如何建立、維護(hù)和改善辦公環(huán)境

馬蔚然

摘要：辦公區(qū)的環(huán)境、辦公室的布局以及工作場所的健康、安全、保密狀況對工作人員的身心健康都有直接影響，進(jìn)而對單位的辦公效率、效益產(chǎn)生影響。那么，怎樣建立、維護(hù)和改進(jìn)企業(yè)的辦公環(huán)境呢？做好辦公室的設(shè)計(jì)和布局，為建立、維護(hù)和改進(jìn)辦公環(huán)境奠定良好的基礎(chǔ)；堅(jiān)守十項(xiàng)基本要求，為建立、維護(hù)和改進(jìn)辦公環(huán)境創(chuàng)建可靠保障；把好緊急情況處理關(guān)，筑起企業(yè)健康、安全、保密環(huán)境的最后一道防線。

關(guān)鍵詞：辦公環(huán)境；布局；基本要求處理

任何一個(gè)企業(yè)無不追求效率和效益，而良好的辦公環(huán)境是實(shí)現(xiàn)效率和效益的基本條件。所以，企業(yè)特別重視創(chuàng)建、維護(hù)和改進(jìn)有效的工作環(huán)境。因?yàn)椋k公區(qū)的環(huán)境、辦公室的布局以及工作場所的健康、安全、保密狀況對工作人員的身心健康都有直接影響，進(jìn)而對單位的辦公效率、效益產(chǎn)生影響。那么，怎樣建立、維護(hù)和改進(jìn)企業(yè)的辦公環(huán)境呢？

一、做好辦公室的設(shè)計(jì)和布局，為建立、維護(hù)和改進(jìn)辦公環(huán)境奠定良好的基礎(chǔ)

辦公室的設(shè)計(jì)和布局，本身就是創(chuàng)建良好的辦公環(huán)境的過程?？茖W(xué)、合理的辦公室布局，應(yīng)該符合健康、安全、保密的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)形象。

現(xiàn)代企業(yè)辦公室，是一個(gè)群體空間和個(gè)體空間相結(jié)合的場所。影響現(xiàn)代辦公室設(shè)計(jì)和布局的因素較多，主要應(yīng)該重視的是： 有利于信息交流和傳遞；有利于辦公效率的提高；有利于辦公自動化；有利于提高工作人員的集中力；辦公空間分配合理；辦公環(huán)境的布局和美化給人以心理上的滿足；入口處的布置和整體布局要保持完整、統(tǒng)一。

辦公室是產(chǎn)生創(chuàng)新成果的場所，一個(gè)企業(yè)能否創(chuàng)造出新產(chǎn)品、新技術(shù)、新方法，關(guān)鍵在于工作在辦公室中的人能否充分發(fā)揮他們的創(chuàng)造性。因此，做好辦公環(huán)境的設(shè)計(jì)和布局，借以調(diào)動和挖掘辦公室工作人員的創(chuàng)新能量，成為企業(yè)提高市場競爭力的重要手段。

辦公室也是企業(yè)形象的具體體現(xiàn)。一個(gè)科學(xué)、合理且美觀、自然辦公環(huán)境，能給客戶帶來親切感和提高信任度，對于改善企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境有著不可或缺的意義。

（一）辦公室的設(shè)計(jì)和布局應(yīng)滿足的四個(gè)基本要素

1.秩序性。沒有一個(gè)企業(yè)不追求辦公環(huán)境的秩序性要求，一個(gè)沒有秩序的辦公室也不可能產(chǎn)生優(yōu)良的工作成果，因此秩序性是辦公環(huán)境設(shè)計(jì)、布局中的基本要素之一。要實(shí)現(xiàn)辦公室的設(shè)計(jì)和布局具有秩序性，需要考慮的因素是：辦公家具型號、尺寸和顏色；辦公區(qū)間平面尺寸、形狀和結(jié)構(gòu)；間隔物的材質(zhì)、尺寸與顏色；天花、地板和墻面的裝修和彩色；辦公環(huán)境中人員流動的方向。

2.明快性。企業(yè)辦公環(huán)境中，要求燈光布置要合理、光線要充足、裝修的色調(diào)要給人以明快愉悅的心情，這也是辦公環(huán)境設(shè)計(jì)布局的基本要素之一。辦公環(huán)境的潔凈明快性，會給人一種良好的視覺效果，從而創(chuàng)造一種春意。

