新形勢下做好檔案管理工作的思考

作者簡介：徐章蕊（1975.08-），女；民族：漢；籍貫：福建周寧 ；學(xué)歷 ：本科；單位：福建省、寧德地區(qū)、中共周寧縣委報道組。

摘要：隨著改革的不斷深入，檔案管理工作發(fā)揮著越來越重要的作用。但新形勢對檔案管理工作提出了新挑戰(zhàn)，也帶來了發(fā)展機(jī)遇，新形勢下如何做好檔案管理工作，使檔案管理工作走上規(guī)范化、科學(xué)化的道路，適應(yīng)時代發(fā)展的需求，成為檔案管理者必須深入思考的重要問題。本文結(jié)合工作實(shí)際，就新形勢下如何做好檔案管理工作談?wù)勛约旱目捶ㄅc體會。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理

檔案是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、個人等在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈脑加涗?。檔案管理工作就是通過管理為社會的政治、經(jīng)濟(jì)等活動服務(wù)。隨著改革的不斷深入，檔案管理發(fā)揮的作用越來越大，但同時對檔案管理的要求越來越高，檔案管理工作面臨新挑戰(zhàn)。只有堅(jiān)持科學(xué)規(guī)范的檔案管理，才能適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，開創(chuàng)檔案工作的新局面。新形勢下如何做好檔案管理工作，使檔案管理工作走上規(guī)范化、科學(xué)化的道路，適應(yīng)時代發(fā)展的需求，成為檔案管理者必須深入思考的重要問題。

一、強(qiáng)化責(zé)任意識，提高服務(wù)水平

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，集服務(wù)性、管理性于一體的基礎(chǔ)性工作，貫穿于各單位各部門。檔案資源以文字、圖像、視頻等諸多載體形式存在，在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，對一個單位來說是一筆重要的無形資源，是重要信息的源泉，也是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策的依據(jù)。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的推進(jìn)，檔案工作者把開發(fā)利用檔案信息資源作為重點(diǎn)，通過對檔案資源的整理、挖掘、提煉，開發(fā)出具有價值的信息資料，及時為用戶提供服務(wù)，讓使用者從中受到啟迪，活化檔案資料，使之轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理工作不能局限于檔案室這一片小天地，要為單位發(fā)展的大環(huán)境服務(wù)，比如開展檔案展覽，為領(lǐng)導(dǎo)視察工作提供服務(wù)等，給檔案管理人員一個展示自我形象的機(jī)會，還可以收集到第一手資料，便于檔案資源的及時采集。所有這些工作對檔案工作人員提出了高要求，必須強(qiáng)化自身責(zé)任意識，結(jié)合工作中的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題開展信息利用工作。通過對重點(diǎn)檔案信息的收集、篩選、編研等，提供高質(zhì)量的檔案信息資源，從而更好的發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。檔案管理工作要求管理人員具備較高的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，還要有扎實(shí)的檔案管理知識，運(yùn)用現(xiàn)代的技術(shù)手段和管理方法，提高檔案管理水平，做好新形勢下檔案管理工作。

二、建立健全檔案管理制度，規(guī)范管理

俗話說：沒有規(guī)矩不成方圓。加強(qiáng)制度建設(shè)是完善檔案管理機(jī)制，開展檔案工作的保障。檔案管理人員要結(jié)合工作實(shí)際，制定出切實(shí)可行的、操作性強(qiáng)的各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，力求做到有章可循。目前，要修訂、健全已有的檔案制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化。如基本的檔案工作制度《檔案歸檔制度》、《檔案室工作人員職責(zé)》、《檔案工作保密制度》等，具體制定檔案管理工作的范圍、原則、方法等，健全與工作實(shí)際相符合的檔案工作的收集、借閱等各項(xiàng)制度。并加強(qiáng)檔案日常管理，檔案管理工作不僅僅是檔案室人員的事情，各科室部門都要將檔案管理工作列入責(zé)任范圍，了解檔案資料的收集、保管、查閱等環(huán)節(jié)要求，借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案查閱效率。由于檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜性的工作，還具有機(jī)密性，對檔案工作要實(shí)行集中管理、統(tǒng)一存放的模式，所有的檔案要由專職人員統(tǒng)一管理、統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一保存，形成一條線的工作局面，做到責(zé)任到人，工作嚴(yán)密，促使檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化的道路，確保檔案管理工作的順利開展。

三、加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)

