與學(xué)校圖書館形成良好的資源互補(bǔ)。

2.完整性

系部資料室的完整性主要體現(xiàn)在專題資料的完整性。學(xué)校圖書館涉及面廣但又不完整。系部資料室必須針對特定專題的需要，盡可能將其相關(guān)的文獻(xiàn)資料收集完整，為師生教學(xué)科研提供充足、完善的文獻(xiàn)資料服務(wù)。

3.差異性

系部資料室雖然也是學(xué)校圖書情報(bào)工作的一部分，但兩者的性質(zhì)、作用、服務(wù)對象存在明顯差異。首先，系部資料室的服務(wù)對象主要是本專業(yè)的專業(yè)課程教師以及少量高年級學(xué)生（含研究生），服務(wù)功能主要定位于為教師提供教學(xué)、科研所必需的背景資料和參考資料。其次，服務(wù)的要求也有所不同，除了要提供常規(guī)的文獻(xiàn)資料查詢、信息服務(wù)外，還要特別注意提高時效性，及時分類、編目、上架，以最快的速度傳送到讀者手中；要積極開展反映教學(xué)科研最新成果、發(fā)展趨勢的專題文獻(xiàn)信息的搜索整理，引導(dǎo)專業(yè)教師跟蹤專業(yè)學(xué)術(shù)前沿、課程建設(shè)前沿。

4.靈活性

系部資料室要立足教學(xué)、科研第一線，及時、全面、準(zhǔn)確了解與掌握師生對文獻(xiàn)信息的需求，瞄準(zhǔn)文獻(xiàn)信息發(fā)展動態(tài)，及時調(diào)整文獻(xiàn)信息工作的工作方向、重心、內(nèi)容，為教學(xué)科研工作提供有針對性的、高效的文獻(xiàn)信息服務(wù)。

5.開放性

系部資料室普遍存在建設(shè)資金短缺、建設(shè)規(guī)模偏小、圖書文獻(xiàn)信息資源有限等問題。為彌補(bǔ)自身文獻(xiàn)信息資源不足的缺陷，系部資料室要注意加強(qiáng)與校內(nèi)外相近、相鄰專業(yè)學(xué)科系部資料室的橫向聯(lián)系與合作，加強(qiáng)與社會情報(bào)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)合作，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)信息的資源共享。

6.信息化

信息化是圖書館和系部資料室建設(shè)的趨勢與努力方向。系部資料室要立足文獻(xiàn)信息服務(wù)的客觀要求，不斷推進(jìn)計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)，為師生提供高效、快捷、方便的文獻(xiàn)信息服務(wù)，拓展文獻(xiàn)信息資源，提高信息資源利用效率。

三、強(qiáng)化系部資料室建設(shè)的對策

1.提高認(rèn)識，明確系部資料室的功能定位

《高校圖書館工作條例》規(guī)定，系部資料室的工作應(yīng)著重進(jìn)行專業(yè)資料的收集整理和研究，并開展情報(bào)服務(wù)，使之成為本專業(yè)的教學(xué)后盾、科研基地、情報(bào)服務(wù)中心?！稐l例》明確規(guī)定了系部資料室的性質(zhì)、地位與作用，明確提出系部資料室是學(xué)校圖書館的補(bǔ)充與延伸，是學(xué)校圖書信息工作的重要組成部分，具有鮮明的專業(yè)化特點(diǎn)，對教學(xué)科研工作具有十分重要的作用，其作用是學(xué)校圖書館無法取代的。校系（部）二級領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識系部資料室在專業(yè)教學(xué)科研中的重要地位與作用，加強(qiáng)對系部資料室建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)解決領(lǐng)導(dǎo)與管理中的“虛化”、“缺位”問題，幫助系部資料室解決各種建設(shè)與發(fā)展中的具體問題。學(xué)校圖書館要強(qiáng)化對系部資料室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期或不定期對系部資料室的工作進(jìn)行檢查、督促，每年年底都要對系部資料室的工作進(jìn)行目標(biāo)考核，并與所在系部、資料員個人的年終目標(biāo)考核結(jié)果掛鉤。