3.現(xiàn)代性。企業(yè)為了提高員工之間的信息溝通，增進(jìn)民主化管理的水平和有效利用辦公空間，大多采用開放式辦公室布局，這種辦公環(huán)境布局具有鮮明的現(xiàn)代辦公環(huán)境的概念?，F(xiàn)代辦公室設(shè)計(jì)還注重于將自然環(huán)境引入室內(nèi)，綠化室內(nèi)外的環(huán)境，這也給人帶來一種現(xiàn)代性的感覺。

4.人機(jī)結(jié)合性?，F(xiàn)代辦公設(shè)備的大量使用，尤其是計(jì)算機(jī)在工作中的普及，大大地提高了辦公效率，也明顯的改變了辦公方式、方法和程序。同時(shí)也提出了辦公室的設(shè)計(jì)和布局必須滿足人機(jī)結(jié)合的要求，按著辦公設(shè)備的功能、性質(zhì)和尺寸來設(shè)計(jì)和布置辦公室，成為辦公室設(shè)計(jì)的必須考慮的因素。

（二）為建立、維護(hù)和改進(jìn)辦公環(huán)境的設(shè)計(jì)和布局的要求

1.辦公室的設(shè)計(jì)和布局，要達(dá)到健康標(biāo)準(zhǔn)。工作時(shí)有座位和桌椅；每個(gè)工作人員占有的工作面積不應(yīng)少于標(biāo)準(zhǔn)（比如普通員工不少于5.6平方米）；辦公場所的采光，應(yīng)保證工作人員具有清晰的可見度和眼部健康，光線過暗應(yīng)使用日光效果的燈具照明，光線過強(qiáng)應(yīng)使用窗簾遮擋。辦公場所的窗簾，應(yīng)該用非易燃材料制作，一旦發(fā)生燃燒時(shí)不能釋放有害氣體；工作場所的溫度，應(yīng)保持在16-26℃。在非集中供暖時(shí)間之外或集中供暖系統(tǒng)不良，超出控制溫度時(shí)，應(yīng)使用設(shè)備或自然條件進(jìn)行調(diào)解；辦公場所應(yīng)保持良好的空氣流通，在天氣允許的條件下，每天應(yīng)開窗通風(fēng)半小時(shí)。在不能使用自然通風(fēng)的房間和不能正常開窗通風(fēng)的條件下，應(yīng)采取人為的措施保證空氣的流通。

2.辦公室的設(shè)計(jì)和布局，要達(dá)到安全和保密標(biāo)準(zhǔn)。辦公家具，包括辦公桌、椅和櫥柜，一律使用非易燃材料制作，沒有鋒利的邊緣；辦公桌的抽屜，一次只能拉開一個(gè)，防止聯(lián)動傷害使用者。至少有一個(gè)加鎖的抽屜，以供保存機(jī)密文件、個(gè)人重要物品和零錢；辦公櫥柜，所有柜門都應(yīng)加鎖。使用人員離開時(shí)，必須將辦公櫥柜鎖好；辦公椅子座位上的坐墊和覆蓋物，應(yīng)該用非易燃材料制作，不能釋放有害氣體；辦公椅子，應(yīng)具有調(diào)節(jié)高度和靠背的功能。且基座穩(wěn)定，不易翻倒；辦公桌與辦公桌之間的距離不少于0.9米，進(jìn)出人較多的主要通道兩桌之間的距離不少于1.5米。任何人員至房門的通道，都要保證通暢無阻；辦公室的房門，應(yīng)具有反鎖功能，工作人員離開辦公室必須將房門反鎖。

3.辦公室的設(shè)計(jì)和布局，要體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)形象。按照不同的辦公需要，用不同的方法來間隔和管理辦公室的空間。在確保滿足工作需要，符合健康要求和安全標(biāo)準(zhǔn)的前提下，要裝飾和美化辦公環(huán)境。辦公室裝飾專業(yè)化及認(rèn)真工作的外觀會給來訪者和客戶一個(gè)良好的印象；愉快的工作環(huán)境對員工有一定的激勵(lì)作用；特定的顏色促進(jìn)平靜的工作氣氛；植物會使辦公室讓人感到受歡迎；墻上懸掛的有關(guān)團(tuán)隊(duì)的鼓勵(lì)標(biāo)語和成果圖片能促進(jìn)員工的團(tuán)隊(duì)精神等等。適時(shí)合理的調(diào)整辦公設(shè)施（如電器設(shè)備的插座、百葉窗、信息板、存儲架、郵件箱、防靜電地毯時(shí)鐘等）的擺放位置和方向，給外來人員一種新鮮感，是體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)創(chuàng)新形象的方法之一。