檔案人員素質(zhì)水平對檔案管理工作質(zhì)量有著直接的影響，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、管理操作能力等方面提出了新要求，為了使檔案工作人員適應(yīng)工作需要，必須加強(qiáng)檔案人員繼續(xù)教育，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性，提高檔案人員的素質(zhì)與管理能力。首先要加強(qiáng)繼續(xù)教育。認(rèn)識到檔案工作人員繼續(xù)教育與培訓(xùn)在檔案事業(yè)發(fā)展中的重要意義，認(rèn)識到檔案事業(yè)的發(fā)展，必須不斷提高檔案工作人員的整體素質(zhì)。加強(qiáng)對專兼職檔案人員的培訓(xùn)，組織檔案人員定期參與相關(guān)部門開展的檔案工作學(xué)習(xí)班，結(jié)合新形勢需求，運(yùn)用現(xiàn)代管理知識加強(qiáng)其思想和業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提高檔案工作人員的素質(zhì)。其次開展檔案工作人員教育培訓(xùn)要加強(qiáng)制度建設(shè)，比如健全繼續(xù)教育管理制度，涉及到登記、統(tǒng)計(jì)、獎勵制度等，健全繼續(xù)教育約束與激勵制度，促使檔案管理工作人員產(chǎn)生危機(jī)感，積極參與到培訓(xùn)中來，提高業(yè)務(wù)水平。如檔案工作人員上崗前和輪崗后的崗位培訓(xùn)，從而激勵檔案工作者參與繼續(xù)教育的積極性。再次開展綜合培訓(xùn)。檔案管理工作要結(jié)合實(shí)際，分層次、多渠道進(jìn)行教育培訓(xùn)，堅(jiān)持學(xué)以致用的原則。給檔案工作人員提供全面學(xué)習(xí)的機(jī)會，補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法，提高其工作水平；檔案工作涉及到哲學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等多學(xué)科知識，繼續(xù)教育中應(yīng)加強(qiáng)補(bǔ)充和更新相關(guān)學(xué)科知識；現(xiàn)代科技的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征，是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志。因此檔案工作人員必須樹立終身教育觀念，通過繼續(xù)教育了解檔案信息化建設(shè)的動態(tài)，不斷提高創(chuàng)新能力，這是實(shí)施檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。

四、加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)

檔案是在長期的工作積累中形成的寶貴財(cái)富，保管好檔案是非常重要的。檔案資料具有歷史真實(shí)性，是最原始的資料，這些特性對檔案的規(guī)范化管理提出了高要求，所以要加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)。根據(jù)檔案保管的要求，建立檔案庫房，盡力改善檔案保管條件，并購置檔案工作所需的檔案盒、檔案柜等，還要購買剪刀、錐子等物品。檔案管理現(xiàn)代化對基礎(chǔ)建設(shè)提出了高要求，需要配置裝訂機(jī)、掃描儀、等相關(guān)設(shè)置，升級已有的檔案管理軟件，應(yīng)用現(xiàn)代科技提高檔案管理水平，改善檔案管理手段，為檔案工作的開展提供良好的基礎(chǔ)設(shè)施。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)整理檔案，能大大提高檔案管理效果。同時，要注意檔案庫房安全防范，確保檔案室的衛(wèi)生，做好防潮、防火工作，及時添置防毒藥劑，避免檔案褪色、破損，對特別珍貴的檔案要采取特殊措施，制定檢查計(jì)劃，及時發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行處理。

五、創(chuàng)新檔案工作思維

俗話說：檔案貴在活，而重在于用。檔案保管的目的是為了利用，合理有效利用檔案是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展又快又好的基礎(chǔ)性工作，加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用已成為全社會重要的信息資源。因此要做好檔案的收集、歸檔、保管，在嚴(yán)格執(zhí)行國家保密政策的基礎(chǔ)上，不斷完善利用工作制度。首先加強(qiáng)編研工作。檔案編研工作需要了解社會需求，通過分析、研究檔案，對大量的檔案信息進(jìn)行篩選、綜合等印成各種檔案參考資料，使檔案資源更準(zhǔn)確、更精練。因此要結(jié)合實(shí)際，針對性的編制檢索工具，提高檔案查閱效率。其次主動提供服務(wù)。檔案工作人員要樹立服務(wù)理念，擺脫傳統(tǒng)的被動服務(wù)觀念，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢為用戶提供遠(yuǎn)程服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。再次檔案工作人員要扎實(shí)基本功，把練好基本功當(dāng)成天職，健全檔案管理制度，建立檔案保管設(shè)施，利用先進(jìn)的管理方法和技術(shù)設(shè)備，確保檔案的安全。

總之，新形勢下檔案管理工作只有堅(jiān)持與時俱進(jìn)，才能開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。做好檔案的開發(fā)利用，能為社會進(jìn)步做出重大貢獻(xiàn)。檔案管理工作的未來充滿著機(jī)遇與挑戰(zhàn)，只要我們抓住機(jī)遇，避免消極因素的影響，充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的作用，一定會促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化。（作者單位：中共周寧縣委報道組）

參考文獻(xiàn)：

[1]楊海生.淺析如何做好檔案管理工作[J].山東社會科學(xué)，2011（5）