2.統(tǒng)籌規(guī)劃，確保建設(shè)經(jīng)費(fèi)足額到位

基本設(shè)施與圖書資料購置經(jīng)費(fèi)不足是制約新建地方本科院校系部資料室建設(shè)與發(fā)展的主要瓶頸。學(xué)校要在統(tǒng)籌規(guī)劃的基礎(chǔ)上，根據(jù)專業(yè)發(fā)展情況以及教師教學(xué)科研的需求合理分配圖書資料購置經(jīng)費(fèi)，重點(diǎn)支持新專業(yè)、重大教學(xué)科研項(xiàng)目急需圖書資料的購置，有計(jì)劃、有步驟地解決系部資料室建設(shè)資金問題。鼓勵各系部和課題組教師利用自有資金、項(xiàng)目資金解決部分圖書資料購置經(jīng)費(fèi)，對利用自有經(jīng)費(fèi)購置圖書資料的，學(xué)校要給予配套支持。要加強(qiáng)與校友會以及社會各界的合作，積極爭取校友與社會各界人士的支持，拓展圖書資料購置經(jīng)費(fèi)籌措途徑。

3.強(qiáng)化培訓(xùn)，提高資料員業(yè)務(wù)素質(zhì)

資料員是系部資料室工作的主體，資料室的各項(xiàng)工作都需資料員來完成。資料員的知識水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作責(zé)任心直接影響其工作成效和系部資料室的建設(shè)水平。為此，所在系部要加強(qiáng)對資料員的工作責(zé)任心、工作態(tài)度的引導(dǎo)，強(qiáng)化責(zé)任心和服務(wù)意識教育。學(xué)校圖書館要統(tǒng)籌兼顧，抓好資料員上崗前的培訓(xùn)，切實(shí)做到先培訓(xùn)再上崗；強(qiáng)化對資料員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，適時舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，經(jīng)常性地開展一些業(yè)務(wù)技能比賽，提高資料員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平，確保系部資料室的工作能順利進(jìn)行。

4.健全制度，規(guī)范系部資料室內(nèi)部管理

系部資料室要根據(jù)自身特色，制訂切實(shí)可行的內(nèi)部管理規(guī)章制度，明確業(yè)務(wù)范圍和資料員崗位責(zé)任制，細(xì)化工作要求，規(guī)范工作流程，做到圖書資料的征訂、分類、編目、上架、借閱、丟失與損失賠償、圖書資料報(bào)損與注銷、安全管理等各項(xiàng)工作均有章可循。在妥善做好圖書資料借閱工作的同時，還要注意營造良好的閱覽環(huán)境，保持室內(nèi)安靜、整潔、通風(fēng)，做好防蟲、防蛀、防水、防火、防盜工作。

5.加強(qiáng)開放，構(gòu)建開放型文獻(xiàn)信息平臺

加強(qiáng)與校內(nèi)相近專業(yè)學(xué)科資料室以及校外相同專業(yè)學(xué)科資料室的橫向聯(lián)系，與學(xué)校圖書館、兄弟院校圖書館、社會情報(bào)部門建立圖書信息共享系統(tǒng)，購買專業(yè)文獻(xiàn)信息庫閱覽權(quán)，根據(jù)自身優(yōu)勢建立具有自身專業(yè)學(xué)科特色與優(yōu)勢的文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫，全方位打造開放型、立體化、多視角、多元化的文獻(xiàn)信息服務(wù)平臺，為本專業(yè)師生提供快捷、方便、及時、周到的文獻(xiàn)信息服務(wù)。

6.特色服務(wù)，創(chuàng)新文獻(xiàn)信息服務(wù)模式

系部資料室要從本專業(yè)的重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)和專業(yè)建設(shè)的要求出發(fā)，突出專業(yè)特色，在系統(tǒng)收集專業(yè)文獻(xiàn)資料的同時，注意收集信息量大、參考價值高、獲取難度大的內(nèi)部文獻(xiàn)資料，如學(xué)位論文、國內(nèi)外學(xué)術(shù)會議論文、科研報(bào)告、內(nèi)部專業(yè)資料、學(xué)術(shù)報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、技術(shù)報(bào)告、試驗(yàn)數(shù)據(jù)、外文資料等，并加以科學(xué)整理，以便于師生使用。創(chuàng)新文獻(xiàn)信息服務(wù)模式，積極開展定題服務(wù)。[4]系部資料室要根據(jù)本專業(yè)的教學(xué)科研專題需要，利用多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的檢索工具，從分散、無序的大量原始文獻(xiàn)中篩選、整理出系統(tǒng)完整、主題明確、專業(yè)性和針對性強(qiáng)、收錄文獻(xiàn)全面、信息量大、易于查詢的二次文獻(xiàn)，為師生提供快速、高效、系統(tǒng)的文獻(xiàn)服務(wù)，讓教學(xué)科研人員能把更多的精力投入到教學(xué)科研工作中去，提高教學(xué)科研實(shí)效。

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（責(zé)任編輯：孫晴）