4.辦公室布局和位置的安排有利于單位工作流程、便于提高工作效率的能力。設(shè)計(jì)辦公室的布局和位置，一要有利于建立有效率的工作流程。要仔細(xì)計(jì)劃不同工作人員、不同部門之間的工作流動和工作任務(wù)，盡量減少人員、文件不得不流動的次數(shù)和距離。二要有利于分配工作。考慮分配工作任務(wù)的多少、人員和部門之間的工作銜接和傳遞次序、方便工作人員交流等因素。三要有利于優(yōu)質(zhì)、高效地完成工作。考慮改進(jìn)管理人員對工作人員執(zhí)行任務(wù)的監(jiān)督和控制、減少工作人員需要離開工作位置的次數(shù)、減少文件在企業(yè)中流動的次數(shù)和時(shí)間、改進(jìn)工作人員的注意力以減少錯(cuò)誤、提高工作人員的積極性等因素。

二、堅(jiān)守十二項(xiàng)基本要求，為建立、維護(hù)和改進(jìn)辦公環(huán)境創(chuàng)建可靠保障

中國政府長期重視企業(yè)員工的安全和健康，早在1956年中國政府就制定并發(fā)表了《工廠安全衛(wèi)生規(guī)程》，明確規(guī)定了“工作場所應(yīng)該保持整齊清潔”、“工作場所的光線應(yīng)該充足”、要有“取暖或降溫措施”、“工作場所應(yīng)該備有急救箱”等。隨著辦公設(shè)備和辦公手段的進(jìn)步，對辦公環(huán)境的要求也在不斷演進(jìn)。根據(jù)國內(nèi)外的經(jīng)驗(yàn)，這里總結(jié)出以下十二項(xiàng)基本要求：

1.建筑要堅(jiān)固。

2.光線要充足。

3.溫度要適宜。

4.空間要適當(dāng)。

5.噪聲要低。

6.辦公家具要滿足工作所需并符合健康、安全要求。

7.辦公用品和辦公設(shè)備要滿足工作所需并符合健康、安全要求。

8.辦公區(qū)及辦公室要設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施、設(shè)備及必要的報(bào)警裝置。

9.辦公室要提供飲水并符合健康、安全要求；

10.辦公區(qū)或辦公室要設(shè)置急救藥品和設(shè)施。（上轉(zhuǎn)第239頁）

11.建立安全、健康和保密的規(guī)章制度。

12.室內(nèi)有符合組織目標(biāo)的裝飾、標(biāo)識和適當(dāng)?shù)木G色植物。

企業(yè)堅(jiān)持執(zhí)行這些基本要求，就會建立起建立、維護(hù)和改進(jìn)企業(yè)辦公環(huán)境的可靠保障。為提高企業(yè)的辦公效率，樹立企業(yè)良好的社會形象，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力提供有力的支撐。

三、把好緊急情況處理關(guān)，筑起企業(yè)健康、安全、保密環(huán)境的最后一道防線

在任何一個(gè)企業(yè)中，都可能發(fā)生緊急情況，這些緊急情況往往會打破正常的工作秩序，甚至危及生命、財(cái)產(chǎn)安全，引起動蕩和恐慌。企業(yè)管理人員一旦遇到緊急情況，必須冷靜，不能慌亂，按著自己的職權(quán)范圍和單位的工作制度，及時(shí)采取有效措施，果斷處理。

工作現(xiàn)場出現(xiàn)的緊急情況主要包括：生病、意外事件、火災(zāi)、需要疏散、泄密等五個(gè)方面。

企業(yè)中突發(fā)疾病是非常常見的一種現(xiàn)象。例如有人突發(fā)心腦血管病、高燒、昏厥、嘔吐等急癥。還有2003年發(fā)生的“非典”和后來多次出現(xiàn)的“禽流感”，都曾給企業(yè)帶來不同程度的沖擊。

意外事件，企業(yè)也可能發(fā)生不可預(yù)見的足以使工作環(huán)境遭受損失、破壞的事件。如：群體食物中毒、群毆事件。

火災(zāi)，是企業(yè)中最多發(fā)的一種緊急情況?；馂?zāi)多由電火和明火引起，電火主要因?yàn)槎搪?、超?fù)荷運(yùn)行、線路老化、濫用電爐子等設(shè)備引起。明火，因管治不嚴(yán)，如亂扔煙頭、床上吸煙、室外玩火等引發(fā)火災(zāi)。

需要疏散，企業(yè)有時(shí)候因?yàn)橛龅揭馔馐录枰獙⑷藛T疏散到安全地帶。如：炸彈威脅。

泄密，企業(yè)可能發(fā)生秘密泄露事件。企業(yè)參與市場競爭，發(fā)展戰(zhàn)略、新產(chǎn)品開發(fā)、人事變動等都會成為競爭對手覬覦的秘密。

對于緊急情況應(yīng)堅(jiān)持預(yù)防為主的方針，從明確職責(zé)、組織指揮、思想教育、技能培訓(xùn)、預(yù)案制定到物資儲備等方面做好預(yù)防和準(zhǔn)備。一旦出現(xiàn)緊急情況，要根據(jù)企業(yè)制度規(guī)定及時(shí)、冷靜和有效地采取措施。具體應(yīng)做好以下10項(xiàng)工作：

1.建立預(yù)防和處理緊急情況的組織，負(fù)責(zé)預(yù)防和處理突發(fā)的緊急事件。如防火委員會、衛(wèi)生所。

2.儲備預(yù)防和處理緊急事件的物資。如急救藥箱、消防器材。

3.制定書面的火災(zāi)、傷害、疾病、炸彈威脅或恐怖威脅等緊急情況的處理預(yù)案。

4.定期對員工進(jìn)行緊急情況處理預(yù)案的培訓(xùn)。

5.編制緊急情況的演練程序，并按程序組織演練。

6.工作現(xiàn)場要配備滿足需要的急救設(shè)備，并定期檢查和更換，保證任何時(shí)間都處于完好狀態(tài)，平素任何人不得動用，急救時(shí)由經(jīng)過培訓(xùn)的人員使用。

7.緊急情況的疏散線路必須明確的標(biāo)示，疏散道路必須暢通?；馂?zāi)疏散，應(yīng)盡量關(guān)閉門窗，以減少火勢蔓延。工作人員應(yīng)盡量留下物品以保證人員迅速脫離火災(zāi)現(xiàn)場；炸彈疏散，應(yīng)盡量打開門窗，以減少碎玻璃飛濺的危險(xiǎn)。工作人員應(yīng)盡量拿走個(gè)人物品，以便檢查余下的可疑物品。

8.顯著位置張貼緊急情況處理提醒布告。

9.加強(qiáng)對工作環(huán)境中隱患檢查和情勢分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。自己職權(quán)范圍內(nèi)不能解決的問題，按程序向上級匯報(bào)。對存在的問題和處理的結(jié)果做好記錄。

10.一旦發(fā)生緊急情況，及時(shí)、冷靜和有效地采取處理措施。每個(gè)員工必須堅(jiān)守崗位，各負(fù)其責(zé)，積極實(shí)施自救和互救。凡是對人員生命的搶救，分秒必爭，在現(xiàn)場最高行政領(lǐng)導(dǎo)的指揮下，由經(jīng)過急救技術(shù)培訓(xùn)合格的人員實(shí)施。（作者單位：遼寧經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

參考書目：

[1]李建華、滕寶紅：企業(yè)行政管理經(jīng)理實(shí)操細(xì)節(jié)廣東經(jīng)濟(jì)出版社 2009.4

[2]羅建華、游金梅：企業(yè)行政管理機(jī)械工業(yè)出版社 2010.8

[3]黃安心：企業(yè)行政管理概論華中理工大學(xué)出版社2010.9

[4]劉楠：創(chuàng)建綠色辦公環(huán)境-辦公室空氣污染的危害及防治對策《生活經(jīng)濟(jì)》2009年第3期